Oversigt
Send-siden er hvor du konfigurerer og sender nye ad hoc-aftaler. Der er fem funktionelle sektioner, der skal konfigureres:
- Kun Send fra gruppe (UMG-aktiverede-konti) - gruppevælgeren definerer de konfigurerbare indstillinger og tilgængelige skabeloner til aftalen. Konfigurer dette først, da nulstilling af gruppen opdaterer siden og fjerner tidligere konfigurationer.
- Modtagere – modtagere er de personer, som skal interagere med din aftale. Der er flere typer "Modtagere". De tilgængelige indstillinger dikteres af din kontoadministrator.
- Besked – hvor du definerer navnet på aftalen og en besked, du vil sende til modtagerne.
- Indstillinger – disse indstillinger hjælper med at styre aftalen
- Beskyt med adgangskode – du kan sikre dine underskrevne dokumenter ved at angive en adgangskode, der anvendes på den endelige PDF for at forhindre uautoriseret visning.
- Deadline for afslutning – Når en aftale skal underskrives inden en specifik dato, kan du bruge denne mulighed til automatisk at annullere aftalen efter et angivet antal dage.
- Send påmindelse – Du kan konfigurere påmindelser med faste mellemrum til at blive sendt til de nuværende aktive modtagere.
- Modtagerens sprog– Sproget, du vælger, bruges i modtagerens e-mailkommunikation og på e-underskriv-siden.
- Filer – Her vælger du de konkrete dokumenter, du sender til underskrivelse.
Når du er logget på, skal du vælge Send eller Anmod om e-signaturer på startskærmen.
Afsendelse af aftaler
Afsendelse af dokumenter og indsamling af underskrifter og godkendelse er det, som Acrobat Sign handler om. Hver kunde har forskellige krav til, hvem der skal interagere med dokumentet i hvilken rækkefølge, så der er flere workflowfunktioner tilgængelige på Send-sidens grænsefladen, du bør kende.
Hvis du er på en konto, hvor Brugere i flere grupper (UMG) er aktiveret, skal du vælge den gruppe, du vil sende aftalen fra, før du konfigurerer aftalen.
- Indstilling af gruppeværdi indlæser de grupperelaterede egenskaber og skabeloner, som du kan vælge imellem.
- Når du ændrer gruppen, vil du bemærke, at siden opdateres. Ethvert indtastet indhold ryddes i denne opdatering.
Hvis du ikke kan se rullemenuen Send fra øverst på siden, er din konto ikke UMG-aktiveret.
Definer modtagerne og rækkefølgen, i hvilken de får adgang til at interagere med dokumentet.
- Konfiguration af aftaler med flere underskrivere er den samme proces som en enkelt underskriver, bare med flere modtagere. Tilføj hver og konfigurer dem efter behov.
- Det er tilladt at tilføje den samme mail i aftalen flere gange (f.eks. hvis nogen har handlinger på forskellige stadier af processen).
I Modtager-sektionen beder den øverste knap dig om at vælge den grundlæggende signaturrækkefølge:
- Udfyld i rækkefølge vælges (som vist ovenfor), kan der ses en sekventiel underskrivelsesproces fra ét underskrivelsestrin til det andet, og modtagere nummereres for at indikere den eksakte deltagelsesrækkefølge
- Hybride signaturflows starter som et sekventielt workflows (udfyld i rækkefølge)
- Når Udfyld i vilkårlig rækkefølge er aktiveret, kan parallel underskrivelse finde sted, og modtagere nummereres ikke for at indikere, at der ikke er nogen specifik deltagelsesrækkefølge.
Til højre for knappen til signaturrækkefølge er der to links:
- Tilføj mig – klik på dette link for at inkludere dig selv som den næste modtager i deltagelsesrækkefølgen
- Tilføj modtagergruppe – klik på dette link for at oprette en gruppe af modtagere, hvor én skal deltage på vegne af hele gruppen. Opret eksempelvis en gruppe for HR-teamet, hvor kun én person fra HR faktisk behøver at underskrive aftalen.
- Tilføj elektronisk segl – Dette er en valgfri konfiguration, der gøres tilgængelig, hvis din administrator har konfigureret din bruger til at føje elektroniske segl til din aftaleproces.
Hvis du vil ændre rækkefølgen af modtagerne, kan du ændre den ved at klikke og trække modtagerne til stakkens rigtige rækkefølge, eller du kan direkte redigere tallene, og stakken justeres derefter.
Hver modtager oprettes med fem elementer:
A. Deltagelsesrækkefølge – når Udfyld i rækkefølge er valgt, giver deltagelsesrækkefølgen en klar indikation af, hvornår hver modtager vil interagere med aftalen.
B. Rolle – hvordan karakteriseres modtageren bedst?
C. Mailadresse – dette er modtageren mailadresse og bruges til al mailkommunikation med modtageren, inkl. anmodningen om at underskrive.
D. Godkendelsesmetoder – hvordan skal modtageren godkendes? Vil du bruge godkendelse?
E. Leveringsmetode – Hvordan ønsker du, at din modtager skal modtage links til aftalerne (linksene Underskriv, Påmindelse og Fuldført aftale). Mulighederne er mail og sms til modtagerens telefonnummer.
F. Kræv notarisering (valgfrit) – Skal dine signaturer notariseres? Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis din administrator konfigurerer integrationen.
G. Privat besked (valgfrit) – afsenderen kan inkludere individuelle instruktioner til hver modtager, der vises, når modtageren får vist aftalen.
Linket Vis CC under modtagerlisten viser et felt, hvor du kan angive CC-mailadresser, som skal kunne se aftalen, uden at de kan underskrive/godkende.
Et "hybrid" workflow er en forekomst af den sekventielle deltagelsesrækkefølge, hvor en eller flere af trinnene involverer to eller flere modtagere, der får adgang til dokumentet på samme tid. Alle underskrivere/godkendere af det "parallelle" trin vil skulle fuldføre deres part, før den sekventielle proces skifter til det næste trin.
Modtagergrupper er nyttige, når du skal "sign off" fra et team eller en organisation, men ikke fra en specifik person i den gruppe. Ethvert medlem i gruppen har tilladelse til at underskrive eller godkende på vegne af hele gruppen.
Beskedsektionen indeholder to felter, der kan forbedre din succes væsentligt.
I feltet Aftalenavn kan du angive enhver streng, der identificerer aftalen. Denne streng udfyldes i emnefeltet i modtagernes mail (fremhævet med gult nedenfor), men også som navneværdien på siden Administrer. Hvis du vælger et entydigt og meningsfuldt navn, er det nemmere for dine modtagere at identificere din mail, og det kan forbedre din mulighed for at søge efter aftalen om nødvendigt.
Hvis der ikke angives et aftalenavn, før et dokument vedhæftes, vil aftalenavnet tage navnet på den første fil, der vedhæftes. Denne værdi kan redigeres, indtil aftalen sendes.
Aftalebeskeden er et almindeligt tekstfelt, hvor du kan skrive relevante instruktioner eller kommentarer (fremhævet med grønt nedenfor). Denne besked vises på mailen Underskriv, der sendes til alle modtagere (modsat Privat besked, som kun vises for den modtager, den er konfigureret til).
Beskedskabeloner
Enterprise-kunder vil have adgang til beskedskabeloner, som konfigureres af din administrator. Beskedskabeloner er direkte knyttet til funktionen Modtagers sprog i sektionerne Indstillinger, så når du vælger "Spansk" på sproglisten, bliver alle dine spanske skabeloner tilgængelige.
Hvis du har et sprog valgt, som ikke har nogen skabeloner knyttet til sig, vil muligheden Beskedskabelon ikke være synlig på din Send-side.
I indstillingssektionen kar du bedre kontrol over aftalen, efter den er sendt:
- Beskyt med adgangskode – kræv, at modtagere skal angive en adgangskode for at åbne og se den underskrevne PDF-fil. Denne adgangskode defineres af afsenderen og kommunikeres uden for båndet. Acrobat Sign gemmer ikke denne adgangskode, så glem den ikke.
- Deadline for udfyldelse – angiv antallet af dage, hvorefter aftalen udløber og ikke længere kan udfyldes.
- Indstil påmindelse – indstil hyppigheden (daglig eller ugentlig) af påmindelser, der sendes, indtil aftalen fuldføres. Kun de aktuelle modtagere får besked.
- Modtageres sprog – Vælg hvilket sprog, der skal bruges i e-mails til modtagere og ved underskrivelsen.
- Denne indstilling definerer også de synlige beskedskabeloner, hvis din konto er konfigureret til at bruge dem.
Filsektionen er hvor du vedhæfter dokumenterne til transaktionen.
Acrobat Sign kombinerer alle dokumenter til én samlet PDF-aftale for hele underskrivelsesprocessen og vil opbygge PDF'en i den rækkefølge, dokumenterne er opført. Dokumenter kan flyttes ved at man klikker og trækker et dokument til en ny placering på listen.
Filer kan vedhæftes fra Acrobat Sign-biblioteket, Google Docs, Box.net, Dropbox, OneDrive, uploades lokalt ved filsøgning, eller du kan trække og slippe en fil til feltet Filer.
De tilladte filtyper er: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML
Vis og tilføj signaturfelter
Lige under fillisten finder du afkrydsningsfeltet Vis og tilføj signaturfelter. Her kan du åbne de dokumenter, du uploader, og placere formularfelter på dem.
Du bør som minimum placere signaturfelterne, men der er mange andre felter, du kan bruge til at oprette komplekse formularer.
Placeres der ikke nogen signaturfelter, tilføjer Acrobat Sign automatisk en ny side for at muliggøre underskrifterne til sidst i dokumentet.
Afsendelse af et dokument til blot én modtager er en af de mest udbredte aftaleworkflows og en god måde at lære den grundlæggende proces på. Alt, du behøver, er:
- Modtagerens mailadresse
- Denne mail skal være anderledes end den mail, du logger på med (du kan ikke sende til dig selv)
- Et dokument eller en fil, som du har underskrevet
Afsendelse til flere modtagere
Afsendelse af en aftale til flere modtagere følger eksakt samme trin med to primære forskelle:
- Du skal inkludere hver modtager på sin egen linje af sektionen Modtagere i den rækkefølge, de skal underskrive i.
- Når du placerer felter, skal du angive, hvilken modtager der skal have adgang til feltet ved at dobbeltklikke på det og indstille værdien Modtager.
