Solicitar firmas a los demás: nueva versión

Selecciona la pestaña Enviar en la barra de navegación superior.

De este modo, se inicia automáticamente la primera fase del proceso y se recopilan los archivos del acuerdo.

Selecciona el grupo correcto desde el que se debe enviar el acuerdo (si está disponible). Si el selector de grupo está atenuado, solo tendrás acceso a un grupo.

El selector de grupo permanece activo durante todo el proceso de configuración del acuerdo, por lo que siempre puedes cambiar el grupo. Sin embargo:

• al cambiar el grupo se descartarán todas las configuraciones y podrás volver a empezar.
• al cambiar el grupo, no se cambia el logotipo en la pantalla del remitente. Los correos electrónicos posteriores y la experiencia de firma sí utilizan el logotipo correcto para el grupo desde el que se envía el acuerdo.

Arrastra y suelta un archivo del sistema local en el campo Añadir archivo o selecciona el vínculo Elegir archivos. Se abre el selector de archivos.

Selecciona el archivo que deseas utilizar en el acuerdo, ya sea en el sistema local, en la biblioteca de plantillas o en la unidad sincronizada de Microsoft OneDrive.

• Al seleccionar un archivo del sistema local, el proceso pasa automáticamente a la fase dos inmediatamente.
• El uso de plantillas te permite seleccionar varios archivos.
  • Selecciona Confirmar si utilizas plantillas para avanzar a la fase dos.
• El almacenamiento en la nube te permite seleccionar varios archivos de una cuenta de OneDrive conectada de un usuario.

La segunda fase de redactar el acuerdo consiste en completar o verificar los detalles y la configuración del acuerdo.

Para empezar, asegúrate de que todos los archivos se han adjuntado al acuerdo y están en el orden correcto.
Los acuerdos con varios archivos combinarán todos los archivos en un solo PDF. El orden en el que aparecen los archivos en el campo de archivos dicta el orden en el que aparecen en el PDF final.

Si deseas añadir más archivos, puedes arrastrarlos y soltarlos en el campo Añadir archivo o seleccionar el vínculo Elegir más archivos para abrir el selector de archivos.

Reorganiza los archivos haciendo clic y arrastrando el archivo a la posición correcta en la lista de archivos.

Comprueba o actualiza el Nombre del acuerdo.

El nombre del acuerdo se rellena inicialmente con el nombre del primer archivo que se adjuntará al acuerdo.

Este campo se puede editar a cualquier valor que desees haciendo clic en él y escribiendo.  
Ten en cuenta que el nombre del acuerdo se inserta en la línea de asunto del correo electrónico del destinatario y es el campo más destacado que se muestra en la página Administrar .

Actualiza el campo Mensaje.

El campo del mensaje se rellena en el cuerpo del correo electrónico enviado a todos los destinatarios. Este debe ser un mensaje de bienvenida global, o un conjunto de instrucciones, o cualquier cosa que creas que es mejor comunicarla a todos los destinatarios. 

• Los mensajes están limitados a 10 000 caracteres
• Los niveles de servicio de negocios y empresariales permiten que el texto del mensaje utilice vínculos activos. 
  • Además, el texto del mensaje visible en la página Firma electrónica y Administrar del acuerdo contiene vínculos en los que se puede hacer clic.
  • Formatos de vínculos que se convierten automáticamente:
    • URL completas: https://adobe.com
    • Las URL que contienen solo el dominio: adobe.com
    • Las URL que incluyen una ruta: adobe.com/foo
    • Las URL con parámetros de consulta y hash: adobe.com/foo?bar=1#baz
      
    • Direcciones de correo electrónico: echosign@adobe.com
  • Los vínculos de URL abren una nueva pestaña del explorador para el destinatario cuando se seleccionan.
  • Los vínculos de correo electrónico abren un nuevo correo electrónico mediante el cliente de correo electrónico del sistema local. El campo Para: se rellena automáticamente con la dirección de correo electrónico.

Realiza la Configuración del acuerdo.

Fase tres: comprender el ciclo de firma y añadir destinatarios.

La sección Destinatario define el ciclo de firma, los participantes incluidos en el acuerdo, cómo se espera que interactúen con el acuerdo y cómo se representan en el registro de auditoría del acuerdo. Es más fácil de lo que parece, pero requiere que comprendas el flujo de firmas que esperas (p. ej., firmante del cliente > contrafirma interna > aprobación interna del responsable > destinatario certificado en el aprovisionamiento).

Una vez que comprendas el flujo de firmas, comienza a añadir destinatarios.

Define el flujo de firmas: secuencial o paralelo.

El flujo de firmas viene determinado por la casilla de verificación Los destinatarios deben firmar en orden.

• Cuando está habilitada, se observa un flujo secuencial. A los destinatarios se les notifica a cada uno por separado a medida que el acuerdo avanza por el ciclo de firma de los registros de los destinatarios. El acuerdo se completa cuando el último destinatario completa su acción.
  
  • El enrutamiento híbrido requiere un flujo secuencial.
  • Utiliza un flujo secuencial si no estás seguro o crees que puede ser necesario un flujo híbrido.
    
• Cuando la casilla no está marcada, se utiliza un flujo paralelo. Se notifica a todos los destinatarios al mismo tiempo y el acuerdo se completa cuando todos los destinatarios han firmado.

Define el registro del destinatario.

El destinatario se define en una fila (registro) que contiene varias opciones configurables. Está bien utilizar el mismo correo electrónico en más de un registro de destinatario (p. ej., una familia que tenga tres firmantes, pero comparta la misma dirección de correo electrónico). Acrobat Sign trata cada registro de destinatario como un participante único.

Para definir el destinatario, haz lo siguiente:

• Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario.
  • A medida que escribes la dirección de correo electrónico, una lista desplegable mostrará las direcciones de correo electrónico de la libreta de direcciones que coincidan con lo que has escrito. Puedes seleccionar un correo electrónico de esta lista en cualquier momento para completar la dirección en el campo de destinatario.
• Asigna una función. Las funciones proporcionan contexto y claridad en las instrucciones al destinatario y en el informe de auditoría. Algunas funciones limitan la actividad del destinatario (como las funciones de Delegador, que solo pueden delegar).
• Selecciona el método de envío. Los vínculos a firmas pueden enviarse a través de Correo electrónico o SMS a un smartphone o ambos. Ten en cuenta que el envío de SMS es un servicio premium y debe pagarse por adelantado.
  • Si se selecciona SMS, el remitente deberá facilitar el número de teléfono del destinatario.

Defina la Configuración del destinatario para cada destinatario.

Si lo deseas, añade destinatarios adicionales y ajusta su orden.

Si tienes más de un destinatario en el flujo de firmas, añádelos seleccionando el icono del símbolo más situado justo debajo de la lista de destinatarios. 

Los registros de destinatarios se pueden añadir como:

• Yo mismo: añade el remitente como el siguiente registro de destinatario.
• Persona: un destinatario independiente identificado por su dirección de correo electrónico.
• Grupo: ya sea un grupo de destinatarios o un grupo de firma paralelo (se utiliza para definir flujos de firma híbridos).
• Sello electrónico: si el remitente tiene acceso para colocar sellos electrónicos, la opción es visible y puede colocarse igual que lo haría un destinatario humano.
• CC: esta opción añade un usuario como un participante en CC "global". Las partes en CC no interactúan con el acuerdo; reciben una notificación una vez cuando se envía y cuando se completa.

Define cada registro de destinatario con un correo electrónico, una función, un método de autenticación y un mensaje privado según sea necesario.

Para eliminar un registro de destinatario, selecciona la papelera en el extremo derecho del registro.

Ajusta el orden de firma según sea necesario.

Si has seleccionado un flujo de firma secuencial, el índice de firma numérico aparece justo antes del selector de funciones en el registro de destinatario.

Para ajustar el registro de destinatario, utiliza las flechas arriba y abajo para mover el registro de destinatario hacia arriba o hacia abajo en la lista de destinatarios. El índice de firma se actualiza en consecuencia.

Previsualiza el acuerdo y añade campos de firma.

Cuando estén añadidos todos los destinatarios, selecciona el botón Previsualizar y añadir campos para abrir el entorno de creación.

Si utilizas plantillas de documentos con campos ya configurados y tienes la seguridad de que la ubicación de los campos se asigna correctamente a la lista de destinatarios, puedes seleccionar Enviar ahora para enviar el acuerdo inmediatamente.

Fase cuatro: creación

El entorno de creación de hacer clic e insertar intenta detectar automáticamente los campos e insertarlos de forma inteligente. El éxito relativo de este proceso depende de la estructura del documento subyacente.

• Todos los campos insertados son campos de texto de forma predeterminada.
• Todos los campos insertados se asignan al primer destinatario de forma predeterminada.
• Es probable que haya algunos campos que deban eliminarse, moverse, cambiar su tamaño, reasignarse o modificarse a un nuevo tipo de campo.

Empieza limpiando los campos insertados automáticamente y, después, inserta los nuevos campos que necesites.

Elimina los campos no deseados.

1. Haz clic en el campo para activar el menú contextual.
2. Selecciona el icono eliminar.

Mueve los campos que necesites cambiar de posición.

Pasa el puntero sobre el campo hasta que veas la flecha de cuatro puntos y, a continuación, haz clic y arrastra el campo a su posición.

Cambia el tamaño de los campos según sea necesario.

Selecciona el campo, pasa el ratón por encima de cualquier borde o esquina hasta que veas la flecha de dos puntos y, a continuación, haz clic y arrastra el borde del campo al tamaño de campo deseado.

Cambiar la asignación de destinatarios del campo (cuando hay varios destinatarios).

El sistema de Adobe Sign debe saber qué campos poner a disposición de los destinatarios. Esto se hace asignando cada campo a un destinatario (o a cualquiera, pero debes identificar explícitamente Cualquiera como destinatario). Como se ha mencionado, los campos detectados automáticamente se asignan todos al destinatario seleccionado.

Observa que los campos de cada destinatario están codificados por colores para ese destinatario, lo que facilita la identificación de los campos.

• Al abrir la lista de destinatarios en la esquina superior izquierda, se muestran todos los destinatarios con su punto codificado de color junto a su correo electrónico.
• El campo de destinatario seleccionado muestra su color en el marco que rodea el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario.
• Los campos que aparecen en el panel izquierdo adoptan el color (ligeramente descolorido) del destinatario seleccionado.

Cambia el tipo de campo según sea necesario.

Dado que la mayoría de los campos detectados automáticamente son campos de Texto,es posible que tengas que cambiar algunos campos a tipos de campo distintos.

Coloca los campos que sean necesarios.

Asegúrate de que al menos un campo de firma se haya asignado a cada destinatario que firma el documento.

Si hay otros campos, para admitir la firma o recopilar información adicional, deberán colocarse en el formulario.

Para colocar un campo:

1. Selecciona el destinatario en el menú desplegable Destinatario. Es el destinatario al que se asignarán todos los campos que coloques posteriormente.
2. En el panel izquierdo, elija el campo.
3. Haz clic en el documento donde deseas colocar el campo. (O bien, arrastra y suelta el campo).
4. Ajuste el tamaño y la posición del campo según sea necesario.
5. Repita el proceso para cada destinatario hasta que se hayan colocado todos los campos obligatorios.

Guarda o envía el acuerdo.

• Guardar: almacena el acuerdo en estado Borrador en la página Administrar y conserva todas las configuraciones de campo.
• Enviar: inicia el proceso de firma enviándolo por correo electrónico al primer destinatario (o a todos los destinatarios si utilizas un flujo de trabajo de firma paralelo).