Certifique-se de que os documentos assinados permaneçam legíveis, acessíveis e compatíveis durante décadas para o futuro.
O PDF/A é um formato especializado desenvolvido para a conservação de documentos a longo prazo. Ele limita recursos como criptografia, fontes externas e multimídia incompatível para manter os arquivos autocontidos e acessíveis ao longo do tempo.
O uso de PDF/A ajuda a atender aos requisitos regulamentários, protege a integridade do documento e evita problemas futuros de formato de arquivo. O Acrobat Sign exige a conformidade de PDF/A durante todo o fluxo de trabalho do contrato, do upload para a assinatura ao armazenamento.
Os fluxos de trabalho de PDF/A são úteis principalmente para organizações com necessidades de arquivamento de longo prazo, como as que operam nos ramos de finanças, saúde e governo.
Benefícios do uso de fluxos de trabalho PDF/A
- Cumprir os regulamentos de conformidade e retenção
- Manter um formato de documento legível e estável
- Evitar os custos de reformatar ou migrar documentos arquivados
- Aumentar a confiança na integridade dos registros assinados
Configuração
Disponibilidade:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: não configurável
- Acrobat Sign Solutions: compatível
- Acrobat Sign for Government: compatível
Escopo da configuração:
Os administradores podem habilitar este recurso nos níveis de conta e de grupo.
Para acessar este recurso, navegue pelo menu de configurações do administrador até Configurações globais > Fluxos de trabalho de PDF/A
As seguintes configurações estão disponíveis:
Para habilitar esta configuração, todos os documentos carregados precisam estar em conformidade com o PDF/A-2b. Isso inclui os documentos de origem iniciais, documentos da biblioteca vinculados e anexos adicionados pelo remetente ou pelos signatários (por meio do campo “Arquivo em anexo”).
- PDFs que não estão em conformidade com o padrão PDF/A são rejeitados.
- Todos os outros formatos de arquivo que não são PDF são rejeitados.
Habilitar este recurso limita totalmente todos os arquivos carregados a estarem no formato PDF.
Permite que PDFs que não estão em conformidade com a norma PDF/A sejam carregados e usados como documentos de origem, modelos de biblioteca e arquivos em anexo. Nenhum erro é apresentado ao remetente
Todos os outros formatos de arquivo que não são PDF são rejeitados.
Os campos de hiperlink criados não têm a opção de usar um link externo. Somente links nas páginas do contrato são permitidos.
Os controles do administrador de Proteção com senha de documentos assinados são alterados para suprimir qualquer opção que permita aplicar uma senha de proteção:
As interfaces de Solicitar assinaturas e Designer de fluxos de trabalho removem a opção de adicionar uma senha na camada dos usuários:
O Acrobat Sign não é compatível com a edição ou assinatura digital de documentos PDF/A.
Habilitar Fluxos de trabalho de PDF/A desabilita automaticamente a opção de Baixar e assinar com o Acrobat para fluxos de trabalho de assinatura digital. Os contratos devem ser assinados usando assinaturas baseadas na nuvem.
Como usar
Quando habilitada, o fluxo de trabalho PDF/A inclui etapas de validação para garantir a conformidade total:
- Os documentos PDF são validados pelo padrão PDF/A-2b.
- Os arquivos que satisfizerem os requisitos da norma PDF/A serão aceitos e preservados durante todo o processo de assinatura.
- Se um documento falhar na validação, o contrato será bloqueado e uma mensagem de erro será exibida:
- {File Name}: o arquivo não está em conformidade com a especificação PDF/A - indica que o arquivo carregado não cumpre os requisitos da norma PDF/A-2b.
- {File Name}: o arquivo não pode ser carregado - indica que a proteção com senha ou a criptografia estão bloqueando o upload do arquivo.
O documento assinado e seu relatório de auditoria incluem um marcador de conformidade que identifica o status PDF/A.
Comportamento da API
Quando os fluxos de trabalho PDF/A estão habilitados, as APIs relacionadas aplicam as mesmas restrições:
- Os campos de hiperlink do tipo EXTERNAL retornam um erro INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- As opções de segurança protegidas por senha retornam um erro PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- As solicitações da API que envolverem arquivos fora de conformidade com a norma PDF/A serão rejeitadas, a menos que a configuração de Ignorar erros de PDF/A esteja habilitada.
Informações importantes
A conformidade com a norma PDF/A impõe restrições a certos recursos do Acrobat Sign:
- A proteção por senha está desabilitada para contratos PDF/A.
- A opção de adicionar Proteção por senha de documento assinado a um contrato (por meio das configurações do contrato ou do designer de fluxo de trabalho) é suprimida para evitar a aplicação de uma senha.
- Os controles no menu do administrador para exigir uma senha do documento assinado são alterados para remover todas as opções que permitem as senhas.
- Hiperlinks externos não são permitidos. Os campos de hiperlink são limitados a links baseados em páginas no documento.
- Ao criar campos no contrato, o tipo de campo de hiperlink remove a opção de incluir um hiperlink externo.
- A criptografia está desabilitada, mesmo que ela não exija uma senha para descriptografar o documento. Os documentos PDF/A assinados não são criptografados depois de baixados.
- Anexos incompatíveis são rejeitados. Os anexos carregados também devem estar em conformidade com a norma PDF/A-2b, incluindo uploads feitos pelos destinatários.
