Design en brugerdefineret oprettelsesside med Custom Workflow Designer.
I virksomhedskonti kan alle brugere oprette brugerdefinerede oprettelsessider ved hjælp af Custom Workflow Designer, hvis det er aktiveret.
Brugerdefinerede oprettelsessider kan variere fra en enkel, personlig oprettelsesskabelon – herunder signaturdetaljer, udløbstider, personlige meddelelser osv. – til komplekse hybride arbejdsforløb med flere signaturer, der sikrer streng overholdelse af virksomhedspolitikker.
- Kontoadministratorer kan oprette arbejdsforløb for hele kontoen eller specifikke grupper.
- Gruppeadministratorer kan oprette arbejdsforløb for deres tildelte grupper.
- Brugere med de korrekte tilladelser kan oprette og dele personlige arbejdsforløb med deres grupper.
Sådan får du adgang til Custom Workflow Designer:
- Gå til fanen Arbejdsforløb i den øverste navigationslinje.
- Vælg Brugerdefinerede arbejdsforløb i menuen til venstre for at få vist tilgængelige arbejdsforløb.
- Vælg Opret arbejdsforløb for at starte konfigurationen af et ny arbejdsforløb.
Når du åbner et nyt arbejdsforløb, vises overskriften Workflow Designer under logoet.
Øverst på siden finder du flere indikatorer og kontrolelementer:
- Statusindikator – viser arbejdsforløbets aktuelle tilstand:
- Kladde/Inaktiv – mærket som "Kladde".
- Aktiv – mærket som "Aktiv".
- Navn på arbejdsforløb – viser navnet på arbejdsforløbet (f.eks. Nyt arbejdsforløb).
- Klon arbejdsforløb – opretter en kopi af arbejdsforløbet med et nyt navn.
- Slet arbejdsforløb – fjerner arbejdsforløbet fra kontoen.
- Luk – lukker arbejdsforløbet. Der vises en meddelelse, hvis der er ikke-gemte ændringer.
- Gem – gemmer alle ændringer.
- Aktivér/deaktiver – skifter arbejdsforløbets status:
- Aktiveret – arbejdsforløbet er markeret som "Aktiv" og tilgængeligt for tildelte brugere, grupper eller organisationen.
- Deaktiveret – arbejdsforløbet forbliver i statussen "Kladde" og er kun tilgængeligt for ejeren eller administratoren.
Oprettelse af et arbejdsforløb omfatter konfiguration af følgende oplysninger:
- Oplysninger om arbejdsforløb – navngiv arbejdsforløbet, tilføj brugerdefinerede instruktioner til afsendere, og tildel tilladelser.
- Oplysninger om aftale – tilpas, hvordan aftaleoplysninger vises på den brugerdefinerede oprettelsesside .
- Modtagere – definer underskrivelsesrækkefølgen ved at tilføje underskrivere og andre modtagertyper.
- Mails – angiv mailbeskeder for forskellige deltagere på hvert trin i underskrivelsesprocessen.
- Dokumenter – angiv, hvilke dokumenter der skal inkluderes i arbejdsforløbet.
- Inputfelter for afsender – tilføj felter, så afsendere kan angive oplysninger, før de sender en aftale. Dette input flettes ind i aftalen, før det når underskrivere og godkendere.
Alt, hvad der er konfigureret i Workflow Designer, hjælper med at automatisere den brugerdefinerede oprettelsesside , så afsendernes manuelle input reduceres. Obligatoriske felter er markeret med en stjerne (*), mens valgfrie felter kan tilpasses eller efterlades tomme.
Målet er at forudfylde så mange oplysninger som muligt, så afsendelsesprocessen bliver hurtigere, nemmere og mindre fejlbehæftet.
De indstillinger og egenskaber, der er defineret i et brugerdefineret arbejdsforløb, tilsidesætter alle indstillinger på gruppe-/kontoniveau. Det gælder for alle konfigurerbare elementer af arbejdsforløbet.
Hvis en indstilling på gruppeniveau for dokumentudløb f.eks. er fem dage, men arbejdsforløbsskabelonen definerer en frist på tre dage, udløber aftalen om tre dage.
Når Workflow Designer åbnes, vises panelet Oplysninger om arbejdsforløb:
På siden Oplysninger om arbejdsforløb skal du angive følgende oplysninger:
- Navn på arbejdsforløb – Angiv et unikt navn for dit arbejdsforløb.
- Hvem kan bruge dette arbejdsforløb – Angiver, hvem der kan bruge arbejdsforløbet.
- Instruktioner til afsender - Tilføj vejledning på skærmen til afsendere, der bruger arbejdsforløbet.
Disse indstillinger definerer, hvordan arbejdsforløbet repræsenteres i menuerne og brugergrænsefladen, giver adgang til den bruger eller gruppe, der skal kunne bruge det, og inkluderer muligheden for at gøre instruktioner til afsenderen tydeligere, hvis det er nødvendigt.
Definition af arbejdsforløbets navn
Arbejdsforløbets navn bruges i grænsefladen Acrobat Sign til at identificere arbejdsforløbsskabelonen. Den vises på følgende områder:
- Når du vælger et arbejdsforløb på en liste.
- På listen Brugerdefineret arbejdsforløb .
- Når du bruger filteret Arbejdsforløb i Rapporter og Dataeksport.
Arbejdsforløbets navn vises aldrig til modtagere, så du kan bruge det til versionering, serviceniveauer eller enhver anden klassifikation, der er relevant for din organisation.
Konfiguration Hvem kan bruge dette arbejdsforløb
Hvem kan bruge denne arbejdsgang indstillingen bestemmer, hvilke brugere der kan få adgang til og bruge arbejdsgangen. De almindelige muligheder omfatter:
- Denne CC er kun knyttet til den enkelte modtager.
Kun mig – Arbejdsforløbet er kun tilgængeligt for skaberen.
- Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis brugerdefineret arbejdsforløb-adgang er givet til alle brugere.
- Brugere i flere grupper kan vælge, hvilken gruppe arbejdsforløbet skal tildeles.
Valgt gruppe – Giver adgang til en bestemt gruppe valgt fra en rulleliste.
- Brugere i flere grupper kan oprette arbejdsforløb for enhver gruppe, de tilhører.
- Arbejdsforløb er bundet til en enkelt gruppe; gruppevælgeren undertrykkes fra siden Skriv .
- For at dele en arbejdsgang med flere grupper skal du først fuldføre testen og derefter klone arbejdsforløbet for hver gruppe, der har brug for adgang.
- Gruppemedlemmer kan bruge arbejdsforløbet, og hvis brugerdefineret arbejdsforløb-adgang er givet til alle brugere, kan de klone og ændre arbejdsforløbet til deres eget brug.
- Gruppeadministratorer kan redigere arbejdsforløb, der er delt i deres gruppe. Kontoadministratorer kan redigere arbejdsforløb, der deles på tværs af alle grupper.
Enhver bruger i min organisation – Arbejdsforløbet er tilgængelig for alle brugere på Acrobat Sign-kontoen.
- Arbejdsforløb på kontoniveau kan sendes fra enhver gruppe, som afsenderen tilhører.
- Administratorer på kontoniveau kan redigere alle arbejdsforløb, der deles på kontoniveau.
Vælg den passende indstilling baseret på, hvor bredt arbejdsforløbet skal deles.
Arbejdsforløb-vælgeren organiserer arbejdsforløbet i tre mapper baseret på adgangsindstillinger. Disse mapper er:
- Kun mig – Viser arbejdsforløbet, som brugeren har oprettet til personlig brug.
- Min gruppe – Indeholder arbejdsforløb, der er tilgængelige for brugerens tildelte gruppe. Hvis brugeren har medlemskab i flere grupper, vil de se alle de tildelte arbejdsforløb på gruppeniveau.
- Organisation – Inkluderer arbejdsforløb, der er tilgængelige for alle Acrobat Sign-kontoens brugere.
Hvis en bruger ikke har nogen arbejdsforløb i en bestemt mappe, vil mappen ikke blive vist, så grænsefladen holdes ren og overskuelig.
Angiv instruktioner på den brugerdefinerede oprettelsesside
Nye og komplekse processer kan muligvis drage fordel af nogle instruktioner, der er integreret på Opret siden.
Du kan formatere instruktioner ved hjælp af følgende HTML-tags og -attributter:
- Tekstformatering: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Lister: <ul> (usorteret liste), <ol> (sorteret liste), <li> (listeelement)
- Billeder: <img src="fully qualified path">
- Links: <a href="fully qualified path">
Stierne skal være eksplicit tilladt, hvis du medtager attributterne src eller href i billed- eller linktagsene. Send venligst URL'erne til Kundesupportteamet til godkendelse.
Instruktionerne vises øverst på den brugerdefinerede Opret side. Brugere kan udvide eller skjule instruktionerne ved hjælp af knappen Mere/Mindre.
Disse instruktioner er kun synlige på den brugerdefinerede Opret side og vises aldrig til modtagere.
Definition af aftaleoplysninger for den brugertilpassede side Opret
Når du konfigurerer Aftaleoplysninger, så angiv de detaljer, der skal udfyldes på siden Opret, når arbejdsforløbet bruges.
Aftaleoplysninger
- Aftalenavn – Angiv et navn for aftalen. Det vises på siden Administration og i e-mailoverskriften Underskriv venligst/godkend venligst.
- Besked – Angiv en besked til modtagerne. Dette vises på siden Opret.
Indstillinger for CC (Carbon Copy).
- CC – Angiv CC-modtagernes mailadresser. Adskil flere adresser med komma ( , ) eller semikolon ( ; ).
- Minimum – Angiv det mindste antal tilladte CC-mailadresser.
- Maksimum – Angiv det maksimalt tilladte antal CC-mailadresser.
- Redigerbar – Aktivér denne indstilling, hvis afsendere skal kunne redigere CC-adresser på siden Opret.
Modtagers sprog
- Indstillingen bestemmer, om sprogvælgeren er tilgængelig på siden Opret og indstiller standardmodtagersproget.
- Vis ikke sprogvælger – Standardmodtagersprog som defineret på gruppeniveau anvendes.
Indstillinger for afsendelse
- Angiv adgangskode for at åbne downloadede PDF-filer – Giver afsenderen mulighed for at angive en adgangskode til en downloadet PDF.
- Påkrævet – Hvis det er aktiveret, skal afsendere angive en adgangskode, og indstillingen kan ikke slås fra på siden Opret.
- Afslutningsfrist – Aktiverer muligheden for at indstille en frist for afslutning på siden Opret.
- Dage til at fuldføre aftalen – Definerer standardantallet af dage, modtagerne har til at gennemføre underskrivelsen. Værdien kan altid redigeres på siden Opret.
- Tillad oprettelse af dokumenter før afsendelse – Lader afsendere ændre formularfelter i oprettelsesmiljøet ved brug af indstillingen Forhåndsvisning og tilføj signaturfelter.
- Aktivér oprettelse som standard – Aktiverer automatisk Forhåndsvisning og tilføj signaturfelter på siden Opret.
Vælg de relevante indstillinger for at strømline afsendelsesprocessen og samtidigt bevare fleksibiliteten for afsendere.
Redigering af feltetiketter
Bemærk, at nogle feltetiketter kan redigeres, som angivet af blyantsikonet
.
- Vælg blyantsikonet for at indtaste en brugerdefineret etiket, der vises på siden Opret side, når arbejdsforløbet bruges.
- Det giver dig mulighed for at omdøbe felter, så de stemmer overens med intern terminologi, brugerne er fortrolige med.
- Brugerdefinerede etiketter har en grænse på 100 tegn, så du kan inkludere korte anvisninger, hvis det er nødvendigt.
- Vælg tilbage-ikonet for at gå tilbage til den oprindelige etiket
.
Aftalenavn kan f.eks. omdøbes til Kontraktnavn:
Klik på Modtagere til venstre for at gå til afsnittet Routing af modtagere
I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse arbejdsforløb med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution. Følgende anvisninger fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Routing af modtagere.
- Sådan tilføjer du en anden modtager før eller efter en eksisterende modtager:
- Klik på tilføjelsesikonet
. - Vælg den rolle, du vil bruge (alle roller, der er aktiveret for kontoen, vil være tilgængelige).
- Klik på tilføjelsesikonet
- Du kan angive en parallel gren ved at klikke på tilføjelsesikonet over en modtager og vælge Parallelle grene.
- Du kan slette en modtager ved at holde markøren over modtagerboblen og klikke på sletteikonet
.
- Du kan tilpasse en modtager ved at holde markøren over boblen og klikke på redigerings-ikonet
.
Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:
- Modtageretiket – tilpas etiketten til modtageren. Skift eksempelvis modtagerens standardetiket til Køber.
- Modtagernes labels skal være entydige i et workflow.
- Modtager – angiv modtagerens standardmailadresse.
- Tilføj modtagergruppe - Vælg denne knap for at tilføje en genanvendelig modtagergruppe fra listen over modtagergrupper, der er tilgængelige for dig.
- Markér som modtagergruppe - Når dette er markeret, oprettes en modtagergruppe fra de mailadresser, der er angivet i feltet Modtager i stedet for en standard modtagerpost. Modtagergruppen kan efterlades tom eller udfyldes med én eller flere mailadresser fra feltet E-mail (kommaseparerede).
- Denne modtager er afsenderen– hvis markeret indsættes afsenderen som modtageren.
- Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der skal kræves en signatur fra modtageren.
- Redigerbar – aktivér denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at opdatere denne modtagers mailadresse på siden Send.
- Tilføj Privat besked– vælg denne indstilling for at sende en privat besked til modtageren. Private beskeder indsættes i modtagerens mail (ud over den globale besked) og på e-underskrivelsessiden.
- Modtager-CC – inkluder én eller flere CC-parter, der underrettes om aftalen på samme tid som modtageren. Denne CC er kun knyttet til den enkelte modtager.
- Rolle– opdater modtagerens rolle (underskriver, godkender, formularudfylder osv.).
- Bekræftelse af identitet – vælg, hvilken type identitetsbekræftelse der skal gælde for underskriveren. Kun de aktiverede indstillinger vil være synlige.
- Enkeltfaktorgodkendelser: ingen (mail), Acrobat Sign, engangsadgangskode til mail.
- Tofaktorgodkendelser: telefon, KBA, adgangskode og id-kort.
Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.
Nedenfor er et eksempel på oplysninger omModtager og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og medunderskriver) og for de interne modtagere (salgschefens og chefens godkendelse) er blevet tilpasset.
Klik på Mails i venstre skinne for at gå til sektionen Mails.
I sektionen Mails kan du styre, hvilke notifikationer der sendes under signatur- og godkendelsesprocessen, baseret på bestemte hændelser.
Du kan f.eks. angive, at der sendes notifikationer til modtagere og cc-modtagere, når en aftale annulleres.
Klik på Dokumenter i venstre skinne for at gå til sektionen Dokumenter.
I sektionen Dokumenterkan du definere, hvordan dokumenter vedhæftes og administreres i arbejdsforløbet.
- Dokumenttitel – skriv en titel til dokumentet. Denne titel vises i sektionen Dokumenter på siden Opret .
- Filer – klik på ikonet Tilføj filer for at vedhæfte et dokument fra dit Acrobat Sign-skabelonsbibliotek. Dokumentet medtages automatisk, når arbejdsforløbet bruges.
- Hvis der ikke er valgt nogen fil, er det obligatorisk for afsenderen at uploade en fil, når aftalen sendes.
- Hvis et dokument er markeret som Påkrævet, vil den altid være vedhæftet, når arbejdsforløbet starter.
- Slet fil – for at fjerne en vedhæftet fil skal du trykke på ikonet (X) ved siden af filnavnet.
- Dokumentnavn – indtast et relevant navn, så afsenderen kan identificere dokumentet. Standardnavnet er baseret på den uploadede fil, men kan redigeres.
- Påkrævet – angiv, om dokumentet skal indgå i aftalen.
- Tilføj dokument – vælg Tilføj dokument for at inkludere yderligere filer. Hvert dokument skal have en unik titel.
- Slet række – for at fjerne et dokument skal du trykke på ikonet (X) i den tilsvarende række.
Når du vedhæfter en Acrobat Sign-biblioteksskabelon til et arbejdsforløb, kan brugere kun få adgang til skabeloner, der opfylder følgende kriterier:
- Ejes af afsenderen personligt.
- Tildelt til samme gruppe som arbejdsforløbet.
- Tildelt til organisationen (skabeloner på kontoniveau), som nedarves af alle grupper.
Denne begrænsning eksisterer, fordi arbejdsforløb har et én-til-én forhold til grupper, hvilket betyder, at de er bundet til en enkelt gruppe ad gangen.
Det adskiller sig fra, hvordan brugere med medlemskaber i flere grupper (én-til-mange) oplever skabelonsbiblioteket. Disse brugere kan se alle skabeloner knyttet til hver gruppe, de tilhører. Arbejdsforløb forbliver dog begrænset i omfang og viser kun skabeloner relateret til deres tildelte gruppe.
Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:
Klik på Inputfelter for afsender i venstre skinne for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.
Disse inputfelter er knyttet til formularfelter i de vedhæftede dokumenter – uanset om de er foruddefineret i arbejdsforløbet eller uploadet af afsenderen.
Afsendere kan bruge disse felter til at forudfylde oplysninger, før de sender aftalen til modtagerne.
I panelet Inputfelter for afsender skal du vælge Tilføj felt for hvert felt, som afsenderen skal gennemgå og potentielt udfylde.
For hver tilføjet række skal du konfigurere følgende indstillinger:
- Visningsnavn – skriv en titel til feltet. Det vises på siden Opret som reference for afsenderen.
- Formularfeltnavn – indtast feltnavnet, som det vises i det vedhæftede biblioteksdokument. Navnet skal matche nøjagtigt med formularfeltet i dokumentet.
- Standardværdi – (valgfrit) indtast en standardværdi for feltet.
- Påkrævet – aktivér denne indstilling, hvis feltet skal udfyldes, før aftalen sendes.
- Redigerbar – Aktivër denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at ændre standardværdien.
- Slet række – Vælg ikonet (X) for at fjerne rækken.
Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender:
Når du er klar til at udrulle arbejdsforløbet, vælg Aktivér at gøre det tilgængeligt.
Under afprøvning indstil Hvem kan bruge dette arbejdsforløb til Kun mig for at sikre, at alle indstillinger virker som forventet.
Når du er sikker på, at arbejdsforløbet er korrekt konfigureret, skal du opdatere Hvem kan bruge dette arbejdsforløb til den passende produktionsindstilling, og Gem så dine ændringer.
