Asegúrese de que los documentos firmados permanezcan legibles, accesibles y compatibles durante décadas en el futuro.
PDF/A es un formato especializado desarrollado para la preservación de documentos a largo plazo. Restringe funciones como el cifrado, las fuentes externas y los medios multimedia no compatibles para mantener los archivos autosuficientes y accesibles a lo largo del tiempo.
El uso de PDF/A ayuda a cumplir los requisitos normativos, protege la integridad del documento y evita problemas futuros de formato de archivo. Acrobat Sign aplica la compatibilidad de PDF/A durante todo el flujo de trabajo del acuerdo, desde la carga hasta la firma hasta el almacenamiento.
Los flujos de trabajo de PDF/A son especialmente útiles para las organizaciones con necesidades de archivado a largo plazo, como en los sectores financiero, sanitario y gubernamental.
Ventajas del uso de flujos de trabajo PDF/A
- Acatar la normativa sobre cumplimiento y retención
- Mantener el formato estable y legible del documento
- Evite los costes de la reforma o migración de archivos archivados
- Crear confianza en la integridad de los registros firmados
Configuración
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: no configurables
- Acrobat Sign Solutions: compatible
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible
Ámbito de configuración:
Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.
Acceda a esta función navegando por el menú de configuración del administrador hasta Configuración global > Flujos de trabajo PDF/A
Están disponibles las siguientes opciones:
La activación de esta configuración requiere que todos los documentos cargados sean compatibles con el PDF/A-2b. Esto incluye los documentos de origen iniciales, los documentos adjuntos de biblioteca y los archivos adjuntos agregados por el remitente o los firmantes (a través del campo Archivos adjuntos).
- Los PDF que no son compatibles con el estándar PDF/A se rechazan.
- Se rechazan todos los demás formatos de archivo que no sean PDF.
Al activar esta función, se limita en absoluto a que todos los archivos cargados tengan el formato PDF.
Permite cargar y utilizar PDF que no sean compatibles con el estándar PDF/A como documentos de origen, plantillas de biblioteca y archivos adjuntos. No se presenta ningún error al remitente
Se rechazan todos los demás formatos de archivo que no sean PDF.
Los campos de hipervínculo creados no tienen la opción de utilizar un vínculo externo. Solo se permiten los vínculos dentro de las páginas del acuerdo.
Los controles de administración de Protección con contraseña de documento firmado se modifican para suprimir cualquier opción que permita aplicar una contraseña de sellado:
Las interfaces Solicitar firmas y Diseñador de flujos de trabajo eliminan la opción de añadir una contraseña en el nivel de usuario:
Acrobat Sign no admite editar ni firmar digitalmente documentos PDF/A.
Al habilitar Flujos de trabajo PDF/A se desactiva automáticamente la opción Descargar y firmar con Acrobat para los flujos de trabajo de firma digital. Los acuerdos deben firmarse con firmas basadas en la nube.
Utilización
Cuando está habilitada, el flujo de trabajo de PDF/A incluye los pasos de validación para garantizar la plena conformidad:
- Los documentos PDF se validan en función del estándar PDF/A-2b.
- Los archivos que cumplen con los requisitos de PDF/A se aceptan y se conservan durante todo el proceso de firma.
- Si un documento falla en la validación, el acuerdo se bloquea y se muestra un mensaje de error:
- {Nombre de archivo}: El archivo no cumple la especificación PDF/A - Indica que el archivo cargado no cumple los requisitos de PDF/A-2b.
- {Nombre del archivo}: no se puede cargar el archivo - Indica que la protección o el cifrado por contraseña bloquean la carga del archivo.
El documento firmado y su informe de auditoría incluyen un marcador de cumplimiento que identifica el estado de PDF/A.
Comportamiento de API
Cuando los flujos de trabajo de PDF/A están habilitados, las API relacionadas aplican las mismas restricciones:
- Los campos de hipervínculo del tipo EXTERNO devuelven un error INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Las opciones de seguridad protegidas con contraseña devuelven un error PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- Las solicitudes de API que impliquen archivos que no sean PDF/A se rechazan a menos que la configuración Ignorar errores de PDF/A esté habilitada.
Lo que debes saber
La compatibilidad de PDF/A impone restricciones sobre algunas funciones de Acrobat Sign:
- La protección con contraseña está desactivada para los acuerdos PDF/A.
- La opción para añadir Protección de documento firmado con contraseña a un acuerdo (a través de la configuración del acuerdo o del diseñador de flujos de trabajo) se suprime para evitar la aplicación de una contraseña.
- Los controles del menú de administración para requerir una contraseña de documento firmado se modifican para eliminar todas las opciones que permiten las contraseñas.
- Los hiperenlaces externos no están permitidos. Los campos de hipervínculo están limitados a vínculos basados en la página dentro del documento.
- Al crear campos en el acuerdo, el tipo de campo del hipervínculo elimina la opción de incluir un hipervínculo externo.
- El cifrado está deshabilitado, incluso si el cifrado no requiere una contraseña para descifrar el documento. Los documentos PDF/A firmados no se cifran después de descargarse.
- Se rechazan los Archivos adjuntos no compatibles. Los archivos adjuntos cargados también deben ser compatibles con el PDF/A-2b, incluidos los archivos cargados de los destinatarios.
