Konfigurera regler för datareglering

Översikt över datareglering/datakvarhållning

Som standard sparar Adobe Acrobat Sign alla kunddokument i tjänsten så länge som kontot är aktivt.

Transaktionsinformation finns kvar i systemet tills kunden vidtar åtgärder för att uttryckligen ta bort avtalen.

• Tjänsten Acrobat Sign uppfyller kraven i flera branschstandarder beträffande datasäkerhet och tillgänglighet såsom PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II och ISO 27001.

För kunder som föredrar att spara sina avtalsregister på sina egna system och som vill ta bort originaldokumenten från Acrobat Sign-systemen kan ”kvarhållningspolicy” definieras som anger hur länge Acrobat Sign får behålla transaktionen och automatiskt ta bort avtalet (och eventuellt tillhörande granskningsinformation och personuppgifter) från Acrobat Sign efter denna tidsperiod.

Lagringsregler definieras av en administratör på kontonivå i avsnittet Datareglering i menyn admin.

• Administratörer på gruppnivå har inte behörighet att skapa eller inaktivera bevaranderegler.
• Inställningar på kontonivå ärvs av alla grupper i kontot som deras standardvärde:
  • Grupper måste konfigureras individuellt om de ska skilja sig från inställningen på kontonivå.
  • Inställningar på gruppnivå åsidosätter alltid inställningen på kontonivå.

Konfiguration

Tillgänglighet:

• Acrobat Standard och Acrobat Pro: kan inte konfigureras
• Acrobat Sign Solutions: Stöds
• Acrobat Sign för myndigheter: stöds

Konfigurationsomfattning:

Administratörer kan aktivera funktionen både på konto- och gruppnivå.

Du kommer åt gränssnittet för den här funktionen genom att gå till fliken Datastyrning i administratörsmenyn.

Så fungerar det

När ett avtal försätts i ett slutgiltigt tillstånd:

• Acrobat Sign kontrollerar bevarandereglerna på gruppnivå för användaren som skapade avtalet (den aktuella gruppen användaren befinner sig i när avtalet blir slutgiltigt).
  • Om det inte finns någon regel på gruppnivå som för närvarande tillämpas, kommer regeln på kontonivå att användas.
  • Om regeln på kontonivå också är odefinierad, finns inga bevaranderegler definierade, och avtalet får inget raderingsdatum.
    • Avtal som inte får ett raderingsdatum när de blir slutgiltiga kan fortfarande raderas via GDPR-verktyg.

Om en kvarhållningsregel tillämpas på avtalet:

• Avtalet är schemalagt att tas bort baserat på regelparametrarna
• Den tillämpade regelns regel-ID är associerat med transaktionen och säkerställer att rätt regel respekteras vid tidpunkten för borttagningen

Det slutgiltiga avtalet väntar till den angivna borttagningstiden.

• Antalet dagar innan borttagningen är exakt. 
  • T.ex.: om 14 dagar är definierade utlöses borttagningsåtgärden exakt 14 dagar (på sekunden) efter att avtalet har blivit slutgiltigt.

När borttagningstiden är inne kontrollerar Acrobat Sign det regel-ID som gäller för att avgöra om regeln är inaktiverad eller inte

• Om regeln är inaktiverad utförs ingen åtgärd
• Om regeln inte är inaktiverad tas avtalet bort
  • Om alternativet att ta bort revisionsrapporten och personuppgifter (PII) är aktiverat gäller samma process baserat på det tidsintervall som har definierats för dessa dokument
    • Konton som använder autentiseringsmetoden myndighets-ID tar bort undertecknarens identitetsrapport (om den samlas in) som en del av PII

Konfigurera lagringsregler på kontonivå

Konfigurera eventuell lagring på kontonivå först.

Alla grupper ärver automatiskt inställningarna på kontonivå vilket innebär att om du har för avsikt att tillämpa en princip på alla grupper uppnår detta målet:

• Gå till Kontoinställningar > Dataförvaltning
• Klicka på plus-ikonen

Överlägget Skapa lagringsregel visar:

• Definiera antalet dagar ett avtal ska bevaras efter att det har uppnått ett slutgiltigt tillstånd.
  • 1 dag är minimum.
  • 5475 dagar (15 år) är maximum.
• Ställ valfritt in en bevarandeperiod för avtalets granskningsspår och tillhörande personlig information om parterna som är involverade i avtalet.
  • Granskningen och PII måste bevaras minst lika länge som avtalet, och potentiellt längre.
  • Om detta alternativ inte är aktiverat, behålls granskningsposten och PII tills de raderas på något annat sätt (t.ex. GDPR-radering).

Den första regeln (högst upp i högen utan slutdatum) är den regel som används för närvarande.  Endast en regel i taget kan användas på en grupp. 

Om en ny regel skapas:

• Den nya regeln blir den för närvarande tillämpade regeln.
  • Den nya regeln infogas överst i listan med Startdatum för när regeln skapades, och inget Slutdatum.
• Om det finns en tidigare befintlig regel som aktivt tillämpas när den nya regeln skapas: 
  • Den tidigare existerande regeln slutar tillämpas på nyligen slutgiltiga avtal.
  • Den tidigare existerande regeln flyttas ner i listan, precis under den nya (aktuella) regeln.
  • Den tidigare existerande regeln antar automatiskt ett Slutdatum som överensstämmer med Startdatum för den nya (aktuella) regeln.

Konfigurera kvarhållningsregler på gruppnivå

Genom att konfigurera lagringsreglerna på gruppnivå åsidosätter du de ärvda reglerna på kontonivå för de användare som för närvarande finns i gruppen.

Om en användare flyttas mellan grupper med avtal som pågår gäller den nya gruppens lagringsregler för alla avtal som försätts i ett slutgiltigt tillstånd när de befinner sig i den gruppen.

Slutgiltiga avtal med en lagringsregler som har tillämpats innan den skapande användaren flyttades till en ny grupp respekterar borttagningsdatumet för den regel som används, förutsatt att den inte är inaktiverad före borttagningsåtgärden.

Med tanke på ovanstående finns det bara två sätt att konfigurera lagringsregler på gruppnivå:

Status för kvarhållningsregel

Aktiverade – Regler som fortfarande gäller för avtal som nådde ett slutgiltigt tillstånd när regeln tillämpades.

• Den för närvarande tillämpade regeln ligger alltid överst i listan och innehåller inget Slutdatum.

Inaktiverad – inaktiverade regler tillämpas inte längre.Om ett avtal nådde ett slutgiltigt tillstånd under en inaktiverad regel kommer det inte att raderas på det planerade raderingsdatumet.

• Inaktiverade regler är gråtonade.
• Inaktiverade regler kan inte återaktiveras.

Utgångna – Utgångna regler har inga avtal i slutgiltigt tillstånd som väntar på radering.

• t.ex.: Om du har en regel på 14 dagar som har ett slutdatum den 10 mars, kommer regeln att löpa ut i slutet av den 24 mars, eftersom alla avtal som omfattas av regeln redan har raderats.

Äldre – kunder som hade en lagringsprincip styrd av den äldre serverdelsinställningen ser en återgivning av den principen som en äldre lagringsregel. 

• Avtal som redan var schemalagda för radering enligt den gamla regeln (innan de nya reglerna infördes) kommer att följa raderingstiden för den gamla regeln.

Filtrera reglerna efter status

Listan över lagringsregler kan filtreras genom att välja "hamburger"-ikonen i det övre högra hörnet av tabellen.

Med den här uppsättningen alternativ kan du filtrera per:

• Alla regler – standardvärdet
• Endast aktiverade regler
• Endast inaktiverade regler
• Endast utgångna regler

Du kan också returnera 15, 30 eller 50 poster per sida.

Inaktivera en regel

Om du inaktiverar en regel kommer alla återstående avtal som omfattas av regeln inte längre att ha ett borttagningsdatum som uppehålls.

Dessa avtal måste sedan tas bort med GDPR-verktygen.

Så inaktiverar du en regel:

• Välj regeln.
• Välj länken Inaktivera.

Borttagna grupper

Lagring baseras på inställningar på gruppnivå (antingen uttryckligen angivna eller ärvda från inställningarna på kontonivå).

Framtida granskningar av lagringsregler som har tillämpats kräver att en historik över reglerna finns kvar.

Därför tas inte ett grupp-ID bort helt. I stället bevaras nödvändiga inställningarna och kan granskas/redigeras genom att administratören på kontonivå får åtkomst till grupper.

Raderade grupper kan visas på sidan Grupper genom att välja "hamburger"-ikonen och välja Visa endast raderade grupper

Välj den grupp som ska redigeras och välj länken Gruppinställningar.

• Regler kan skapas och inaktiveras på samma sätt som när gruppen var aktiv.

Bra att veta

• Endast en regel kan tillämpas när avtal når ett slutgiltigt tillstånd.
  
  • Flera regler kan vara Aktiverade, eftersom en regel förblir aktiverad så länge det finns avtal som har ett planerat raderingsdatum (enligt regelns omfattning).
• Inaktiverade regler kan inte återaktiveras. Inaktiverad är för alltid.
• Lagringsregler tillämpas när ett avtal når ett slutgiltigt tillstånd, inte när avtalet skapas.
• Den tillämpade lagringsregeln baseras på den grupp som den skapande användaren för närvarande tillhör vid den tidpunkt då avtalet når ett slutgiltigt tillstånd.
• Det finns inget sätt att redigera bevarandereglerna som tillämpats på ett avtal efter att det har nått ett slutgiltigt tillstånd vad gäller väntetiden.
  • Du kan inaktivera en regel för att förhindra att avtalet raderas, men detta skulle förhindra raderingen av alla avtal som omfattas av regeln och som ännu inte har raderats.
• Du kan avgöra vilken regel som gäller för ett visst avtal genom att kontrollera avtalets granskningsrapport och jämföra datumet då det slutfördes med datumintervallen för dina olika bevaranderegler.
• 5475 dagar är den maximala bevarandeperiod du kan ställa in.