Sørg for at de signerte dokumentene forblir lesbare, tilgjengelige og kompatible tiår frem i tid.
PDF/A er et spesialisert format som er utviklet for langtidsoppbevaring av dokumenter. Det begrenser funksjoner som kryptering, eksterne skrifter og multimedia som ikke støttes, for å holde filene selvstendige og tilgjengelige over tid.
Bruk av PDF/A bidrar til å oppfylle forskriftsmessige krav, beskytter dokumentintegriteten og unngår fremtidige problemer med filformat. Acrobat Sign håndhever PDF/A-kompatibilitet gjennom hele avtalearbeidsflyten, fra opplasting til signering til lagring.
PDF/A-arbeidsflyter er spesielt nyttige for organisasjoner med langsiktige arkiveringsbehov, for eksempel innen finans, helse og offentlig sektor.
Fordeler med å bruke PDF/A-arbeidsflyter
- Oppfyll forskrifter for overholdelse og oppbevaring
- Oppretthold lesbar, stabil dokumentformatering
- Unngå kostnader ved omformatering eller migrering av arkiverte filer
- Øke tilliten til integriteten til signerte poster
Konfigurasjon
Tilgjengelighet:
- Acrobat Standard og Acrobat Pro: ikke konfigurerbar
- Acrobat Sign Solutions: Støttet
- Acrobat Sign for Government: Støttet
Konfigurasjonsomfang:
Administratorer kan aktivere denne funksjonen på konto- og gruppenivå.
Få tilgang til denne funksjonen ved å navigere administratorens konfigurasjonsmeny til Globale innstillinger > PDF/A-arbeidsflyter
Følgende alternativer er tilgjengelige:
Aktivering av denne innstillingen krever at alle opplastede dokumenter er PDF/A-2b-kompatible. Dette omfatter de opprinnelige kildedokumentene, vedlagte biblioteksdokumenter og vedlegg som er lagt til av avsenderen eller underskriverne (gjennom feltet Filvedlegg).
- PDF-filer som ikke er kompatible med PDF/A-standarden, avvises.
- Alle andre filformater som ikke er PDF-filer, avvises.
Aktivering av denne funksjonen begrenser fullstendig alle opplastede filer til PDF-formatet.
Tillater at PDF-filer som ikke er kompatible med PDF/A-standarden, lastes opp og brukes som kildedokumenter, bibliotekmaler og filvedlegg. Ingen feil presenteres for avsenderen
Alle andre filformater som ikke er PDF-filer, avvises.
Redigerte hyperkoblingsfelt kan ikke bruke en ekstern kobling. Bare koblinger innenfor avtalesidene er tillatt.
Administratorkontrollene Passordbeskyttelse for signerte dokumenter endres for å undertrykke alle alternativer som tillater at et forseglingspassord brukes:
Både Be om signaturer og Arbeidsflytdesigner grensesnittene fjerner alternativet for å legge til et passord på brukernivå:
Acrobat Sign støtter ikke redigering eller digital signering av PDF/A-dokumenter.
Aktivering av PDF/A-arbeidsflyter deaktiverer automatisk alternativet Last ned og signer med Acrobat for arbeidsflyter med digitale signaturer. Avtaler må signeres med skybaserte signaturer.
Slik brukes det
Når aktivert inkluderer PDF/A-arbeidsflyten valideringstrinn for å sikre fullstendig samsvar:
- PDF-dokumenter valideres mot PDF/A-2b-standarden.
- Filer som oppfyller PDF/A-krav, godtas og bevares gjennom hele signeringsprosessen.
- Hvis validering av et dokument mislykkes, blokkeres avtalen, og det vises en feilmelding:
- {File Name}: Filen samsvarer ikke med PDF/A-spesifikasjonen – Indikerer at den opplastede filen ikke møter PDF/A-2b-kravene.
- {Filnavn}: Filen kan ikke lastes opp – Angir at passordbeskyttelse eller kryptering blokkerer opplastingen av filen.
Det signerte dokumentet og revisjonsrapporten inneholder et samsvarsmerke som identifiserer PDF/A-status.
API-virkemåte
Når PDF/A-arbeidsflyter er aktivert, håndhever relaterte API-er de samme begrensningene:
- Hyperkoblingsfelt av typen EKSTERN returnerer en INVALID_HYPERLINK_TYPE-feil.
- Passordbeskyttede sikkerhetsalternativer returnerer en PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED-feil.
- API-forespørsler som involverer ikke-PDF/A-filer, avvises med mindre innstillingen Ignorer PDF/A-feil er aktivert.
Ting du bør vite
PDF/A-samsvar legger restriksjoner på visse Acrobat Sign-funksjoner:
- Passordbeskyttelse er deaktivert for PDF/A-avtaler.
- Alternativet for å legge til passordbeskyttelsen for signerte dokumenter i en avtale (via avtaleinnstillingene eller arbeidsflytutformingen) undertrykkes for å hindre bruk av et passord.
- Kontrollene i admin-menyen for å kreve et passord for signert dokument endres for å fjerne alle alternativer som tillater passord.
- Eksterne hyperkoblinger er ikke tillatt. Hyperkoblingsfelt er begrenset til sidebaserte koblinger i dokumentet.
- Når du redigerer felt i avtalen, fjerner hyperkoblingsfelttypen alternativet for å inkludere en ekstern hyperkobling.
- Kryptering er deaktivert, selv om kryptering ikke krever passord for å dekryptere dokumentet. Signerte PDF/A-dokumenter krypteres ikke etter nedlasting.
- Ikke-kompatible vedlegg avvises. Opplastede vedlegg må også være PDF/A-2b-kompatible, inkludert opplastinger fra mottakere.
