Stelle sicher, dass deine signierten Dokumente auch nach Jahrzehnten noch lesbar, zugänglich und kompatibel sind.
PDF/A ist ein spezialisiertes Format, das für die langfristige Dokumentenspeicherung entwickelt wurde. Es schränkt Funktionen wie Verschlüsselung, externe Schriftarten und nicht unterstützte Multimedia-Inhalte ein, damit die Dateien in sich geschlossen und langfristig zugänglich bleiben.
Die Verwendung von PDF/A unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, schützt die Dokumentintegrität und vermeidet zukünftige Probleme mit dem Dateiformat. Acrobat Sign gewährleistet die Einhaltung der PDF/A-Vorschriften während des gesamten Arbeitsablaufs – vom Hochladen über die Signatur bis hin zur Datenspeicherung.
PDF-/A-Workflows sind insbesondere für Organisationen mit langfristigen Archivierungsbedürfnissen nützlich, z. B. in den Bereichen Finanzen, Gesundheitswesen und Behörden.
Vorteile der Verwendung von PDF-/A-Workflows
- Einhaltung von Compliance- und Aufbewahrungsvorschriften
- Beibehaltung einer lesbaren, stabilen Dokumentenformatierung
- Vermeidung von Kosten für die Neuformatierung oder Migration von archivierten Dateien
- Erhöhtes Vertrauen in die Integrität von signierten Dokumenten
Konfiguration
Verfügbarkeit:
- Acrobat Standard und Acrobat Pro: Nicht konfigurierbar
- Acrobat Sign Solutions: Unterstützt
- Acrobat Sign für Behörden: Unterstützt
Konfigurationsumfang:
Admins können diese Funktion auf Konto- und Gruppenebene aktivieren.
Diese Funktion kannst du über das Administrations-Konfigurationsmenü aufrufen, und zwar über Globale Einstellungen > PDF/A-Workflows.
Die folgenden Einstellungen sind verfügbar:
Für die Aktivierung dieser Einstellung müssen alle hochgeladenen Dokumente PDF/A-2b-kompatibel sein. Dazu gehören die ursprünglichen Quelldokumente, angehängte Bibliotheksdokumente und von der sendenden Partei oder den Unterzeichnenden hinzugefügte Anhänge (über das Feld „Dateianlagen“).
- PDF-Dateien, die nicht dem PDF/A-Standard entsprechen, werden abgelehnt.
- Alle anderen Dateiformate, die keine PDF-Datei sind, werden abgelehnt.
Wenn du diese Funktion aktivierst, müssen alle hochgeladenen Dateien unbedingt im PDF-Format vorliegen.
Ermöglicht das Hochladen und Verwenden von PDF-Dateien, die nicht dem PDF/A-Standard entsprechen, als Quelldokumente, Bibliotheksvorlagen und Dateianhänge. Absendenden wird kein Fehler angezeigt
Alle anderen Dateiformate, die keine PDF-Datei sind, werden abgelehnt.
Für erstellte Hyperlink-Felder gibt es keine Möglichkeit, einen externen Link zu verwenden. Nur Links auf den Vereinbarungsseiten sind zulässig.
Die Optionen für Administrierende für den Kennwortschutz für signierte Dokumente werden geändert, um jede Option zu unterdrücken, mit der ein Passwort für das Siegel angewendet werden kann:
Sowohl in der Oberfläche für Signaturen anfordern als auch für Workflow Designer wird die Option zum Hinzufügen eines Kennworts auf Benutzendenebene entfernt:
Acrobat Sign unterstützt das Bearbeiten oder Signieren von PDF-/A-Dokumenten nicht.
Wenn Sie PDF-/A-Workflows aktivieren, wird die Option Mit Acrobat herunterladen und signieren für digitale Signatur-Workflows automatisch deaktiviert. Vereinbarungen müssen mithilfe cloudbasierter Signaturen signiert werden.
Verwendung
Wenn diese Option aktiviert ist, enthält der PDF/A-Workflow Validierungsschritte, um die vollständige Kompatibilität zu gewährleisten:
- PDF-Dokumente werden gemäß dem Standard PDF/A-2b validiert.
- Dateien, die den PDF-/A-Anforderungen entsprechen, werden während des gesamten Signiervorgangs akzeptiert und erhalten.
- Wenn die Validierung eines Dokuments fehlschlägt, wird die Vereinbarung blockiert und eine Fehlermeldung angezeigt:
- {File Name}: Datei entspricht nicht der PDF/A-Spezifikation – gibt an, dass die hochgeladene Datei die Anforderungen für PDF/A-2b nicht erfüllt.
- {Dateiname}: Datei kann nicht hochgeladen werden: Gibt an, dass durch Passwortschutz oder Verschlüsselung das Hochladen der Datei blockiert wird.
Das signierte Dokument und sein Audit-Bericht enthalten einen Compliance-Marker, der den PDF/A-Status kennzeichnet.
API-Verhalten
Wenn PDF-/A-Workflows aktiviert sind, erzwingen die zugehörigen APIs dieselben Einschränkungen:
- Hyperlink-Felder vom Typ „EXTERN“ geben einen Fehler „INVALID_HYPERLINK_TYPE“ zurück.
- Passwortgeschützte Sicherheitsoptionen geben einen PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED-Fehler zurück.
- API-Anforderungen, die keine PDF-/A-Dateien enthalten, werden abgelehnt, es sei denn, die Einstellung Fehler bei PDF/A ignorieren ist aktiviert.
Wissenswertes
PDF/A-Konformität erzeugt Einschränkungen für bestimmte Acrobat Sign-Funktionen:
- Kennwortschutz ist für PDF-/A-Vereinbarungen deaktiviert.
- Die Option zum Hinzufügen des Kennwortschutzes für signierte Dokumente zu einer Vereinbarung (über die Vereinbarungseinstellungen oder den Workflow Designer) wird unterdrückt, um die Anwendung eines Kennworts zu verhindern.
- Die Optionen im Administrierenden-Menü, die ein Kennwort für signierte Dokumente verlangen, werden geändert, um alle Optionen zu entfernen, die Kennwörter zulassen.
- Externe Hyperlinks sind nicht zulässig. Hyperlink-Felder sind auf seitenbasierte Links innerhalb des Dokuments beschränkt.
- Bei der Erstellung von Feldern für die Vereinbarung wird beim Feldtyp Hyperlink die Option zum Einfügen eines externen Hyperlinks entfernt.
- Verschlüsselung ist deaktiviert, selbst wenn die Verschlüsselung kein Kennwort zum Entschlüsseln des Dokuments erfordert. Signierte PDF-/A-Dokumente werden nach dem Herunterladen nicht verschlüsselt.
- Unzulässige Anhänge werden abgelehnt. Heruntergeladene Anhänge müssen auch PDF/A-2b-kompatibel sein, einschließlich Uploads von Empfangenden.
