Schütze Vereinbarungen vor versehentlicher Offenlegung von Daten, wenn Benutzende oder Gruppen innerhalb eines Unternehmens freigegeben werden.
Eingeschränkter Zugriff auf Vereinbarungen ist eine Funktion, die darauf ausgelegt ist, Empfangende vor unerwünschter Offenlegung von Daten zu schützen, insbesondere innerhalb ihres Unternehmens, wenn durch die Benutzenden- oder Gruppenfreigabe anderen Benutzenden Zugriff auf alle Inhalte einer benutzenden Person gewährt wird.
Mit den Steuerelementen für den Eingeschränkten Zugriff auf Vereinbarungen können Empfangende innerhalb des Anwendungsbereichs der Vereinbarung als „eingeschränkt“ gekennzeichnet werden. Die Kennzeichnung „Eingeschränkt“ kann per Regel angewendet oder so konfiguriert werden, dass sendende Parteien manuell steuern können, ob Empfangende entsprechend gekennzeichnet werden sollen.
Wenn eine Vereinbarung als eingeschränkt markiert ist, wird die Freigabe der Vereinbarung standardmäßig unterdrückt:
- Für alle Empfangenden gelten die Einschränkungen.
- Die eingeschränkte Vereinbarung wird nicht auf der freigegebenen Ansicht der empfangenden Person auf der Seite Verwalten angezeigt.
- Die eingeschränkte Vereinbarung wird nicht auf der für die sendende Partei freigegebenen Ansicht ihrer Seite Verwalten angezeigt.
- Die eingeschränkte Vereinbarung wird nicht automatisch über die automatischen Delegierungsregeln von Acrobat Sign der benutzenden Person delegiert. (Administrierende können dieses Verhalten unterdrücken.)
Für die Empfangenden hat der Zugriff auf die Vereinbarung geänderte Zugriffsregeln in der Benutzeroberfläche von Acrobat Sign:
- Die empfangende Partei kann die Vereinbarung über die Seite Verwalten signieren.
- Die empfangende Partei kann die Vereinbarung erst dann über die Seite Verwalten anzeigen oder herunterladen, wenn sie signiert wurde.
- Sobald die Vereinbarung abgeschlossen ist, kann die empfangende Partei die Vereinbarung wie gewohnt anzeigen und herunterladen.
Das oben beschriebene Verhalten gilt nur für die Acrobat Sign-Weboberfläche. Der Zugriff auf Vereinbarungen über die API bietet weiterhin vollständigen Zugriff auf die Vereinbarungen.
Verfügbarkeit:
Die Steuerelemente für Eingeschränkter Zugriff auf Vereinbarungen sind nur für die Enterprise-Lizenz-Abos verfügbar.
Konfigurationsumfang:
Diese Funktion kann auf Konto- und auf Gruppenebene aktiviert werden.
Verwendung
Admins können festlegen, ob die Funktion von Absendenden bearbeitet werden kann oder nicht.
- Wenn die Funktion durch Absendende konfiguriert werden kann, findest du die Bearbeitungsoptionen beim Erstellen einer neuen Vereinbarung im Abschnitt „Vereinbarungseinstellungen“.
- Wenn die Funktion nicht von Benutzenden bearbeitet werden kann, wird die Benutzeroberfläche für die Funktion aus dem Abschnitt Vereinbarungseinstellungen der Seite Erstellen entfernt.
Absendende können die Funktion für eingeschränkten Zugriff nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren.
Wenn die Option zum Bearbeiten der Einstellung für die sendende Partei deaktiviert ist, wird die konfigurierte Ansicht außerhalb des Sichtbereichs der sendenden Partei angewendet.
Es gibt vier Steuerelemente in der Funktionsfamilie:
Wenn die Funktion aktiviert ist, unterliegen alle Vereinbarungen, die von der Gruppe gesendet werden, den Regeln für Eingeschränkter Zugriff auf Vereinbarungen.
Wenn nur diese Option aktiviert ist, wird in der Benutzeroberfläche der sendenden Partei nichts angezeigt. Die Einstellung wird ohne Interaktion stillschweigend angewendet.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist, werden die Regeln für Eingeschränkter Zugriff auf Vereinbarungen nicht auf Vereinbarungen angewendet.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Option Eingeschränkter Zugriff in der Bedienoberfläche der sendenden Partei angezeigt und kann bearbeitet werden (im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen der Seite Erstellen).
Wenn diese Option aktiviert ist, ist die Option zum Einschränken des Zugriffs auf die Vereinbarung beim Erstellen einer neuen Vereinbarung standardmäßig aktiviert (markiert). Absendende können dann die Option im Abschnitt Vereinbarungseinstellungen manuell deaktivieren.
Wenn die Funktion Eingeschränkter Zugriff auf Vereinbarungen aktiviert ist, blockiert Acrobat Sign automatisch die automatische Delegierung von Vereinbarungen basierend auf den Profileinstellungen einer nutzenden Person. Dadurch wird verhindert, dass Vereinbarungen delegiert werden, bevor die empfangende Partei sie signiert hat.
Administrierende können die Option Automatische Delegierung für Vereinbarungen mit eingeschränktem Zugriff erlauben auswählen, um die automatische Delegierung auch bei aktiviertem eingeschränkten Zugriff zuzulassen, wobei die Regeln für die automatische Delegierung der Benutzenden wie gewohnt eingehalten werden.
Wissenswertes
- Die API-Implementierung dieser Funktion unterscheidet sich hinsichtlich des Zeitpunkts, zu dem auf das Dokument zugegriffen werden kann, wenn der Zwei-Faktor-Authentifizierungstyp auf „Keine“ gesetzt ist:
- In der Acrobat Sign-Bedienoberfläche darf die empfangende Partei die Vereinbarung nicht anzeigen oder herunterladen, bis sie signiert wurde. Selbst wenn keine Zwei-Faktor-Authentifizierung konfiguriert ist, wird der Zugriff auf die Vereinbarung deaktiviert, indem die Aktionen „Anzeigen“ und „Herunterladen“ unterdrückt werden.
- Bei Verwendung der API kann die Vereinbarung mit dem Token nach erfolgter Authentifizierung angezeigt und heruntergeladen werden. Wenn keine Zwei-Faktor-Authentifizierung konfiguriert ist, kann die Vereinbarung angezeigt oder heruntergeladen werden, bevor sie signiert wird.
