Diseño de la página Redactar personalizada con el Diseñador de flujo de trabajo personalizado.
En cuentas empresariales, todos los usuarios pueden crear páginas Redactar personalizada con el Diseñador de flujo de trabajo personalizado si está habilitado.
Las páginas Redactar personalizadas pueden variar desde una plantilla de redacción sencilla y personalizada, que incluye detalles de firma, tiempos de caducidad, mensajes personales, entre otros, hasta flujos de trabajo híbridos complejos y multifirma que aplican una conformidad estricta con las directivas de la empresa.
- Los Administradores de cuentas pueden crear flujos de trabajo para toda la cuenta o grupos específicos.
- Los Administradores de grupos pueden crear flujos de trabajo para sus grupos asignados.
- Los usuarios con permisos correctos pueden crear y compartir flujos de trabajo personales con sus grupos.
Acceso al Diseñador de flujo de trabajo personalizado:
- Vaya a la pestaña Flujos de trabajo en la barra de navegación superior.
- Seleccione Flujos de trabajo personalizados en el menú de la izquierda para ver los flujos de trabajo disponibles.
- Seleccione Crear flujo de trabajo para empezar a crear uno nuevo.
Al abrir un nuevo flujo de trabajo, aparece el encabezado Diseñador de flujo de trabajo debajo del logotipo.
En la parte superior de la página se encuentran varios indicadores y controles, como los siguientes:
- Indicador de estado: muestra el estado actual del flujo de trabajo:
- Borrador/inactivo: etiquetado como “Borrador”.
- Activo: etiquetado como “Activo”.
- Nombre del flujo de trabajo: muestra el nombre del flujo de trabajo (p. ej., Nuevo flujo de trabajo).
- Clonar flujo de trabajo: crea una copia del flujo de trabajo con un nuevo nombre.
- Eliminar flujo de trabajo: elimina el flujo de trabajo de la cuenta.
- Cerrar: para salir del flujo de trabajo. Aparece una indicación si hay cambios no guardados.
- Guardar: guarda todos los cambios.
- Activar/desactivar: activa o desactiva el estado del flujo de trabajo:
- Activado: el flujo de trabajo está marcado como “activo” y está disponible para los usuarios, grupos o la organización asignados.
- Desactivado: el flujo de trabajo permanece en estado “Borrador” y solo es accesible para el propietario o el administrador.
La creación de un flujo de trabajo implica la configuración de los siguientes detalles:
- Información del flujo de trabajo: nombra al flujo de trabajo, añade instrucciones personalizadas para los remitentes y asigna permisos.
- Información del acuerdo: personaliza cómo aparecen los detalles del acuerdo en la página Redactar personalizada.
- Destinatarios: define el orden de firma añdiendo firmantes y otros tipos de destinatarios.
- Correos electrónicos: especifica notificaciones por correo electrónico para diferentes participantes en cada fase del proceso de firma.
- Documentos: selecciona qué documentos se deben incluir en el flujo de trabajo.
- Campos de entrada del remitente: añade campos para que los remitentes introduzcan información antes de enviar un acuerdo. Esta entrada se combina en el acuerdo antes de que llegue a los firmantes y los aprobadores.
Todo lo configurado en el Diseñador de flujo de trabajo automatiza la página Redactar personalizada, lo que reduce la entrada manual de los remitentes. Los campos obligatorios se marcan con un asterisco (*), mientras que los campos opcionales se pueden personalizar o dejar en blanco.
El objetivo es prerrellenar la mayor cantidad de información posible, lo que hace que el proceso de envío sea más rápido, sencillo y menos propenso a errores.
La configuración y las propiedades definidas en un flujo de trabajo personalizado prevalecen sobre cualquier configuración en el nivel de grupo o cuenta. Esto se aplica a cualquier elemento configurable del flujo de trabajo.
Por ejemplo, si la configuración de nivel de grupo para la caducidad del documento es de cinco días y la plantilla de flujo de trabajo establece un plazo de finalización de tres días, el acuerdo caducará en tres días.
Cuando se abre el Diseñador de flujo de trabajo, se muestra el panel Información del flujo de trabajo:
En la página Información del flujo de trabajo, escriba la siguiente información:
- Nombre del flujo de trabajo: escriba un nombre único para el flujo de trabajo.
- Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo: especifica quién puede acceder al flujo de trabajo y usarlo.
- Instrucciones para el remitente: añade directrices en pantalla para los remitentes que utilizan el flujo de trabajo.
Estas configuraciones definen cómo se representa el flujo de trabajo en los menús y la IU, proporcionan acceso al usuario o grupo que debe poderlo utilizar e incluyen la opción para dar explicaciones sobre las instrucciones al remitente si es necesario.
Definición del nombre del flujo de trabajo
El nombre del flujo de trabajo se utiliza dentro de la interfaz de Acrobat Sign para identificar la plantilla del flujo de trabajo. Aparece en los ámbitos siguientes:
- Al seleccionar un flujo de trabajo en una lista.
- En la lista Flujo de trabajo personalizado.
- Al utilizar el filtro Flujo de trabajo en Exportaciones de informes y datos.
El nombre del flujo de trabajo nunca se muestra a los destinatarios, por lo que lo puedes utilizar para versiones, niveles de servicio o cualquier otra clasificación relevante para tu organización.
Configuración de Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo
La configuración de Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo determina qué usuarios pueden acceder al flujo de trabajo y utilizarlo. Las opciones disponibles son las siguientes:
- A continuación, se muestra un resumen de los cambios introducidos en la versión anterior.
Solo yo: el flujo de trabajo solo está disponible para el creador.
- Esta opción solo está disponible si se concede acceso a flujos de trabajo personalizados a todos los usuarios.
- Los usuarios de varios grupos pueden elegir a qué grupo se asigna el flujo de trabajo.
- A continuación, se muestra un resumen de los cambios introducidos en la versión anterior.
Grupo seleccionado: concede acceso a un grupo específico seleccionado en una lista desplegable.
- Los usuarios de varios grupos pueden crear flujos de trabajo para cualquier grupo al que pertenecen.
- Los flujos de trabajo están vinculados a un solo grupo; el selector de grupo se suprime de la página Redacción.
- Para compartir un flujo de trabajo con varios grupos, primero completa las pruebas y, después, clona el flujo de trabajo para cada grupo que necesite acceso.
- Los miembros del grupo pueden usar el flujo de trabajo y, si se concede acceso al flujo de trabajo personalizado para todos los usuarios, pueden clonar y modificar el flujo de trabajo para su propio uso.
- Los administradores de grupos pueden editar flujos de trabajo compartidos dentro de su grupo. Los administradores de cuentas pueden editar flujos de trabajo compartidos entre todos los grupos.
- A continuación, se muestra un resumen de los cambios introducidos en la versión anterior.
Cualquier usuario de mi organización: el flujo de trabajo está disponible para todos los usuarios de la cuenta de Acrobat Sign.
- Los flujos de trabajo a nivel de cuenta se pueden enviar desde cualquier grupo del que sea miembro el remitente.
- Los administradores a nivel de cuenta pueden editar cualquier flujo de trabajo compartido con respecto a la organización.
Elige la configuración adecuada en función de en qué medida se debe compartir el flujo de trabajo.
El selector de flujo de trabajo organiza los flujos de trabajo en tres carpetas en función de la configuración de acceso. Estas carpetas son:
- Solo yo: muestra los flujos de trabajo que el usuario ha creado para su uso personal.
- Mi grupo: contiene flujos de trabajo disponibles para el grupo asignado del usuario. Si el usuario es miembro de varios grupos, verá todos los flujos de trabajo asignados de nivel de grupo.
- Organización: incluye los flujos de trabajo accesibles para todos los usuarios de la cuenta de Acrobat Sign.
Si un usuario no tiene ningún flujo de trabajo en una carpeta específica, la carpeta no se mostrará, para así mantener la interfaz limpia y ordenada.
Proporciona instrucciones en la página Redacción personalizada
Los procesos nuevos y complejos pueden beneficiarse de algunas instrucciones integradas en la página Redacción.
Puedes formatear las instrucciones utilizando las siguientes etiquetas y atributos HTML:
- Formato de texto: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Listas: <ul> (lista no ordenada), <ol> (lista ordenada), <li> (elemento de lista)
- Imágenes: <img src="fully qualified path">
- Vínculos: <a href="fully qualified path">
Las rutas deben permitirse explícitamente si incluyes atributos src o href en la imagen o las etiquetas de vínculo. Envía las direcciones URL al equipo de asistencia al cliente para su aprobación.
Las instrucciones aparecen en la parte superior de la página Redactar personalizada. Los usuarios pueden expandir o contraer las instrucciones con el botón Más/Menos.
Estas instrucciones solo están visibles en la página Redacción personalizada y nunca se muestran a los destinatarios.
Definición de la información del acuerdo para la página Redactar personalizada
Al configurar la Información del acuerdo, especifique los detalles que se rellenarán en la página Redactar cuando se utilice el flujo de trabajo.
Detalles del acuerdo
- Nombre del acuerdo: escriba un nombre para el acuerdo. Esto aparece en la página Administrar y en el encabezado del correo electrónico Firme/Apruebe.
- Mensaje: escriba un mensaje para los destinatarios. Esto se muestra en la página Redactar.
Configuración de CC (con copia)
- CC: escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Separa varias direcciones con una coma (, ) o punto y coma ( ; ).
- Mínimo: establece el número mínimo permitido de direcciones de correo electrónico CC.
- Máximo: establece el número máximo permitido de direcciones de correo electrónico CC.
- Editable: habilite esta opción para permitir a los remitentes modificar las direcciones CC en la página Redactar.
Idioma del destinatario
- Esta configuración determina si el selector de idioma está disponible en la página Redactar y establece el idioma predeterminado del destinatario.
- No mostrar selector de idioma: se utiliza el idioma predeterminado del destinatario definido en el nivel de cuenta o grupo.
Opciones de envío
- Establecer contraseña para abrir un PDF descargado: permite que el remitente especifique una contraseña para un PDF descargado.
- Obligatorio: si está habilitada esta opción, los remitentes deben establecer una contraseña y no se puede desactivar esta opción en la página Redacción.
- Fecha límite de finalización: habilita la opción para establecer una fecha límite de finalización en la página Redactar.
- Días para completar el acuerdo: define el número predeterminado de días que tienen los destinatarios para completar la firma. Este valor se puede editar siempre en la página Redactar.
- Permitir la creación de documentos antes de enviarlos: permite que los remitentes modifiquen los campos de formulario en el entorno de creación con la opción Previsualizar y agregar campos de firma.
- Habilitar creación de forma predeterminada: habilita automáticamente Previsualizar y agregar campos de firma en la página Redactar.
Seleccione la configuración adecuada para agilizar el proceso de envío, manteniendo la flexibilidad para los remitentes.
Edición de etiquetas de campos
Algunas etiquetas de campo son editables, tal como se indica con el icono de lápiz 
.
- Seleccione el icono de lápiz para introducir una etiqueta personalizada que aparece en la página Redactar cuando se utiliza el flujo de trabajo.
- Esto le permite cambiar el nombre de los campos para alinearlos con la terminología interna que los usuarios conocen.
- Las etiquetas personalizadas tienen un límite de 100 caracteres, por lo que si es necesario, puede incluir instrucciones breves.
- Para volver a la etiqueta original, seleccione el icono de revertir
.
Por ejemplo, Nombre del acuerdo puede cambiar por Nombre del contrato:
A continuación, se muestra un resumen de los cambios introducidos en la versión anterior.
Seleccione Destinatarios en el carril de la izquierda para acceder a la sección Distribución de los destinatarios
En la sección Distribución de los destinatarios puede especificar los destinatarios y su orden de participación, según las necesidades. Puede crear flujos de trabajo muy complejos con enrutamiento en serie, en paralelo, híbrida o híbrida anidada. Las instrucciones siguientes destacan la funcionalidad disponible para el enrutamiento de los destinatarios.
- Para agregar otro destinatario antes o después de uno existente, haga lo siguiente:
- Seleccione el icono añadir
. - Seleccione el rol que desea utilizar (todos los roles habilitados para la cuenta estarán disponibles).
- Seleccione el icono añadir
- Para especificar una rama paralela, seleccione el icono añadir sobre un destinatario y luego, Ramas paralelas.
- Para eliminar un destinatario, pase el cursor sobre su burbuja y haga clic en el icono eliminar.
- Para personalizar un destinatario, pase el cursor sobre la burbuja y seleccione el icono de edición
.
Al editar un destinatario puede configurar lo siguiente:
- Etiqueta del destinatario: personalice la etiqueta para el destinatario. Por ejemplo, puede cambiar la etiqueta predeterminada a Buyer.
- Dentro de un flujo de trabajo, las etiquetas de los destinatarios deben ser únicas.
- Correo electrónico: escribe la dirección de correo electrónico predeterminada del destinatario.
- Añadir grupo de destinatarios: selecciona este botón para añadir un grupo de destinatarios reutilizable de la lista de grupos de destinatarios disponible.
- Marcar como grupo de destinatarios: cuando se selecciona, se crea un grupo de destinatarios a partir de las direcciones de correo electrónico incluidas en el campo Destinatario en lugar de un registro de correo electrónico de destinatario estándar. El grupo de destinatarios puede dejarse vacío o rellenarse con una o varias direcciones de correo electrónico del campo Correo electrónico (delimitado por comas).
- Este destinatario es el remitente. Cuando se selecciona, el remitente se inserta como destinatario.
- Necesario: active esta opción si precisa la firma del destinatario.
- Editable: active esta opción para permitir que el remitente actualice la dirección de correo electrónico de este destinatario en la página Enviar.
- Añadir mensaje privado: selecciona esta opción para proporcionar un mensaje privado al destinatario. Los mensajes privados se insertan en el correo electrónico del destinatario (además del mensaje global) y en la página de firma electrónica.
- Destinatario CC: incluye una o varias partes CC que reciben una notificación sobre el acuerdo al mismo tiempo que el destinatario. Esta CC solo está vinculada al destinatario individual.
- Función: permite actualizar la función del destinatario (firmante, aprobador, rellenador del formulario, etc.).
- Autenticación: selecciona qué tipo de verificación de la identidad se requiere para el firmante. Solo estarán visibles las opciones que se hayan activado.
- Autenticaciones de un solo factor: ninguna (correo electrónico), Acrobat Sign, OTP de correo electrónico.
- Autenticación de doble factor: teléfono, KBA, contraseña e identificación oficial.
Asegúrese de Guardar cualquier configuración del establecida para el destinatario.
A continuación se muestra un ejemplo de la información del Destinatario y un enrutamiento en el que se han personalizado las etiquetas de ambos firmantes (Firmante y Cofirmante) y la de los destinatarios internos (Representante de ventas y Aprobación ejecutiva).
Seleccione Correos electrónicos en el carril de la izquierda para ir a la sección Correos electrónicos.
En la sección Correos electrónicos se pueden controlar las notificaciones que se envían durante el proceso de firma y aprobación, en función de eventos específicos.
Por ejemplo, se pueden configurar las notificaciones para ser enviadas a los destinatarios y a los CC cuando se cancela un acuerdo.
A continuación, se muestra un resumen de los cambios introducidos en la versión anterior.
Seleccione Documentos en el carril de la izquierda para desplazarse a la sección Documentos.
En la sección Documentos , se pueden definir cómo se adjuntan y administran los documentos en el flujo de trabajo.
- Título de documento: introduce un título para el documento. Este título aparece en la sección Documentos en la página Redactar.
- Archivos: seleccione el icono Añadir archivo para adjuntar un documento de la biblioteca de plantillas de Acrobat Sign. El documento se incluye automáticamente cuando se utiliza el flujo de trabajo.
- Si no se selecciona ningún archivo, el flujo de trabajo permite al remitente proporcionar uno al enviar el acuerdo.
- Si un documento está marcado como Obligatorio, siempre se adjunta al empezar el flujo de trabajo.
- Eliminar archivo: para eliminar un archivo adjunto, seleccione el icono (X) situado junto al nombre del archivo.
- Nombre del documento: escriba un nombre significativo para que el remitente pueda identificar el documento. El nombre predeterminado se basa en el archivo cargado, pero se puede editar.
- Obligatorio: especifica si el documento debe incluirse en el acuerdo.
- Añadir documento: seleccione Añadir documento para incluir archivos adicionales. Cada documento debe tener un título único.
- Eliminar fila: para quitar un documento, seleccione el icono (X) en la fila correspondiente.
Al adjuntar una plantilla de biblioteca de Acrobat Sign a un flujo de trabajo, los usuarios solo pueden acceder a las plantillas que cumplen con los siguientes criterios:
- En propiedad del remitente personalmente.
- Asignada al mismo grupo que el flujo de trabajo.
- Asignada a la organización (plantillas de nivel de cuenta), que heredan todos los grupos.
Esta restricción existe porque los flujos de trabajo tienen una relación individual con grupos, lo que significa que están vinculados a un solo grupo al mismo tiempo.
Esto difiere de cómo los usuarios con abonos en varios grupos (uno a varios) experimentan la biblioteca de plantillas. Estos usuarios pueden ver todas las plantillas asociadas a cada grupo al que pertenecen. Sin embargo, los flujos de trabajo permanecen limitados en el ámbito y solo muestran plantillas relacionadas con su grupo asignado.
A continuación se muestra un ejemplo de una sección Documentos configurada:
Seleccione Campos de entrada del remitente en la barra de la izquierda para obtener acceso a la sección Campos de entrada del remitente.
Estos campos de entrada se asignan a campos de formulario en los documentos adjuntos, ya sean predefinidos en el flujo de trabajo o cargados por el remitente.
Los remitentes pueden utilizar estos campos para prerrellenar información antes de enviar el acuerdo a los destinatarios.
En el panel Campos de entrada del remitente, seleccione Añadir campo para cada campo que el remitente debe revisar y, potencialmente, completar.
Para cada fila añadida, defina la siguiente configuración:
- Nombre para mostrar: introduzca un título para el campo. Esto aparece en la página Redactar como referencia para el remitente.
- Nombre del campo de formulario: escriba el nombre del campo como aparece en el documento de biblioteca adjunto. El nombre debe coincidir con el campo de formulario del documento.
- Valor predeterminado: (opcional) escriba un valor predeterminado para el campo.
- Obligatorio: habilite esta opción si el campo debe completarse antes de enviar el acuerdo.
- Editable: habilite esta opción para permitir que el remitente modifique el valor predeterminado.
- Eliminar fila: seleccione el icono (X) para quitar la fila.
A continuación se muestra un ejemplo de Campos de entrada del remitente:
Cuando esté listo para implementar el flujo de trabajo, seleccione Activar para que esté disponible.
Durante la prueba, establezca Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo en Solo yo para garantizar que todas las configuraciones funcionen según lo previsto.
Una vez que esté seguro de que el flujo de trabajo está configurado correctamente, actualice los Usuarios que pueden usar este flujo de trabajo en la configuración de producción adecuada y Guarde los cambios.
