Cet article contient des informations sur les versions préliminaires. Les dates de publication, les fonctionnalités et d’autres informations peuvent être modifiées sans préavis.
Assurez-vous que vos documents signés restent lisibles, accessibles et conformes pendant des décennies dans le futur.
PDF/A est un format spécialisé développé pour la conservation à long terme des documents. Il limite les fonctionnalités telles que le chiffrement, les polices externes et les multimédias non pris en charge pour conserver l’autonomie des fichiers et leur accès dans le temps.
L’utilisation de PDF/A répond aux exigences réglementaires, protège l’intégrité des documents et évite les problèmes de format de fichiers futurs. Acrobat Sign applique la conformité des documents PDF/A tout au long du workflow de l’accord, du chargement à la signature en passant par le stockage.
Les workflows PDF/A sont particulièrement utiles pour les organisations disposant de besoins d’archivage à long terme, telles que celles des finances, de la santé et de l’administration.
Avantages de l’utilisation de workflows PDF/A
- Respecte les réglementations liées à la conformité et à la rétention
- Maintient une mise en forme stable et lisible des documents
- Évite les coûts de la refonte ou de la migration des fichiers archivés
- Augmente la confiance dans l’intégrité des accords signés
Acrobat Sign prend en charge la conversion des fichiers vers les types de fichiers PDF/A-2B ou PDF/A-3B.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : désactivés ; non configurables
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
Portée de la configuration :
Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité au niveau du compte et du groupe.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres généraux > Workflows PDF/A.
Les paramètres suivants sont disponibles :
L’activation des workflows PDF/A permet aux administrateurs d’accéder aux contrôles PDF/A et demande à Acrobat Sign de valider et de convertir les fichiers au format PDF/A.
Les administrateurs doivent sélectionner l’un des deux niveaux de conformité pour qu’Acrobat Sign convertisse les fichiers lorsque la normalisation est activée. Voici le niveau par défaut de tout accord créé si la normalisation est désactivée :
| Niveau de conformité | Description | Idéal pour |
|---|---|---|
| PDF/A-2b | Préserve l'apparence visuelle du document pour l'archivage à long terme. Garantit que le texte, les polices, les images et les couleurs restent cohérents au fil du temps. C'est le niveau le plus couramment utilisé pour la conformité. |
Les besoins généraux de conformité et d'archivage standard. |
| PDF/A-3b | Offre la même préservation visuelle que le niveau 2b, mais permet également d'intégrer des fichiers non PDF/A (tels que XML, CSV ou des feuilles de calcul) à l'intérieur du PDF pour des besoins supplémentaires de tenue de registres. | Les entreprises qui doivent stocker des données sources ou des fichiers supplémentaires avec le PDF signé. |
Activez la normalisation PDF/A pour convertir activement les fichiers chargés au niveau de conformité sélectionné.
- Les fichiers PDF seront validés et convertis au niveau de conformité sélectionné. Les PDF chargés avec le niveau de conformité sélectionné seront évalués et réparés si nécessaire.
- Si les workflows PDF/A sont activés, mais que la normalisation n’est pas activée, Acrobat Sign évalue chaque fichier chargé et adopte le niveau de conformité du premier fichier PDF/A chargé avec une norme prise en charge.
- Si aucun document PDF chargé n’est PDF/A, l’accord est défini par défaut sur le niveau de conformité sélectionné dans les commandes.
Lorsque les fichiers sont convertis dans la norme de fichier sélectionnée et validés, il peut y avoir des erreurs. Ces erreurs peuvent provenir de plusieurs sources et mettent fin au processus d’accord.
Si l’option Ignorer les erreurs de validation est activée, Acrobat Sign ignore les erreurs et poursuit la génération de l’accord. Ces accords peuvent ne pas être entièrement conformes aux normes PDF/A et ne doivent pas être traités comme tels pour quelque raison que ce soit.
Dans ce cas, l’utilisateur doit reformater son fichier d’origine afin qu’il ne génère plus d’erreurs.
Les erreurs les plus courantes sont que le document d’origine :
- Contient des polices qui ne figurent pas dans la liste des polices prises en charge.
- Utilise une combinaison de couleurs autre que sRVB.
Les commandes d’administration Protection par mot de passe des documents signés sont modifiées pour supprimer toute option permettant d’appliquer un mot de passe de création de cachet :
Les interfaces Demander des signatures et Concepteur de workflows suppriment l’option d’ajout d’un mot de passe au niveau de l’utilisateur :
Acrobat Sign ne prend pas en charge la modification ou la signature numérique de documents PDF/A.
L’activation de workflows PDF/A désactive l’option Télécharger et signer avec Acrobat pour les workflows de signature numérique. Les accords doivent être signés à l’aide de signatures dans le cloud.
Acrobat Sign ne prend pas en charge le téléchargement et la signature physique d'un accord.
L’activation de workflows PDF/A désactive automatiquement l’option Télécharger et signer avec Acrobat pour les workflows de signature numérique. Les accords doivent être signés à l’aide de signatures dans le cloud.
Utilisation
Lorsque cette option est activée, le workflow PDF/A comprend les étapes de validation pour garantir la conformité totale :
- La conversion de documents Word est prise en charge. Les documents non PDF sont d’abord convertis en PDF, puis convertis au niveau de conformité PDF/A sélectionné.
- Les documents PDF sont validés selon le niveau de conformité sélectionné : PDF/A-2b ou PDF/A-3b.
- Les fichiers qui répondent aux exigences PDF/A sont acceptés et conservés tout au long du processus de signature.
- Si la validation d’un document échoue, l’accord est bloqué et un message d’erreur s’affiche :
- {Nom du fichier} : le fichier ne répond pas à la spécification PDF/A - Indique que le fichier chargé ne répond pas aux exigences PDF/A-2b.
- {Nom du fichier} : le fichier ne peut pas être chargé : indique que la protection par mot de passe ou le chiffrement bloquent le chargement du fichier.
Le document signé et son rapport d’audit incluent un indicateur de conformité qui identifie le statut PDF/A.
Rapports d’audit et journaux d’activité
Pour les workflows PDF/A, un événement d’audit sera généré indiquant que l’accord est conforme à la nome PDF/A et le niveau de conformité PDF/A.
- Le rapport d'audit lui-même est également conforme au format PDF/A.
- Le journal des activités comprend également une note indiquant la conformité PDF/A.
À savoir
La conformité PDF/A impose des restrictions sur certaines fonctionnalités d’Acrobat Sign :
- La protection par mot de passe est désactivée pour les accords PDF/A.
- L’option permettant d’ajouter Protection par mot de passe des documents signés à un accord (via les paramètres de l’accord ou le concepteur de workflow) est supprimée pour empêcher l’application d’un mot de passe.
- Les commandes du menu d’administration pour exiger un mot de passe de document signé sont modifiées afin de supprimer toutes les options qui autorisent les mots de passe.
- Le chiffrement est désactivé, même s’il ne nécessite pas de mot de passe pour déchiffrer le document. Les documents PDF/A signés ne sont pas chiffrés après le téléchargement.
- Le schéma de couleurs doit être sRVB. La conversion peut échouer si le document d’origine spécifie un schéma de couleurs autre que sRVB, par exemple CMJN.
- Polices incorporées - Les documents ne doivent contenir que des polices incorporées. Si un utilisateur fournit un document non PDF qu’Acrobat Sign peut convertir en PDF, ce document doit uniquement utiliser les polices prises en charge.
- Acrobat Sign peut uniquement intégrer une police à partir de l’ensemble de polices utilisé pour modifier les documents.
- Acrobat Sign ne peut pas incorporer de polices non autorisées.
Polices prises en charge
Adobe Acrobat Sign prend en charge ces catégories de polices pour PDF/A :
- Polices Microsoft Office - Les polices généralement incluses dans une installation Microsoft Office standard sont prises en charge.
Polices supplémentaires prises en charge
- Adobe Arabic
- Adobe Caslon Pro
- Adobe Clean
- Adobe Devanagari
- Adobe Fan Heiti Standard
- Adobe Fangsong Standard
- Adobe Garamond Pro
- Adobe Gothic Standard
- Adobe Hebrew
- Adobe Heiti Standard
- Adobe Jenson Pro
- Adobe Kaiti Standard
- Adobe Ming Standard
- Adobe Myungjo Standard
- Adobe Pi Standard
- Adobe Song Standard
- Adobe Text Pro
- Adobe Thai
- Alexa Standard
- Arno Pro
- Balzano Standard
- Banshee Standard
- Bell Centennial Standard
- Bickham Script Pro
- Birch Standard
- Blackoak Standard
- Brioso Pro
- Brush Script Standard
- Caflisch Script Pro
- Caliban Standard
- Century Old Style Standard
- Chaparral Pro
- Charlemagne Standard
- Cooper Black Standard
- Copal Standard
- Coriander Standard
- Cottonwood Standard
- Courier Standard
- Cronos Pro
- Cutout Standard
- Flood Standard
- Fusaka Standard
- Garamond Premier Pro
- Giddyup Standard
- Graphite Standard
- Heisei Kaku Go Standard
- Heisei Maru Go Standard
- Heisei Min Standard
- Hobo Standard
- Hypatia Sans Pro
- Immi Five O Five Standard
- Ironwood Standard
- Juniper Standard
- Kazuraki SP2N
- Kazuraki SPN
- Kepler Standard
- Kozuka Gothic Pr6N
- Kozuka Gothic Pro
- Kozuka Gothic Pro VI
- Kozuka Gothic Standard
- Kozuka Mincho Pr6N
- Kozuka Mincho Pro
- Kozuka Mincho Pro VI
- Kozuka Mincho Standard
- Letter Gothic Standard
- Lithos Pro
- Madrone Standard
- Mesquite Standard
- MICR Standard
- Minion Pro
- Myriad Arabic
- Myriad Hebrew
- Myriad Pro
- Myriad Standard
- Mythos Standard
- News Gothic Standard
- Nueva Standard
- OCRA Standard
- OCRB Standard
- Orator Standard
- Ouch Standard
- Pepperwood Standard
- Poetica Standard
- Ponderosa Standard
- Poplar Standard
- Postino Standard
- Prestige Elite Standard
- Quake Standard
- Rad Standard
- Rosewood Standard
- Ryo Clean Plus N
- Ryo Display Plus N
- Ryo Display Standard
- Ryo Gothic Plus N
- Ryo Gothic Standard
- Ryo Text Plus N
- Ryo Text Standard
- Sanvito Pro
- Shuriken Standard
- Stencil Standard
- Strumpf Standard
- Symbol Standard
- Tekton Pro
- Toolbox Standard
- Trajan Pro
- Utopia Standard
- Viva Standard
- Voluta Script Pro
- Warnock Pro
- Willow Standard
- Woodtype Ornaments Standard
- Zebrawood Standard
Polices japonaises
- BIZ UDMingcho
- BIZ UDPGothic
- HG S Kyokasho
- HG S Mincho
- Hiragino Kyokasho
- Hiragino Maru Gothic
- Hiragino Mincho
- Hiragino Reisho
- Hiragino Seikaishotai
- Hiragino Soei Kakupoptai
- Meiryo
- MS Mincho
- OCR B
- UD Digi Kyokasho N
- Yu Mincho
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