Sørg for, at dine underskrevne dokumenter forbliver læsbare, tilgængelige og kompatible årtier ind i fremtiden.
PDF/A er et specialiseret format, der er udviklet til langsigtet dokumentbevarelse. Det begrænser funktioner som kryptering, eksterne skrifttyper og ikke-understøttede multimedier for at holde filer selvstændige og tilgængelige over tid.
Brug af PDF/A hjælper med at overholde lovkrav, beskytter dokumentintegritet og undgår problemer med fremtidige filformater. Acrobat Sign gennemtvinger PDF/A-overholdelse gennem hele aftaleforløbet - fra upload til signatur til lager.
PDF/A-arbejdsforløb er især nyttige for organisationer med langsigtede arkiveringsbehov, f.eks. inden for finans, sundhedsvæsen og det offentlige.
Fordele ved at bruge PDF/A-arbejdsforløb
- Opfyld regler for overholdelse og opbevaring
- Bevar læsbar, stabil dokumentformatering
- Undgå omkostninger ved omformatering eller overførsel af arkiverede filer
- Øg tilliden til integriteten af underskrevne dokumenter
Konfiguration
Tilgængelighed:
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: Ikke konfigurerbar
- Acrobat Sign Solutions: Understøttes
- Acrobat Sign for Government: Understøttet
Konfigurationsomfang:
Administratorer kan aktivere denne funktion på konto- og gruppeniveau.
Få adgang til denne funktion ved at gå til administratorens konfigurationsmenu Globale indstillinger > PDF/A-arbejdsforløb
Følgende indstillinger er tilgængelige:
Aktivering af denne indstilling kræver, at alle uploadede dokumenter er PDF/A-2b-kompatible. Dette omfatter de oprindelige kildedokumenter, vedhæftede biblioteksdokumenter og vedhæftede filer, der er tilføjet af afsenderen eller underskriverne (via feltet Vedhæftede filer).
- PDF-filer, der ikke er kompatible med PDF/A-standarden, afvises.
- Alle andre filformater, der ikke er PDF, afvises.
Aktivering af denne funktion begrænser helt sikkert alle uploadede filer til at være i PDF-format.
Gør det muligt at uploade PDF-filer, der ikke er kompatible med PDF/A-standarden, og bruge dem som kildedokumenter, biblioteksskabeloner og vedhæftede filer. Der vises ingen fejl til afsenderen
Alle andre filformater, der ikke er PDF, afvises.
Felter med oprettet hyperlink har ikke mulighed for at bruge et eksternt link. Kun links inden for aftalesiderne er tilladt.
Administratorkontrollerne Adgangskodebeskyttelse af underskrevne dokumenter er ændret for at undertrykke enhver mulighed, der gør det muligt at anvende en forseglingsadgangskode:
Både grænsefladen Anmod om signaturer og Arbejdsforløb-designer fjerner muligheden for at tilføje en adgangskode på brugerniveau:
Acrobat Sign understøtter ikke redigering eller digital underskrivelse af PDF/A-dokumenter.
Aktivering af PDF/A-arbejdsforløb deaktiverer automatisk muligheden Download og underskriv med Acrobat for arbejdsforløb med digitale signaturer. Aftaler skal underskrives med cloudbaserede signaturer.
Sådan bruges det
Når det er aktiveret, inkluderer PDF/A-workflowet valideringstrin for at sikre fuld kompatibilitet:
- PDF-dokumenter valideres i forhold til PDF/A-2b-standarden.
- Filer, der opfylder PDF/A-kravene, accepteres og bevares under hele underskrivelsesprocessen.
- Hvis et dokument mislykkes med valideringen, blokeres aftalen, og der vises en fejlmeddelelse:
- {File Name}: Fil overholder ikke PDF/A-specifikationen - indikerer at den uploadede fil ikke opfylder kravene PDF/A-2b.
- {File Name}: Filen kan ikke uploades - angiver, at adgangskodebeskyttelse eller kryptering blokerer for upload af filen.
Det underskrevne dokument og dets revisionsrapport indeholder en overholdelsesmarkør, der identificerer PDF/A-status.
API-adfærd
Når PDF/A-arbejdsforløb er aktiveret, håndhæver relaterede API'er de samme begrænsninger:
- Hyperlinkfelter af typen EXTERNAL returnerer en INVALID_HYPERLINK_TYPE-fejl.
- Adgangskodebeskyttede sikkerhedsindstillinger returnerer fejlen PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- API-anmodninger, der involverer ikke-PDF/A-filer, afvises, medmindre indstillingen Ignorer PDF/A-fejl er aktiveret.
Bemærk følgende
PDF/A-kompatibilitet indfører begrænsninger for visse Acrobat Sign-funktioner:
- Adgangskodebeskyttelse er deaktiveret for PDF/A-aftaler.
- Muligheden for at føje Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode til en aftale (via aftaleindstillingerne eller Workflow Designer) undertrykkes for at forhindre anvendelse af en adgangskode.
- Kontrolelementerne i administratormenuen, der kræver en adgangskode til et underskrevet dokument, ændres for at fjerne alle indstillinger, der tillader adgangskoder.
- Eksterne hyperlinks er ikke tilladt. Hyperlinkfelter er begrænset til sidebaserede links i dokumentet.
- Ved oprettelse af felter på aftalen fjerner hyperlinkfelttypen muligheden for at inkludere et eksternt hyperlink.
- Kryptering er deaktiveret, selvom kryptering ikke kræver en adgangskode for at dekryptere dokumentet. Underskrevne PDF/A-dokumenter krypteres ikke efter download.
- Vedhæftede filer, der ikke overholder kravene, afvises. Uploadede vedhæftede filer skal også være PDF/A-2b-kompatible, herunder uploads fra modtagere.
