Ontwerp een aangepaste pagina Samenstellen met de designer voor aangepaste workflows.
In bedrijfsaccounts kunnen alle gebruikers aangepaste pagina's Samenstellen maken met de designer voor aangepaste workflows, als deze is ingeschakeld.
Aangepaste pagina's Samenstellen kunnen variëren van een eenvoudige, gepersonaliseerde samenstellingssjabloon met handtekeningdetails, vervaldatums, persoonlijke berichten, enz., tot ingewikkelde, hybride workflows met meerdere handtekeningen die strikte naleving van het bedrijfsbeleid afdwingen.
- Accountbeheerders kunnen workflows voor het hele account of voor specifieke groepen maken.
- Groepsbeheerders kunnen workflows voor hun toegewezen groepen maken.
- Gebruikers met de juiste machtigingen kunnen persoonlijke workflows maken en met hun groepen delen.
De designer voor aangepaste workflows openen:
- Ga naar het tabblad Workflows in de bovenste navigatiebalk.
- Selecteer Aangepaste workflows in het linkermenu om de beschikbare workflows weer te geven.
- Selecteer Workflow maken om een nieuwe workflow op te zetten.
Als u een nieuwe workflow opent, verschijnt de koptekst Workflow Designer onder het logo.
Boven aan de pagina vindt u verschillende indicatoren en besturingselementen:
- Statusindicator – geeft de huidige status van de workflow weer:
- Concept/inactief – voorzien van het label Concept.
- Actief – voorzien van het label Actief.
- Workflownaam – geeft de naam van de workflow weer (bijv. Nieuwe workflow).
- Workflow klonen – hiermee wordt een kopie van de workflow gemaakt met een nieuwe naam.
- Workflow verwijderen – hiermee wordt de workflow uit het account verwijderd.
- Sluiten – hiermee wordt de workflow verlaten. Als er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, verschijnt een vraag.
- Opslaan – hiermee worden alle wijzigingen opgeslagen.
- Activeren/deactiveren – hiermee wordt de status van de workflow in- of uitgeschakeld:
- Geactiveerd – de workflow is gemarkeerd als Actief en beschikbaar voor toegewezen gebruikers, groepen of de organisatie.
- Gedeactiveerd – de workflow heeft de status Concept en is alleen toegankelijk voor de eigenaar of beheerder.
Bij het maken van een workflow worden de volgende details ingesteld:
- Informatie over workflow – geef de workflow een naam, voeg aangepaste instructies voor afzenders toe en wijs machtigingen toe.
- Informatie over overeenkomst – pas aan hoe informatie over de overeenkomst wordt weergegeven op de aangepaste pagina Samenstellen.
- Ontvangers – definieer de ondertekeningsvolgorde door ondertekenaars en andere typen ontvangers toe te voegen.
- E-mails – geef e-mailmeldingen op voor verschillende deelnemers in elk stadium van het ondertekeningsproces.
- Documenten – selecteer welke documenten in de workflow moeten worden opgenomen.
- Invoervelden voor afzender – voeg velden voor afzenders toe waarin informatie kan worden ingevoerd voordat een overeenkomst wordt verzonden. Deze invoer wordt samengevoegd in de overeenkomst voordat de overeenkomst naar ondertekenaars en goedkeurders gaat.
Alles wat in de Workflow Designer is geconfigureerd, helpt bij het automatiseren van de aangepaste pagina Samenstellen , waardoor de handmatige invoer van afzenders wordt gereduceerd. Vereiste velden worden gemarkeerd met een asterisk (*), terwijl optionele velden kunnen worden aangepast of leeg worden gelaten.
Het doel is om zoveel mogelijk informatie vooraf in te vullen, waardoor het verzendproces sneller en gemakkelijker wordt uitgevoerd en er minder kans is op fouten.
Instellingen en eigenschappen die in een aangepaste workflow zijn gedefinieerd, hebben voorrang op instellingen op groeps- of accountniveau. Dit geldt voor alle configureerbare elementen van de workflow.
Als bijvoorbeeld de groepsniveau-instelling voor het verlopen van een document vijf dagen is, maar de workflowsjabloon een deadline van drie dagen definieert, verloopt de overeenkomst over drie dagen.
Als de Workflow Designer wordt geopend, wordt het deelvenster Informatie over workflow weergegeven:
Voer de volgende informatie in op de pagina Informatie over workflow:
- Naam van workflow – Voer een unieke naam voor de workflow in.
- Wie kan deze workflow gebruiken?– Geef op wie de workflow kan gebruiken.
- Instructies voor afzender – Voeg instructies op het scherm toe voor afzenders die de workflow gebruiken.
Deze instellingen bieden een definitie voor de manier waarop de workflow in de menu's en gebruikersinterface wordt weergegeven, geven toegang tot de gebruiker of groep die de workflow moet kunnen gebruiken, en bevatten de optie voor het zo nodig verschaffen van instructies aan de afzender.
De naam van de workflow definiëren
De Workflownaam wordt gebruikt in de Acrobat Sign-interface om de workflowsjabloon te identificeren. De naam verschijnt in de volgende gebieden:
- Wanneer u een workflow selecteert in een lijst.
- In de lijst Aangepaste workflow.
- Wanneer u het filter Workflow gebruikt in Rapporten en gegevensexports.
De naam van de workflow wordt nooit aan ontvangers getoond, dus u kunt deze gebruiken voor versies, serviceniveaus of voor elke andere classificatie die voor uw organisatie relevant is.
Wie kan deze workflow gebruiken? configureren
De instelling Wie kan deze workflow gebruiken? bepaalt welke gebruikers toegang tot de workflow hebben en deze kunnen gebruiken. De beschikbare opties zijn:
- U kunt het volgende doen:
Alleen ik – De workflow is alleen beschikbaar voor de maker.
- Deze optie is alleen beschikbaar als alle gebruikers toegang hebben tot aangepaste workflows.
- Gebruikers in meerdere groepen kunnen kiezen aan welke groep de workflow moet worden toegewezen.
- U kunt het volgende doen:
Geselecteerde groep – Dit geeft toegang tot een specifieke groep die is geselecteerd in een vervolgkeuzelijst.
- Gebruikers in meerdere groepen kunnen workflows maken voor elke groep waartoe ze behoren.
- Workflows zijn gekoppeld aan één groep; de groepskiezer op de pagina Samenstellen wordt onderdrukt.
- Als u een workflow met meerdere groepen wilt delen, voltooit u eerst het testen en kloont u vervolgens de workflow voor elke groep die toegang nodig heeft.
- Groepsleden kunnen de workflow gebruiken en als aan alle gebruikers toegang tot aangepaste workflows is verleend, kunnen ze de workflow klonen en voor hun eigen gebruik wijzigen.
- Groepsbeheerders kunnen workflows bewerken die in hun groep worden gedeeld. Accountbeheerders kunnen workflows bewerken die in alle groepen worden gedeeld.
- U kunt het volgende doen:
Elke gebruiker in mijn organisatie – De workflow is beschikbaar voor alle gebruikers in het Acrobat Sign-account.
- Workflows op accountniveau kunnen worden verzonden vanuit elke groep waartoe de afzender behoort.
- Accountbeheerders kunnen elke workflow bewerken die op organisatieniveau wordt gedeeld.
Kies de juiste instelling afhankelijk van hoe breed de workflow moet worden gedeeld.
De workflowkiezer deelt workflows afhankelijk van de toegangsinstellingen in drie mappen in. Dat zijn de volgende mappen:
- Alleen ik – Hiermee worden de workflows weergegeven die de gebruiker voor persoonlijk gebruik heeft gemaakt.
- Mijn groep - Bevat workflows die beschikbaar zijn voor de toegewezen groep van de gebruiker. Als de gebruiker lid is van meerdere groepen, ziet deze alle toegewezen workflows op groepsniveau.
- Organisatie - Bevat workflows die toegankelijk zijn voor alle gebruikers in het Acrobat Sign-account.
Als een gebruiker in een bepaalde map geen workflows heeft, wordt de map niet weergegeven. Zo blijft de interface overzichtelijk.
Instructies opgeven op de aangepaste pagina Samenstellen
Nieuwe en complexe processen kunnen baat hebben bij een paar instructies op de pagina Instellen.
U kunt instructies opmaken met behulp van de volgende HTML-tags en -attributen:
- Tekstindeling: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>
- Lijsten: <ul>(niet-geordende lijst), <ol> (geordende lijst), <li> (lijstitem)
- Afbeeldingen: <img src="fully qualified path">
- Koppelingen: <a href="fully qualified path">
Als u src- of href-attributen in de afbeelding of koppelingslabels wilt opnemen, moeten de paden expliciet worden toegestaan. Verstuur de URL's naar uw Klantenondersteuningsteam.
De instructies staan boven aan de aangepaste pagina Samenstellen . Gebruikers kunnen de instructies uitvouwen of samenvouwen met behulp van de knop Meer/Minder.
Deze instructies zijn alleen zichtbaar op de aangepaste pagina Samenstellen en worden nooit aan ontvangers getoond.
Overeenkomstinformatie definiëren voor de aangepaste pagina Instellen
Geef bij het configureren van de Overeenkomstinformatie de details op die worden ingevuld op de pagina Samenstellen als de workflow wordt gebruikt.
Overeenkomstdetails
- Naam van de overeenkomst: voer een naam voor de overeenkomst in. Deze verschijnt op de pagina Beheren en in de e-mailkop Ondertekenen/goedkeuren.
- Bericht: voer een bericht voor de ontvangers in. Dit wordt weergegeven op de pagina Samenstellen.
CC-instellingen (carbon-copy)
- CC: voer de e-mailadressen van de ontvangers in de CC in. Scheid meerdere adressen met een komma ( , ) of puntkomma ( ; ).
- Minimum: stel het minimum aantal toegestane e-mailadressen in de CC in.
- Maximum: stel het maximum aantal toegestane e-mailadressen in de CC in.
- Bewerkbaar: schakel deze optie in als u wilt dat afzenders de CC-adressen op de pagina Samenstellen kunnen bewerken.
Taal van ontvanger
- Deze instelling bepaalt of de taalkiezer op de pagina Samenstellen beschikbaar is en stelt de standaardtaal van de ontvanger in.
- Taalkiezer niet weergeven: de op groepsniveau ingestelde standaardtaal van de ontvanger wordt gebruikt.
Verzendopties
- Wachtwoord instellen om gedownloade PDF te openen: hiermee kan de afzender voor de gedownloade PDF een wachtwoord instellen.
- Vereist: als deze optie is ingeschakeld, moeten afzenders een wachtwoord instellen. Deze optie kan op de pagina Samenstellen niet worden uitgeschakeld.
- Deadline voor voltooiing: hiermee kunt u de optie inschakelen om voor de voltooiing een deadline in te stellen op de pagina Samenstellen.
- Dagen om de overeenkomst te voltooien: bepaalt het standaard aantal dagen dat ontvangers hebben om de ondertekening te voltooien. Deze waarde kan altijd worden bewerkt op de pagina Samenstellen.
- Authoring van documenten toestaan voorafgaand aan verzending: hiermee kunnen afzenders in de authoringomgeving formuliervelden wijzigen met de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen.
- Authoring standaard inschakelen: hiermee schakelt u op de pagina Samenstellen automatisch de optie Voorvertonen en handtekeningvelden toevoegen.
Selecteer de juiste instellingen om het verzendproces te stroomlijnen met behoud van flexibiliteit voor afzenders.
Veldlabels bewerken
Sommige veldlabels zijn bewerkbaar, zoals aangegeven door het potloodpictogram 
.
- Selecteer het potloodpictogram om een aangepast label in te voeren dat tijdens het gebruik van de workflow op de pagina Samenstellen wordt weergegeven.
- Hiermee kunt u namen van velden aanpassen aan de interne terminologie die gebruikers kennen.
- Aangepaste labels hebben een limiet van 100 tekens, dus u kunt zo nodig korte instructies opnemen.
- Om terug te keren naar het oorspronkelijke label selecteert u het pictogram Ongedaan maken
.
De Naam van de overeenkomst kan bijvoorbeeld hernoemd worden naar de Naam van het contract:
U kunt het volgende doen:
Klik op Ontvangers in de linkerrail om toegang te krijgen tot de sectie Routering van ontvangers
In de sectie Routing van ontvangers kunt u de ontvangers en de routeringvolgorde opgeven, precies zoals u dat wilt. Met seriële, parallelle, hybride of geneste hybride routering kunt u heel complexe workflows maken. In de volgende instructies wordt de functionaliteit beschreven die beschikbaar is voor het instellen van de Routering voor ontvangers.
- Een andere ontvanger voor of na een bestaande ontvanger toevoegen:
- Klik op het pictogram Toevoegen
. - Selecteer de rol die u wilt gebruiken (alle rollen die voor het account zijn ingeschakeld, zijn beschikbaar).
- Klik op het pictogram Toevoegen
- Als u een parallelle vestiging wilt opgeven, selecteert u het pictogram Toevoegen boven een ontvanger en vervolgens Parallelle vestigingen.
- Als u een ontvanger wilt verwijderen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Verwijderen
.
- Als u een ontvanger wilt aanpassen, plaatst u de cursor boven de ballon van de ontvanger en klikt u op het pictogram Bewerken
.
Tijdens het bewerken van een ontvanger kunt u de volgende opties instellen:
- Label van ontvanger: pas het label voor de ontvanger naar wens aan. U kunt het standaardlabel bijvoorbeeld instellen op Koper.
- De labels voor ontvangers moeten uniek zijn binnen de workflow.
- Ontvanger - voer het standaard e-mailadres van de ontvanger in.
- Ontvangersgroep toevoegen - selecteer deze knop om een herbruikbare ontvangersgroep toe te voegen uit de lijst met beschikbare ontvangersgroepen.
- Markeren als ontvangersgroep - wanneer dit is ingeschakeld, wordt er een ontvangersgroep gemaakt op basis van de e-mailadressen die worden vermeld in het veld Ontvanger in plaats van een standaard e-mailrecord voor ontvangers. De ontvangersgroep kan leeg worden gelaten of worden gevuld met een of meer e-mailadressen uit het veld E-mail (door komma's gescheiden).
- Deze ontvanger is de afzender: als deze optie is ingeschakeld, wordt de afzender ingevoegd als de ontvanger.
- Vereist: schakel deze optie in als een handtekening van de ontvanger vereist is.
- Bewerkbaar: schakel deze optie in om toe te staan dat de afzender het e-mailadres voor deze ontvanger op de pagina Verzenden bijwerkt.
- Privébericht toevoegen—Selecteer deze optie om een privébericht voor de ontvanger op te geven. Privéberichten worden ingevoegd in de e-mail van de ontvanger (naast het algemene bericht) en op de pagina voor elektronische ondertekening.
- Ontvangers-CC - Neem een of meer CC-ontvangers op die tegelijkertijd met de ontvanger over de overeenkomst worden geïnformeerd. Deze CC is alleen gekoppeld aan de individuele ontvanger.
- Rol: Werk de rol van de ontvanger bij (Ondertekenaar, Goedkeurder, Formulierinvuller, enz.).
- Verificatie: Selecteer welk type identiteitsverificatie vereist is voor de ondertekenaar. Alleen de ingeschakelde opties zijn zichtbaar.
- Eenstapsverificaties: geen (e-mail), Acrobat Sign, e-mail OTP (eenmalig wachtwoord).
- Tweestapsverificaties: telefoon, KBA, wachtwoord en overheids-ID.
Vergeet niet te klikken op Opslaan om de configuraties op te slaan die u voor de ontvanger hebt ingesteld.
Hieronder ziet u een voorbeeld van informatie over Ontvanger en een routering waarbij de labels voor beide ondertekenaars (Ondertekenaar en Medeondertekenaar) en voor de interne ontvangers (Verkoopmedewerker en Goedkeuring door management) zijn aangepast.
Klik op E-mails in de linkerrail om naar de sectie E-mails te gaan.
In de sectie E-mails bepaalt u welke e-mails tijdens het ondertekenings- en goedkeuringsproces worden verzonden naar aanleiding van specifieke gebeurtenissen.
U kunt bijvoorbeeld configureren dat meldingen naar ontvangers en CC's worden verzonden wanneer een overeenkomst wordt geannuleerd.
U kunt het volgende doen:
Klik op Documenten in de linkerrail om naar de sectie Documenten te gaan.
In de sectie Documenten kunt u definiëren hoe documenten in de workflow worden bijgevoegd en beheerd.
- Documenttitel - Voer een titel voor het document in. Deze titel verschijnt in de sectie Documenten op de pagina Samenstellen.
- Bestanden - Klik op het pictogram Bestand toevoegen om een document uit de Acrobat Sign-sjabloonbibliotheek bij te voegen. Het document wordt automatisch opgenomen wanneer de workflow wordt gebruikt.
- Als er geen bestand is geselecteerd, moet de afzender een document uploaden bij het verzenden van de overeenkomst.
- Als een document is gemarkeerd als Vereist, wordt het altijd bijgevoegd wanneer de workflow wordt gestart.
- Bestand verwijderen - Als u een bijgevoegd bestand wilt verwijderen, selecteert u het pictogram (X) naast de bestandsnaam.
- Documentnaam – Voer een betekenisvolle naam in voor de afzender om het document te identificeren. De standaardnaam is gebaseerd op het geüploade bestand, maar kan worden bewerkt.
- Vereist – Geef aan of het document moet worden opgenomen in de overeenkomst.
- Document toevoegen – Selecteer Document toevoegen om extra bestanden op te nemen. Elk document moet een unieke titel hebben.
- Rij verwijderen – Als u een document wilt verwijderen, selecteert u het pictogram (X) in de bijbehorende rij.
Als gebruikers een Acrobat Sign-bibliotheeksjabloon aan een workflow koppelen, hebben ze alleen toegang tot sjablonen die voldoen aan de volgende criteria:
- Eigendom van de afzender persoonlijk.
- Toegewezen aan dezelfde groep als de workflow.
- Toegewezen aan de organisatie (sjablonen op accountniveau), die worden overgenomen door alle groepen.
Deze beperking bestaat omdat workflows een een-op-een-relatie hebben met groepen, wat betekent dat ze per keer aan één groep zijn gekoppeld.
Dit verschilt van hoe gebruikers met lidmaatschappen in meerdere groepen (een-op-veel) de sjabloonbibliotheek kunnen gebruiken. Deze gebruikers kunnen alle sjablonen zien die zijn gekoppeld aan elke groep waartoe ze behoren. Het bereik van workflows blijft echter beperkt en er worden alleen sjablonen weergegeven die betrekking hebben op de aan hen toegewezen groep.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een geconfigureerde sectie Documenten:
Selecteer Invoervelden voor afzender op de linkerrail om de sectie Invoervelden voor afzender te openen.
Deze invoervelden worden gekoppeld aan formuliervelden in de bijgevoegde documenten, of ze nu vooraf zijn gedefinieerd in de workflow of zijn geüpload door de verzender.
Verzenders kunnen deze velden gebruiken om informatie vooraf in te vullen voordat ze de overeenkomst naar de ontvangers sturen.
Selecteer in het deelvenster Invoervelden voor afzender de optie Veld toevoegen voor elk veld dat de verzender moet controleren en eventueel invullen.
Configureer voor elke toegevoegde rij de volgende instellingen:
- Weergavenaam: voer een titel voor het veld in. Deze verschijnt op de pagina Samenstellen als referentie voor de verzender.
- Formulierveldnaam: voer de veldnaam in zoals die in het bijgevoegde bibliotheekdocument staat. De naam moet exact overeenkomen met het formulierveld in het document.
- Standaardwaarde: (optioneel) voer een standaardwaarde voor het veld in.
- Vereist: schakel deze optie in als het veld moet worden ingevuld voordat de overeenkomst wordt verzonden.
- Bewerkbaar - Schakel deze optie in zodat de verzender de standaardwaarde kan wijzigen.
- Rij verwijderen - Selecteer het pictogram (X) om de rij te verwijderen.
Hieronder ziet u een voorbeeld van Invoervelden voor afzender:
Als u klaar bent om de workflow te implementeren, selecteert u Activeren om deze beschikbaar te maken.
Stel tijdens het testen Wie kan deze workflow gebruiken? in op Alleen ik om controleren of alle configuraties werken zoals verwacht.
Als u zeker weet dat de workflow correct is ingesteld, werkt u Wie kan deze workflow gebruike? bij naar de juiste productie-instelling en selecteert u Opslaan.
