Beveilig overeenkomsten tegen onbedoelde informatielekken wanneer binnen een organisatie gebruikers of groepen worden gedeeld.
Beperkte toegang tot overeenkomsten is een functie om ontvangers te beschermen tegen onbedoelde gegevenslekken, met name binnen hun organisaties, vanwege het delen van gebruikers of groepen waardoor andere gebruikers toegang krijgen tot alle content van een gebruiker.
Met de besturingselementen voor Beperkte toegang tot overeenkomsten kunnen ontvangers worden gemarkeerd als 'beperkt' binnen het bereik van de overeenkomst. De beperkte identificatie kan worden toegepast via een regel of worden geconfigureerd om afzenders handmatig te laten bepalen of ontvangers als zodanig moeten worden gemarkeerd.
Wanneer een overeenkomst is gemarkeerd als beperkt, wordt het delen van de overeenkomst standaard onderdrukt:
- Alle ontvangers vallen onder de beperkingen.
- De beperkte overeenkomst verschijnt niet in de gedeelde weergave van de ontvanger op de pagina Beheren.
- De beperkte overeenkomst verschijnt niet in de gedeelde weergave van de afzender op de pagina Beheren.
- De beperkte overeenkomst wordt niet automatisch gedelegeerd via de Acrobat Sign-regels voor automatisch delegeren van de gebruiker. (Beheerders kunnen dit gedrag onderdrukken.)
Voor de ontvangers heeft de toegang tot de overeenkomst gewijzigde toegangsregels in de Acrobat Sign-gebruikersinterface:
- De ontvanger kan de overeenkomst ondertekenen via de pagina Beheren
- De ontvanger kan de overeenkomst niet bekijken of downloaden vanaf de pagina Beheren totdat deze is ondertekend.
- Zodra de overeenkomst is voltooid, kan de ontvanger de overeenkomst zoals gebruikelijk bekijken en downloaden.
Het bovenstaande gedrag is alleen van toepassing op de webgebruikersinterface van Acrobat Sign. Het openen van de overeenkomsten via API biedt nog steeds volledige toegang tot de overeenkomsten.
Beschikbaarheid:
De besturingselementen voor Beperkte toegang tot overeenkomsten zijn alleen beschikbaar voor licentielidmaatschappen voor ondernemingen.
Configuratiebereik:
De functie kan op account- en op groepsniveau worden ingeschakeld.
Gebruik
Beheerders kunnen deze functie zodanig configureren dat deze door afzenders kan worden bewerkt.
- Wanneer de functie is ingeschakeld voor configuratie door afzenders, vindt u de bewerkbare besturingselementen in de sectie Overeenkomstinstellingen wanneer u een nieuwe overeenkomst samenstelt.
- Wanneer de functie niet is ingeschakeld voor bewerking door gebruikers, wordt de interface voor de functie verwijderd uit de sectie Overeenkomstinstellingen van de pagina Samenstellen.
Een afzender kan de functie voor beperkte toegang zo nodig in- of uitschakelen.
Als de bewerkingsoptie van de afzender voor de instelling is uitgeschakeld, wordt de geconfigureerde ervaring buiten de weergave van de afzender toegepast.
Er zijn vier besturingselementen in de functiegroep
Wanneer de functie is ingeschakeld, worden voor alle overeenkomsten die vanuit de groep worden verzonden, de regels voor Beperkte toegang tot overeenkomsten toegepast op al hun overeenkomsten.
Als alleen deze optie is ingeschakeld, is er geen indicatie in de interface van de afzender. De instelling wordt stil toegepast zonder interactie.
Wanneer de instelling is uitgeschakeld, worden de regels voor Beperkte toegang tot overeenkomsten niet toegepast op overeenkomsten.
Als deze optie is ingeschakeld, wordt de optie Beperkte toegang zichtbaar en bewerkbaar in de interface van de afzender (in de sectie Overeenkomstinstellingen van de pagina Samenstellen).
Indien dit is ingeschakeld, is de optie voor beperkte toegang tot de overeenkomst standaard ingeschakeld (geselecteerd) bij het maken van een nieuwe overeenkomst. Afzenders kunnen de optie vervolgens handmatig uitschakelen in de sectie Overeenkomstinstelling.
Wanneer de functie Beperkte toegang tot overeenkomsten is ingeschakeld, blokkeert Acrobat Sign automatisch de automatische delegatie van overeenkomsten op basis van de profielinstellingen van een gebruiker. Dit voorkomt dat overeenkomsten worden gedelegeerd totdat de ontvanger ondertekent.
Beheerders kunnen de optie Automatische delegering toestaan voor overeenkomsten met beperkte toegang selecteren om automatisch delegeren toe te staan, ook als beperkte toegang is ingeschakeld, volgens de gebruikelijke regels voor het automatisch delegeren van de gebruiker.
Handige weetjes
- De API-implementatie van deze functie heeft één verschil met de ervaring bij het openen van het document, namelijk als de tweestapsverificatie op Geen is ingesteld:
- Binnen de Acrobat Sign-interface kan de ontvanger de overeenkomst niet bekijken of downloaden totdat deze is ondertekend. Zelfs als er geen tweestapsverificatie is geconfigureerd, kan toegang tot de overeenkomst worden uitgeschakeld door de acties Weergeven en Downloaden te onderdrukken.
- Bij gebruik van de API kan de overeenkomst worden bekeken en gedownload met de token nadat verificatie is geslaagd. Als er geen tweestapsverificatie is geconfigureerd, kan de overeenkomst worden bekeken of gedownload voordat deze wordt ondertekend.
