Explore como o PDF Spaces oferece suporte ao trabalho em equipe fluido com arquivos compartilhados, permissões claras e ferramentas integradas para revisar e colaborar.
Os fluxos de trabalho de documento frequentemente falham devido a rascunhos fragmentados, comentários dispersos e conversas desconectadas.O PDF Spaces reúne arquivos, contexto, insights com tecnologia de IA e atividade em um espaço de trabalho compartilhado para que as equipes possam colaborar com clareza e permanecer alinhadas.
Por que colaborar no PDF Spaces
O PDF Spaces foi criado para colaboração significativa e troca de conhecimento mais rica.As equipes podem reunir comentários, adicionar insights e desenvolver ideias juntas, levando a um entendimento mais rápido, melhor alinhamento e decisões mais claras.
Com diferentes níveis de permissão, você pode controlar exatamente como os participantes se envolvem, seja fornecendo comentários ou moldando ativamente o projeto.
Como funciona a colaboração
A colaboração em PDF Spaces ocorre dentro de um ambiente compartilhado, onde a sua equipe trabalha com os mesmos arquivos, contexto e insights, sem trocar de ferramenta ou perder o controle das conversas. Você começa criando um PDF Space que reúne os arquivos, anotações e links do seu projeto para estabelecer uma fonte única da verdade.
Quando o PDF Space estiver pronto, você pode compartilhar todo o espaço de trabalho ou links para arquivos ou anotações específicos, dependendo do que os destinatários precisam ver.A partir daí, você controla como os participantes se envolvem definindo funções e personalizando a visualização inicial com orientação e contexto.
Como proprietário, você pode adicionar vários colaboradores ao PDF Space e atribuir as funções de Visualizador, Revisor ou Colaborador, com base no que cada pessoa precisa fazer. Os membros da equipe podem revisar conteúdo, adicionar comentários e usar o Assistente de IA integrado para resumir documentos, fazer perguntas ou extrair insights, ajudando todos a se orientarem rapidamente.
Níveis de permissão e acesso
O PDF Spaces permite controlar quem pode acessar um Space e o que pode fazer dentro dele.
- Os níveis de acesso determinam o público-alvo: você pode manter um Space privado convidando pessoas específicas por endereço de email, ideal para trabalho confidencial ou em estágio inicial.Para uma colaboração mais ampla, abra-o à sua organização, permitindo que qualquer pessoa da sua empresa o acesse por meio de um link. Quando precisar compartilhar recursos de aprendizado ou material voltado ao público, defina o Space como público, tornando-o disponível para qualquer pessoa com o link.
- Os níveis de permissão definem a participação: depois que as pessoas têm acesso, você escolhe como elas participam.Visualizadores podem apenas ler arquivos.Use esta função para partes interessadas que precisam de acesso somente leitura. Revisores podem visualizar arquivos e adicionar comentários.Atribua esta função a qualquer pessoa que forneça comentários. Colaboradores podem adicionar, atualizar ou excluir o conteúdo do projeto, incluindo arquivos adicionados por proprietários e notas que eles criam. O acesso de colaborador é ideal para colegas de equipe que moldam o projeto ativamente. As permissões se aplicam a todo o PDF Space, não a arquivos individuais.
Juntas, as configurações de acesso e permissão ajudam a decidir quem vê o projeto e com que profundidade podem colaborar. A experiência de um destinatário é totalmente baseada na permissão que você atribui.
Saiba como Revisar PDF Spaces compartilhados.
Convidar colaboradores
Você pode trazer outras pessoas para seu PDF Space enviando um convite através de Convidar pessoas, onde também pode incluir uma mensagem opcional para contexto.Se preferir compartilhamento rápido, você pode gerar um link ou enviá-lo diretamente através de aplicativos como Outlook, Gmail, Teams ou WhatsApp.Para Spaces restritos, pessoas que não têm acesso podem solicitá-lo, e você pode aprovar ou negar a solicitação conforme necessário.
Saiba como Compartilhar PDF Spaces.
Manter a sincronia
Colaboradores podem acompanhar facilmente as atualizações:
- Visualizar e responder comentários.Arquivos ou anotações com comentários mostram um ícone Comentários , que você pode selecionar para visualizar e responder.
- Use @menções para notificar colegas de equipe ou trazer novos revisores para a conversa.
- Receber notificações para novos comentários e respostas.
Gerenciar um PDF Space compartilhado
Como proprietário de um PDF Space, você mantém controle total sobre acesso e participação.Você pode deixar de compartilhar o PDF Space a qualquer momento para revogar o acesso instantaneamente ou excluí-lo inteiramente quando o projeto for concluído; porém, certifique-se de baixar quaisquer arquivos importantes primeiro. Se as funções mudarem, você pode ajustar as permissões de participantes ou remover pessoas por meio das configurações de Compartilhar. Você também pode revisar quem atualmente tem acesso sempre que necessário.
