第9章 | Microsoft Teamsとの連携

本ガイドはWindows環境での操作画面および解説をしております。

Mac環境の場合はメニュー画面や表示画面が異なる場合がございますのでご了承ください。

OfficeファイルをTeams上で共同編集した後、そのままPDFに変換してレビューを開始したり、複数のPDFを結合・保護して共有したりといった日常業務がすべてTeams内のやりとりだけで完結できます。

TeamsにAcrobat拡張機能をインストールする

Teamsの画面で「アプリ」アイコン①をクリックし、アプリが表示されたら検索窓に「Acrobat」と入力②するとAdobe Acrobatが表示されるので、「追加」③をクリックします（インストールは最初の⼀度のみ必要）。

1. 次の画面で「追加」ボタン④をクリックし、Acrobatの拡張機能をインストールします。Acrobatの拡張機能がインストールされると、左側のメニューバーにAcrobatが追加され⑤、アクセスしやすくなります。表示されていない場合は「…」⑥をクリックして表示または検索することができます。

チームメンバーと共有レビューを開始する

1. 共有レビュー開始者は、Teams内で新しい投稿を作成し、件名や本文を入力します①。

2. 「アクションとアプリ」アイコン②をクリックすると、登録済みのアプリが表示されるのでAdobe Acrobat③を選択します。任意のフォルダー④を選択し、文書ファイルを指定して「開く」⑤をクリックします。

3. 共有レビューするファイルが選択されているのを確認して「コピーを共有」⑥をクリックします。投稿の画面に戻り「投稿」⑦をクリックして共有レビューを開始します。

レビュー担当者が共有レビューに参加する

1. レビュー担当者は、Teamsの投稿内にアップされた文書の「Open」をクリックして文書を開き、注釈やコメントを追加し、結果を他のレビュー担当者と共有することができます。

① コメントを追加：PDFにコメントを追加します。

② ハイライト表⽰：蛍光マーカーのように、テキストの⼀部分にハイライトを表⽰します。

③ 取り消し線：テキストに取り消し線を追加します。

④ フリーハンドで描画：マウスによるフリーハンドの線を描きます。

2. レビュー関係者は、Teamsのチャットボットに未読通知の数字が表示され⑤、開くと注釈の履歴を見ることができます。「Open」⑥をクリックすると注釈の内容を確認することができます。コメントに対して返信することもでき⑦、Teams内においてリアルタイムでレビューのやりとりをすることができます。

3. レビューされたPDFファイルは「ファイル」⑧に格納されているので後から内容を確認することもできます。さらにリンクをコピー⑨することで、チームメンバー以外と共有することもできます。

Microsoft Teams向けAcrobat Signの「Live Sign」機能を使って、オンライン会議中に、書面にリアルタイムで署名することができます。送信者には、Microsoft Teams、Acrobat ProおよびMicrosoft Teams用Acrobat Signアプリが必要ですが、署名者には、AcrobatやMicrosoft Teamsのアカウントは必要ありません。無料のTeamsアプリでMicrosoft Teams会議に参加するだけで署名することができます。Live Sign機能を使った署名は、会議内で署名依頼を送信されたものと事前に送信された署名依頼の２通りが可能です。

TeamsにAcrobat Sign拡張機能をインストールする

1. Teamsの画面で「アプリ」アイコン①をクリックし、アプリが表示されたら検索窓に「Acrobat Sign」と入力②するとAdobe Acrobat Signが表示されるので、「追加」③をクリックします。(インストールは最初の⼀度のみ必要）

2. Acrobat Signを連携させる画面が表示されたら「連携」④をクリックし、ログイン画面でAdobe Acrobatの電子メールとパスワードを入力して⑤、「ログイン」をクリックします。

3. 次にAdobe IDのパスワードを入力して⑥、「続行」をクリックし、アクセスの確認画面で「アクセスを許可」⑦をクリックします。

4. Acrobat Signの拡張機能がインストールされ、左側のメニューバーにAcrobat Signが追加され⑧、アクセスしやすくなります。表⽰されていない場合は「…」⑨をクリックして表⽰または検索することができます。

署名用文書を準備する

1. 署名依頼者は、Teams上の任意の署名文書を選択し、「このアイテムを他のユーザーと共有します」①をクリックして、表示される画面で署名者のメールアドレスを入力し、送信②します。

2. 左のメニューから「Adobe Acrobat Sign」アイコンをクリックします。「文書」タブに署名用の文書が表示されるので任意の文書を選択し③、「電子サインを依頼」④をクリックします。

3. 右に「電子サインを依頼」パネルが表示されるので、署名者のメールアドレスを入力して⑤「次へ」をクリックします。

4. 次の画面で署名者のメールアドレスが表示されていることを確認し⑥、「次へ」をクリックします。

5. 契約書が表示され、文書のフォームフィールドが検出されるので、アイコン⑦をクリックするとテキスト入力フィールドが自動で配置⑧されます。右パネルから署名フィールドをドラッグ&ドロップで配置して大きさを調整⑨し、「送信」ボタンをクリックします。

6. 契約書が署名用に送信されました。

7. 「管理」タブ →「処理中」をクリックすると、署名用に送信された文書が表示されているのでそれを選択し、右パネルの「テンプレートを作成」⑩をクリックします。

8. 「ライブラリテンプレートを作成」画面で「プレビューおよびフィールドを追加」⑪をクリックします。

9. 先ほど追加したテキストフィールドや署名フィールドが表示されているのを確認したら「保存」をクリックします。

10. ライブラリテンプレートが作成されました。

署名を依頼する

1. 対象署名者とのMicrosoft Teams ミーティングを設定します。トップメニューから「チャット」①を選択し、「会議チャット」パネルを開きます。パネル下にあるメニュー「…」から「その他のアプリ」②を選択します。

アプリが表示されたら「Adobe Acrobat Sign」③をクリックします。

2. 次の画面で「Live Sign を追加」④を選択します。「署名者の認証」が表示されたら、「続行」⑤を選択し、会議の参加者を識別および認証します。

3. 処理中の契約書を選択するか、新規契約書を作成するかを選択するダイアログが表示されます。ここでは「新しい単一署名者契約書を作成」⑥を選択して、次の画面で使用するテンプレートを選択し⑦、「次へ」をクリックします。

4. ドロップダウンメニューから署名者を選択し⑧、「次へ」をクリックします。署名取得の確認ダイアログが表示されたら、署名してもらう契約書と署名者を確認して「確認」⑨をクリックします。

5. 会議チャットパネルで「確認して署名」⑩をクリックして画面を共有するように署名者に依頼します。

署名者が署名をする

1. 署名者は「会議チャット」パネルで「確認して署名」①をクリックすると、本人であることを確認する画面が表示されるので「続行」②をクリックします。（参加者全員にリンクが表示されますが、署名者のみがリンクにアクセスして署名することができます）。

2. ブラウザーが起動し、契約書が表示されるので「続行」③をクリックして署名を開始します。

3. 必須フィールドに必要事項を入力し、署名欄をクリックして署名し、適用④をクリックします。最後に「クリックして署名」⑤をクリックします。

4. ブラウザーに署名が完了したメッセージ⑥が表示されます。Teamsの「会議チャット」パネルには、署名者がLive Signで署名を完了したメッセージ⑦が表示されます。