Zorg ervoor dat uw ondertekende documenten ook tientallen jaren later nog leesbaar, toegankelijk en conform de regelgeving blijven.
PDF/A is een speciale indeling dat is ontwikkeld voor het langdurig bewaren van documenten. Dit beperkt functies zoals versleuteling, externe lettertypen en niet-ondersteunde multimedia om bestanden zelfstandig en toegankelijk te houden.
Het gebruik van PDF/A helpt bij het voldoen aan regelgevingsvereisten, beveiligt de integriteit van documenten en voorkomt toekomstige problemen met bestandsindelingen. Acrobat Sign zorgt voor PDF/A-naleving in de gehele overeenkomstworkflow, van uploaden tot ondertekenen tot opslag.
PDF/A-workflows zijn vooral handig voor organisaties die op de lange termijn gegevens willen archiveren, zoals in de financiële sector, de gezondheidszorg en de overheid.
Voordelen van het gebruik van workflows voor PDF/A
- Voldoen aan de nalevings- en retentievoorschriften
- Een leesbare en stabiele documentindeling behouden
- Vermijden van kosten voor het opnieuw formatteren of migreren van gearchiveerde bestanden
- Vergroten van het vertrouwen in de integriteit van ondertekende documenten
Configuratie
Beschikbaarheid:
- Acrobat Standard en Acrobat Pro: niet configureerbaar
- Acrobat Sign Solutions: ondersteund
- Acrobat Sign voor Government: ondersteund
Configuratiebereik:
Beheerders kunnen deze functie inschakelen op account- en groepsniveau.
Krijg toegang tot deze functie door in het configuratiemenu van de beheerder naar Algemene instellingen > PDF/A-workflows te gaan
De volgende opties zijn beschikbaar:
Als u deze instelling inschakelt, moeten alle geüploade documenten PDF/A-2b-compatibiliteit hebben. Dit omvat de oorspronkelijke brondocumenten, bijgevoegde bibliotheekdocumenten en bijlagen die zijn toegevoegd door de afzender of ondertekenaars (via het veld Bijlagen).
- PDF's die niet voldoen aan de PDF/A-standaard worden afgewezen.
- Alle andere bestandsformaten die geen PDF zijn, worden geweigerd.
Als u deze functie inschakelt, zijn alle geüploade bestanden volledig beperkt tot de PDF-indeling.
Hiermee kunnen PDF's die niet voldoen aan de standaard PDF/A, worden geüpload en gebruikt als brondocumenten, bibliotheeksjablonen en bestandsbijlagen. Er wordt geen fout weergegeven aan de afzender
Alle andere bestandsformaten die geen PDF zijn, worden geweigerd.
In velden met gemaakte hyperlinks is het niet mogelijk om een externe koppeling te gebruiken. Alleen koppelingen binnen de overeenkomstpagina's zijn toegestaan.
De beheerdersinstellingen voor de wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten zijn aangepast om elke optie te onderdrukken waarmee een verzegelingswachtwoord kan worden toegepast:
Zowel de interfaces Handtekeningen aanvragen als Workflow Designer verwijdert de optie om een wachtwoord toe te voegen op gebruikersniveau:
Acrobat Sign biedt geen ondersteuning voor het bewerken of digitaal ondertekenen van PDF/A-documenten.
Als u PDF/A-workflows inschakelt, wordt de optie Downloaden en ondertekenen met Acrobat voor digitale handtekeningworkflows automatisch uitgeschakeld. Overeenkomsten moeten worden ondertekend met behulp van cloudgebaseerde handtekeningen.
Gebruik
Wanneer deze optie is ingeschakeld, bevat de PDF/A-workflow validatiestappen om volledige naleving te garanderen:
- PDF-documenten worden gevalideerd op basis van de standaard PDF/A-2b.
- Bestanden die voldoen aan PDF/A-vereisten, worden geaccepteerd en behouden tijdens het ondertekeningsproces.
- Als een document niet kan worden gevalideerd, wordt de overeenkomst geblokkeerd en wordt een foutmelding weergegeven:
- {File Name}: Het bestand voldoet niet aan de PDF/A-specificatie - Geeft aan dat het geüploade bestand niet voldoet aan de PDF/A-2b-vereisten.
- {File Name}: Bestand kan niet worden geüpload - Geeft aan dat wachtwoordbeveiliging of encryptie het uploaden van het bestand blokkeert.
Het ondertekende document en het controlerapport bevatten een nalevingsmarker die de status PDF/A identificeert.
API-gedrag
Wanneer PDF/A-workflows zijn ingeschakeld, moeten gerelateerde API's dezelfde beperkingen afdwingen:
- Hyperlinkvelden van het type EXTERNAL geven de fout INVALID_HYPERLINK_TYPE.
- Beveiligingsopties met wachtwoordbeveiliging retourneren de fout PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- API-aanvragen met betrekking tot niet-PDF/A-bestanden worden afgewezen, tenzij de instelling PDF/A-fouten negeren is ingeschakeld.
Handige weetjes
PDF/A-compatibiliteit introduceert beperkingen voor bepaalde Acrobat Sign-functies:
- Wachtwoordbeveiliging is uitgeschakeld voor PDF-/A-overeenkomsten.
- De optie om Wachtwoordbeveiliging voor ondertekende documenten toe te voegen aan een overeenkomst (via de overeenkomstinstellingen of Workflow Designer) wordt onderdrukt om te voorkomen dat er een wachtwoord wordt toegepast.
- De opties in het beheerdersmenu waarmee een wachtwoord voor een ondertekend document is vereist, zijn gewijzigd. Alle opties die wachtwoorden toestaan, zijn verwijderd.
- Externe hyperlinks zijn niet toegestaan. Hyperlinkvelden zijn beperkt tot op pagina gebaseerde koppelingen binnen het document.
- Bij het maken van velden in de overeenkomst verwijdert het veldtype hyperlink de optie om een externe hyperlink op te nemen.
- Versleuteling is uitgeschakeld, zelfs als versleuteling geen wachtwoord vereist om het document te ontsleutelen. Ondertekende PDF-/A-documenten worden na het downloaden niet versleuteld.
- Bijlagen die niet aan de eisen voldoen worden afgewezen. Ook moeten geüploade bijlagen PDF/A-2b-compatibel zijn, inclusief uploads van ontvangers.
