Para crear una plantilla de biblioteca, haz clic en la pestaña Inicio y, a continuación, selecciona Crear una plantilla reutilizable
Última actualización el
8 abr. 2025
Alerta:
Este artículo contiene información de la versión preliminar. Las fechas de lanzamiento, las funciones y otra información están sujetas a cambios sin previo aviso.
Nota:
La nueva versión de esta experiencia incluye las funciones más utilizadas, pero aún no corresponde a la funcionalidad completa de la versión clásica. Consulta la página Elementos compatibles para obtener una lista de las funciones disponibles actualmente y las que aún están en desarrollo. Se añadirán funciones adicionales en versiones futuras.
Utiliza las plantillas de documentos para agilizar los flujos de trabajo, reducir los errores y mantener el equipo trabajando con la versión más reciente de cada formulario.
Las plantillas de biblioteca permiten a los usuarios crear documentos reutilizables e interactivos. Estas plantillas pueden variar desde acuerdos sencillos con un solo campo de firma, como los acuerdos de no divulgación, hasta formularios complejos para la presentación de impuestos o la incorporación de empleados.
Si utilizas a menudo el mismo archivo para definir un acuerdo, una plantilla puede agilizar el proceso acelerando la entrega de documentos, garantizando la coherencia en el contrato firmado final y manteniendo al equipo al día con la versión más reciente.
Tipos de plantillas
Las plantillas de biblioteca se pueden crear de dos maneras:
- Plantillas de capa de campos de formulario: estas plantillas solo contienen los campos aplicados a un archivo cargado. Son ideales para las organizaciones que generan contratos dinámicamente con contenido personalizado, pero tienen un formato estandarizado. Cargue el archivo y aplique la capa de campo para colocar todos los campos.
- Plantillas de documento: estas plantillas incluyen tanto el archivo base como los campos predefinidos. Funcionan mejor para documentos clásicos y reutilizables que no requieren contenido dinámico, como formularios fiscales, solicitudes y acuerdos de no divulgación.
Nota:
El usuario que crea una plantilla es su propietario.
Solo el propietario puede editar la plantilla o ajustar el nivel de los permisos, a menos que la plantilla se comparta con su grupo u organización:
- Los administradores a nivel de cuenta pueden editar la plantilla en la sección Bibliotecas compartidas del menú de administración si la comparten con la organización.
- Los administradores de nivel de grupo pueden editar la plantilla desde la sección Bibliotecas compartidas del menú de administración si se comparten con un grupo en el que tienen autoridad de administración.
- Los administradores a nivel de cuenta también tienen acceso a todos los documentos compartidos con grupos.
Los administradores de nivel de cuenta o los administradores de grupo que supervisan al creador original pueden transferir la propiedad de plantilla a otro usuario.
Crear una plantilla de biblioteca
-
-
Se carga la página de configuración Crear una plantilla de biblioteca.
Arrastra y suelta tus archivos en la sección Añadir archivos o selecciona el botón Elegir archivos para abrir el panel de selección de archivos.
Se pueden adjuntar varios archivos para crear una plantilla mayor si es necesario.
-
Introduce el nombre de la plantilla en el campo Nombre de plantilla.
-
Configura el tipo de plantilla:
- Documento reutilizable : esta opción guarda el documento completo, el contenido y los campos de formulario.
- Capa de campos de formulario reutilizable: esta opción solo guarda la capa de campos de formulario para aplicarla a un documento diferente (distinto contenido con el mismo diseño).
- Ambos: estarán disponibles ambos tipos de plantillas.
Nota:Puedes cambiar el tipo de plantilla en cualquier momento editando las propiedades de la plantilla.
-
Configura Usuarios que pueden usar esta plantilla.
El acceso a una plantilla lo determina el usuario que la carga. Elige las siguientes opciones:
- Solo yo: la plantilla solo está disponible para el usuario que la carga.
- Cualquier usuario de mi grupo: la plantilla está vinculada al grupo del usuario que carga, lo que proporciona acceso a todos los miembros del grupo. Si el usuario puede acceder a varios grupos, se presentará otro menú desplegable para seleccionar el grupo al que se debe vincular la plantilla.
- Si el cargador se mueve a otro grupo, la plantilla permanecerá asociada al grupo original.
- Los administradores a nivel de grupo y de cuenta pueden editar la plantilla en el menú Bibliotecas compartidas.
- Al cambiar la asociación de grupo del plantilla, se elimina el acceso para el grupo anterior, pero no afecta a los acuerdos ya enviados.
- Las cuentas con la opción Usuarios en varios grupos verán un menú desplegable para seleccionar el grupo relacionado al enviar la plantilla.
- Cualquier usuario de mi organización: la plantilla es accesible para todos los usuarios de la cuenta.
- Los administradores a nivel de grupo y de cuenta pueden editar la plantilla en el menú Bibliotecas compartidas.
- Esta opción está siempre disponible, pero se producirá un error de permisos si el usuario carece de permiso para compartir plantillas en toda la organización.
Nota:- Eliminación de una plantilla: el usuario que sea el propietario de la plantilla puede eliminarla en cualquier momento.
- Edición de una plantilla el usuario propietario, así como los administradores de grupo y de cuenta, pueden editar la plantilla.
- Modificación de una plantilla en un acuerdo: otros usuarios pueden ajustar los campos seleccionando Previsualizar y añadir campos al enviar un acuerdo. Estos cambios solo se aplican al acuerdo específico que el remitente está editando y no modifica la plantilla original.
-
Seleccione Previsualizar y añadir campos para comenzar el proceso de creación de campos de formulario.
-
Agregar participantes
La página se actualiza para mostrar el panel Agregar participantes.
Antes de colocar los campos, el sistema debe saber cuántos participantes pueden estar implicados en la finalización del formulario. Esto garantiza que los campos se puedan asignar correctamente.
- Cada campo debe asignarse explícitamente a un participante, definido como un campo Prerrellenar para el remitente o establecido en Cualquiera.
- Añada el número máximo de destinatarios que pueden necesitar interactuar con el formulario seleccionando el icono más bajo la lista de participantes. Agrega participantes hasta que se agreguen todas las franjas de participantes necesarias. Por ejemplo, si la plantilla puede incluir hasta cuatro destinatarios, añada cuatro participantes.
Cuando haya terminado, seleccione Previsualizar y añadir campos para continuar.
Nota:Los valores Nombre de la plantilla, Tipo de plantilla y Quién puede utilizar la plantilla se pueden editar en este panel si también desea realizar ajustes.
-
Se abre el entorno de creación de formularios, donde se muestran todos los campos que ya hay en el documento cargado.
Para agregar más campos:
- Selecciona un tipo de campo en el panel izquierdo y arrástralo hasta el documento donde sea necesario.
- Al colocar un campo, se asigna automáticamente al participante seleccionado.
- Utiliza el botón Colocar campos automáticamente en la parte superior de la lista de campos para permitir que el sistema coloque los campos automáticamente.
- El sistema intenta asignar el tipo de campo adecuado en función del contenido del documento.
- Si no se detecta ningún tipo de campo específico, se coloca un campo de Texto.
- Todos los campos colocados automáticamente se asignan al participante seleccionado actualmente.
- Selecciona un tipo de campo en el panel izquierdo y arrástralo hasta el documento donde sea necesario.
-
Crea la plantilla cuando hayas terminado.
Siempre puedes volver y editarla más tarde.
