Den här artikeln innehåller information om förhandsversion. Lanseringsdatum, funktioner och annan information kan ändras utan föregående meddelande.
Den nya versionen av den här upplevelsen innehåller de vanligaste funktionerna, men matchar ännu inte den fullständiga funktionaliteten i den klassiska versionen. Se sidan Element som stöds för en lista över funktioner som för närvarande är tillgängliga och de som fortfarande är under utveckling. Ytterligare funktioner läggs till i framtida versioner.
Översikt över Massutskick
Med funktionen Massutskick (SiB) kan användare skapa en överordnad mall för engångsbruk för ett avtal och tillhandahålla en lista över mottagare. Ett underordnat avtal genereras för varje mottagarpost när transaktionen från Massutskick skickas. Upp till 1 000 underordnade transaktioner kan utföras och alla underordnade avtal är diskreta avtal och autonoma i den mån som de andra avtalen genereras.
Men eftersom alla underordnade avtal skapas från samma överordnade mall kan användarna granska den överordnade transaktionen från Massutskick på sidan Hantera och granska den övergripande statusen för de underordnade avtalen.
Det finns två metoder för att lägga till listan över mottagarposter och konfigurera mallen:
- Manuell konfiguration - I det här användningsfallet skriver (eller klistrar in) avsändaren manuellt användarnas e-postadresser och väljer mallalternativ i användargränssnittet.
- Det här alternativet begränsar antalet mottagare till en extern mottagare per underavtal.
- Avsändaren kan inkluderas som en valfri mottagare när den externa mottagaren har signerat.
- Filuppladdning av kommaavgränsade värden (CSV) – CSV-filen är ett kalkylblad där varje rad är en mottagarpost och de olika kolumnerna definierar egenskaper för avtalet, som var och en kan anpassas till avtalets mottagare. Detta ger avsändaren mycket större kontroll över hur avtalet kan anpassas för mottagarna. Fördelarna med CSV-filmetoden är:
- Du kan ha flera mottagare. (Upp till 100 per avtal.)
- Anpassning per mottagare:
- Mottagarens namn
- Roll
- Autentiseringsmetod
- Meddelande till privat mottagare
- Anpassningar på avtalsnivå:
- Avtalsnamn
- Lokalisering
- Meddelande om globalt avtal
- Förfallotid
- Signaturflöde
- Anpassade kopplingsfält där CSV-filen infogar ett värde i ett fält i avtalet, vilket gör att mottagarspecifika detaljer kan läggas till i avtalet, som en gatuadress, en lista över varor eller tjänster, priser och rabatter.
Tillgänglighet:
- Acrobat Standard och Acrobat Pro: Manuell användarinmatning stöds; CSV-import stöds inte
- Acrobat Sign Solutions: Manuell inmatning stöds; CSV-import stöds
- Acrobat Sign for Government: Manuell inmatning stöds; CSV-import stöds
Funktionerna och processen för Send in Bulk är tillgängliga via flera gränssnitt, och din upplevelse kommer att baseras på den tjänst du har köpt.
Konfigurationsomfattning:
- För nivåerna Acrobat Pro och Acrobat Standard är Send in Bulk inte konfigurerbar när det gäller åtkomst och tillgängliga funktioner. Alla konton har åtkomst till en manuellt konfigurerad version som kommer att:
- Tillåt upp till 50 underordnade avtal.
- Tillåt att påminnelser ställs in.
- Konfigurera ett lösenord för att skydda visningen av det slutförda avtalet.
- För Acrobat Sign Solutions och Acrobat Sign for Government
- Kontrollerna för Send in Bulk kan aktiveras på konto- och gruppnivå.
Rapportering för Massutskick
Det finns flera alternativ för att generera rapportdata för de avtal som ingår i Massutskick. Vilket alternativ som används beror på vilken typ av information du vill samla in.
All rapportering som är uttryckligen knuten till det överordnade objektet i Massutskick kan nås på sidan Hantera genom att välja filtret Massutskick och sedan öppna de specifika överordnade mallar i Massutskick som du vill granska.
Om du bara vill granska den grundläggande slutförandegraden eller gå ner i detalj för att hitta ett enskilt avtal finns sammanfattningstabellen Avtal tillgänglig i listan Åtgärder.
En utskrivbar tabell över alla underordnade avtal kan genereras med hjälp av åtgärden Visa aktivitetsrapport.
En CSV-baserad definition av avtalet, tillsammans med indata på fullständig fältnivå per mottagare, finns tillgänglig genom att använda åtgärden Hämta formulärfältdata.
Standardrapporteringsmiljön kan producera utskrivbara tabeller och grafer och tillhandahålla data på fältnivå i CSV-format.
Den överordnade mallen innehåller en sammanfattningstabell i listan Åtgärder för alla underordnade avtal. Tabellen identifierar antalet avtal i varje status.
När du klickar i sammanfattningstabellen öppnas en sorterbar vy över de enskilda underordnade avtalen. Posterna i sammanfattningstabellen är aktiva länkar till avtalen, vilket gör det enkelt att manipulera enskilda avtal efter behov.
Alternativet Visa aktivitetsrapport i listan Åtgärder innehåller en Exekveringsrapport för dokument. Den här rapporten innehåller en mer detaljerad (och utskrivbar) sammanfattning av underordnade avtal efter status.
Aktiviteten Hämta formulärfältdata hämtar fältdata för alla underordnade avtal som skapas av den överordnade mallen.
Varje rad i CSV-filen representerar en avtalspost. Posten är strukturerad för att ge:
- All mottagarinformation först:
- Mottagarens namn (hämtas när signaturen används)
- Mottagarens e-postadress
- Mottagarroll
- Autentiseringsmetod och värde för mottagare
- Privat meddelande för mottagare
- Avtalsinformationen efter mottagarens information:
- E-postmeddelanden från kopiemottagare
- Språk
- Påminnelseinformation
- Information om förfallodatum
- Avtalsnamn
- Globalt meddelande för avtal
- Signaturordning
- Anpassade fältdata visas efter avtalsfälten. Detta inkluderar alla fält i dokumentmallen eller som har skapats i dokumenten.
- Anpassade fält visas alfabetiskt baserat på fältnamnet.
- Avtals-ID är det sista fältet.
Standardrapportering för avtal visar de underordnade avtalen, men tolkar dem bara som vanliga avtal. Ingen bredare relation tolkas i termer av vissa avtal som är relaterade via en mall för överordnade avtal.
Om du använder namnfiltret kan du generera rapporter baserade på det värdet om du använder unika namnkonventioner i dina kampanjer för Massutskick.
Kunder som använder Massutskick mycket kan välja att dedikera en grupp till syftet. Detta gör att mottagarupplevelsen kan finjusteras och att rapporter kan filtrera avtal baserat på gruppen.
När du initialt laddar upp en CSV-fil för att importera mottagarna kommer eventuella formateringsfel i element som hanteras av Acrobat Sign att utlösa en fellänk på mallkonfigurationssidan.
Välj fel-länken för att visa listan med fel efter radnummer i CSV-filen:
Alla CSV-formateringsfel måste korrigeras innan transaktionen massutskick kan skickas och genereringen av underordnade avtal kan påbörjas.
Vissa fel upptäcks inte som problem under CSV-uppladdningsprocessen, men de upptäcks när underordnade avtal genereras. Till exempel att tilldela en roll eller autentiseringsmetod till en mottagare som står i konflikt med gruppinställningarna. Dessa körtidsfel loggas i en felrapport som du kan hämta från sidan Hantera genom att välja åtgärden Hämta felrapport för den överordnade mallen:
Systemet lägger till en rad i felloggen med mottagarens radinformation när fel upptäcks.
Bearbetningen av CSV-filen återupptas och genererar ett underordnat avtal för varje rad i CSV-filen som inte utlöser ett fel.
Mottagare som identifieras i felrapporten måste få avtalet skickat till sig på nytt i en ny transaktion.
Ingen öppen varning skickas till avsändaren för körtidsfel.
Avsändare bör alltid kontrollera den nedladdningsbara rapporten för den överordnade mallen efter att genereringen av underordnade avtal är klar.
Hämta färdiga underavtal från Hantera-sidan
(Endast Acrobat Sign Solutions Commercial-plattformen)
Du kan hämta alla slutförda underordnade avtal från transaktionen Massutskick direkt från sidan Hantera. Detta gör att du kan komma åt slutförda avtal i en enda ZIP-fil.
- Varje hämtningsbegäran stöder upp till 100 MB av data.
- Om den totala begärda datauppsättningen överskrider 100 MB av data, är åtgärden Hämta slutförda avtal inte tillgänglig.
- Endast avtal som är markerade som Slutförda ingår. Avtal som är pågående, avbrutna, avvisade eller förfallna, är uteslutna.
- Efter behov kan du försöka med nedladdningen igen för att säkerställa att alla slutförda avtal ingår.
Så kan du hämta slutförda avtal
- Gå till sidan Hantera.
- Välj transaktionen Massutskick för att öppna fältet Åtgärder.
- Välj åtgärden Hämta slutförda avtal.
- Systemet genererar en ZIP-fil som endast innehåller avtal med statusen Slutförd.
- När hämtningen är klar kan du spara ZIP-filen på ditt lokala system.
- Du kan lämna skärmen och utföra andra åtgärder när nedladdningsprocessen har påbörjats. Din webbläsares nedladdningshanterare meddelar dig när filen har tagits emot av ditt system.
- För närvarande finns det ingen rapportering för de hämtade avtalen. Om du upptäcker att vissa avtal inte har hämtats försöker du hämta processen igen.
Konfigurationsöverväganden gällande Data Governance (endast Acrobat Sign Solutions)
Massutskick har en egenskap som kallas ”sammanslagning” som anger hur många meddelanden avsändaren får med avseende på antalet underordnade avtal som skapats av SiB-mallen. Standardvärdet är tre, vilket innebär att avsändaren endast meddelas om tre eller färre underordnade avtal genereras. Inställningen för sammanslagning visas inte för kunder och kan bara ändras av Acrobat Signs supportteam.
Datarstyrning anger hur snart ett avtal tas bort från Acrobat Sign-systemet när det når en slutlig status (Slutfört, Avbrutet eller Utgånget).
Kunder som behöver interagera med slutförda avtal som skickas via processen Massutskick kan vilja utöka antalet sammanslagningar (möjligen till ett ”obegränsat” värde) för att säkerställa att de får meddelanden om att de underordnade avtalen har slutförts innan de tas bort automatiskt från systemet av Datastyrningen.
Filinformation
- Zip-filnamnet baseras på transaktionsnamnet för Massutskick, med ett transaktionsnummer bifogat.
- Varje slutförd avtal i ZIP-filen namnges baserat på respektive transaktions-ID.
- Granskningsrapporter ingår inte i hämtningar som utfördes från sidan Hantera men kan inkluderas när de hämtas via API:et.
Bästa praxis
Använd väl testade mallar för dina grunddokument. Detta är särskilt viktigt om du har flera mottagare. Några testomgångar på fältnivå för att säkerställa att fälten är korrekt tilldelade och att hämta rätt innehåll med användbara valideringar tar betydligt mindre tid än att avbryta hundratals enskilda avtal.
Använd meningsfulla fältnamn när du skapar mallar så att rapporterna returnerar meningsfulla kolumnrubriker.
Det kan vara värt att undersöka Power Automate-integreringen för att automatisera alla aktiviteter efter slutförandet för att minska både användarnas manuella arbete och skydda mot situationer där avtal kan försvinna på grund av regler för datastyrning.
Bra att veta
- Det nya gränssnittet för Massutskick är fortfarande under utveckling och fler alternativ förväntas i framtida versioner (t.ex. ytterligare autentiseringsmetoder, avtalsdefinierade kopiemottagare, avtalsdefinierade påminnelser).
- Alternativet där Avsändaren signerar först, som finns i den klassiska versionen av Massutskick , finns för närvarande inte i den nya versionen, men förväntas i en framtida version för den manuella processen. Kunder som använder CSV-uppladdningsmetoden måste lägga till avsändaren till CSV-filen som en mottagare i varje post där avsändaren måste signera.
- Om du ändrar gruppväljaren ändras inte logotypen på avsändarens sida. Den efterföljande e-postadressen och signeringsprocessen använder rätt logotyp för gruppen som avtalet skickas från.
- Att avbryta alla underordnade avtal för en Massutskickstransaktion på (överordnad) mallnivå är endast möjlig om inga underordnade avtal har signerats. Om underordnade avtal signeras tas aktiviteten Avbryt bort från mallens gränssnitt och befintliga avtal måste avbrytas på avtalsnivå.
- CSV-filalternativet har många valfria fält, men endast en e-post krävs. Genom att bekanta sig med CSV-processen blir de mer avancerade fältalternativen (som att slå samman fält) mindre överväldigande och de mer värdefulla möjligheterna som erbjuds med CSV-filen öppnas upp.
