使用「自訂工作流程設計工具」設計自訂「撰寫」頁面。
在企業帳戶中，所有使用者都可以使用「自訂工作流程設計工具」來建立自訂「撰寫」頁面 (如果已啟用)。
自訂「撰寫」頁面可包括簡單的個人化撰寫範本，包括簽名詳細資料、到期時間、個人訊息等，也可以是複雜的多重簽名混合式工作流程，這類流程會強制使用者嚴格遵循公司政策。
- 帳戶管理員可以為整個帳戶或特定群組建立工作流程。
- 群組管理員可以為其指派的群組建立工作流程。
- 擁有正確權限的使用者可以建立個人工作流程並與其群組共用。
存取自訂工作流程設計工具：
- 前往頂端導覽列的「工作流程」標籤。
- 從左側選單選取「自訂工作流程」，以檢視可用的工作流程。
- 選取「建立工作流程」即可開始建立新的工作流程。
當您開啟新的工作流程時「工作流程設計工具」標頭會顯示在標誌下方。
在頁面頂端，您會看到數個指示器和控制項：
- 狀態指示器 – 顯示工作流程的目前狀態：
- 草稿/已停用 – 標記為「草稿」。
- 進行中 – 標記為「進行中」。
- 工作流程名稱 – 顯示工作流程的名稱 (例如「新工作流程」)。
- 複製工作流程 – 以新名稱建立工作流程的副本。
- 刪除工作流程 – 這會從帳戶中移除工作流程。
- 關閉 – 結束工作流程。如果有未儲存的變更，畫面上會跳出提示。
- 儲存 – 儲存所有變更。
- 啟用/停用 – 切換工作流程狀態：
- 已啟用 – 工作流程標記為「進行中」，並可供指派的使用者、群組或組織使用。
- 已停用 – 工作流程會停留在「草稿」狀態，只能由所有者或管理員存取。
建立工作流程包括設定下列詳細資料：
- 工作流程資訊 – 為工作流程命名、為傳送者新增自訂指示，以及指派權限。
- 合約資訊 – 自訂要如何將合約詳細資料顯示在自訂「撰寫」頁面上。
- 收件者 – 透過新增簽署者與其他收件者類型來定義簽署順序。
- 電子郵件 – 為不同參與者在簽署程序的每個階段指定電子郵件通知。
- 文件 – 選取工作流程中要包含的文件。
- 傳送者輸入欄位 – 新增傳送者可在傳送合約前輸入資訊的欄位。此輸入會先合併至合約中，然後再傳送給簽署者和核准者。
在「工作流程設計工具」中所設定的一切都能協助將自訂「撰寫」頁面自動化，以減少傳送者的手動輸入作業。必填欄位會以星號 (*) 標示，而選填欄位則可供自訂或留白。
目標是盡可能預先填入多數資訊，讓傳送程序更快速、更簡單，也更不容易出錯。
在自訂工作流程中定義的設定和屬性會覆寫任何群組或帳戶層級設定。這適用於工作流程內的所有可設定元素。
例如，若群組層級設定指定五天為文件過期時間，但工作流程範本設定的完成截止日期為三天，則合約會在三天後過期。
「工作流程設計工具」開啟時，「工作流程資訊」面板會顯示如下：
在「工作流程資訊」頁面上，提供以下詳細資料：
- 工作流程名稱 – 輸入工作流程的唯一名稱。
- 誰可以使用此工作流程 – 指定誰可以存取及使用工作流程。
- 給傳送者的指示 – 使用工作流程為傳送者新增螢幕上的指引。
這些設定可定義工作流程在選單和 UI 中的呈現方式，向應可進行使用的使用者或群組提供存取權，並視需要包含向傳送者說明指示的選項。
定義工作流程名稱
「工作流程名稱」會在 Acrobat Sign 介面中使用，以識別工作流程範本。該名稱會出現在下列區域：
- 從清單中選取工作流程時。
- 在「自訂工作流程」清單上。
- 在「報告與資料匯出」中使用「工作流程」篩選器時。
工作流程名稱絕對不會向收件者顯示，因此您可以將其用於版本設定、服務層級或與貴組織相關的任何其他分類。
設定「誰可以使用此工作流程」
「誰可以使用此工作流程」設定用於決定哪些使用者可以存取及使用工作流程。可用選項包括：
限本人 – 僅限建立者可以使用工作流程。
- 僅在自訂工作流程的存取權是授予所有使用者時，才能使用此選項。
- 多個群組中的使用者可以選擇要指派此工作流程的群組。
所選群組 – 將存取權授予從下拉式清單中選取的特定群組。
- 多個群組中的使用者可為其所屬的任何群組建立工作流程。
- 工作流程會綁定至單一群組；群組選擇器會從「撰寫」頁面中隱藏。
- 若要與多個群組共用工作流程，請先完成測試，然後為每個需要存取權的群組複製工作流程。
- 群組成員可以使用工作流程，如果將自訂工作流程的存取權授予所有使用者，他們便能複製並修改工作流程以供自己使用。
- 群組管理員可以編輯與其群組共用的工作流程。帳戶管理員可以編輯在所有群組中共用的工作流程。
我所在機構中的任何使用者 – 此工作流程適用於 Acrobat Sign 帳戶中的所有使用者。
- 帳戶層級工作流程可從傳送者所屬的任何群組傳送。
- 帳戶管理員可以編輯在組織層級共用的任何工作流程。
根據應共用的工作流程範圍，選擇適當的設定。
工作流程選擇器會根據存取權設定將工作流程分門別類編成三個資料夾。這些資料夾包括：
- 限本人 – 顯示使用者為供個人使用所建立的工作流程。
- 我的群組 – 包含使用者之指派群組可用的工作流程。如果使用者有多個群組的成員資格，他們將會看到所有群組層級的指派工作流程。
- 組織 – 包括可讓 Acrobat Sign 帳戶中所有使用者存取的工作流程。
如果使用者在特定資料夾中沒有任何工作流程，則不會顯示資料夾，以讓介面保持乾淨整齊。
在自訂「撰寫」頁面上提供指示
「撰寫」頁面中內嵌的一些指示有助於使用者瞭解複雜的新程序。
您可以使用下列 HTML 標籤和屬性來將指示格式化：
- 文字格式：<p>、<br>、<b>、<i>、<u>
- 清單：<ul> (無序清單)、<ol> (排序清單)、<li> (清單項目)
- 影像：<img src="fully qualified path">
- 連結：<a href="fully qualified path">
如果您在影像或連結標籤中包含 src 或 href 屬性，則必須明確允許路徑。請將 URL 傳送給客戶支援團隊以供核准。
指示會顯示在自訂「撰寫」頁面的頂端。使用者可以使用「更多/更少」按鈕來展開或收合指示。
這些指示只會顯示在自訂「撰寫」頁面上，絕不會對收件者顯示。
定義自訂「撰寫」頁面的「合約資訊」
設定「合約資訊」時，請指定使用工作流程時將填入「撰寫」頁面的詳細資料。
合約詳細資料
- 合約名稱 – 輸入合約的名稱。這會出現在「管理」頁面和「請簽署/請核准」電子郵件標題中。
- 訊息 – 輸入給收件者的訊息。這會顯示在「撰寫」頁面上。
CC (副本) 設定
- CC – 輸入副本收件者的電子郵件地址。使用逗號 ( , ) 或分號 ( ; ) 來分隔多筆地址。
- 最少 – 設定允許的副本電子郵件地址數下限。
- 最多 – 設定允許的副本電子郵件地址數上限。
- 可編輯 – 啟用此選項以允許傳送者修改「撰寫」頁面上的副本地址。
收件者的語言
- 此設定可決定「撰寫」頁面是否提供語言選擇器，並設定預設的收件者語言。
- 不要顯示語言選擇器 – 系統會使用在群組層級設定的預設收件者語言。
傳送選項
- 設定密碼以開啟下載的 PDF – 允許傳送者設定所下載 PDF 的密碼。
- 必填 – 若已啟用，傳送者必須設定密碼，且無法在「撰寫」頁面上關閉此選項。
- 完成截止日期 – 啟用可在「撰寫」頁面上設定完成截止日期的選項。
- 完成合約的天數 – 定義收件者必須完成簽署的預設天數。此值一律可在「撰寫」頁面上編輯。
- 允許在傳送前撰寫文件 – 可讓傳送者使用「預覽和新增簽名欄位」選項，在撰寫環境中修改表單欄位。
- 預設啟用撰寫 – 自動啟用「撰寫」頁面上的「預覽和新增簽名欄位」。
選擇適當的設定以簡化傳送程序，同時為傳送者保留彈性。
編輯欄位標籤
部分欄位標籤是可編輯的，會顯示有鉛筆圖示 
。
- 選取鉛筆圖示可輸入自訂標籤。使用工作流程時，會在「撰寫」頁面上顯示自訂標籤。
- 這可讓您重新命名欄位，使其與使用者熟悉的內部術語一致。
- 自訂標籤限制為 100 個字元，因此可視需要包含簡短的指示。
- 若要回復為原始標籤，請選取回復圖示
。
例如「合約名稱」可以重新命名為「契約名稱」：
選取左側邊欄中的「收件者」，存取「收件者路由」區段
在「收件者路由」區段中，您可以根據您的需求，指定收件者和路由順序。您可以使用序列、並行、混合或巢狀混合路由，建立非常複雜的工作流程。 下列指示主要說明「收件者路由」可用的功能。
- 若要在現有收件者之前或之後新增其他收件者：
- 選取新增圖示
。 - 選取您要使用的角色 (針對帳戶啟用的所有角色皆可使用)。
- 選取新增圖示
- 若要指定平行分支，請選取收件者上方的新增圖示並選取「平行分支」。
- 若要刪除收件者，請將游標移到收件者泡泡上方，然後選取刪除圖示
。
- 若要自訂收件者，請將游標移到泡泡上方，然後選取編輯
圖示
。
編輯收件者時，您可以設定下列項目：
- 收件者標籤—自訂收件者的標籤。例如，可將預設收件者標籤變更為「買方」。
- 收件者的標籤在工作流程中必須是唯一的。
- 收件者—輸入收件者的預設電子郵件地址。
- 新增收件者群組—選取此按鈕，以從可用的收件者群組清單中新增可重複使用的收件者群組。
- 標記為收件者群組—勾選此項，則會從「收件者」欄位中列出的電子郵件地址建立收件者群組，而不是從標準收件者電子郵件記錄中建立。收件者群組可以留白，或是在「電子郵件」欄位中填入一或多個電子郵件地址 (以逗號分隔)。
- 此收件者是傳送者 —若核取此選項，系統會將傳送者插入為收件者。
- 必填—如果需要收件者的簽名，請啟用此選項。
- 可編輯—啟用此選項以允許傳送者在「傳送」頁面上更新此收件者的電子郵件地址。
- 新增私人訊息—選取此選項可為收件者提供私人訊息。私人訊息也會插入至收件者的電子郵件中 (除了所有收件者收到的全域訊息外) 和電子簽名頁面上。
- 副本收件者 - 包含一或多個副本收件者，他們會與收件者同時收到合約通知。此副本只會連結至個別收件者。
- 角色—更新收件者的角色 (簽署者、核准者、表單填寫者等)。
- 驗證—選取簽署者需要提供哪一種身分驗證。畫面上僅會顯示已啟用的選項。
- 單一要素驗證：無 (電子郵件)、Acrobat Sign、電子郵件 OTP。
- 雙因素驗證：電話、KBA、密碼和政府 ID。
請務必「儲存」所進行的任何收件者設定。
以下是「收件者」資訊與路由的範例，其中已自訂簽署者 (簽署者和聯署者) 以及內部收件者 (銷售代表和主管核准) 的標籤。
選取左側邊欄中的「電子郵件」，移至「電子郵件」區段。
在「電子郵件」區段，您可以根據特定事件，管理要在簽署和核准過程中傳送哪些通知。
例如，您可以設定在合約取消時，將通知傳送給收件者與副本收件者。
選取左側邊欄中的「文件」，移至「文件」區段。
在「文件」區段中，您可以定義如何在工作流程中附加和管理文件。
- 文件標題 – 輸入文件的標題。此標題會顯示在「撰寫」頁面的「文件」區段。
- 檔案 – 選取「新增檔案」圖示，以從 Acrobat Sign 範本資料庫附加文件。使用工作流程時，文件會自動包含在內。
- 若未選取任何檔案，傳送者將必須在傳送合約時上傳文件。
- 如果將文件標示為「必填」，則當工作流程開始時，一律會附加該文件。
- 刪除檔案 – 若要移除附加的檔案，請選取檔案名稱旁的 (X) 圖示。
- 文件名稱 – 輸入可讓傳送者辨識文件的有意義名稱。預設名稱是根據上傳的檔案而定，但仍可加以編輯。
- 必填 – 指定文件是否必須包含在合約中。
- 新增文件 – 選取「新增文件」以包含其他檔案。每份文件都必須有唯一標題。
- 刪除列 – 若要移除文件，請選取對應列中的 (X) 圖示。
將 Acrobat Sign 資料庫範本附加到工作流程時，使用者只能存取符合下列條件的範本：
- 由傳送者個人擁有。
- 已指派至與工作流程相同的群組。
- 已指派至組織 (帳戶層級的範本)，且由所有群組繼承。
有此限制是因為工作流程與群組之間有一對一關係，這代表工作流程一次只會綁定至單一群組。
這與擁有多個群組成員資格 (一對多) 的使用者在範本資料庫的體驗方式不同。這些使用者可以查看與其所屬每個群組相關的所有範本。然而，工作流程仍受限於範圍內，且僅顯示與其指派群組相關的範本。
以下是已設定「文件」區段的範例：
選取左側邊欄中的「傳送者輸入欄位」，存取「傳送者輸入欄位」區段。
這些輸入欄位會對應到附加文件中的表單欄位，無論是在工作流程中預先定義，還是傳送者已上傳者皆然。
傳送者可使用這些欄位，在將合約傳送給收件者前預先填入資訊。
在「傳送者輸入欄位」面板中，為傳送者需要檢閱且可能必須完成的每個欄位選取「新增欄位」。
針對新增的每一列進行下列設定：
- 顯示名稱 – 輸入欄位的標題。這會顯示在「撰寫」頁面上，作為傳送者的參考。
- 表單欄位名稱 – 輸入與已附加資料庫文件中所顯示者一致的欄位名稱。必須與文件中的表單欄位名稱完全一致。
- 預設值 – 輸入欄位的預設值 (選填)。
- 必填 – 如果在傳送合約前必須先填妥某個欄位，則請啟用此選項。
- 可編輯 – 啟用此選項以允許傳送者修改預設值。
- 刪除列 – 選取 (X) 圖示以移除列。
以下是「傳送者輸入欄位」的範例：
當您準備好部署工作流程時，請選取「啟用」將其設為可使用。
在測試期間，將「誰可以使用此工作流程」設定為「限本人」，以確保所有設定均可正常使用。
一旦您確定工作流程已正確設定，請將「誰可以使用此工作流程」更新為適當的生產設定並「儲存」您的變更。
