Proteger los acuerdos contra la filtración accidental de información cuando se comparten usuarios o grupos dentro de una organización.
Acceso restringido a los acuerdos es una función diseñada para proteger a los destinatarios de filtraciones de datos no deseadas, especialmente dentro de sus organizaciones, mediante el uso compartido de usuarios o grupos que concede a otros usuarios acceso a todo el contenido de un usuario.
Los controles de Acceso restringido a los acuerdos permiten marcar a los destinatarios como “restringidos” dentro del ámbito del acuerdo. El identificador restringido se puede aplicar mediante una regla o configurarse para permitir que los remitentes controlen manualmente si los destinatarios deben marcarse como tales.
Cuando un acuerdo está marcado como restringido, el uso compartido del acuerdo se suprime de forma predeterminada:
- Todos los destinatarios están en el ámbito de las restricciones.
- El acuerdo restringido no aparece en la vista compartida del destinatario de su página Administrar.
- El acuerdo restringido no aparece en la vista compartida del remitente de su página Administrar.
- El acuerdo restringido no se delega automáticamente a través de las reglas de delegación automática de Acrobat Sign del usuario. (Los administradores pueden suprimir este comportamiento).
Para los destinatarios, el acceso al acuerdo ha modificado las reglas de acceso en la interfaz de usuario de Acrobat Sign:
- El destinatario puede firmar el acuerdo a través de la página Administrar
- El destinatario no puede ver o descargar el acuerdo de la página Administrar hasta que se firme.
- Una vez completado el acuerdo, el destinatario puede verlo y descargarlo como siempre.
El comportamiento anterior solo se aplica a la IU web de Acrobat Sign. El acceso a los acuerdos a través de la API sigue proporcionando acceso completo a los acuerdos.
Disponibilidad:
Los controles de Acceso restringido a los acuerdos solo están disponibles en los planes de licencias de empresa.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Utilización
Los administradores pueden configurar la funcionalidad para que los remitentes la editen o no.
- Cuando la funcionalidad está habilitada para la configuración del remitente, los controles editables se encuentran en la sección Configuración del acuerdo al redactar un nuevo acuerdo.
- Cuando la función no está habilitada para que los usuarios la editen, la interfaz de la función se elimina de la sección Configuración del acuerdo de la página Redactar.
Un remitente selecciona o anula la opción de acceso restringido según sea necesario.
Si la opción del remitente para editar la configuración está deshabilitada, la experiencia configurada se aplica fuera de la vista del remitente.
Hay cuatro controles dentro de la familia de funciones:
Cuando la funcionalidad está habilitada, todos los acuerdos enviados desde el grupo tendrán las reglas de Acceso restringido a los acuerdos aplicadas a todos sus acuerdos.
Si solo está activada esta opción, no hay ninguna indicación en la interfaz del remitente. La configuración se aplica sin interactuar.
Cuando la configuración está deshabilitada, las reglas de Acceso restringido a los acuerdos no se aplican a ningún acuerdo.
Cuando está activada, la opción Acceso restringido se vuelve visible y editable en la interfaz del remitente (en la sección Configuración del acuerdo de la página Redactar).
Cuando está activada, la opción para restringir el acceso al acuerdo está activada (marcada) de forma predeterminada al crear un nuevo acuerdo. A continuación, los remitentes pueden desmarcar manualmente la opción en la sección Configuración del acuerdo.
Cuando la funcionalidad Acceso restringido a los acuerdos está habilitada, Acrobat Sign bloquea automáticamente la delegación automática de acuerdos en función de la configuración del perfil de un usuario. Esto impide que los acuerdos se deleguen hasta que el destinatario firme.
Los administradores pueden seleccionar la opción Permitir delegación automática para los acuerdos con acceso restringido para permitir la delegación automática incluso cuando el acceso restringido está habilitado, siguiendo las reglas de delegación automática del usuario como siempre.
Lo que debes saber
- La implementación de la API de esta función tiene una diferencia de experiencia en cuanto a cuándo se puede acceder al documento si el tipo de autenticación de segundo factor está establecido en “Ninguno”:
- En la interfaz de Acrobat Sign, el destinatario no puede ver o descargar el acuerdo hasta que se firme. Aunque no se haya configurado ninguna autenticación de doble factor, el acceso al acuerdo se desactivará eliminando las acciones Ver y descargar.
- Al utilizar la API, el acuerdo se puede ver y descargar con el token una vez superada la autenticación. En el caso de que no se configure ninguna autenticación de doble factor, el acuerdo se puede ver o descargar antes de que se firme.
