Solicitar assinaturas de outras pessoas - Nova versão

Selecione a guia Grupo na barra de navegação superior.

Isso inicia automaticamente a primeira fase do processo: coletar os arquivos do contrato.

Selecione o grupo correto a partir do qual o contrato deve ser enviado (se disponível). Se o seletor de grupo estiver esmaecido, você só possui acesso a um grupo.

O seletor de grupo permanece ativo durante todo o processo de configuração do contrato, para que você sempre possa alterar o grupo. No entanto:

• alterar o grupo descartará todas as suas configurações, exigindo que você reinicie.
• alterar o grupo não altera o logotipo na tela do remetente. Os emails subsequentes e a experiência de assinatura usam o logotipo correto para o grupo do qual o contrato é enviado.

Arraste e solte um arquivo do sistema local no campo Adicionar arquivo ou clique em Escolher arquivos. Isso abre o seletor de arquivos.

Selecione o arquivo que deseja usar no contrato, seja do sistema local, da biblioteca de modelos ou da unidade sincronizada do Microsoft OneDrive.

• Selecionar um arquivo do sistema local avança automaticamente o processo para a fase dois.
• O uso de modelos permite selecionar vários arquivos.
  • Clique em Confirmar se você usa modelos para avançar para a fase dois.
• O armazenamento na nuvem permite selecionar vários arquivos da conta do OneDrive conectada de um usuário.

A segunda fase da composição do contrato consiste em concluir ou verificar os detalhes e as configurações do contrato.

Comece garantindo que todos os arquivos estão anexados ao contrato e na ordem correta.
Contratos com vários arquivos combinarão todos os arquivos em um PDF. A ordem de listagem dos arquivos no campo determina a ordem em que aparecem no PDF final.

Se for necessário adicionar mais arquivos, arraste e solte-os no campo Adicionar arquivo ou clique em Escolher mais arquivos para abrir o seletor de arquivos.

Reorganize os arquivos clicando e arrastando-os para a posição correta na lista.

Verificar ou atualizar o nome do contrato.

O nome do contrato é preenchido inicialmente com o nome do primeiro arquivo a ser anexado ao contrato.

É possível editar esse campo como desejado clicando nele e digitando um novo nome.  
Lembre-se de que o nome do contrato é inserido na linha de assunto do email do destinatário e é o campo mais evidente na página Gerenciar.

Atualize o campo Mensagem.

O campo de mensagem é preenchido no corpo do email enviado a todos os destinatários. Essa deve ser uma mensagem global de boas-vindas, um conjunto de instruções ou o que você decidir comunicar a todos os destinatários. 

• As mensagens estão limitadas a 10.000 caracteres
• Os níveis de serviço Corporativo e Empresarial permitem a inclusão de links ativos no texto da mensagem. 
  • Além disso, a mensagem exibida nas páginas Assinatura eletrônica e Gerenciar de um contrato contém links clicáveis.
  • Formatos de link que são convertidos automaticamente:
    • URLs totalmente qualificados: https://adobe.com
    • URLs que contêm apenas o domínio: adobe.com
    • URLs que incluem um caminho: adobe.com/foo
    • URLs com parâmetros de consulta e hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • Endereços de email: echosign@adobe.com
  • Os links de URL abrem uma nova guia do navegador para o destinatário quando selecionado.
  • Os links de email abrem um novo email usando o cliente de email do sistema local. O campo Para: é preenchido com o endereço de email automaticamente.

Ajuste as configurações do contrato.

Fase três: entender o ciclo de assinatura e adicionar destinatários.

A seção de destinatários define o ciclo de assinatura, os participantes incluídos no contrato, como devem interagir com o contrato e como são representados no log de auditoria do contrato. Esse processo é mais fácil do que parece, mas exige entendimento sobre o fluxo de assinatura esperado (por exemplo, signatário cliente > autenticador interno > aprovação interna do(a) gerente > destinatário certificado no provisionamento).

Após entender o fluxo de assinatura, comece a adicionar destinatários.

Definir o fluxo de assinatura: sequencial ou paralelo.

O fluxo de assinatura é determinado pela caixa de seleção Destinatários devem assinar em ordem.

• Quando essa opção está habilitada, um fluxo sequencial é utilizado. Destinatários são notificados um de cada vez à medida que o contrato avança no ciclo de assinatura dos registros de destinatários. O contrato é concluído quando o último destinatário conclui sua ação.
  
  • O roteamento híbrido exige um fluxo sequencial.
  • Use um fluxo sequencial se não tiver certeza ou não achar necessário o uso de um fluxo híbrido.
    
• Quando a caixa não está marcada, um fluxo paralelo é usado. Todos os destinatários são notificados ao mesmo tempo, e o contrato é concluído depois que todos assinam.

Defina o registro de destinatário.

O destinatário é definido em uma linha (registro) que contém várias opções configuráveis. Não há problema em usar o mesmo email em vários registros de destinatários (por exemplo, uma família com três signatários que compartilham o mesmo endereço de email). O Acrobat Sign trata cada registro de destinatário como um participante exclusivo.

Para definir o destinatário:

• Insira o endereço de email do destinatário.
  • À medida que você digita o endereço de email, uma lista suspensa mostra opções do seu catálogo de endereços que correspondem ao que foi digitado. Você pode selecionar um email dessa lista a qualquer momento para completar o endereço no campo do destinatário.
• Atribuir uma função. As funções fornecem contexto e clareza nas instruções para o destinatário e no relatório de auditoria. Algumas funções limitam a atividade do destinatário (como as funções de Delegador, que só podem delegar).
• Selecione o método de entrega. Os links de assinatura podem ser entregues a um smartphone por Email ou SMS, ou ambos. Observe que a entrega de SMS é um serviço premium a ser pago antecipadamente.
  • Se SMS for selecionado, o remetente deverá fornecer o número de telefone do destinatário.

Defina as Configurações do destinatário para cada destinatário.

Opcionalmente, adicione outros destinatários e ajuste sua ordem.

Se houver mais de um destinatário no seu fluxo de assinatura, selecione o ícone de adição logo abaixo da lista de destinatários para adicionar um novo destinatário. 

Os registros do destinatário podem ser adicionados como:

• Eu mesmo(a): adiciona o(a) remetente como o próximo registro de destinatário.
• Pessoa: um destinatário específico identificado pelo endereço de email.
• Grupo: um grupo de destinatários ou um grupo de assinatura paralela (utilizado para definir fluxos de assinatura híbridos).
• Selo eletrônico: se o remetente tiver acesso para adicionar selos eletrônicos, a opção ficará visível e poderá ser inserida da mesma forma que um destinatário humano.
• CC: esta opção adiciona um usuário como participante em cópia "global". As partes em cópia não interagem com o contrato, apenas são notificadas quando é ele enviado e quando é concluído.

Defina o registro de cada destinatário com um email, uma função, um método de autenticação e uma mensagem privada, conforme necessário.

Para excluir um registro de destinatário, selecione o ícone de lixeira na extremidade direita do registro.

Ajuste a ordem da assinatura conforme necessário.

Se você selecionou um fluxo de assinatura sequencial, o índice numérico de assinatura fica evidente próximo ao seletor de função no registro do destinatário.

Para ajustar o registro do destinatário, use as setas para cima e para baixo para mover o registro do destinatário na lista de destinatários. O índice de assinatura é atualizado de acordo.

Visualizar o contrato e adicione campos de assinatura.

Quando todos os destinatários forem adicionados, selecione o botão Visualizar e adicionar campos para abrir o ambiente de criação.

Se você estiver usando modelos de documentos com campos já configurados e estiver confiante de que o posicionamento dos campos está mapeado corretamente para a lista de destinatários, é possível selecionar Enviar agora para enviar o contrato imediatamente.

Fase quatro: criação

O recurso de “clicar e inserir” do ambiente de criação tenta detectar automaticamente os campos e posicioná-los de forma inteligente. O sucesso relativo desse processo depende da estrutura do documento subjacente.

• Por padrão, todos os campos inseridos são campos de texto.
• Além disso, todos os campos inseridos são atribuídos ao primeiro destinatário por padrão.
• É provável que haja alguns campos que precisem ser excluídos, movidos, redimensionados, reatribuídos ou alterados para um novo tipo de campo.

Comece limpando todos os campos inseridos automaticamente e insira novos campos conforme necessário.

Exclua campos indesejados.

1. Clique no campo para acionar o menu de contexto.
2. Selecione o ícone de exclusão.

Mova todos os campos que precisam ser reposicionados.

Passe o ponteiro do mouse sobre o campo até ver a seta de quatro pontas e, em seguida, clique e arraste o campo para a posição.

Redimensione os campos conforme necessário.

Selecione o campo, passe o mouse sobre qualquer borda ou canto até ver a seta de duas pontas e clique e arraste a borda do campo até obter o tamanho desejado.

Alterar a atribuição de destinatário do campo (quando há vários destinatários).

O sistema do Adobe Sign deve saber quais campos disponibilizar para os destinatários. Isso é feito atribuindo cada campo a um destinatário (ou utilizando a opção Qualquer pessoa, que deve, no entanto, ser identificada explicitamente como o destinatário). Conforme mencionado, todos os campos detectados automaticamente são atribuídos ao destinatário selecionado.

Observe que os campos de cada destinatário são individualmente codificados por cores, facilitando a identificação do campo.

• Abrir a lista de destinatários no canto superior esquerdo mostra todos os destinatários e sua codificação por cor (representada por um ponto) ao lado do email.
• O campo do destinatário selecionado exibe suas cores na moldura ao redor do nome/endereço de email do destinatário.
• Os campos listados no painel esquerdo recebem a cor (levemente desbotada) do destinatário selecionado.

Altere o tipo de campo conforme necessário.

Como todos os campos detectados automaticamente são campos de Texto, pode ser necessário mudar alguns deles para tipos de campo diferentes.

Insira todos os campos obrigatórios.

Verifique se pelo menos um campo de assinatura foi atribuído a cada destinatário que precisa assinar o documento.

Se houver outros campos, para oferecer suporte à assinatura ou coletar informações adicionais, eles precisarão ser inseridos no formulário.

Para inserir um campo:

1. Selecione o destinatário no menu suspenso Destinatário. Todos os campos que você inserir posteriormente serão atribuídos a esse destinatário.
2. No painel esquerdo, escolha o campo.
3. Clique no local do documento onde deseja inserir o campo. (Ou arraste e solte o campo.)
4. Ajuste o tamanho e a posição do campo conforme necessário.
5. Repita o processo para cada destinatário até que todos os campos obrigatórios sejam inseridos.

Selecione a opção de Salvar ou Enviar o contrato.

• Salvar: armazena o contrato em um estado Rascunho na página Gerenciar e mantém todas as configurações de campo.
• Enviar: inicia o processo de assinatura enviando um email ao primeiro destinatário (ou a todos os destinatários, no caso de um fluxo de trabalho de assinatura paralelo).