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上次更新時間 2025年4月23日

Adobe Sign

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本文章包含發行前資訊。發佈日期、功能及其他資訊可能會隨時變更，恕不另行通知。

註解：

此體驗的新版本內含最常用的功能，但尚未達到傳統版本的完整功能。如需目前已提供和仍處於開發中的功能清單，請參閱「支援的元素」頁面。其他的功能會在未來的版本中陸續加入。

傳送文件以收集一或多方的簽名。

概觀

Adobe Acrobat Sign 能讓您輕鬆上傳文件、新增欄位，並傳送以收集簽名。

本文件說明傳送合約的程序，做法是新增和排列檔案、新增和排列收件者，以及放置簽名欄位。視您的 Acrobat Sign 群組設定方式而定，您可能不會顯示出所有的選項，而若使用範本或已設定好的檔案，您可能不需要放置欄位。隨著您傳送愈來愈多合約，最好與管理員溝通，建議其變更某些功能的預設值或建立範本，以減少個別設定的時間。

撰寫新合約是一種四階段體驗，提供給傳送者易於採用的逐步流程。

設定合約

選取頂端導覽列中的「傳送」標籤。

這會自動啟動此程序的第一階段，亦即收集合約的檔案。
選取應用來傳送合約的正確群組 (若有)。如果群組選擇器呈現灰色而無法操作，那麼您只能存取一個群組。

在設定合約的過程中，群組選擇器會保持為作用中，故您可隨時變更群組。不過：
- 變更群組將會捨棄您所有的設定，您得要從頭開始。
- 變更群組並不會變更寄件者畫面上的標誌。後續的電子郵件和簽署體驗確實會為傳送合約的群組使用正確的標誌。
秘訣:
群組提供範本和工作流程的存取權，因此先選取正確的群組，您就可以存取最常用的文件。此外群組還定義：

撰寫程序中填入的預設值

設計時收件者可用的選項

簽署週期完成後的文件安全性。

如果您發現自己會花許多時間以相同方式設定個別合約，請與您的群組管理員合作，盡可能建立適當的預設值。
將檔案從本機系統拖放至「新增檔案」欄位，或選取「選擇檔案」連結。這會開啟檔案選擇器。
從本機系統、範本資料庫，或是 Microsoft OneDrive 同步硬碟中，選取您要在合約中使用的檔案。
- 從本機系統選取檔案會立即將程序推進至第二階段。
- 使用範本可讓您選取多個檔案。
  
  如果您使用範本推進至第二階段，請選取「確認」。
- 雲端儲存空間可讓您從使用者連線的 OneDrive 帳戶中選取多個檔案。
撰寫合約的第二階段是完成或確認合約的詳細資料和設定。

首先，請確認所有檔案均已附加至合約，且以正確的順序排列。
內含多個檔案的合約會將所有檔案合併為單一 PDF 檔。檔案在檔案欄位中列出的順序，會決定各個檔案在最終 PDF 中的顯示順序。

如果要新增更多檔案，您可以將其拖放至「新增檔案」欄位，或選取「選擇更多檔案」連結以開啟檔案選擇器。

按一下並拖曳檔案至檔案清單中的正確位置，以重新排列檔案。
確認或更新「合約名稱」。

合約名稱一開始會填入要附加至合約的第一個檔案的名稱。

按一下此欄位並輸入，即可編輯此欄位，使其成為任何您想要的值。
請記住，合約名稱會插入至收件者電子郵件的主旨行，而且會是您的「管理」頁面上最顯眼的欄位。
更新「訊息」欄位。

「訊息」欄位會填入至傳送給所有收件者的電子郵件本文中。這應該是通用的歡迎訊息，或一組指示，又或是您覺得最適合傳達給所有收件者的內容。
- 訊息限制在 10000 個字元以內
- 服務的企業與商業層級允許訊息文字使用作用中的連結。
  
  可見於合約之「電子簽名」和「管理」頁面上的訊息文字含有可點按的連結。
  
  會自動轉換的連結格式：
  
  完整 URL：https://adobe.com
  
  僅包含網域的 URL：adobe.com
  
  包含路徑的 URL：adobe.com/foo
  
  具有查詢和雜湊參數的 URL：adobe.com/foo?bar=1#baz
  
  電子郵件地址：echosign@adobe.com
  
  選取 URL 連結會為收件者開啟新的瀏覽器標籤。
  
  電子郵件連結會使用本機系統的電子郵件用戶端開啟新的電子郵件。「收件者：」欄位會自動填入電子郵件地址。
進行「合約設定」。
視您的合約性質而定，您可以選擇是否要採用合約截止日期。

若採用：

合約的預設生命週期是在群組層級定義。如果您必須經常編輯此值，請洽詢您的管理員以瞭解能否調整預設值。

傳送者可在合約撰寫過程中修改此截止日期 (若群組設定允許)。

原始傳送者可在「管理」頁面上修改截止日期 (若群組設定允許)。

可將內部簽署者從截止日期取消中排除 (若已在群組設定中如此設定)。

合約一旦超過截止日期即自動過期，再也無法簽署或完成。必須建立新合約。

選取「合約設定」編輯圖示，並從行事曆中挑選新的截止日期，即可編輯「完成截止日期」。

註解：

所有合約若未完成，都將於進行 365 天後到期。此到期截止日期無法修改或暫時關閉。
提醒頻率定義以電子郵件傳送提醒給合約之目前有效收件者的週期。

預設提醒反覆處理動作是在群組設定中定義。

預設提醒訊息可在群組設定中設定。

預設提醒可在合約撰寫過程中進行編輯 (若群組設定允許)。

每天發送的提醒有 10 天的生命週期。所有其他提醒則有 60 天的生命週期。提醒的生命週期無法更改。

提醒電子郵件會在合約一開始寄出的同一時間傳送。

合約傳送後，便可在「管理」頁面上設定提醒。

收件者僅會在其為合約的有效參與者時收到通知。他們不會在之前或之後收到通知 (但包含已完成合約 PDF 的最終通知除外)。

選取「合約設定」編輯圖示，並從下拉式清單中選擇新的頻率，即可編輯「提醒頻率」。
輸入至此欄位的密碼僅供檢視 PDF。

可在群組設定中將檢視最終合約 PDF 用的密碼設為必填欄位、選填欄位或拒絕欄位。

密碼強度 (字元數與複雜度) 是在群組設定中定義。

無法定義預設密碼值。在合約撰寫過程中，傳送者必須提供此密碼。

新增後，此密碼會嵌入至 PDF 做為安全性參數，只有使用密碼才能移除。

密碼不會儲存在 Acrobat Sign 系統的任何地方，且無法透過支援來恢復。

若要設定檢視合約 PDF 時的密碼防護，請選取「合約設定」編輯圖示，並在欄位中輸入密碼。
「語言」值會標示所有 Acrobat Sign 範本元素的本地化，例如在收件者電子郵件及電子簽名頁面上的標籤和指示。

預設的本地化是在群組設定中定義。

預設值可以編輯 (若群組設定允許)

本地化語言設定不同於使用者的 UI 設定。可以將群組的 UI 語言設為美國英文，而將群組的預設簽署語言設為日文。

選取「合約設定」編輯圖示，並從下拉式清單中選擇新語言，即可編輯「收件者語言」。

註解：

選取的本地化僅會套用至電子郵件的範本元素和電子簽名頁面，不會翻譯傳送者提供的合約名稱或訊息。
註解：

根據帳戶的設定方式或是否有提供整合式服務 (例如，如果帳戶已針對電子保存設定，則會有是否啟用保存的選項) 而定，「合約設定」區段中可能有其他選項。
第三階段 - 瞭解您的簽署週期並新增收件者。

收件者區段定義的是簽署週期、合約中的參與者、預期他們將如何與合約互動，以及他們在合約稽核記錄中的呈現方式。這其實沒有聽起來那麼複雜，但您需要瞭解您所預期的簽署流程 (例如客戶簽署者 > 內部副署 > 主管內部核准 > 佈建中的認證收件者)。

瞭解簽署流程後，請開始新增收件者。
定義簽署流程 -「循序」或「平行」。

此簽署流程是由「收件者必須依序簽署」勾選方塊指定。
- 勾選時，系統會遵守循序流程。當合約在收件者記錄簽署週期中移動時，系統會一次通知一位收件者。合約會在最後一位收件者完成其動作時完成。
  
  混合路由需要循序流程。
  
  如果您不確定或覺得可能需要混合式流程，請使用循序流程。
- 若未勾選該方塊，則系統會採用平行流程。所有收件者都會同時收到通知，而當所有收件者都簽署後，合約即告完成。
定義收件者記錄。

收件者會定義在一列 (一筆記錄) 中，其中包含數個可設定的選項。可以在多個收件者記錄中使用相同的電子郵件 (例如，某個家庭有三位簽署者，但他們共用相同的電子郵件地址)。Acrobat Sign 將每個收件者記錄都視為獨一無二的參與者。

若要定義收件者：
- 提供收件者的電子郵件地址。
  
  當您輸入電子郵件地址時，下拉式清單會顯示通訊錄中符合您輸入內容的地址。您可以隨時從此清單中選取電子郵件，以完成收件者欄位中的地址。
- 指派角色。角色可在給收件者的指示及稽核報告中提供背景資訊與清楚的說明。某些角色會限制收件者的活動 (例如「委派者」角色只能夠委派)。
- 選取傳送方式。簽名連結可透過「電子郵件」或「SMS」傳送至智慧型手機，又或是兩者皆傳送。請注意，SMS 傳送屬於加值服務，必須事先付費。
  
  若選取「SMS」，傳送者必須提供收件者的電話號碼。
註解：

有些可設定的控制項可能會在電子郵件地址旁的記錄中插入「姓名」欄位。這些欄位可能為必填欄位，當欄位標籤旁套用星號時，就表示其為必填。
針對每個收件者定義「收件者設定」。

「多重要素驗證」設定可讓傳送者指定要針對該收件者套用的驗證方法。
只會列出在傳送群組設定中已啟用的驗證方法。

可為收件者加入私人訊息。合約中沒有其他參與者可以檢視另一個人的私人訊息。

傳送者可以選擇每位收件者可以使用的簽名類型。只可使用為群組啟用的簽名類型，且預設會選取所有可用選項。

傳送者可以將收件者標記為私密，這表示合約不會連結至收件者的使用者 ID，且不會顯示在收件者的「管理」頁面上 (如果其有作用中的 Acrobat Sign 帳戶)。這有助於避免透過使用者或群組共用而意外暴露個人資訊。

每位收件者都可以將一或多個副本收件者附加至其收件者記錄。傳送給收件者的通知也會以副本的形式傳送給副本收件者，讓您的團隊隨時掌握最新動態。
您可選擇新增其他收件者並調整其順序。

如果您的簽署流程中有多位收件者，請選取收件者清單下方的加號圖示以新增收件者。

收件者記錄可新增為：
- 我自己 - 將寄件者新增為下一個收件者記錄。
- 個人 - 以電子郵件地址識別的一位獨立收件者。
- 群組 - 可為「收件者群組」或平行簽名群組 (用於定義混合式簽名流程)。
- 電子印章 - 如果傳送者有權限可放置電子印章，便能看到選項，並可如真人的收件者一樣蓋印。
- 副本 - 此選項會將使用者新增為「全域」副本參與者。副本收件者不會與合約互動，他們會在合約送出後及完成後收到通知。
視需要使用電子郵件、角色、驗證方法和私人訊息，來定義每位收件者的記錄。

選取記錄最右側的垃圾桶可刪除收件者記錄。
視需要調整簽名順序。

如果您已選取依序簽署流程，則位在收件者記錄中角色選擇器之前的數字簽署索引會很明顯。

若要調整收件者記錄，請使用向上箭頭和向下箭頭在收件者清單中上下移動收件者記錄。簽署索引會隨之更新。

註解：

副本收件者不參與簽署週期。只有在合約最初建立以及完成時，才會通知他們。
預覽合約並新增簽名欄位。

新增所有收件者後，選取「預覽和新增欄位」按鈕以開啟撰寫環境。

如果您使用的文件範本已設定欄位，而且您確信欄位配置有正確對應到您的收件者清單，那您可選取「立即傳送」來立刻傳送合約。
第四階段 - 撰寫

註解：

新增欄位至文件 (撰寫欄位或直接「撰寫」)，是比本文章所允許之範圍更複雜的主題。以下是精簡版的程序。
按一下即可放置的撰寫環境會自動嘗試偵測欄位，並以智慧方式放置這些欄位。此程序的相對成功與否，取決於基礎文件結構。
- 依預設，所有放置的欄位都是文字欄位。
- 依預設，所有放置的欄位都會指派至第一位收件者。
- 可能有一些欄位會需要刪除、移動、重新調整大小、重新指派或變更為新的欄位類型。
首先清理所有自動放置的欄位，然後視需要放置新欄位。

刪除不需要的欄位。
1. 按一下欄位以觸發內容選單。
2. 選取刪除圖示。
移動任何需要重新定位的欄位。

將滑鼠游標暫留在欄位上，直到看見指向四角的箭頭，然後按一下並拖曳欄位至定位。

視需要調整欄位大小。

選取欄位，將滑鼠游標暫留在任何邊緣或角落上，直到看見指向兩側的箭頭符號，然後按一下並拖曳欄位邊緣至所需的欄位大小。

變更欄位的收件者指派 (有多位收件者時)。

Adobe Sign 系統必須知道哪些欄位可供收件者使用。做法是將每個欄位指派至收件者 (或「任何人」，但您必須明確指定要以「任何人」為收件者)。如前所述，自動偵測欄位會全部指派至所選取的收件者。
請注意，每位收件者的欄位都會以顏色編碼對應至該收件者，更容易識別欄位。
- 開啟左上角的收件者清單，即可顯示出所有收件者，其電子郵件旁邊還會顯示顏色編碼點。
- 選取的收件者欄位會在收件者名稱/電子郵件地址周圍的框中顯示其顏色。
- 左側面板中所列的欄位會採用所選收件者的顏色 (稍微淡化)。
視需要變更欄位類型。

有鑑於大多數自動偵測的欄位都是「文字」欄位，您可能需要將某些欄位變更為不同的欄位類型。
放置任何必要的欄位。

確定對於每位需要簽署文件的收件者，都已指派至少一個簽名欄位。

如果有用於支援簽名或收集其他資訊的其他欄位，則必須將其放置在表單上。

若要放置欄位：
1. 從「收件者」下拉式選單中選取收件者。您隨後放置的所有欄位都會指派給此收件者。
2. 在左側面板中選擇欄位。
3. 在文件上您要放置欄位的地方按一下。(或拖放欄位。)
4. 視需要調整欄位的大小和位置。
5. 為每位收件者重複此流程，直到已放置所有必填欄位為止。
秘訣:

為每份合約從頭開始建立表單可能非常耗時。如果您經常傳送相同的文件，可考慮建立資料庫範本。範本可免除每次都需重新撰寫欄位的需求，有助於簡化工作流程。

您可以在「管理」頁面上，從已傳送的合約直接建立範本。
「儲存」或「傳送」合約。
- 儲存 – 在「管理」頁面上，將合約儲存為「草稿」狀態，並保留所有欄位設定。
- 傳送 – 將電子郵件傳送給第一位收件者 (或若使用平行簽署流程，則為傳送給所有收件者)，開始簽署流程。