Se till att dina signerade dokument förblir läsbara, tillgängliga och följer regelverken i flera årtionden framöver.
PDF/A är ett specialiserat format som har utvecklats för bevaring av dokument under lång tid. Det begränsar funktioner som kryptering, externa teckensnitt och icke stödd multimedia för att hålla filerna kompletta och tillgängliga utan beroende av externa resurser över tid.
PDF/A används för att uppfylla lagstadgade krav, skydda dokumentets integritet och undvika framtida problem med filformat. Acrobat Sign kräver PDF/A-kompatibilitet genom hela avtalets arbetsflöde – från uppladdning till signering och lagring.
PDF/A-arbetsflöden är särskilt användbara för organisationer med långsiktiga arkiveringsbehov, till exempel inom finans, vård och offentlig sektor.
Fördelar med att använda PDF/A-arbetsflöden
- Uppfylla krav på efterlevnad och informationsbevarande
- Bibehålla läsbar och stabil dokumentformatering
- Undvik kostnaderna för att formatera eller migrera arkiverade filer
- Förstärka förtroendet för integriteten i signerade poster
Konfiguration
Tillgänglighet:
- Acrobat Standard och Acrobat Pro: kan inte konfigureras
- Acrobat Sign Solutions: Stöds
- Acrobat Sign för myndigheter: stöds
Konfigurationsomfattning:
Administratörer kan aktivera funktionen både på konto- och gruppnivå.
Kom åt funktionen via administratörens konfigurationsmeny genom att gå till Globala inställningar > PDF/A-arbetsflöden
Följande inställningar är tillgängliga:
Om du aktiverar den här inställningen måste alla överförda dokument vara PDF/A-2b-kompatibla. Detta inkluderar de ursprungliga källdokumenten, bifogade biblioteksdokument och bilagor som har lagts till av avsändaren eller signerarna (via fältet Filbilagor).
- PDF-filer som inte överensstämmer med standarden PDF/A avvisas.
- Alla andra filformat som inte är PDF-filer avvisas.
Om du aktiverar den här funktionen tillåts endast uppladdning av filer i PDF-format.
Tillåter att PDF-filer som inte överensstämmer med standarden PDF/A överförs och används som källdokument, biblioteksmallar och filbilagor. Inget felmeddelande visas för avsändaren
Alla andra filformat som inte är PDF-filer avvisas.
Skapade hyperlänkfält har inte alternativet att använda en extern länk. Endast länkar på avtalssidorna tillåts.
Administratörskontrollerna för lösenordsskydd av signerade dokument ändras så att alla alternativ som tillåter att ett förseglingslösenord används undertrycks:
Både gränssnitten Begär signaturer och Arbetsflödesdesigner tar bort alternativet att lägga till ett lösenord på användarnivå.
Acrobat Sign stöder inte redigering eller digital signering av PDF/A-dokument.
Om du aktiverar Arbetsflöden för PDF/A inaktiveras alternativet Hämta och signera med Acrobat för arbetsflöden med digital signatur. Avtal måste signeras med molnbaserade signaturer.
Så här används det
När det här alternativet är aktiverat innehåller PDF/A-arbetsflödet valideringssteg för att säkerställa fullständig efterlevnad.
- PDF-dokument valideras mot standarden PDF/A-2b.
- Filer som uppfyller PDF/A-kraven accepteras och bevaras under hela signeringsprocessen.
- Om ett dokument inte valideras blockeras avtalet och ett felmeddelande visas:
- {Filnamn}: Filen överensstämmer inte med PDF/A-specifikationen – visar att den uppladdade filen inte uppfyller kraven för PDF/A-2b.
- {Filnamn}: Filen kan inte överföras – visar att lösenordsskydd eller kryptering blockerar överföringen av filen.
Det signerade dokumentet och dess granskningsrapport innehåller en kompatibilitetsmarkering som visar PDF/A-status.
API-beteende
När PDF/A-arbetsflöden är aktiverade tillämpar relaterade API:er samma begränsningar:
- Hyperlänkfält av typen EXTERNAL returnerar felet ”INVALID_HYPERLINK_TYPE”.
- Lösenordsskyddade säkerhetsalternativ returnerar felet PDFA_PASSWORD_PROTECTED_NOT_ALLOWED.
- API-begäranden som inte gäller PDF/A-filer avvisas om inte inställningen Ignorera PDF/A-fel är aktiverad.
Bra att veta
PDF/A-kompatibilitet medför begränsningar på vissa Acrobat Sign-funktioner:
- Lösenordsskydd är inaktiverat för PDF-/A-avtal.
- Alternativet att lägga till Lösenordsskydd för signerade dokument i ett avtal (via avtalsinställningarna eller arbetsflödesdesignern) inaktiveras för att förhindra att ett lösenord tillämpas.
- Kontrollerna i administratörsmenyn för att kräva ett signerat dokumentlösenord ändras för att ta bort alla alternativ som tillåter lösenord.
- Externa hyperlänkar är inte tillåtna. Hyperlänksfält är begränsade till sidbaserade länkar i dokumentet.
- När du redigerar fält i avtalet tas alternativet att inkludera en extern hyperlänk bort från fälttypen för hyperlänk.
- Kryptering är inaktiverat, även om kryptering inte kräver ett lösenord för att kryptera dokumentet. Signerade PDF/A-dokument krypteras inte efter hämtning.
- Icke kompatibla bifogade filer avvisas. Överförda bifogade filer måste också uppfylla standarden PDF/A-2b, inklusive överförda från mottagare.
