Progettare una pagina Composizione personalizzata con il Designer flussi di lavoro personalizzati.
Negli account Enterprise, tutti gli utenti possono creare pagine personalizzate Composizione utilizzando il Designer flussi di lavoro personalizzati, se abilitato.
Le pagine personalizzate Composizione possono variare da un modello di composizione semplice e personalizzato, che include dettagli sulla firma, tempi di scadenza, messaggi personali e così via, fino a flussi di lavoro ibridi complessi e con più firme che richiedono una conformità rigorosa ai criteri aziendali.
- Gli amministratori dell’account possono creare flussi di lavoro per l’intero account o per gruppi specifici.
- Gli amministratori dei gruppi possono creare flussi di lavoro per i gruppi a loro assegnati.
- Gli utenti con le autorizzazioni corrette possono creare e condividere flussi di lavoro personali con i relativi gruppi.
Accesso al Designer di flussi di lavoro personalizzati:
- Passa alla scheda Flussi di lavoro nella barra di navigazione superiore.
- Seleziona Flussi di lavoro personalizzati dal menu a sinistra per visualizzare i flussi di lavoro disponibili.
- Seleziona Crea flusso di lavoro per iniziare a crearne uno nuovo.
Quando apri un nuovo flusso di lavoro, l’intestazione Designer flussi di lavoro viene visualizzata sotto il logo.
Nella parte superiore della pagina sono disponibili diversi indicatori e controlli:
- Indicatore di stato: mostra lo stato attuale del flusso di lavoro:
- Bozza/Non attivo: etichettato come “Bozza”.
- Attivo: etichettato come “Attivo”.
- Nome flusso di lavoro: mostra il nome del flusso di lavoro (ad esempio, Nuovo flusso di lavoro).
- Clona flusso di lavoro: crea una copia del flusso di lavoro con un nuovo nome.
- Elimina flusso di lavoro: rimuove il flusso di lavoro dall’account.
- Chiudi: esce dal flusso di lavoro. Se sono presenti modifiche non salvate, viene visualizzato un prompt.
- Salva: salva tutte le modifiche.
- Attiva/disattiva: attiva o disattiva lo stato del flusso di lavoro:
- Attivato: il flusso di lavoro è contrassegnato come “Attivo” e disponibile per gli utenti, i gruppi o l’organizzazione assegnati.
- Disattivato: il flusso di lavoro rimane nello stato “Bozza” ed è accessibile solo al proprietario o all’amministratore.
La creazione di un flusso di lavoro richiede l’impostazione dei seguenti dettagli:
- Informazioni flusso di lavoro: assegna un nome al flusso di lavoro, aggiungi istruzioni personalizzate per i mittenti e assegna le autorizzazioni.
- Informazioni accordo: personalizza il modo in cui i dettagli dell’accordo vengono visualizzati nella pagina Composizione personalizzata.
- Destinatari: definisci l’ordine di firma aggiungendo i firmatari e altri tipi di destinatari.
- E-mail: specifica le notifiche e-mail per i diversi partecipanti per ciascuna fase del processo di firma.
- Documenti: seleziona i documenti da includere nel flusso di lavoro.
- Campi di inserimento mittente: aggiungi campi per consentire ai mittenti di immettere informazioni prima di inviare un accordo. Questo inserimento viene unito all’accordo prima di raggiungere i firmatari e gli approvatori.
Tutto ciò che viene configurato in Progettazione flussi di lavoro consente di automatizzare la pagina Composizione personalizzata, riducendo l’inserimento manuale dei mittenti. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco (*), mentre i campi facoltativi possono essere personalizzati o lasciati vuoti.
L’obiettivo è precompilare quante più informazioni possibili, rendendo il processo di invio più facile e veloce e meno soggetto a errori.
Le impostazioni e le proprietà definite in un flusso di lavoro personalizzato hanno precedenza rispetto alle impostazioni a livello di gruppo o account. Questo vale per tutti gli elementi configurabili del flusso di lavoro.
Ad esempio, se l’impostazione a livello di gruppo specifica una scadenza del documento di cinque giorni ma il modello del flusso di lavoro definisce una scadenza di completamento di tre giorni, l’accordo scadrà entro i tre giorni.
Quando viene aperta Progettazione flussi di lavoro, viene visualizzato il pannello Informazioni flusso di lavoro:
Nella pagina Informazioni flusso di lavoro, fornisci i dettagli seguenti:
- Nome flusso di lavoro: immetti un nome univoco per il flusso di lavoro.
- Chi può usare questo flusso di lavoro: specifica chi può accedere al flusso di lavoro e utilizzarlo.
- Istruzioni per il mittente: aggiungi istruzioni su schermo per i mittenti che utilizzano il flusso di lavoro.
Queste impostazioni definiscono il modo in cui il flusso di lavoro viene rappresentato nei menu e nell'interfaccia utente, forniscono i diritti di accesso all’utente o al gruppo che deve poterlo utilizzare e includono un’opzione che consente di chiarire le istruzioni per il mittente, se necessario.
Definizione del nome del flusso di lavoro
Il nome del flusso di lavoro viene utilizzato nell’interfaccia di Acrobat Sign per identificare il modello del flusso di lavoro. Viene visualizzato negli ambiti seguenti:
- Quando si seleziona un flusso di lavoro da un elenco.
- Nell’elenco Flussi di lavoro personalizzati.
- Quando si utilizza il filtro Flusso di lavoro in Rapporti ed esportazioni dati.
Il nome del flusso di lavoro non viene mai mostrato ai destinatari; pertanto, puoi utilizzarlo per il controllo delle versioni, i livelli di servizio o altre classificazioni pertinenti per la tua organizzazione.
Configurazione di Chi può usare questo flusso di lavoro
L’impostazione Chi può usare questo flusso di lavoro determina la tipologia di utenti che possono accedere al flusso di lavoro e utilizzarlo. Le opzioni disponibili includono:
Solo io: il flusso di lavoro è disponibile solamente per l’autore.
- Questa opzione è disponibile solo se l’accesso ai flussi di lavoro personalizzati è concesso a tutti gli utenti.
- Gli utenti presenti in più gruppi possono scegliere a quale gruppo assegnare il flusso di lavoro.
Gruppo selezionato: concede l’accesso a un gruppo specifico, selezionato da un elenco a discesa.
- Gli utenti presenti in più gruppi possono creare flussi di lavoro per qualsiasi gruppo a cui appartengono.
- I flussi di lavoro sono collegati a un singolo gruppo; il selettore dei gruppi viene quindi rimosso dalla pagina Composizione.
- Per condividere un flusso di lavoro con più gruppi, è necessario prima completare la verifica, quindi clonare il flusso di lavoro per ciascun gruppo che deve poter accedervi.
- I membri dei gruppi possono utilizzare il flusso di lavoro e, se l’accesso al flusso di lavoro personalizzato viene concesso a tutti gli utenti, possono anche clonarlo e modificarlo per uso proprio.
- Gli amministratori dei gruppi possono modificare i flussi di lavoro condivisi all’interno del proprio gruppo. Gli amministratori degli account possono modificare i flussi di lavoro condivisi tra tutti i gruppi.
Qualsiasi utente nella mia azienda: il flusso di lavoro è disponibile per tutti gli utenti all’interno dell’account Acrobat Sign.
- I flussi di lavoro a livello di account possono essere inviati da qualsiasi gruppo a cui appartiene il mittente.
- Gli amministratori a livello di account possono modificare qualsiasi flusso di lavoro condiviso a livello di organizzazione.
Scegli l’impostazione appropriata in base all’ambito di condivisione del flusso di lavoro.
Nel selettore dei flussi di lavoro, questi sono organizzati in tre cartelle in base alle impostazioni di accesso. Tali cartelle sono:
- Solo io: contiene i flussi di lavoro creati dall’utente per uso personale.
- Il mio gruppo: contiene i flussi di lavoro disponibili per il gruppo assegnato all’utente. Se l’utente è iscritto a più gruppi, saranno visualizzati tutti i flussi di lavoro assegnati a livello di gruppo.
- Organizzazione: include i flussi di lavoro accessibili a tutti gli utenti dell’account Acrobat Sign.
Se un utente non dispone di alcun flusso di lavoro in una specifica cartella, quest’ultima non verrà visualizzata per mantenere l’interfaccia pulita e ordinata.
Fornire istruzioni nella pagina Composizione personalizzata
In caso di processi nuovi o complessi, può essere utile incorporare alcune istruzioni nella pagina Composizione.
Puoi formattare le istruzioni utilizzando gli attributi e i tag HTML seguenti:
- Formattazione del testo: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Elenchi: <ul> (elenco non ordinato), <ol> (elenco ordinato), <li> (voce elenco)
- Immagini: <img src="fully qualified path">
- Collegamenti: <a href="fully qualified path">
I percorsi devono essere consentiti in modo esplicito se si includono attributi src o href nei tag di immagine o di collegamento. Invia gli URL al team Assistenza clienti per l’approvazione.
Le istruzioni vengono visualizzate nella parte superiore della pagina Composizione personalizzata. Gli utenti possono espandere o comprimere le istruzioni utilizzando il pulsante Più/Meno.
Queste istruzioni sono visibili solo nella pagina Composizione personalizzata e non vengono mai mostrate ai destinatari.
Definizione delle informazioni sull’accordo per la pagina personalizzata Composizione
Quando configuri le Informazioni dell’accordo, specifica i dettagli che verranno inseriti nella pagina Composizione per l’utilizzo del flusso di lavoro.
Dettagli accordo
- Nome accordo : immetti un nome per l’accordo. Questo viene visualizzato nella pagina Gestisci e nell’intestazione del messaggio e-mail di richiesta Firma/Approva.
- Messaggio: inserisci un messaggio per i destinatari. Questo viene visualizzato nella pagina Composizione.
Impostazioni per Cc (copia carbone)
- CC: immetti l’indirizzo e-mail dei destinatari in Cc. Separa più indirizzi con una virgola (, ) o un punto e virgola ( ; ).
- Minimo: imposta il numero minimo di indirizzi e-mail in Cc consentiti.
- Massimo: imposta il numero massimo di indirizzi e-mail in Cc consentiti.
- Modificabile: abilita questa opzione per consentire ai mittenti di modificare gli indirizzi Cc del flusso di lavoro nella pagina Composizione.
Lingua del destinatario
- Questa impostazione determina se il selettore della lingua è disponibile nella pagina Composizione e stabilisce la lingua predefinita del destinatario.
- Non mostrare il selettore della lingua: viene usata la lingua predefinita per il destinatario a livello di gruppo.
Opzioni di invio
- Imposta la password per aprire il PDF scaricato: consente al mittente di specificare una password per un PDF scaricato.
- Obbligatorio: se questa opzione è abilitata, i mittenti devono impostare una password e questa opzione non può essere disattivata nella pagina Composizione.
- Scadenza per il completamento: consente di impostare una scadenza di completamento sulla pagina Composizione.
- Giorni per completare l’accordo: definisce il numero predefinito di giorni entro i quali i destinatari devono completare l’accordo con la firma. Questo valore è sempre modificabile nella pagina Composizione.
- Consenti la creazione di documenti prima dell’invio: consente ai mittenti di modificare i campi modulo nell’ambiente di creazione utilizzando l’opzione Visualizza in anteprima e aggiungi campi firma.
- Abilita la creazione per impostazione predefinita: abilita automaticamente Visualizza in anteprima e aggiungi campi firma nella pagina Composizione.
Seleziona le impostazioni appropriate per semplificare il processo di invio, mantenendo al contempo la flessibilità per i mittenti.
Modificare etichette del campo
Alcune etichette dei campi sono modificabili, come indicato dall’icona a forma di matita 
.
- Seleziona l’icona a forma di matita per inserire un’etichetta personalizzata che verrà visualizzata nella pagina Composizione quando viene utilizzato il flusso di lavoro.
- Ciò consente di rinominare i campi in modo che siano allineati alla terminologia interna familiare agli utenti.
- Le etichette personalizzate dispongono di un limite di 100 caratteri, quindi è possibile includere delle brevi istruzioni, se necessario.
- Per ripristinare l’etichetta originale, seleziona l’icona Ripristina
.
Ad esempio, Nome accordo può essere rinominato come Nome contratto:
Seleziona Destinatari nella barra a sinistra per accedere alla sezione Indirizzamento destinatari
Nella sezione Indirizzamento destinatari puoi specificare i destinatari e l’ordine di indirizzamento in base alle tue esigenze. Puoi creare più flussi di lavoro complessi con indirizzamento seriale, parallelo, ibrido o ibrido nidificato. Le istruzioni seguenti evidenziano la funzionalità disponibile per l’indirizzamento dei destinatari.
- Per aggiungere un altro destinatario prima o dopo un destinatario esistente:
- Seleziona l’icona Aggiungi
. - Seleziona il ruolo che desideri utilizzare (saranno disponibili tutti i ruoli attivati per l’account).
- Seleziona l’icona Aggiungi
- Per specificare un ramo parallelo, seleziona l’icona Aggiungi sopra un destinatario e seleziona Rami paralleli.
- Per eliminare un destinatario, passa il cursore sulla relativa e seleziona l’icona Elimina
.
- Per personalizzare un destinatario, passa il cursore sulla bolla e seleziona l’icona di modifica
.
Quando modifichi un destinatario puoi configurare quanto segue:
- Etichetta ricevente: personalizza l'etichetta del destinatario. Ad esempio, modifica l’etichetta del destinatario predefinita in Acquirente.
- Le etichette per i destinatari devono essere univoche in un flusso di lavoro.
- Destinatario: immetti l’indirizzo e-mail predefinito del destinatario.
- Aggiungi gruppo di destinatari: seleziona questo pulsante per aggiungere un gruppo di destinatari riutilizzabile dall’elenco dei gruppi di destinatari disponibili.
- Contrassegna come gruppo di destinatari: se questa opzione è selezionata, viene creato un gruppo di destinatari dagli indirizzi e-mail elencati nel campo Destinatario anziché un record e-mail destinatario standard. Il gruppo di destinatari può essere lasciato vuoto o compilato con uno o più indirizzi e-mail provenienti dal campo E-mail (delimitato da virgole).
- Il destinatario è il mittente : se questa opzione è selezionata, il mittente viene inserito come destinatario.
- Obbligatorio: attiva questa opzione se è necessaria una firma del destinatario.
- Modificabile: attiva questa opzione per consentire al mittente di aggiornare l’indirizzo e-mail di questo destinatario sulla pagina Invia.
- Aggiungi messaggio privato: seleziona questa opzione per fornire un messaggio privato per il destinatario. I messaggi privati vengono inseriti nell’e-mail del destinatario (in aggiunta al messaggio globale) e nella pagina di firma elettronica.
- Destinatario in Cc: includi una o più parti in Cc che riceveranno le notifiche sugli accordi in contemporanea al destinatario. Questa parte in Cc è collegata solo al singolo destinatario.
- Ruolo: aggiorna il ruolo del destinatario (firmatario, approvatore, compilatore, ecc.).
- Verifica identità: seleziona il tipo di verifica dell’identità richiesta per il firmatario. Sono visibili solo le opzioni che sono state abilitate.
- Autenticazioni a fattore singolo: nessuna (e-mail), Acrobat Sign, e-mail OTP.
- Autenticazioni a due fattori: telefono, autenticazione basata su conoscenza (KBA), password e documento di identità.
Assicurati Salvare tutte le configurazioni del destinatario effettuate.
Di seguito è riportato un esempio delle informazioni sul Destinatario e un indirizzamento in cui le etichette per entrambi i firmatari (firmatario e cofirmatario) e per i destinatari interni (rappresentante di vendita e approvazione del dirigente) sono state personalizzate.
Seleziona E-mail nella barra a sinistra per passare alla sezione E-mail.
Nella sezione E-mail è possibile gestire le notifiche da inviare durante il processo di firma e di approvazione in base a eventi specifici.
Ad esempio, puoi configurare le notifiche in modo tale che vengano inviate ai destinatari e ai CC quando un accordo viene annullato.
Seleziona Documenti nella barra a sinistra per passare alla sezione Documenti.
Nella sezione Documenti puoi definire come allegare e gestire i documenti nel flusso di lavoro.
- Titolo del documento: immetti un titolo per il documento. Questo titolo appare nella sezione Documenti sulla pagina Composizione .
- File: seleziona l’icona Aggiungi file per allegare un documento dalla libreria dei modelli di Acrobat Sign. Il documento viene incluso automaticamente quando si utilizza il flusso di lavoro.
- Se non viene selezionato alcun file, il mittente dovrà caricare un documento durante l’invio dell’accordo.
- Se un documento è contrassegnato come Necessario, sarà sempre allegato all’avvio del flusso di lavoro.
- Elimina file: per rimuovere un file allegato, seleziona l’icona (X) accanto al nome del file.
- Nome del documento: immetti un nome significativo affinché il mittente possa identificare il documento. Il nome predefinito si basa sul file caricato, ma può essere modificato.
- Necessario: specifica se il documento deve essere incluso nell’accordo.
- Aggiungi documento: seleziona Aggiungi documento per includere file aggiuntivi. Ogni documento deve avere un titolo univoco.
- Elimina riga: per rimuovere un documento, seleziona l’icona (X) nella riga corrispondente.
Quando si allega un modello della libreria di Acrobat Sign a un flusso di lavoro, gli utenti possono accedere solo ai modelli che soddisfano i seguenti criteri:
- Di proprietà personale del mittente.
- Assegnato allo stesso gruppo del flusso di lavoro.
- Assegnato all’organizzazione (modelli a livello di account), ereditato da tutti i gruppi.
Questa limitazione esiste perché i flussi di lavoro hanno una relazione uno a uno con i gruppi, ovvero sono collegati a un singolo gruppo alla volta.
Questo è diverso dal modo in cui gli utenti con appartenenza a più gruppi (uno a molti) utilizzano la libreria di modelli. Questi utenti possono visualizzare tutti i modelli associati a ogni gruppo a cui appartengono. Tuttavia, i flussi di lavoro rimangono limitati nell’ambito e visualizzano solo i modelli relativi al loro gruppo assegnato.
Di seguito è riportato un esempio di una sezione Documenti configurata:
Seleziona Campi di inserimento mittente nella barra a sinistra per accedere alla sezione Campi di inserimento mittente.
Questi campi di inserimento vengono mappati ai campi modulo nei documenti allegati, che siano predefiniti nel flusso di lavoro o caricati dal mittente.
I mittenti possono utilizzare questi campi per precompilare le informazioni prima di inviare l’accordo ai destinatari.
Nel pannello Campi di inserimento mittente, seleziona Aggiungi campo per ogni campo che il mittente deve rivedere e potenzialmente completare.
Per ogni riga aggiunta, configura le seguenti impostazioni:
- Nome visualizzato: immetti un titolo per il campo. Viene visualizzato nella pagina Composizione come riferimento per il mittente.
- Nome campo modulo: immetti il nome del campo come viene visualizzato nel documento della libreria allegato. Il nome deve corrispondere esattamente al campo modulo del documento.
- Valore predefinito: immetti un valore predefinito per il campo (facoltativo).
- Obbligatorio: abilita questa opzione se il campo deve essere compilato prima dell’invio dell’accordo.
- Modificabile: abilita questa opzione per consentire al mittente di modificare il valore predefinito.
- Elimina riga: seleziona l’icona (X) per rimuovere la riga.
Di seguito è riportato un esempio dei Campi di inserimento mittente:
Quando è tutto pronto per distribuire il flusso di lavoro, seleziona Attiva per renderlo disponibile.
Durante i test, imposta Chi può utilizzare questo flusso di lavoro su Solo io per garantire che tutte le configurazioni funzionino come previsto.
Una volta che hai la certezza che il flusso di lavoro sia impostato correttamente, aggiorna Chi può usare questo flusso di lavoro sull’impostazione di produzione appropriata e salva le tue modifiche.
