Varmista, että allekirjoitetut asiakirjat ovat lukukelpoisia, helppokäyttöisiä ja vaatimustenmukaisia myös tulevina vuosikymmeninä.
PDF/A on erikoismuoto, joka on kehitetty pitkäaikaista asiakirjojen säilyttämistä varten. Se rajoittaa ominaisuuksia, kuten salaus, ulkoiset kirjasimet ja tukemattomat monimuotoiset mediat, jotta tiedostot ovat ajan mittaan omatoimisia ja helppokäyttöisiä.
PDF/A-tiedostojen käyttö auttaa vastaamaan sääntelyvaatimuksia, suojaa asiakirjojen eheyden ja välttää tiedostomuotoon liittyvät ongelmat. Acrobat Sign pakottaa noudattamaan PDF/A-tiedostojen vaatimustenmukaisuutta koko sopimuksen työnkulun ajan – latauksesta allekirjoittamiseen ja tallenntamiseen.
PDF/A-työnkulut ovat erityisen hyödyllisiä organisaatioille, joilla on pitkäaikaisia arkistointitarpeita, kuten rahoitus-, terveys- ja julkishallinnon organisaatioille.
PDF/A-työnkulkujen käytön hyödyt
- Noudata vaatimustenmukaisuus- ja säilytyssääntöjä
- Säilytä luettava ja tasainen asiakirjan muotoilu
- Vältä arkistoitujen tiedostojen uudelleenmuokkauksesta tai siirtämisestä koituvat kulut
- Lisää luottamusta allekirjoitettujen tietueiden eheyteen
Määritys
Saatavuus:
- Acrobat Standard ja Acrobat Pro: ei määritettävissä
- Acrobat Sign Solutions: tuetaan
- Acrobat Sign Government: tuettu
Määrityksen laajuus:
Järjestelmänvalvojat voivat ottaa tämän ominaisuuden käyttöön tili- ja ryhmätasoilla.
Voit käyttää tätä toimintoa siirtymällä järjestelmänvalvojan määritysvalikosta kohtaan Yleisasetukset > PDF/A-työnkulut
Käytettävissä ovat seuraavat asetukset:
Tämän asetuksen käyttöönotto edellyttää, että kaikki lähetetyt asiakirjat ovat PDF-/A-2b-vaatimusten mukaisia. Tähän kuuluvat alkuperäiset lähdeasiakirjat, liitekirjastoasiakirjat ja lähettäjän tai allekirjoittajan lisäämät liitteet (Tiedostoliitteet-kentän kautta).
- PDF-tiedostot, jotka eivät ole PDF/A-standardin mukaisia, hylätään.
- Kaikki muut tiedostomuodot, jotka eivät ole PDF-tiedostoja, hylätään.
Tämän ominaisuuden käyttöönotto rajoittaa täysin kaikkia lähetettyjä tiedostoja PDF-muodossa.
Sallii PDF-tiedostojen, jotka eivät ole PDF/A-standardin mukaisia, lähettämisen ja käytön lähdeasiakirjoina, kirjastomalleina ja liitetiedostoina. Lähettäjälle ei näy virhettä
Kaikki muut tiedostomuodot, jotka eivät ole PDF-tiedostoja, hylätään.
Sallituilla hyperlinkin kentillä ei ole mahdollisuutta käyttää ulkoista linkkiä. Vain sopimussivujen sisäiset linkit ovat sallittuja.
Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus -järjestelmänvalvojan ohjausobjekteja muutetaan niin, että ne estävät minkä tahansa sen sallivan salasanan käyttämisen:
Sekä Pyydä allekirjoituksia että Työnkulun suunnittelija -käyttöliittymät poistavat mahdollisuuden lisätä salasana käyttäjätasolla:
Acrobat Sign ei tue PDF/A-tiedostojen muokkaamista tai digitaalista allekirjoittamista.
Kun PDF/A-työnkulut on käytössä, Lataa ja allekirjoita Acrobatilla -vaihtoehto poistetaan automaattisesti käytöstä digitaalisen allekirjoituksen työnkuluissa. Sopimukset on allekirjoitettava pilvipohjaisilla allekirjoituksilla.
Käyttötapa
Kun toiminto on käytössä, PDF/A-työnkulku sisältää vahvistusvaiheet täyden vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi:
- PDF-asiakirjat vahvistetaan PDF/A-2b-standardin mukaisesti.
- PDF/A-vaatimukset täyttävät tiedostot hyväksytään ja säilytetään koko allekirjoitusprosessin ajan.
- Jos asiakirjan vahvistus epäonnistuu, sopimus estetään ja näyttöön tulee virheilmoitus:
- {Tiedoston nimi}: Tiedosto ei ole PDF/A-määrityksen mukainen – Tämä merkitsee, että ladattu tiedosto ei vastaa PDF/A-2b-vaatimuksia.
- {Tiedoston nimi}: Tiedostoa ei voi ladata – Merkitsee, että salasanan suojaus tai salaus estävät tiedoston lähettämisen.
Allekirjoitettu asiakirja ja sen valvontaraportti sisältävät PDF/A-tilan tunnistavan vaatimustenmukaisuusmerkin.
API-käyttöliittymän käyttö
Kun PDF-/A-työnkulut ovat käytössä, niihin liittyvissä ohjelmointirajapinnoissa sovelletaan samoja rajoituksia:
- EXTERNAL-tyyppisen hyperlinkin kenttien kohdalla palautuu virheeksi ”INVALID_HYPERLINK_TYPE”.
- Salasanan suojatut suojausvaihtoehdot palauttavat PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED -virheen.
- Muita kuin PDF/A-tiedostoja sisältävät API-pyynnöt hylätään, ellei Ohita PDF/A-virheet -asetus ole käytössä.
Hyvä tietää
PDF/A-tiedostojen vaatimustenmukaisuus asettaa rajoituksia tietyille Acrobat Signin toiminnoille:
- Salasanan suojaus on poistettu käytöstä PDF/A-sopimuksille.
- Mahdollisuus lisätä Allekirjoitetun asiakirjan salasanasuojaus sopimukseen (sopimusasetusten tai työnkulun suunnittelijan kautta) estetään, jotta salasanaa ei voi käyttää.
- Järjestelmänvalvojan valikon ohjausobjekteja, jotka edellyttävät allekirjoitettua asiakirjan salasanaa, muutetaan niin, että kaikki salasanan sallivat asetukset poistetaan.
- Ulkoiset hyperlinkit eivät ole sallittuja. Hyperlinkin kentät on rajoitettu asiakirjassa oleviin sivupohjaisiin linkkeihin.
- Kun sopimukseen luodaan kenttiä, hyperlinkin kenttätyyppi poistaa mahdollisuuden sisällyttää ulkoisen hyperlinkin.
- Salaus on poistettu käytöstä, vaikka salaus ei edellytä salasanan käyttämistä asiakirjan salauksen purkamiseksi. Allekirjoitettuja PDF/A-asiakirjoja ei salata latauksen jälkeen.
- Vaatimusten vastaiset liitteet hylätään. Ladattujen liitetiedostojen on myös oltava PDF/A-2b-vaatimustenmukaisia, mukaan lukien vastaanottajien lähetykset.
