Création d’un modèle de bibliothèque (nouvelle version)

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Dernière mise à jour le 23 avr. 2025

Alerte :

Cet article contient des informations sur les versions préliminaires. Les dates de publication, les fonctionnalités et d’autres informations peuvent être modifiées sans préavis.

Remarque :

la nouvelle version de cette expérience inclut les fonctionnalités les plus utilisées, mais ne correspond pas encore à la fonctionnalité complète de la version classique. Consultez la page sur les éléments pris en charge pour obtenir la liste des fonctionnalités disponibles et celles qui sont toujours en cours de développement. Des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées dans les versions futures.

Utilisez des modèles de document pour simplifier les workflows, réduire les erreurs et permettre à votre équipe de travailler avec la dernière version de chaque formulaire.

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables. Ces modèles peuvent varier de simples accords dotés d’un champ de signature unique, notamment les accords de non-divulgation, à des formulaires complexes dédiés aux déclarations fiscales ou à l’intégration de collaborateurs et collaboratrices.

Si vous recourez fréquemment au même fichier pour définir un accord, un modèle peut simplifier le processus en accélérant la diffusion des documents, en garantissant la cohérence du contrat final signé et en veillant à ce votre équipe utilise la dernière version.

Types de modèles

Les modèles de bibliothèque peuvent être créés de deux manières :

Modèles de calque de champs de formulaire : ces modèles ne contiennent que les champs appliqués à un fichier chargé. Ils sont idéaux pour les organisations qui génèrent des contrats de manière dynamique avec du contenu personnalisé, mais qui suivent un format standardisé. Chargez le fichier et appliquez le calque de champ pour positionner tous les champs.
Modèles de document : ces modèles incluent à la fois le fichier de base et les champs prédéfinis. Ils sont mieux adaptés aux documents statiques et standard qui ne nécessitent pas de contenu dynamique, tels que les formulaires fiscaux, les candidatures et les accords de non-divulgation.

Configuration

Disponibilité :

Acrobat Standard et Acrobat Pro : disponibles par défaut. Non configurable.
Acrobat Sign Solutions : pris en charge ; disponible par défaut.
Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge ; disponible par défaut.

Remarque :

La personne qui crée un modèle en est le propriétaire.

Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou changer son niveau d’autorisation, sauf s’il partage le modèle avec son groupe ou son entreprise :

Les administrateurs au niveau du compte peuvent modifier le modèle à partir de la section Bibliothèques partagées du menu d’administration, si le modèle est partagé avec l’entreprise.
Les administrateurs au niveau du groupe peuvent modifier le modèle à partir de la section Bibliothèques partagées du menu d’administration, si le modèle est partagé avec un groupe dans lequel ils ou elles disposent de l’autorité d’administration.
- Les administrateurs au niveau du compte ont également accès à tous les documents partagés avec un groupe, quel qu’il soit.

Les administrateurs au niveau du compte ou la personne administrant le groupe, qui supervise le créateur d’origine peuvent transférer la propriété du modèle à une autre personne utilisatrice.

Création d’un modèle de bibliothèque

Pour créer un modèle de bibliothèque, accédez à l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer un modèle réutilisable.
La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

Glissez-déposez vos fichiers dans la section Ajouter des fichiers ou sélectionnez le bouton Sélectionner des fichiers pour ouvrir le panneau de sélection de fichiers.

Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.
Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.
Configurez le type de modèle :
- Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
- Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même disposition).
- Les deux : les deux types de modèle sont proposés.
Remarque :

Vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.
Configurez l’option Qui peut utiliser le modèle.

L’accès à un modèle dépend de l’utilisateur qui le charge. Choisissez une des options suivantes :
- Seulement moi : seul l’utilisateur qui charge le modèle peut y accéder.
- Tous les utilisateurs de mon groupe : le modèle est lié au groupe de l’utilisateur responsable du chargement : tous les membres du groupe ont accès au modèle. Si l’utilisateur peut accéder à plusieurs groupes, un menu déroulant supplémentaire s’affiche pour sélectionner le groupe auquel le modèle doit être lié.
  
  Si l’utilisateur responsable du chargement passe à un autre groupe, le modèle reste associé au groupe d’origine.
  
  Les administrateurs au niveau du groupe et du compte peuvent modifier le modèle dans le menu Bibliothèques partagées.
  
  La modification de l’association de groupe du modèle supprime l’accès au groupe précédent, mais n’affecte pas les accords déjà envoyés.
  
  Les comptes dont l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée disposent d’une liste déroulante permettant de sélectionner le groupe associé lors de l’envoi du modèle.
- Tous les utilisateurs de mon entreprise : tous les utilisateurs du compte peuvent accéder au modèle.
  
  Les administrateurs au niveau du compte peuvent modifier le modèle dans le menu Bibliothèques partagées.
  
  Cette option est toujours disponible, mais une erreur d’autorisation se produit si l’utilisateur ne dispose pas de l’autorisation de partage des modèles à l’échelle de l’entreprise.
Remarque :
Suppression d’un modèle : l’utilisateur qui détient le modèle peut le supprimer à tout moment.

Modification d’un modèle : l’utilisateur propriétaire ainsi que les administrateurs au niveau du groupe et du compte peuvent modifier le modèle.

Modification d’un modèle dans un accord : d’autres utilisateurs peuvent ajuster les champs en sélectionnant Aperçu et ajout de champs lors de l’envoi d’un accord. Ces modifications ne concernent que l’accord spécifique que l’expéditeur modifie et ne s’appliquent pas au modèle d’origine.
Sélectionnez Aperçu et ajout de champs pour démarrer le processus de création de champs de formulaire.
Ajoutez des participants.

La page s’actualise pour afficher le panneau Ajouter des participants.

Avant de placer des champs, le système doit connaître le nombre de participants susceptibles de remplir le formulaire. Cela permet d’attribuer correctement les champs.
- Vous devez attribuer explicitement chaque champ à un participant, en le définissant comme champ prérempli pour l’expéditeur ou en choisissant Quiconque.
- Ajoutez le nombre maximal de destinataires susceptibles d’interagir avec le formulaire en sélectionnant l’icône plus sous la liste des participants. Continuez d’ajouter autant de participants que nécessaire. Par exemple, si le modèle peut impliquer jusqu’à quatre destinataires, ajoutez quatre participants.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Aperçu et ajout de champs pour continuer.
Remarque :

Les valeurs Nom du modèle, Type de modèle et Qui peut utiliser le modèle peuvent être modifiées dans ce panneau si vous souhaitez effectuer des ajustements.
L’environnement de création de formulaire s’ouvre et affiche tous les champs déjà présents dans le document chargé.

Pour ajouter d’autres champs :
- Sélectionnez un type de champ dans le panneau de gauche et faites glisser le champ sur le document si nécessaire.
  
  Lorsque vous placez un champ, il est automatiquement attribué au participant actuellement sélectionné.
- Utilisez le bouton Placer automatiquement les champs situé en haut de la liste des champs pour autoriser le système à placer automatiquement les champs.
  
  Le système tente d’attribuer le type de champ approprié en fonction du contenu du document.
  
  Si aucun type de champ spécifique n’est détecté, un champ Texte est placé.
  
  Tous les champs placés automatiquement sont attribués au participant actuellement sélectionné.
Créez le modèle lorsque vous avez terminé.
Vous pouvez toujours le modifier ultérieurement.