Suojaa sopimuksia vahingossa tapahtuvalta tietovuodolta, kun organisaatiossa on yhteisiä käyttäjiä tai ryhmiä.
Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus on ominaisuus, jonka tarkoituksena on suojata vastaanottajia tahattomilta tietovuodoilta, erityisesti heidän organisaatiossaan, käyttäjien tai ryhmien jakamisen kautta, joka sallii muille käyttäjille pääsyn käyttäjän kaikkeen sisältöön.
Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus -ohjausobjektien avulla vastaanottajat voidaan merkitä sopimuksen laajuusalueella ”rajoitetuiksi”. Rajoitettu-tunnistetta voidaan käyttää sääntöjen mukaisesti tai se voidaan konfiguroida siten, että lähettäjät voivat manuaalisesti päättää, pitäisikö vastaanottajat merkitä niin.
Kun sopimus on merkitty rajoitetuksi, sopimuksen jakaminen estetään oletusarvoisesti:
- Rajoitukset koskevat kaikkia vastaanottajia.
- Rajoitettu sopimus ei näy vastaanottajan Hallinta-sivun jaetussa näkymässä.
- Rajoitettu sopimus ei näy lähettäjän Hallinta-sivun jaetussa näkymässä.
- Rajoitettu sopimus ei delegoidu automaattisesti käyttäjän Acrobat Signin automaattidelegoinnin sääntöjen kautta. (Järjestelmänvalvojat voivat estää tämän toiminnon.)
Vastaanottajien osalta sopimuksen käyttöoikeuden suhteen sovelletaan muunnettuja käyttösääntöjä Acrobat Sign -käyttöliittymässä:
- Vastaanottaja voi allekirjoittaa sopimuksen Hallinta-sivun kautta
- Vastaanottaja ei voi tarkastella tai ladata sopimusta Hallinta-sivulla ennen kuin se on allekirjoitettu.
- Kun sopimus on valmis, vastaanottaja voi tarkastella sopimusta ja ladata sen tavanomaisesti.
Edellä mainittu toiminta koskee vain Acrobat Signin verkkokäyttöliittymää. API:n kautta sopimuksiin on edelleen täysi pääsy.
Saatavuus:
Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus -ominaisuuden ohjausobjektit ovat käytettävissä vain Enterprise-tason lisensseillä.
Määrityksen laajuus:
Ominaisuus voi olla käytössä sekä tili- että ryhmätasolla.
Käyttötapa
Järjestelmänvalvojat voivat määrittää, onko ominaisuus lähettäjien muokattavissa vai ei.
- Kun toiminto on otettu käyttöön lähettäjän konfigurointia varten, muokattavat ohjausobjektit löytyvät sopimuksen asetuksista uutta sopimusta laadittaessa.
- Kun toiminto ei ole käyttäjien muokattavissa, toiminnon käyttöliittymä poistetaan Sopimusasetukset-osiosta Laadi-sivulta.
Lähettäjä valitsee tai poistaa rajoitetun käytön valinnan tarpeen mukaan.
Jos lähettäjän mahdollisuus muokata asetusta on poistettu käytöstä, määritettyä käyttökokemusta käytetään lähettäjän näkymän ulkopuolella.
Ominaisuusperheessä on neljä ohjausobjektia:
Kun toiminto on käytössä, ryhmästä lähetettyihin sopimuksiin pätevät Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus -säännöt, jotka koskevat kaikkia sopimuksia.
Jos vain tämä vaihtoehto on valittuna, lähettäjän käyttöliittymässä ei ole merkintää. Asetus lisätään hiljaa ilman vuorovaikutusta.
Kun asetus on poistettu käytöstä, Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus -sääntöjä ei sovelleta mihinkään sopimuksiin.
Kun tämä asetus on käytössä, rajoitettu käyttöoikeus -vaihtoehto tulee näkyviin ja muokattavaksi lähettäjän käyttöliittymässä (Sopimusasetukset-osiossa Laadi-sivulla).
Kun toiminto on käytössä, mahdollisuus rajoittaa sopimuksen käyttöoikeutta on oletusarvoisesti käytössä (valittuna) uutta sopimusta luotaessa. Lähettäjät voivat sitten poistaa vaihtoehdon Sopimusasetukset-osiosta manuaalisesti.
Kun Sopimusten rajoitettu käyttöoikeus on käytössä, Acrobat Sign estää automaattisesti käyttäjän profiiliasetuksiin perustuvan sopimusten automaattidelegoinnin. Tämä estää sopimusten delegoinnin, kunnes vastaanottaja on allekirjoittanut sopimuksen.
Järjestelmänvalvojat voivat valita Salli automaattinen delegoingi sopimuksille, joilla on rajoitettu käyttöoikeus -vaihtoehdon salliakseen automaattidelegoinnin myös silloin, kun rajoitettu käyttöoikeus on käytössä, mikä noudattaa tavanomaisesti käyttäjän automaattidelegoinnin sääntöjä.
Hyvä tietää
- Tämän ominaisuuden API-käyttöönoton toteutuksessa on yksi käyttökokemusero suhteessa siihen, milloin asiakirjaa voidaan käyttää, jos toisen vaiheen todennustyypiksi on määritetty Ei mitään:
- Acrobat Sign -käyttöliittymässä vastaanottaja ei voi tarkastella tai ladata sopimusta ennen kuin se on allekirjoitettu. Vaikka kaksivaiheista todennusta ei ole määritetty, sopimuksen käyttö estetään poistamalla Näytä ja lataa -toiminnot.
- API:a käytettäessä sopimusta voidaan tarkastella ja se voidaan ladata tunnuksella todennuksen suorittamisen jälkeen. Jos kaksivaiheista todennusta ei ole määritetty, sopimusta voidaan tarkastella tai se voidaan ladata ennen sen allekirjoittamista.
