Crie uma página de Composição personalizada com o Designer de fluxo de trabalho personalizado.
Em contas corporativas, todos os usuários podem criar páginas de Composição personalizadas usando o Designer de fluxo de trabalho personalizado, se habilitado.
As páginas de Composição personalizadas podem variar de um modelo de composição simples e personalizado, incluindo detalhes de assinatura, horários de expiração, mensagens pessoais e assim por diante, até fluxos de trabalho complexos e híbridos de várias assinaturas que exigem estrita conformidade com as políticas da empresa.
- Admins de conta podem criar fluxos de trabalho para toda a conta ou para grupos específicos.
- Admins de grupo podem criar fluxos de trabalho para seus grupos atribuídos.
- Usuários com as permissões corretas podem criar e compartilhar fluxos de trabalho pessoais com seus grupos.
Acesso ao Designer de fluxo de trabalho personalizado:
- Acesse a guia Fluxos de trabalho na barra de navegação superior.
- Selecione Fluxos de trabalho personalizados no menu à esquerda para ver os fluxos de trabalho disponíveis.
- Selecione Criar fluxo de trabalho para começar a criar um novo.
Ao abrir um novo fluxo de trabalho, o cabeçalho Designer de fluxo de trabalho aparece abaixo do logotipo.
No topo da página, você encontrará vários indicadores e controles:
- Indicador de status: mostra o estado atual do fluxo de trabalho:
- Rascunho/Inativo: marcado como “Rascunho”.
- Ativo: marcado como “Ativo”.
- Nome do fluxo de trabalho: exibe o nome do fluxo de trabalho (por exemplo, Novo fluxo de trabalho).
- Clonar fluxo de trabalho: cria uma cópia do fluxo de trabalho com um novo nome.
- Excluir fluxo de trabalho: remove o fluxo de trabalho da conta.
- Fechar: sai do fluxo de trabalho. Uma mensagem aparecerá se houver alterações não salvas.
- Salvar: salva todas as alterações.
- Ativar/Desativar: alterna o status do fluxo de trabalho:
- Ativado: o fluxo de trabalho é marcado como “Ativo” e disponibilizado para usuários atribuídos, grupos ou para a organização.
- Desativado: o fluxo de trabalho permanece no status “Rascunho” e só pode ser acessado pelo(a) proprietário(a) ou admin.
A criação de um fluxo de trabalho envolve configurar os seguintes detalhes:
- Informações do fluxo de trabalho: forneça um nome para o fluxo de trabalho, adicione instruções personalizadas para remetentes e atribua permissões.
- Informações do contrato: personalize como os detalhes do contrato são exibidos na página de Composição personalizada.
- Destinatários: defina a ordem de assinatura adicionando signatários e outros tipos de destinatários.
- Emails: especifique notificações por email para diferentes participantes em cada estágio do processo de assinatura.
- Documentos: selecione os documentos a serem incluídos no fluxo de trabalho.
- Campos de entrada do remetente: adicione campos para que remetentes insiram informações antes de enviar um contrato. Essa entrada é incorporada ao contrato antes de chegar a signatários e aprovadores.
Todas as configurações definidas no Designer de fluxo de trabalho ajudam a automatizar a página de Composição personalizada, reduzindo a inserção manual de remetentes. Os campos obrigatórios são marcados com um asterisco (*) e os campos opcionais podem ser personalizados ou deixados em branco.
A meta é preencher previamente o máximo de informações possível, facilitando e agilizando o processo de envio e reduzindo a possibilidade de erros.
As configurações e propriedades definidas em um fluxo de trabalho personalizado substituem todas as configurações em nível de grupo ou conta. Isso se aplica a todos os elementos configuráveis no fluxo de trabalho.
Por exemplo, se uma configuração em nível de grupo especificar uma expiração de cinco dias para um documento, mas o modelo de fluxo de trabalho possuir um prazo de conclusão de três dias, o contrato expirará em três dias.
Abrir o Designer de fluxo de trabalho exibe o painel Informações do fluxo de trabalho:
Na página Informações do fluxo de trabalho, forneça os seguintes detalhes:
- Nome do fluxo de trabalho: insira um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
- Quem pode usar este fluxo de trabalho: especifique quem pode acessar e usar o fluxo de trabalho.
- Instruções para o remetente: adicione orientação na tela para remetentes que usam o fluxo de trabalho.
Essas configurações definem como o fluxo de trabalho é representado nos menus e na interface, fornecem acesso ao usuário ou grupo que o utilizará e permitem explicar as instruções para o(a) remetente, se necessário.
Definir o nome do fluxo de trabalho
O Nome do fluxo de trabalho é usado na interface do Acrobat Sign para identificar o modelo de fluxo de trabalho. Ele aparece nas seguintes áreas:
- Ao selecionar um fluxo de trabalho em uma lista.
- Na lista Fluxo de trabalho personalizado.
- Ao usar o filtro Fluxo de trabalho nos relatórios e exportações de dados.
O nome do fluxo de trabalho nunca é mostrado a destinatários, portanto você pode usá-lo no controle de versão, níveis de serviço ou qualquer outra classificação relevante para sua organização.
Configuração da opção Quem pode usar este fluxo de trabalho
A configuração Quem pode usar este fluxo de trabalho determina quais usuários podem acessar e usar o fluxo de trabalho. As opções disponíveis são:
- Por exemplo,
Somente eu: o fluxo de trabalho é disponibilizado apenas para o(a) criador(a).
- Esta opção estará disponível somente se o acesso ao fluxo de trabalho personalizado for concedido a todos os usuários.
- Usuários em vários grupos podem escolher a qual grupo atribuir o fluxo de trabalho.
- Por exemplo,
Grupo selecionado: concede acesso a um grupo específico selecionado em uma lista suspensa.
- Usuários em vários grupos podem criar fluxos de trabalho para qualquer grupo ao qual pertençam.
- Os fluxos de trabalho são vinculados a um único grupo; o seletor de grupo é oculto da página de Composição.
- Para compartilhar um fluxo de trabalho com vários grupos, primeiro conclua o teste e depois clone o fluxo de trabalho para cada grupo que precisa de acesso.
- Os membros do grupo podem usar o fluxo de trabalho e, se o acesso ao fluxo de trabalho personalizado for concedido a todos os usuários, eles poderão cloná-lo e modificá-lo para seu próprio uso.
- Admins de grupo podem editar fluxos de trabalho compartilhados no grupo. Admins de conta podem editar fluxos de trabalho compartilhados com todos os grupos.
- Por exemplo,
Qualquer usuário na minha organização: o fluxo de trabalho está disponível para todos os usuários na conta do Acrobat Sign.
- Os fluxos de trabalho em nível de conta podem ser enviados de qualquer grupo ao qual o(a) remetente pertença.
- Admins de conta podem editar qualquer fluxo de trabalho compartilhado no nível da organização.
Escolha a configuração apropriada com base no nível em que o fluxo de trabalho deve ser compartilhado.
O seletor de fluxo de trabalho organiza os fluxos de trabalho em três pastas com base nas configurações de acesso. Estas pastas são:
- Somente eu: exibe fluxos de trabalho que o usuário criou para seu uso pessoal.
- Meu grupo: contém fluxos de trabalho disponíveis para o grupo atribuído ao usuário. Se o usuário participa de vários grupos, todos os fluxos de trabalho atribuídos no nível do grupo serão exibidos.
- Organização: inclui fluxos de trabalho acessíveis a todos os usuários na conta do Acrobat Sign.
Se um usuário não tiver nenhum fluxo de trabalho em uma pasta específica, a pasta não será exibida para manter a interface limpa e organizada.
Forneça instruções na página de Composição personalizada
Alguns processos novos e complexos podem se beneficiar das instruções incorporadas na página de Composição.
É possível formatar as instruções usando as seguintes tags e atributos HTML:
- Formatação de texto: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Listas: <ul> (lista não ordenada), <ol> (lista ordenada), <li> (item de lista)
- Imagens: <img src="fully qualified path">
- Links: <a href="fully qualified path">
Os caminhos devem ser explicitamente permitidos se você incluir atributos src ou href nas tags de imagem ou link. Envie os URLs para a equipe de Suporte ao cliente para aprovação.
As instruções aparecem na parte superior da página de Composição personalizada. É possível expandir ou recolher as instruções com o botão Mais/Menos.
Essas instruções só ficam visíveis na página de Composição personalizada e nunca são mostradas aos destinatários.
Definir informações do contrato para a página de Composição personalizada
Ao configurar as Informações do contrato, especifique os detalhes que serão preenchidos na página de Composição quando o fluxo de trabalho for usado.
Detalhes do contrato
- Nome do contrato: insira um nome para o contrato. Isso aparecerá na página Gerenciar e no título do email de assinatura e aprovação.
- Mensagem: insira uma mensagem para os destinatários. Ela será exibida na página de Composição.
Configurações de cópia (CC)
- CC: insira os endereços de email dos destinatários para cópia. Separe vários endereços com vírgula ( , ) ou ponto e vírgula ( ; ).
- Mínimo: defina o número mínimo de endereços de email para cópia permitidos.
- Máximo: defina o número máximo de endereços de email para cópia permitidos.
- Editável: habilite esta opção para permitir que remetentes modifiquem os endereços para cópia na página de Composição.
Idioma do remetente
- Esta configuração determina se o seletor de idioma estará disponível na página de Composição e define o idioma padrão do destinatário.
- Não mostrar seletor de idioma: o idioma padrão do destinatário definido no nível do grupo é usado.
Opções de envio
- Definir senha para abrir o PDF baixado: permite que o remetente defina uma senha para o PDF baixado.
- Obrigatório: se esta opção estiver habilitada, os remetentes deverão definir uma senha e a opção não poderá ser desativada na página de Composição.
- Prazo de conclusão: habilita a opção de definir um prazo de conclusão na página de Composição.
- Dias para concluir o contrato: define o número padrão de dias que os destinatários têm para concluir a assinatura. Este valor pode ser editado a qualquer momento na página de Composição.
- Permitir a edição de documentos antes do envio: permite que remetentes modifiquem os campos do formulário no ambiente de criação usando a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura.
- Habilitar edição por padrão: habilita automaticamente a opção Visualizar e adicionar campos de assinatura na página de Composição.
Selecione as configurações apropriadas para simplificar e flexibilizar o processo de envio para os remetentes.
Editar rótulos de campo
Alguns rótulos de campo são editáveis, conforme indicado pelo ícone de lápis 
.
- Selecione o ícone de lápis para inserir um rótulo personalizado que aparece na página de Composição quando o fluxo de trabalho é usado.
- Esse rótulo permite renomear campos para alinhá-los à terminologia interna com a qual os usuários estão familiarizados.
- Os rótulos personalizados têm um limite de 100 caracteres, portanto, inclua instruções breves, se necessário.
- Para reverter ao rótulo original, clique no ícone de reversão
.
Por exemplo, Nome do acordo pode ser renomeado para Nome do contrato:
Por exemplo,
Selecione Destinatários no painel esquerdo para acessar a seção Roteamento de destinatários
Na seção Roteamento de destinatários, é possível especificar os destinatários e a ordem de roteamento de acordo com as suas necessidades. É possível criar fluxos de trabalho bastante complexos com roteamento serial, paralelo, híbrido ou híbrido aninhado. As instruções a seguir destacam a funcionalidade disponível para roteamentos de destinatários.
- Para adicionar outro destinatário antes ou depois de um destinatário existente:
- Clique no ícone de adição
. - Selecione a função que deseja usar (todas as funções habilitadas para a conta estarão disponíveis).
- Clique no ícone de adição
- Para especificar uma ramificação paralela, clique no ícone de adição acima de um destinatário e selecione Ramificações paralelas.
- Para excluir um destinatário, passe o mouse sobre a bolha do destinatário e clique no ícone excluir
.
- Para personalizar um destinatário, passe o mouse sobre a bolha e clique no ícone
editar.
Ao editar um destinatário, é possível configurar o seguinte:
- Rótulo do destinatário — Personalize o rótulo do destinatário. Por exemplo, altere o rótulo Destinatário padrão para Comprador.
- Os rótulos dos destinatários devem ser exclusivos em um fluxo de trabalho.
- Destinatário: digite o endereço de email padrão do destinatário(a).
- Adicionar grupo de destinatários: clique nesse botão para adicionar um grupo de destinatários reutilizáveis a partir da lista de grupos de destinatários disponíveis para você.
- Marcar como grupo de destinatários: quando marcado, um grupo de destinatários é criado a partir dos endereços de email listados no campo Destinatário ao invés de um registro padrão de email de destinatário(a). O grupo de destinatários pode ser deixado em branco ou preenchido com um ou mais endereços de email do campo Email (delimitados por vírgula).
- O destinatário é o remetente: quando selecionado, o remetente será inserido como o destinatário.
- Obrigatório: ative esta opção se a assinatura do destinatário for obrigatória.
- Editável: ative esta opção para permitir que o remetente atualize o endereço de email deste destinatário na página Enviar.
- Adicionar mensagem privada - Selecione essa opção para fornecer uma mensagem privada ao destinatário. As mensagens privadas são inseridas no email do destinatário (juntamente com a mensagem global) e na página de assinatura eletrônica.
- Destinatário em cópia (CC): inclua uma ou mais partes em cópia, que serão notificadas sobre o contrato ao mesmo tempo que o destinatário. Essa parte em cópia (CC) é vinculada apenas ao destinatário individual.
- Função: atualize a função do destinatário (signatário, aprovador, preenchedor de formulários etc.).
- Autenticação: selecione o tipo de verificação de identidade que será exigida para o(a) signatário(a). Somente as opções que foram habilitadas serão visíveis.
- Autenticações de fator único: nenhuma (email), Acrobat Sign, OTP de email.
- Autenticações de dois fatores: telefone, KBA, senha e documento de identidade.
Salve todas as configurações de destinatário definidas.
Veja abaixo um exemplo de informações do Destinatário e um roteamento no qual tanto os rótulos dos signatários (signatário e co-signatário) quanto dos destinatários internos (representante de vendas e aprovação executiva) foram personalizados.
Clique em Emails no painel esquerdo para ir para a seção Emails.
Na seção Emails, é possível gerenciar quais notificações são enviadas durante o processo de assinatura e aprovação com base em eventos específicos.
Por exemplo, é possível configurar as notificações que serão enviadas aos destinatários e partes em cópia quando um contrato for cancelado.
Por exemplo,
Clique em Documentos no painel esquerdo para ir para a seção Documentos.
Na seção Documentos, é possível definir como os documentos são anexados e gerenciados no fluxo de trabalho.
- Título do documento: insira um título para o documento. Este título aparece na seção Documentos da página de Composição.
- Arquivos: clique no ícone Adicionar arquivo para anexar um documento da biblioteca de modelos do Acrobat Sign. O documento é incluído automaticamente quando o fluxo de trabalho é usado.
- Se nenhum arquivo for selecionado, o(a) remetente deverá fazer upload de um documento ao enviar o contrato.
- Se um documento for marcado como Obrigatório, ele sempre será anexado ao iniciar o fluxo de trabalho.
- Excluir arquivo: para remover um arquivo anexado, clique no ícone (X) ao lado do nome do arquivo.
- Nome do documento: insira um nome significativo para o(a) remetente identificar o documento. O nome padrão é baseado no arquivo enviado, mas pode ser editado.
- Obrigatório: especifique se o documento deve ser incluído no contrato.
- Adicionar documento: clique em Adicionar documento para incluir mais arquivos. Cada documento deve ter um título exclusivo.
- Excluir linha: para remover um documento, clique no ícone (X) na linha correspondente.
Ao anexar um modelo de biblioteca do Acrobat Sign a um fluxo de trabalho, só é possível acessar modelos que atendem aos seguintes critérios:
- Propriedade pessoal do remetente.
- Atribuídos ao mesmo grupo que o fluxo de trabalho.
- Atribuídos à organização (modelos em nível de conta), que são herdados por todos os grupos.
Essa restrição existe porque os fluxos de trabalho têm um relacionamento de “um para um” com os grupos, o que significa que eles estão vinculados a um único grupo por vez.
Isso é diferente de como usuários associados a vários grupos (um para muitos) utilizam a biblioteca de modelos. Esses usuários podem ver todos os modelos associados a cada grupo ao qual pertencem. No entanto, os fluxos de trabalho permanecem limitados em escopo e exibem apenas modelos relacionados ao grupo atribuído.
Veja a seguir um exemplo de uma seção Documentos configurada:
Selecione Campos de entrada do remetente no painel esquerdo para acessar a seção Campos de entrada do remetente.
Esses campos de entrada são mapeados em campos de formulário dos documentos anexados, sejam eles predefinidos no fluxo de trabalho ou definidos pelo remetente.
Remetentes podem usar esses campos para preencher previamente as informações antes de enviar o contrato aos destinatários.
No painel Campos de entrada do remetente, selecione Adicionar campo para cada campo que o(a) remetente precisa revisar e possivelmente preencher.
Para cada linha adicionada, defina as seguintes configurações:
- Nome de exibição: insira um título para o campo. Isso aparece na página de Composição como referência para o remetente.
- Nome do campo do formulário: insira o nome do campo conforme exibido no documento da biblioteca anexado. O nome deve ser exatamente o mesmo contido no campo do formulário no documento.
- Valor padrão (opcional): insira um valor padrão para o campo.
- Obrigatório: habilite esta opção se for obrigatório preencher o campo antes do envio do contrato.
- Editável: habilite esta opção para permitir que o(a) remetente modifique o valor padrão.
- Excluir linha: clique no ícone (X) para remover a linha.
Veja a seguir um exemplo de Campos de entrada do remetente:
Quando o fluxo de trabalho estiver pronto para a implantação, selecione Ativar para torná-lo disponível.
Durante o teste, defina Quem pode usar este fluxo de trabalho como Somente eu para garantir que todas as configurações funcionem conforme o esperado.
Depois de confirmar se o fluxo de trabalho está configurado corretamente, atualize a opção Quem pode usar este fluxo de trabalho para a configuração de produção apropriada e salve as alterações.
