强制执行 PDF/A 工作流程以进行长期归档

确保您的签名文档在未来几十年内保持可读性、可访问性和合规性。

PDF/A 是一种专为长期保存文档而开发的特殊格式。 它限制了加密、外部字体和不受支持的多媒体等功能，以使文件保持独立存在且可随时访问。

使用 PDF/A 有助于满足监管要求、保护文档完整性和避免未来的文件格式问题。 Acrobat Sign 在整个协议工作流（从上传到签名再到存储）中强制实施 PDF/A 合规性。

PDF/A 工作流对于具有长期存档需求的组织特别有用，例如金融、医疗保健和政府部门。

使用 PDF/A 工作流程的好处

• 符合合规性和保留法规
• 保持可读、稳定的文档格式
• 避免因重新格式化或迁移存档文件而产生的成本
• 提升签名记录完整性的可信度

配置

可用性：

• Acrobat Standard 和 Acrobat Pro：不可配置
• Acrobat Sign Solutions：支持
• Acrobat Sign for Government：支持

配置范围：

管理员可以在帐户级别和组级别启用此功能。

要访问此功能，请通过管理员的配置菜单导航到全局设置 > PDF/A 工作流

可使用以下设置：

冲突设置

为了确保 PDF/A 合规性，用户界面会禁用与合规性冲突的设置。

使用方式

启用后，PDF/A 工作流将包括验证步骤，以确保完全合规：

• PDF 文档根据 PDF/A-2b 标准进行验证。
• 符合 PDF/A 要求的文件在整个签名过程中都接受和保留。
• 如果文档未通过验证，则协议将被阻止，并显示一条错误消息：
  • {File Name}：文件不符合 PDF/A 规范 - 指示上传的文件不符合 PDF/A-2b 要求。
  • {File Name}：文件无法上传 - 指示密码保护或加密阻止上传文件。

签名文档及其审核报告包含标识 PDF/A 状态的合规性标记。

审核报告和活动日志

对于 PDF/A 工作流，系统将生成一个审核事件，用于指示协议符合 PDF/A 规范，以及 PDF/A 合规性水平。

在以下情况下，活动日志还包括一份说明 

API 行为

启用 PDF/A 工作流后，相关 API 会强制实施相同的限制：

• 外部类型的超链接字段将返回 INVALID_HYPERLINK_TYPE 错误。
• 密码保护的安全性选项会返回 PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED 错误。
• 除非已启用忽略 PDF/A 错误设置，否则系统会拒绝涉及非 PDF/A 文件的 API 请求。

需要了解的事项

PDF/A 合规性对某些 Acrobat Sign 功能实施了限制：

• 对 PDF/A 协议禁用密码保护。 
  • 用于通过协议设置或工作流设计器向协议添加签名文档密码保护的选项处于禁用状态，以防止应用密码。
  • 更改了管理员菜单中要求签名文档密码的控件，以移除允许使用密码的所有选项。
• 外部超链接不允许使用。 超链接字段仅限于文档中的基于页面的链接。 
  • 在协议上创作字段时，超链接字段类型会移除包含外部超链接的选项。
• 加密选项处于禁用状态，即使加密不需要密码来解密文档也是如此。 已签名 PDF/A 文档在下载后不会加密。
• 不合规的附件会被拒绝。 上传的附件也必须符合 PDF/A-2b 规范，包括收件人上传的附件。