Aperçu de l’envoi en masse - Nouvelle version

Présentation d’Envoi en masse 

La fonctionnalité Envoi en masse permet aux utilisateurs de créer un modèle d’accord « parent » à usage unique et de fournir une liste de destinataires. Un accord « enfant » est généré pour chaque enregistrement de destinataire lorsque la transaction Envoi en masse est envoyée. Il est possible d’effectuer jusqu’à 1 000 transactions enfants. Tous les accords enfants sont des accords distincts et autonomes dans la mesure où les autres accords sont générés.

Cependant, comme les accords enfants sont tous créés à partir du même modèle parent, les utilisateurs peuvent consulter la transaction parent Envoi en masse sur la page Gérer et vérifier le statut global des accords enfants.

Il existe deux méthodes pour ajouter la liste des enregistrements de destinataire et configurer le modèle :

• Configuration manuelle : dans ce cas d’utilisation, l’expéditeur saisit (ou colle) manuellement les adresses e-mail de l’utilisateur et sélectionne les options du modèle dans l’interface utilisateur.
  • Cette option limite le nombre de destinataires à un seul destinataire externe par accord enfant.
  • Il est possible d’inclure l’expéditeur en tant que destinataire facultatif une fois que le destinataire externe a signé. 
• Chargement du fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) : le fichier CSV est une feuille de calcul où chaque ligne est un enregistrement de destinataire. Les différentes colonnes définissent les propriétés de l’accord, chacune d’elles pouvant être personnalisée pour les destinataires de l’accord. L’expéditeur a ainsi un contrôle beaucoup plus large sur la façon dont l’accord peut être personnalisé pour les destinataires. Les avantages de la méthode de fichier CSV sont les suivants :
  • Il peut y avoir plusieurs destinataires (jusqu’à 100 par accord).
  • Personnalisation par destinataire :
    • Nom du destinataire
    • Rôle
    • Méthode d’authentification
    • Message de destinataire privé
  • Personnalisations au niveau des accords :
    • Nom de l’accord
    • Localisation
    • Message d’accord envoyé
    • Échéance
    • Flux de signature
  • Champs de fusion personnalisés dans lesquels le fichier CSV insère une valeur dans un champ de l’accord, ce qui permet d’ajouter à l’accord des détails spécifiques au destinataire, tels qu’une adresse, une liste de biens ou de services, des prix et des remises.

Disponibilité :

• Acrobat Standard et Acrobat Pro : saisie manuelle par l’utilisateur prise en charge ; importation CSV non prise en charge
• Acrobat Sign Solutions : saisie manuelle prise en charge ; importation CSV prise en charge
• Acrobat Sign pour le gouvernement : saisie manuelle prise en charge ; importation CSV prise en charge

Portée de la configuration :

• Pour les niveaux Acrobat Pro et Acrobat Standard, Envoi en masse n’est pas configurable en termes d’accès et de fonctionnalités disponibles. Tous les comptes ont accès à une version configurée manuellement qui permettra de :
  • Autoriser jusqu’à 50 accords enfants.
  • Permettre de définir des rappels.
  • Configurer un mot de passe pour protéger la visualisation de l’accord terminé.
• Pour Acrobat Sign Solutions et Acrobat Sign pour le gouvernement 
  • Il est possible d’activer les commandes d’Envoi en masse au niveau du compte et du groupe.

Rapports pour l’Envoi en masse

Plusieurs options permettent de générer des données de rapport pour les accords inclus dans une transaction Envoi en masse. L’option utilisée dépend du type d’informations que vous souhaitez collecter.

Tous les rapports explicitement liés à l’objet parent Envoi en masse sont accessibles à la page Gérer en sélectionnant le filtre Envois en masse, puis en ouvrant le modèle parent Envoi en masse à réviser.

Si vous souhaitez uniquement consulter le taux d’achèvement de base ou effectuer une analyse approfondie pour rechercher un accord individuel, le tableau récapitulatif des accords est disponible dans la liste Actions.

Un tableau imprimable de tous les accords enfants peut être généré à l’aide de l’action Afficher le rapport d’activité.

Une définition de l’accord basée sur le fichier CSV, ainsi qu’une saisie complète au niveau du champ par destinataire, sont disponibles à l’aide de l’action Télécharger les données du champ de formulaire.

L’environnement de création de rapports standard peut produire des graphiques imprimables et fournir des données au niveau des champs au format CSV.

Téléchargement des accords enfant terminés à partir de la page Gérer
(Acrobat Sign Solutions Commercial uniquement)

Vous pouvez télécharger tous les accords enfants terminés à partir d’une transaction Envoi en masse directement depuis la page Gérer. Cela vous permet d’accéder aux accords finalisés dans un seul fichier ZIP.

• Chaque demande de téléchargement prend en charge jusqu’à 100 Mo de données.
  • Si le jeu total de données demandé dépasse 100 Mo, l’action Télécharger les accords complétés n’est pas disponible.
• Seuls les accords marqués comme Terminés sont inclus. Les accords en cours, annulés, refusés ou expirés sont exclus.
• Si nécessaire, vous pouvez relancer le processus de téléchargement pour vous assurer que tous les accords terminés sont inclus.

Téléchargement des accords terminés

1. Accédez à la page Gérer.
2. Sélectionnez la transaction Envoi en masse pour ouvrir le volet Actions.
3. Sélectionnez l’action Télécharger les accords complétés.
4. Le système générera un fichier ZIP contenant uniquement les accords avec le statut Terminé.
5. Une fois le téléchargement terminé, enregistrez le fichier ZIP sur votre système local.

Considérations relatives à la gouvernance des données (Acrobat Sign Solutions uniquement)

La fonctionnalité Envoi en masse possède une propriété appelée « cumul » qui détermine le nombre de notifications que l’expéditeur reçoit en fonction du nombre d’accords enfants créés par le modèle d’envoi en masse. La valeur par défaut est trois, ce qui signifie que l’expéditeur n’est notifié que lorsque trois accords enfants ou moins sont générés. Le paramètre de cumul n’est pas exposé aux clients et ne peut être modifié que par l’équipe d’assistance d’Acrobat Sign.

La gouvernance des données détermine le délai dans lequel un accord est supprimé du système Acrobat Sign une fois qu’il a atteint un statut terminal (Terminé, Annulé ou Expiré).

Les clients qui ont besoin d’interagir avec des accords terminés envoyés par le biais d’un processus Envoi en masse peuvent vouloir étendre le cumul (éventuellement jusqu’à une valeur « illimitée ») pour s’assurer qu’ils reçoivent les notifications « Terminé » des accords enfants avant qu’ils ne soient automatiquement supprimés du système par la Gouvernance des données.

Détails du fichier

• Le nom du fichier ZIP est basé sur le nom de la transaction Envoi en masse, avec l’ajout d’un numéro de transaction.
• Chaque accord terminé présent dans le fichier ZIP est nommé en fonction de son ID de transaction.
• Les rapports d’audit ne sont pas inclus dans les téléchargements déclenchés à partir de la page Gérer, mais peuvent être inclus lorsqu’ils sont téléchargés via l’API.
   

Bonnes pratiques

Utilisez des modèles éprouvés pour vos documents de base. Cela est particulièrement important si vous avez plusieurs destinataires. Mieux vaut effectuer quelques séries de tests au niveau des champs pour s’assurer qu’ils sont correctement attribués, puis capturer du contenu correct avec des validations utiles, plutôt que de perdre du temps à annuler des centaines d’accords individuels.

Lors de la création de vos modèles, utilisez des noms de champ significatifs afin que vos rapports renvoient des en-têtes de colonne parlants. 

Ce qu’il faut savoir

• La nouvelle interface Envoi en masse est toujours en cours de développement. D’autres options sont prévues dans les prochaines versions, comme des méthodes d’authentification supplémentaires, des parties en copie définies par l’accord, des rappels définis par l’accord, etc.
  
• L’option L’expéditeur signe en premier de la version classique d’Envoi en masse n’est pas dans la nouvelle version actuellement, mais devrait l’être dans une prochaine version (processus manuel). Les clients qui utilisent la méthode de chargement CSV doivent ajouter l’expéditeur au fichier CSV en tant que destinataire, et ce dans chaque enregistrement où l’expéditeur doit signer.
• La modification du sélecteur de groupe ne modifie pas le logo sur la page de l’expéditeur. L’expérience de signature et d’envoi d’e-mails qui s’en suit utilise le logo approprié pour le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.
• L’annulation de tous les accords enfants d’une transaction Envoi en masse au niveau du modèle (parent) n’est possible que si aucun accord enfant n’a été signé. Si des accords enfants sont signés, l’activité Annuler est supprimée de l’interface du modèle et les accords existants doivent être annulés au niveau de l’accord. 
• L’option Fichier CSV comporte de nombreux champs facultatifs, mais seule l’adresse e-mail est obligatoire. Familiarisez-vous avec le processus CSV afin de mieux comprendre les options de champ les plus avancées (telles que la fusion de champs) et accéder ainsi à tout le potentiel de la fonction CSV.