Assurez-vous que vos documents signés restent lisibles, accessibles et conformes pendant des décennies dans le futur.
PDF/A est un format spécialisé développé pour la conservation à long terme des documents. Il limite les fonctionnalités telles que le chiffrement, les polices externes et les multimédias non pris en charge pour conserver l’autonomie des fichiers et leur accès dans le temps.
L’utilisation de PDF/A répond aux exigences réglementaires, protège l’intégrité des documents et évite les problèmes de format de fichiers futurs. Acrobat Sign applique la conformité des documents PDF/A tout au long du workflow de l’accord, du chargement à la signature en passant par le stockage.
Les workflows PDF/A sont particulièrement utiles pour les organisations disposant de besoins d’archivage à long terme, telles que celles des finances, de la santé et de l’administration.
Avantages de l’utilisation de workflows PDF/A
- Respecte les réglementations liées à la conformité et à la rétention
- Maintient une mise en forme stable et lisible des documents
- Évite les coûts de la refonte ou de la migration des fichiers archivés
- Augmente la confiance dans l’intégrité des accords signés
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non configurables
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
Portée de la configuration :
Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité au niveau du compte et du groupe.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres généraux > Workflows PDF/A.
Les paramètres suivants sont disponibles :
Pour activer ce paramètre, tous les documents chargés doivent être compatibles avec le format PDF/A-2b. Cela comprend les documents source initiaux, les documents de bibliothèque joints et les pièces jointes ajoutées par l’expéditeur ou les signataires (via le champ Pièces jointes).
- Les fichiers PDF qui ne sont pas conformes à la norme PDF/A sont rejetés.
- Tous les autres formats de fichiers qui ne sont pas PDF sont rejetés.
L’activation de cette fonctionnalité restreint le chargement des fichiers au format PDF uniquement.
Permet de charger et d’utiliser des fichiers PDF qui ne sont pas conformes à la norme PDF/A en tant que documents source, modèles de bibliothèque et pièces jointes. Aucune erreur n’est présentée à l’expéditeur
Tous les autres formats de fichiers qui ne sont pas PDF sont rejetés.
Les champs de lien hypertexte créés ne permettent pas d’utiliser un lien externe. Seuls les liens dans les pages de l’accord sont autorisés.
Les commandes d’administration Protection par mot de passe des documents signés sont modifiées pour supprimer toute option permettant d’appliquer un mot de passe de création de cachet :
Les interfaces Demander des signatures et Concepteur de workflows suppriment l’option d’ajout d’un mot de passe au niveau de l’utilisateur :
Acrobat Sign ne prend pas en charge la modification ou la signature numérique de documents PDF/A.
L’activation de workflows PDF/A désactive automatiquement l’option Télécharger et signer avec Acrobat pour les workflows de signature numérique. Les accords doivent être signés à l’aide de signatures dans le cloud.
Utilisation
Lorsque cette option est activée, le workflow PDF/A comprend les étapes de validation pour garantir la conformité totale :
- Les documents PDF sont validés par rapport à la norme PDF/A-2b.
- Les fichiers qui répondent aux exigences PDF/A sont acceptés et conservés tout au long du processus de signature.
- Si la validation d’un document échoue, l’accord est bloqué et un message d’erreur s’affiche :
- {Nom du fichier} : le fichier ne répond pas à la spécification PDF/A - Indique que le fichier chargé ne répond pas aux exigences PDF/A-2b.
- {Nom du fichier} : le fichier ne peut pas être chargé : indique que la protection par mot de passe ou le chiffrement bloquent le chargement du fichier.
Le document signé et son rapport d’audit incluent un indicateur de conformité qui identifie le statut PDF/A.
Comportement de l’API
Lorsque les workflows PDF/A sont activés, les API associées imposent les mêmes restrictions :
- Les champs de lien hypertexte de type EXTERNE renvoient une erreur INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Les options de sécurité protégées par mot de passe renvoient une erreur PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- Les demandes d’API impliquant des fichiers autres que PDF/A sont rejetées à moins que le paramètre Ignorer les erreurs PDF/A ne soit activé.
À savoir
La conformité PDF/A impose des restrictions sur certaines fonctionnalités d’Acrobat Sign :
- La protection par mot de passe est désactivée pour les accords PDF/A.
- L’option permettant d’ajouter Protection par mot de passe des documents signés à un accord (via les paramètres de l’accord ou le concepteur de workflow) est supprimée pour empêcher l’application d’un mot de passe.
- Les commandes du menu d’administration pour exiger un mot de passe de document signé sont modifiées afin de supprimer toutes les options qui autorisent les mots de passe.
- Les lien hypertexte externes ne sont pas autorisés. Les champs de lien hypertexte sont limités aux liens de page dans le document.
- Lors de la création de champs sur l’accord, le type de champ de lien hypertexte supprime l’option d’inclure un lien hypertexte externe.
- Le chiffrement est désactivé, même s’il ne nécessite pas de mot de passe pour déchiffrer le document. Les documents PDF/A signés ne sont pas chiffrés après le téléchargement.
- Les Pièces jointes non conformes sont rejetées. Les pièces jointes chargées doivent également être conformes au format PDF/A-2b, y compris les fichiers téléchargés des destinataires.
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