서명된 문서가 향후 수십년 동안 읽기 가능하고 액세스 가능하며 적법하게 유지되도록 해야 합니다.
PDF/A는 장기 문서 보존을 위해 개발된 특수 형식입니다. 암호화, 외부 글꼴, 지원되지 않는 다중 매체 같은 기능을 제한하여 시간이 지나도 파일이 독립형으로 보존되고 액세스되도록 합니다.
PDF/A를 사용하면 규정 요구 사항을 충족하고 문서의 무결성을 보호하고 향후 파일 형식 문제를 방지할 수 있습니다. Acrobat Sign은 업로드부터 서명, 스토리지까지 계약 워크플로우 내에서 PDF/A 규정을 적용합니다.
PDF/A 워크플로우는 재무, 의료 및 정부 기관과 같이 장기 보관의 필요성이 있는 조직에 특히 유용합니다.
PDF/A 워크플로우 사용의 이점
- 규정 준수 및 보관 규정 충족
- 읽을 수 있고 안정적인 문서 서식 유지
- 보관된 파일의 재구성 또는 마이그레이션 비용 방지
- 서명된 레코드의 무결성 신뢰도 증가
구성
가용성:
- Acrobat Standard 및 Acrobat Pro: 구성할 수 없음
- Acrobat Sign Solutions: 지원됨
- 정부 기관용 Acrobat Sign: 지원됨
구성 범위:
관리자는 계정 수준과 그룹 수준에서 이 기능을 활성화할 수 있습니다.
관리자의 구성 메뉴에서 전역 설정 > PDF/A 워크플로우로 이동하여 이 기능에 액세스합니다.
다음과 같은 설정을 사용할 수 있습니다.
이 설정을 활성화하려면 업로드된 모든 문서가 PDF/A-2b 규정을 준수해야 합니다. 여기에는 (파일 첨부 필드를 통해) 발신자 또는 서명자가 추가한 초기 소스 문서, 첨부 라이브러리 문서 및 첨부 파일이 포함됩니다.
- PDF/A 표준을 준수하지 않는 PDF는 거부됩니다.
- PDF가 아닌 다른 모든 파일 형식이 거부됩니다.
이 기능을 사용하면 업로드된 모든 파일이 PDF 형식으로 표시되도록 완전히 제한됩니다.
PDF/A 표준을 준수하지 않는 PDF를 업로드하여 소스 문서, 라이브러리 템플릿 및 파일 첨부 파일로 사용할 수 있습니다. 발신자에게 오류가 표시되지 않습니다.
PDF가 아닌 다른 모든 파일 형식이 거부됩니다.
작성된 하이퍼링크 필드에는 외부 링크를 사용할 수 있는 옵션이 없습니다. 계약 페이지 내 링크만 허용됩니다.
서명된 문서 암호 보호 관리자 컨트롤이 봉인 암호를 적용할 수 있는 모든 옵션을 숨기도록 변경되었습니다.
서명 요청 및 워크플로우 디자이너 인터페이스 모두 다음과 같이 사용자 수준에서 암호를 추가하는 옵션을 제거합니다.
Acrobat Sign은 PDF/A 문서 편집 또는 디지털 서명을 지원하지 않습니다.
PDF/A 워크플로우를 활성화하면 디지털 서명 워크플로우에 대해 Acrobat으로 다운로드 및 서명 옵션이 자동으로 비활성화됩니다. 계약은 클라우드 기반 서명을 사용하여 서명해야 합니다.
사용되는 방식
활성화된 경우 PDF/A 워크플로우에는 완전한 규정 준수를 보장하기 위한 유효성 검사 단계가 포함됩니다.
- PDF 문서는 PDF/A-2b 표준에 맞게 유효성 검사됩니다.
- PDF/A 요구 사항을 충족하는 파일은 서명 프로세스 내내 수락 및 유지됩니다.
- 문서가 유효성 검사에 실패하면 계약이 차단되고 오류 메시지가 표시됩니다.
- {파일 이름}: 파일이 PDF/A 사양을 준수하지 않습니다.-업로드된 파일이 PDF/A-2b 요구 사항을 충족하지 않음을 나타냅니다.
- {파일 이름}: 파일 업로드 불가능 - 암호 보호 또는 암호화가 파일 업로드를 차단하고 있음을 나타냅니다.
서명된 문서 및 감사 보고서에는 PDF/A 상태를 식별하는 규정 준수 표시가 포함됩니다.
알아야 할 사항
PDF/A 규정 준수에 따라 특정 Acrobat Sign 기능에 제한이 적용됩니다.
- PDF/A 계약에 대해 암호 보호가 비활성화되어 있습니다.
- (계약 설정 또는 워크플로우 디자이너를 통해) 계약에 서명된 문서 암호 보호를 추가하는 옵션이 숨김 처리되어 암호 적용을 방지합니다.
- 서명된 문서 암호를 요구하는 관리자 메뉴의 컨트롤이 암호를 허용하는 모든 옵션을 제거하도록 변경됩니다.
- 외부 하이퍼링크는 허용되지 않습니다. 하이퍼링크 필드는 문서 내의 페이지 기반 링크로 제한됩니다.
- 계약에 필드를 작성할 때 하이퍼링크 필드 유형은 외부 하이퍼링크를 포함하는 옵션을 제거합니다.
- 암호화는 문서를 해독하기 위해 암호가 필요하지 않은 경우에도 비활성화되어 있습니다. 서명된 PDF/A 문서는 다운로드 후 암호화되지 않습니다.
- 규정을 준수하지 않는 첨부 파일이 거부됩니다. 업로드된 첨부 파일은 수신자로부터 업로드된 파일을 포함하여 PDF/A-2b를 준수해야 합니다.
