Suunnittele mukautettu Laadi-sivu, jossa on Mukautettu työnkulun suunnittelutoiminto.
Yritystileissä kaikki käyttäjät voivat luoda mukautettuja Laadi-sivuja käyttämällä Mukautettua työnkulun suunnittelutoimintoa , jos se käytössä.
Mukautetut Laadi-sivut voivat vaihdella yksinkertaisista, personoiduista laatimismalleista – mukaan lukien allekirjoitustiedot, vanhentumisajat, henkilökohtaiset viestit ja niin edelleen – monimutkaisiin, usean allekirjoituksen hybridityönkulkuihin, jotka varmistavat yrityksen käytäntöjen tiukan noudattamisen.
- Tilin järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja koko tilille tai tietyille ryhmille.
- Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat luoda työnkulkuja määritetyille ryhmilleen.
- Käyttäjät, joilla on oikeat käyttöoikeudet, voivat luoda ja jakaa henkilökohtaisia työnkulkuja ryhmiensä kanssa.
Mukautetun työnkulun suunnittelutoiminnon käyttäminen:
- Siirry Työnkulut-välilehdelle ylänavigointipalkissa.
- Valitse Mukautetut työnkulut vasemmasta valikosta nähdäksesi käytettävissä olevat työnkulut.
- Aloita uuden työnkulun määrittäminen valitsemalla Luo työnkulku.
Kun avaat uuden työnkulun, Työnkulun suunnittelutoiminto -otsikko näkyy logon alla.
Sivun yläreunasta löydät useita ilmaisimia ja säätimiä:
- Tilan ilmaisin – Näyttää työnkulun nykyisen tilan:
- Luonnos/ei-aktiivinen – Merkitty ”Luonnokseksi”.
- Aktiivinen – Merkitty ”Aktiiviseksi”.
- Työnkulun nimi – Näyttää työnkulun nimen (esim. Uusi työnkulku).
- Kloonaa työnkulku – Luo työnkulusta kopion uudella nimellä.
- Poista työnkulku – Poistaa työnkulun tililtä.
- Sulje – Poistuu työnkulusta. Näkyviin tulee kehote, jos muutoksia ei ole tallennettu.
- Tallenna – Tallentaa kaikki muutokset.
- Aktivoi/deaktivoi – Vaihtaa työnkulun tilan:
- Aktivoitu – Työnkulku on merkitty aktiiviseksi, ja se on määritettyjen käyttäjien, ryhmien tai organisaation käytettävissä.
- Deaktivoitu – Työnkulku pysyy Luonnos-tilassa ja on vain omistajan tai järjestelmänvalvojan käytettävissä.
Työnkulun luominen edellyttää seuraavien tietojen määrittämistä:
- Työnkulun tiedot – Nimeä työnkulku, lisää mukautettuja ohjeita lähettäjille ja määritä käyttöoikeudet.
- Sopimustiedot – Mukauta, miten sopimustiedot näkyvät mukautetulla Laadi-sivulla.
- Vastaanottajat – Määritä allekirjoitusjärjestys lisäämällä allekirjoittajia ja muita vastaanottajatyyppejä.
- Sähköpostit – Määritä sähköposti-ilmoitukset eri osallistujille allekirjoitusprosessin jokaisessa vaiheessa.
- Dokumentit – Valitse työnkulkuun sisällytettävät dokumentit.
- Lähettäjän syöttökentät – Lisää kenttiä lähettäjille tietojen syöttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä. Tämä syöte sulautuu sopimukseen ennen kuin se saavuttaa allekirjoittajat ja hyväksyjät.
Kaikki Työnkulun suunnittelutoiminnossa määritetty auttaa automatisoimaan mukautettua Laadi-sivua, mikä vähentää lähettäjien manuaalista syöttöä. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*), ja valinnaiset kentät voidaan mukauttaa tai jättää tyhjiksi.
Tavoitteena on esitäyttää mahdollisimman paljon tietoa, mikä tekee lähetysprosessista nopeamman, helpomman ja vähemmän alttiin virheille.
Mukautetussa työnkulussa määritetyt asetukset ja ominaisuudet ylittävät kaikki ryhmä-/tilitason asetukset. Tämä koskee kaikkia työnkulun määritettävissä olevia elementtejä.
Esimerkiksi jos ryhmätason asetus asiakirjan vanhentumiselle on viisi päivää ja työnkulkumallissa määritetään kolmen päivän valmistumisen määräaika, sopimus vanhenee kolmen päivän kuluttua.
Kun Työnkulun suunnittelutoiminto avautuu, Työnkulun tiedot -paneeli tulee näkyviin:
Anna Työnkulun tiedot -sivulla seuraavat tiedot:
- Työnkulun nimi – anna työnkululle yksilöllinen nimi.
- Kuka voi käyttää tätä työnkulkua – määritä, kuka voi käyttää työnkulkua.
- Ohjeet lähettäjälle – lisää näyttöön ohjeita työnkulkua käyttäville lähettäjille.
Nämä asetukset määrittelevät, miten työnkulku esitetään valikoissa ja käyttöliittymässä, antavat käyttöoikeuden sitä tarvitsevalle käyttäjälle tai ryhmälle ja sisältävät vaihtoehdon selventää tarvittaessa ohjeita lähettäjälle.
Työnkulun nimen määrittäminen
Työnkulun nimeä käytetään Acrobat Sign -käyttöliittymän sisällä työnkulkumallin tunnistamiseen. Se näkyy seuraavilla alueilla:
- Kun valitset työnkulkua luettelosta.
- Mukautettu työnkulku -luettelossa.
- Kun käytät Työnkulku-suodatinta raporteissa ja tietojen viennissä.
Työnkulun nimeä ei koskaan näytetä vastaanottajille, joten voit käyttää sitä versioinnissa, palvelutasoissa tai missä tahansa muussa organisaatiollesi oleellisessa luokituksessa.
Määrittäminen: Kuka voi käyttää tätä työnkulkua
Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -asetus määrittää, ketkä käyttäjät voivat käyttää työnkulkua. Käytettävissä ovat seuraavat vaihtoehdot:
- Hyvät jäsenet,
Vain minä – työnkulku on vain tekijän käytettävissä.
- Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos mukautetun työnkulun käyttöoikeudet on myönnetty kaikille käyttäjille.
- Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat valita, mihin ryhmään he määrittävät työnkulun.
- Hyvät jäsenet,
Valittu ryhmä – antaa käyttöoikeuden tietylle avattavasta luettelosta valitulle ryhmälle.
- Useisiin ryhmiin kuuluvat käyttäjät voivat luoda työnkulkuja mille tahansa ryhmälle, johon he kuuluvat.
- Työnkulut on sidottu yhteen ryhmään. Ryhmän valitsin on estetty Laadi-sivulta.
- Jos haluat jakaa työnkulun useiden ryhmien kanssa, suorita ensin testaus ja kloonaa sitten työnkulku kullekin käyttöoikeuden tarvitsevalle ryhmälle.
- Ryhmän jäsenet voivat käyttää työnkulkua, ja jos kaikille käyttäjille myönnetään mukautetun työnkulun käyttöoikeus, he voivat kloonata ja muokata työnkulkua omaan käyttöönsä.
- Ryhmän järjestelmänvalvojat voivat muokata ryhmänsä sisällä jaettuja työnkulkuja. Tilin järjestelmänvalvojat voivat muokata kaikille ryhmille jaettuja työnkulkuja.
- Hyvät jäsenet,
Kuka tahansa käyttäjä organisaatiossani – työnkulku on kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.
- Tilitason työnkulut voidaan lähettää mistä tahansa ryhmästä, jonka jäsen lähettäjä on.
- Tilitason järjestelmänvalvojat voivat muokata mitä tahansa organisaatiotasolla jaettua työnkulkua.
Valitse sopiva asetus sen mukaan, kuinka laajasti työnkulku tulisi jakaa.
Työnkulun valitsin järjestää työnkulut kolmeen kansioon käyttöoikeusasetusten perusteella. Nämä kansiot ovat:
- Vain minä – Näyttää työnkulkuja, jotka käyttäjä on luonut henkilökohtaiseen käyttöön.
- Oma ryhmä – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat käyttäjän määritetyn ryhmän käytettävissä. Jos käyttäjällä on jäsenyys useissa ryhmissä, hän näkee kaikki ryhmätasolla määritetyt työnkulut.
- Organisaatio – Sisältää työnkulkuja, jotka ovat kaikkien Acrobat Sign -tilin käyttäjien käytettävissä.
Jos käyttäjällä ei ole työnkulkuja tietyssä kansiossa, kansiota ei näytetä, jotta käyttöliittymä pysyy puhtaana ja siistinä.
Anna ohjeet mukautetulla laatimissivulla
Uusien ja monimutkaisten prosessien yhteyteen on hyvä lisätä upotettuja ohjeita Laatimissivulle.
Voit muotoilla ohjeita käyttämällä seuraavia HTML-tunnisteita ja -määreitä:
- Tekstin muotoilu: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Listat: <ul> (järjestämätön luettelo), <ol> (järjestetty luettelo), <li> (luettelokohde)
- Kuvat: <img src="fully qualified path">
- Linkit: <a href="fully qualified path">
Polkujen on oltava nimenomaisesti sallittuja, jos sisällytät kuvaan tai linkkitunnisteisiin src- tai href-attribuutit. Lähetä URL-osoitteet asiakastukitiimille hyväksyntää varten.
Ohjeet näkyvät mukautetun Laadi-sivun yläreunassa. Käyttäjät voivat laajentaa tai tiivistää ohjeita käyttämällä Lisää/vähemmän-painiketta.
Nämä ohjeet näkyvät vain mukautetulla Laadi-sivulla, eikä niitä koskaan näytetä vastaanottajille.
Sopimustietojen määrittäminen mukautettua Laadi-sivua varten
Kun määrität Sopimustiedot, määritä tiedot, jotka täytetään Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.
Sopimustiedot
- Sopimuksen nimi – Kirjoita sopimuksen nimi. Tämä näkyy Hallinta-sivulla ja Allekirjoita/hyväksy-sähköpostiotsikossa.
- Viesti – Kirjoita vastaanottajille lähetettävä viesti. Tämä näkyy näytössä Laadi-sivulla.
CC (Carbon Copy) -asetukset
- CC – Anna kopion saavien vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Erottele useat osoitteet pilkulla ( , ) tai puolipisteellä ( ; ).
- Minimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden vähimmäismäärä.
- Maksimi – Aseta sallittujen CC-sähköpostiosoitteiden enimmäismäärä.
- Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat antaa lähettäjien muokata CC-sähköpostiosoitteita Laadi-sivulla.
Vastaanottajan kieli
- Tämä asetus määrittää, onko kielenvalitsin käytettävissä Laadi-sivulla ja asettaa vastaanottajan oletuskielen.
- Älä näytä kielenvalitsinta – Käytetään ryhmän tasolla määritettyä vastaanottajan oletuskieltä.
Lähetysvalinnat
- Aseta ladatun PDF-tiedoston avaava salasana – Sallii, että lähettäjä määrittää salasanan ladattua PDF-tiedostoa varten.
- Pakollinen – Jos tämä on käytössä, lähettäjien on asetettava salasana, eikä tätä asetusta voi poistaa käytöstä Laadi-sivulla.
- Valmistumisen määräaika – Mahdollistaa vaihtoehdon asettaa valmistumisaika Laadi-sivulla.
- Päiviä sopimuksen valmistumiseen – Määrittää oletusarvoisen päivien määrän, jolloin vastaanottajien on suoritettava allekirjoittaminen. Tämä arvo on aina muokattavissa Laadi-sivulla.
- Salli asiakirjojen luominen ennen lähettämistä – Antaa lähettäjien muokata lomakekenttiä sisällönluontiympäristössä käyttämällä Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehtoa.
- Ota sisällönluonti käyttöön oletuksena – Ottaa automaattisesti käyttöön Esikatsele ja lisää allekirjoituskenttiä -vaihtoehdon Laadi-sivulla.
Valitse sopivat asetukset yksinkertaistaaksesi lähetysprosessia säilyttäen samalla joustavuuden lähettäjien kannalta.
Lomakekenttien tunnusten muokkaaminen
Huomaa, että joidenkin kenttien otsikoita voidaan muokata, mihin viittaa kynäkuvake 
.
- Valitse kynäkuvake syöttääksesi mukautetun otsikon, joka tulee näkyviin Laadi-sivulle, kun työnkulkua käytetään.
- Tämän avulla voit nimetä kenttiä uudelleen käyttäjien tunteman sisäisen terminologian mukaiseksi.
- Mukautetuissa otsikoissa on 100 merkin rajoitus, joten voit liittää mukaan lyhyitä ohjeita tarvittaessa.
- Jos haluat palauttaa alkuperäisen otsikon, napsauta kumoamispainiketta
.
Esimerkiksi Sopimuksen nimi voidaan nimetä uudelleen Suostumukseksi:
Hyvät jäsenet,
Avaa Vastaanottajien reititys -osio valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Vastaanottajat
Vastaanottajien reititys -osassa voit määrittää vastaanottajat ja reititysjärjestyksen vaatimustesi mukaan. Voit luoda hyvin monimutkaisia työnkulkuja, joissa on sarjoittaisia, rinnakkaisia, hybridejä tai sisäkkäisiä hybridejä reitityksiä. Seuraavat ohjeet havainnollistavat vastaanottajien reititystoimintoa.
- Jos haluat lisätä toisen vastaanottajan ennen olemassa olevaa vastaanottajaa tai sen jälkeen, toimi seuraavasti:
- Napsauta Lisää-kuvaketta
. - Valitse käytettävä rooli (kaikki tilillä käytettävissä olevat roolit ovat saatavana).
- Napsauta Lisää-kuvaketta
- Voit määrittää rinnakkaisen haaran napsauttamalla vastaanottajan yläpuolella olevaa lisäyskuvaketta ja valitsemalla Rinnakkaiset haarat.
- Jos haluat poistaa vastaanottajan, siirrä kohdistin vastaanottajan kuplan päälle ja valitse poistokuvake
.
- Jos haluat mukauttaa vastaanottajaa, vie kohdistin kuplan päälle ja napsauta muokkaa-kuvaketta
.
Kun muokkaat vastaanottajaa, voit määrittää seuraavat asiat:
- Vastaanottajan selite – Mukauta vastaanottajan selite. Voit esimerkiksi muuttaa oletusarvoisen Vastaanottaja-selitteen Ostaja-selitteeksi.
- Vastaanottajien tunnusten on oltava yksilöllisiä työnkulun sisällä.
- Vastaanottaja – Kirjoita vastaanottajan oletussähköpostiosoite.
- Lisää vastaanottajaryhmä – Valitse tämä painike, jos haluat lisätä uudelleenkäytettävän vastaanottajaryhmän käytettävissäsi olevien vastaanottajaryhmien luettelosta.
- Merkitse vastaanottajaryhmäksi – Kun tämä on valittuna, Vastaanottaja -kentässä olevista osoitteista luodaan vastaanottajaryhmä normaalin vastaanottajan sähköpostitietueen sijaan. Vastaanottajaryhmä voidaan jättää tyhjäksi tai täyttää joko yhdellä tai usealla Sähköposti-kentästä poimitulla (pilkuilla erotetulla) sähköpostiosoitteella.
- Tämä vastaanottaja on lähettäjä – Kun tämä on valittu, lähettäjä lisätään vastaanottajaksi.
- Pakollinen – Ota asetus käyttöön, jos vastaanottajalta vaaditaan allekirjoitus.
- Muokattava – Jos tämä asetus on käytössä, lähettäjä voi päivittää tämän vastaanottajan sähköpostiosoitteen Lähetä-sivulla.
- Lisää yksityinen viesti– Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat lähettää vastaanottajalle yksityisen viestin. Yksityisviestit lisätään vastaanottajan sähköpostiviestiin (yleisen viestin lisäksi) ja sähköiselle allekirjoitussivulle.
- Vastaanottajan kopio – Sisällytä yksi tai useampia kopion saavia osapuolia, joille ilmoitetaan sopimuksesta samanaikaisesti vastaanottajan kanssa. Tämä kopio on linkitetty vain yksittäiseen vastaanottajaan.
- Rooli – Päivitä vastaanottajan rooli (allekirjoittaja, hyväksyjä, lomakkeen täyttäjä jne.).
- Todennus – Valitse, mikä henkilöllisyyden todennustapa allekirjoittajalta vaaditaan. Vain käytössä olevat vaihtoehdot ovat näkyvissä.
- Yksivaiheiset todennukset: Ei mitään (sähköposti), Acrobat Sign, sähköpostin kertasalasana.
- Kaksivaiheiset todennukset: puhelin, tietoon perustuva todennus, salasana ja henkilöllisyystodistus.
Muista tallentaa tekemäsi vastaanottajamääritykset napsauttamalla Tallenna-painiketta.
Alla on esimerkki Vastaanottajat-kohdan tiedoista ja reitityksestä, jossa molempien allekirjoittajien (allekirjoittaja ja toinen allekirjoittaja) sekä sisäisten vastaanottajien (myyntiedustajan ja myyntijohtajan hyväksynnän) otsikkoja on mukautettu.
Siirry Sähköpostiviestit-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Sähköpostiviestit.
Sähköpostiviestit -osiossa voit hallita, mitä ilmoituksia lähetetään eri tapahtumien mukaisten allekirjoitus- ja hyväksyntäprosessin aikana.
Voit esimerkiksi määrittää, että ilmoituksia lähetetään vastaanottajille ja CC-vastaanottajille, kun jokin sopimus peruutetaan.
Hyvät jäsenet,
Siirry Asiakirjat-osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Asiakirjat.
Asiakirjat-osiossa voit määrittää, miten asiakirjat liitetään ja miten niitä hallitaan työnkulussa.
- Asiakirjan otsikko – Kirjoita asiakirjan otsikko. Tämä otsikko näkyy Asiakirjat-osion Laadi-sivulla.
- Tiedostot – Napsauttamalla Lisää tiedosto -kuvaketta voit liittää asiakirjan Acrobat Sign -mallikirjastostasi. Asiakirja sisällytetään automaattisesti, kun työnkulkua käytetään.
- Jos mitään tiedostoa ei valita, lähettäjän on ladattava asiakirja sopimusta lähetettäessä.
- Jos asiakirja on merkitty Pakolliseksi, se liitetään aina mukaan työnkulun alkaessa.
- Poista tiedosto – Jos haluat poistaa liitetiedoston, valitse (X)-kuvake tiedoston nimen vieressä.
- Asiakirjan nimi – Kirjoita lähettäjälle merkityksellinen nimi asiakirjan tunnistamiseksi. Oletusnimi perustuu lähetettyyn tiedostoon, mutta sitä voidaan muokata.
- Pakollinen – Määritä, onko asiakirja sisällytettävä sopimukseen.
- Lisää asiakirja – Valitse Lisää asiakirja lisätäksesi lisätiedostoja. Jokaisella asiakirjalla on oltava yksilöllinen otsikko.
- Poista rivi – Jos haluat poistaa asiakirjan, valitse (X)-kuvake sitä vastaavalla rivillä.
Kun liität Acrobat Sign -kirjastomallin työnkulkuun, käyttäjät voivat käyttää vain malleja, jotka täyttävät seuraavat ehdot:
- Lähettäjän henkilökohtaisesti omistama.
- Määritetty samaan ryhmään kuin työnkulku.
- Määritetty organisaatiolle (tilitason mallit), jotka kaikki ryhmät perivät.
Tämä rajoitus johtuu siitä, että työnkuluilla on yksi yhteen -suhde ryhmiin, mikä tarkoittaa, että ne on sidottu yhteen ryhmään kerrallaan.
Tämä eroaa siitä, miten useisiin ryhmiin (yksi useaan) kuuluvat käyttäjät kokevat mallikirjaston. Nämä käyttäjät voivat nähdä kaikki mallit, jotka liittyvät jokaiseen ryhmään, johon he kuuluvat. Työnkulkujen laajuus on kuitenkin rajoitettu, ja ne näyttävät vain niille määritettyyn ryhmään liittyvät mallit.
Alla on esimerkki määritetystä Asiakirjat-osasta:
Siirry Lähettäjän syöttökentät -osioon valitsemalla vasemmasta sivuvalikosta Lähettäjän syöttökentät.
Nämä syöttökentät on määritetty lomakekentiksi liitetyissä asiakirjoissa – joko työnkulussa ennalta määritettyinä tai lähettäjän lataamina.
Lähettäjät voivat käyttää näitä kenttiä tietojen esitäyttämiseksi ennen sopimuksen lähettämistä vastaanottajille.
Valitse Lähettäjän syöttökentät -paneelissa Lisää kenttä jokaisen kentän osalta, joka lähettäjän on tarkistettava ja mahdollisesti täytettävä.
Määritä seuraavat asetukset jokaiselle lisätylle riville:
- Näyttönimi – Anna kentän otsikko. Tämä näkyy Laadi-sivulla viitteenä lähettäjälle.
- Lomakekentän nimi – Kirjoita kentän nimi sellaisena kuin se näkyy liitteenä olevassa kirjastoasiakirjassa. Nimen tulee vastata täsmälleen asiakirjan lomakekenttää.
- Oletusarvo – (Valinnainen) Anna kentän oletusarvo.
- Pakollinen – Ota tämä vaihtoehto käyttöön, jos kenttä on täytettävä ennen sopimuksen lähettämistä.
- Muokattava – Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat sallia, että lähettäjä voi muokata oletusarvoa.
- Poista rivi – Valitse (X)-kuvake rivin poistamiseksi.
Alla on esimerkki Lähettäjän syöttökentistä:
Kun olet valmis ottamaan työnkulun käyttöön, valitse Aktivoi ottaaksesi sen käyttöön.
Aseta testauksen aikana Kuka voi käyttää tätä työnkulkua -kohtaan Vain minä varmistaaksesi, että kaikki kokoonpanot toimivat odotetulla tavalla.
Kun olet varma, että työnkulku on määritetty oikein, päivitä Kuka voi käyttää tätä työnkulkua sopivaan tuotantoasetukseen ja Tallenna tekemäsi muutokset.
