Assicurati che i documenti firmati rimarranno leggibili, accessibili e conformi per decine di anni.
PDF/A è un formato specializzato sviluppato per la conservazione a lungo termine dei documenti. Limita le funzioni come la crittografia, i font esterni e il file multimediali non supportati per mantenere i file autonomi e accessibili nel tempo.
L’utilizzo di PDF/A aiuta a soddisfare i requisiti normativi, protegge l’integrità dei documenti e evita problemi relativi ai formati di file in futuro. Acrobat Sign applica la conformità ai file PDF/A durante il flusso di lavoro dell’accordo, dal caricamento alla firma all’archiviazione.
I flussi di lavoro PDF/A sono particolarmente utili per le organizzazioni con esigenze di archiviazione a lungo termine, come quelle in finanza, sanità e amministrazione.
I vantaggi dell’utilizzo di flussi di lavoro PDF/A
- Soddisfare le normative di conformità e conservazione
- Mantenere la formattazione del documento stabile e leggibile
- Evitare i costi relativi alla riformattazione o alla migrazione dei file archiviati
- Aumentare la fiducia nell’integrità dei record firmati
Configurazione
Disponibilità:
- Acrobat Standard e Acrobat Pro: non configurabile
- Acrobat Sign Solutions: supportato
- Acrobat Sign per la Pubblica amministrazione: supportato
Ambito di configurazione:
Gli amministratori possono abilitare questa opzione a livello di account e di gruppo.
Accedi a questa funzione passando dal menu di configurazione dell’amministratore a Impostazioni globali > Flussi di lavoro PDF/A
Sono disponibili le opzioni seguenti:
L’attivazione di questa impostazione richiede che tutti i documenti caricati siano in conformità con i file PDF/A-2b. Ciò include i documenti di origine iniziali, i documenti della libreria allegati e gli allegati aggiunti dal mittente o dai firmatari (tramite il campo Allegati file).
- I PDF che non sono conformi allo standard PDF/A vengono rifiutati.
- Tutti gli altri formati di file che non sono PDF vengono rifiutati.
L’abilitazione di questa funzione limita completamente il caricamento di tutti i file in formato PDF.
Consente di caricare e utilizzare i PDF che non sono conformi allo standard PDF/A come documenti di origine, modelli libreria e allegati. Il mittente non riceve alcun errore
Tutti gli altri formati di file che non sono PDF vengono rifiutati.
I campi di collegamento ipertestuale creati non hanno la possibilità di utilizzare un collegamento esterno. Sono consentiti solo i collegamenti nelle pagine dell’accordo.
I controlli di amministrazione Protezione password per documenti firmati vengono modificati per sopprimere qualsiasi opzione che consenta di applicare una password di sigillo:
Entrambi le interfacce Richiedi firme e Progettazione flussi di lavoro rimuovono l’opzione per aggiungere una password a livello utente:
Acrobat Sign non supporta la modifica o la firma digitale di documenti PDF/A.
L’abilitazione di flussi di lavoro PDF/A disattiva automaticamente l’opzione Scarica e firma con Acrobat per i flussi di lavoro di firma digitale. Gli accordi devono essere firmati utilizzando firme basate su cloud.
Come utilizzare questa funzione
Quando questa opzione è attivata, il flusso di lavoro PDF/A include i passaggi di convalida per garantire la conformità completa:
- I documenti PDF vengono convalidati rispetto allo standard PDF/A-2b.
- I file che soddisfano i requisiti di PDF/A vengono accettati e conservati durante tutto il processo di firma.
- Se un documento non viene convalidato, l’accordo viene bloccato e viene visualizzato un messaggio di errore:
- {File Name}: il file non è conforme alla specificazione PDF/A: indica che il file caricato non soddisfa i requisiti PDFA/A-2b.
- {File Name}: file non può essere caricato: indica che la protezione da password o la crittografia bloccano il caricamento del file.
Il documento firmato e il relativo report di audit includono un marcatore di conformità che identifica lo stato PDF/A.
Comportamento API
Quando i flussi di lavoro PDF/A sono abilitati, le API correlate applicano le stesse restrizioni:
- I campi del collegamento ipertestuale di tipo ESTERNO restituiscono un errore di tipo INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Le opzioni di sicurezza protette da password restituiscono un errore PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- Le richieste API che coinvolgono file non PDF/A vengono rifiutate a meno che l’impostazione Ignora errori PDF/A non sia abilitata.
Aspetti da considerare
La conformità dei PDF/A imposta restrizioni su alcune funzioni di Acrobat Sign:
- La protezione tramite password è disattivata per gli accordi PDF/A.
- L’opzione per aggiungere Protezione tramite password per documenti firmati a un accordo (tramite le impostazioni dell’accordo o Progettazione flussi di lavoro) è soppressa per impedire l’applicazione di una password.
- I controlli nel menu di amministrazione che richiedono una password per documenti firmati vengono modificati per rimuovere tutte le opzioni che consentono le password.
- I collegamenti ipertestuali esterni non sono consentiti. I campi di collegamento ipertestuale sono limitati ai collegamenti basati su pagine all’interno del documento.
- Quando si creano campi nell’accordo, il tipo di campo del collegamento ipertestuale rimuove l’opzione per includere un collegamento ipertestuale esterno.
- La crittografia è disabilitata, anche se non richiede una password per decriptare il documento. I documenti PDF/A firmati non vengono crittografizzati dopo il download.
- Allegati non conformi vengono rifiutati. Gli allegati caricati devono anche essere in conformità con PDF/A-2b, compresi i caricamenti dai destinatari.
