この記事には、プレリリース情報が含まれています。リリース日、機能、および他の情報は予告なく変更される可能性があります。
このエクスペリエンスの新しいバージョンには、最も一般的に使用される機能が含まれますが、まだ従来のバージョンの完全な機能とは一致していません。 現在使用可能な機能とまだ開発中の機能のリストについては、サポートされている要素のページを参照してください。 今後のリリースで、さらに機能が追加される予定です。
一括送信の概要
一括送信（SiB）機能を使用すると、ユーザーは、契約書の 1 回限りの「親」テンプレートを作成し、受信者のリストを指定できます。「一括送信」トランザクションが送信されると、受信者レコードごとに「子」契約書が生成されます。最大 1,000 件の子トランザクションを実行できます。すべての子契約書は、他の契約書が生成される範囲で個別の独立した契約書です。
ただし、子契約書はすべて同じ親テンプレートから作成されるため、ユーザーは、「一括送信」親トランザクションを「管理」ページで表示し、子契約書の全体的なステータスを確認できます。
受信者レコードのリストを追加して、テンプレートを設定するには、次の 2 つの方法があります。
- 手動設定 - このユースケースでは、送信者はユーザーの電子メールアドレスを手動で入力（またはペースト）し、ユーザーインターフェイスでテンプレートオプションを選択します。
- このオプションでは、受信者の数が 子契約書ごとに 1 人の外部受信者に制限されます。
- 外部受信者が署名した後、送信者をオプションの受信者として含めることができます。
- カンマ区切り値（CSV）ファイルのアップロード - CSV は、各行が受信者レコードを示し、様々な列で契約書のプロパティが定義されたスプレッドシートです。これらのプロパティは、契約書の受信者に合わせてパーソナライズできます。 これにより、送信者は、受信者に合わせて契約書をカスタマイズする方法をより幅広く制御できます。 CSVファイル方式の利点は次のとおりです。
- 複数の受信者を指定できます （1 つの契約書につき最大 100 人）。
- 受信者ごとのパーソナライズ：
- 受信者名
- 役割
- 認証方法
- プライベート受信者メッセージ
- 契約書レベルのカスタマイズ：
- 契約書名
- ローカリゼーション
- グローバル契約書メッセージ
- 有効期限
- 署名フロー
- CSV の値が契約書のフィールドに挿入されるカスタムの結合フィールド。これにより、住所、商品またはサービスのリスト、価格、割引など、受信者に固有の詳細を契約書に追加できます。
利用対象：
- Acrobat Standard および Acrobat Pro：手動ユーザー入力はサポート対象、CSV 読み込みはサポート対象外
- Acrobat Sign Solutions：手動ユーザー入力および CSV 読み込みがサポート対象
- Acrobat Sign for Government：手動ユーザー入力および CSV 読み込みがサポート対象
一括送信機能およびプロセスは複数のインターフェイスで利用でき、エクスペリエンスは購入したサービスによって異なります。
設定範囲：
- Acrobat Pro および Acrobat Standard サービスレベルでは、一括送信でアクセス権や利用可能な機能を設定することはできません。すべてのアカウントで、手動で設定されたバージョンにアクセスでき、以下の操作を実行できます。
- 最大 50 件の子契約を許可します。
- リマインダーの設定を許可します。
- 完了した契約書の表示を保護するためのパスワードを設定できます。
- Acrobat Sign Solutions と Acrobat Sign for Government
- 「一括送信」のコントロールは、アカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。
一括送信のレポート機能
一括送信に含まれる契約書のレポートデータを生成するには、いくつかのオプションがあります。 使用されるオプションは、収集する情報の種類によって異なります。
「一括送信」親オブジェクトに明示的に関連付けられたすべてのレポートは、「管理」ページで、「一括送信」フィルターを選択し、レビューする特定の「一括送信」親テンプレートを開いて、アクセスすることができます。
ベース完了率の確認のみを行う場合、またはドリルダウンして個々の契約書を見つける場合は、アクションリストの「契約書の概要」テーブルを使用できます。
すべての子契約書の印刷可能なテーブルは、「アクティビティレポートを表示」アクションを使用して生成することができます。
契約書の定義と、受信者ごとのフィールドレベルのすべての入力は、「フォームフィールドデータをダウンロード」アクションを使用して CSV ベースでアクセスできます。
標準のレポート環境では、印刷可能なチャートやグラフを作成し、フィールドレベルのデータを CSV 形式で提供できます。
親テンプレートには、すべての子契約書のリストの「アクション」リストの概要表が含まれます。 テーブルには、各ステータスの契約書の数が表示されます。
概要テーブルをクリックすると、個々の子契約書の並べ替え可能なビューが開きます。 概要テーブルのレコードは契約書へのアクティブなリンクであり、必要に応じて個々の契約書を簡単に操作できます。
「アクション」リストにある「アクティビティレポートを表示」オプションでは、「文書実行レポート」が表示されます。 このレポートには、詳細で印刷可能な子契約書の概要がステータス別に表示されます。
「フォームフィールドデータをダウンロード」アクティビティでは、親テンプレートによって作成されたすべての子契約書のフィールドデータがダウンロードされます。
CSV の各行は、1 件の契約書レコードを表します。 このレコードは、以下を提供するように構造化されています。
- 最初にすべての受信者情報：
- 受信者名（署名の適用時に取得）
- 受信者の電子メール
- 受信者の役割
- 受信者の認証方法と値
- 受信者のプライベートメッセージ
- 受信者情報の後に契約書情報：
- CC した関係者の電子メールアドレス
- ロケール
- リマインダー情報
- 有効期限の情報
- 契約書名
- 契約書のグローバルメッセージ
- 署名の順序
- カスタムフィールドデータが、契約書フィールドの後に表示されます。 これには、文書テンプレートに含まれているすべてのフィールド、または文書上に作成されたすべてのフィールドが含まれます。
- カスタムフィールドは、フィールド名に基づいてアルファベット順に一覧表示されます。
- 「契約書 ID」が最後のフィールドです。
標準の契約書レポートでは、子契約書が取得されますが、通常の契約書としてのみ認識されます。 親契約書テンプレートを介して関連付けられる一部の契約書では、より広範な関係は認識されません。
名前フィルターを使用すると、一括送信の動作で一意の名前付け規則を使用する場合に、名前の値に基づいたレポートを生成することができます。
一括送信を頻繁に活用するお客様は、グループをその目的専用に設定することができます。これにより、受信者のエクスペリエンスを微調整し、レポートではグループに基づいて契約書をフィルタリングすることができます。
受信者を読み込むために CSV を最初にアップロードする際に、Acrobat Sign が管理する要素の形式エラーが発生した場合、テンプレート設定ページにエラーリンクがトリガーされます。
エラーリンクを選択すると、CSV ファイルの行番号別にエラーのリストが表示されます。
「一括送信」トランザクションを送信し、子契約書の生成を開始する前に、すべての CSV 形式エラーを修正する必要があります。
一部のエラーは CSV アップロードプロセス中に問題として検出されず、子契約書の生成中に検出されます。 例えば、グループ設定と競合している受信者に役割または認証方法を割り当てた場合です。 これらのランタイムエラーは、親テンプレートの「エラーレポートをダウンロード」アクションを選択して、「管理」ページからダウンロードできるエラーレポートに記録されます。
エラーが検出されると、受信者の行情報を含む行がエラーログに追加されます。
CSV ファイルの処理が再開され、エラーをトリガーしない CSV の各行の子契約書が生成されます。
エラーレポートで識別された受信者は、新しいトランザクションで契約書を再送信してもらう必要があります。
送信者には、ラインタイムエラーに関する明白なアラートは送信されません。
送信者は、子契約書の生成の完了後、親テンプレートのダウンロード可能なレポートを常に確認する必要があります。
完了した子契約書を「管理」ページからダウンロード
（Acrobat Sign 商用プラットフォームのみ）
「一括送信」トランザクションからの完了したすべての子契約書を、「管理」ページから直接ダウンロードできます。これにより、単一の zip ファイル内のファイナライズされた契約書にアクセスできます。
- 各ダウンロードリクエストでは、最大 100 MB のデータがサポートされます。
- リクエストされた合計データセットが 100 MB を超える場合、完了した契約書をダウンロードするアクションは使用できません。
- 「完了」とマークされた契約書のみが含まれます。 処理中、キャンセル済み、辞退、または期限切れの契約書は除外されます。
- 必要に応じて、すべての完了した契約書が含まれるように、ダウンロードプロセスを再試行できます。
完了した契約書をダウンロードする方法
- 管理ページに移動します。
- 「一括送信」トランザクションを選択して、アクションパネルを開きます。
- 「完了した契約書のダウンロード」アクションを選択します。
- システムは、完了ステータスの契約書のみを含む zip ファイルを生成します。
- ダウンロードの準備が完了したら、ローカルシステムに zip ファイルを保存します。
- ダウンロードプロセスが開始した後、画面から安全に移動し、その他の操作を実行できます。 システムがファイルを受信すると、ブラウザーのダウンロードマネージャーによって通知されます。
- ダウンロードされた契約書のレポートは現在ありません。 一部の契約書がダウンロードされていないことが判明したら、もう一度ダウンロードプロセスを試してください。
データガバナンスに関する設定考慮事項（Acrobat Sign Solutions のみ）
一括送信には、SiB テンプレートによって作成された子契約書の数に関して送信者が受信する通知の数を指定する、「ロールアップ」と呼ばれるプロパティがあります。デフォルト値は 3 です。これは、3 つ以下の子契約書が生成された場合にのみ、送信者に通知されることを意味します。ロールアップ設定は、お客様には公開されておらず、Acrobat Sign サポートチームによってのみ変更できます。
データガバナンスでは、契約書が最終ステータス（完了、キャンセル済み、期限切れ）に達した後、Acrobat Sign システムからどのくらい早く削除されるかを指定します。
「一括送信」プロセスを通じて送信された完了した契約書を操作する必要があるお客様は、「データガバナンス」によって子契約書がシステムから自動的に削除される前に子契約書の「完了」通知を受信するように、ロールアップ数を（場合によっては、「無制限」の値に）拡張できます。
ファイル詳細
- zip ファイルの名前は、「一括送信」トランザクションの名前に基づいて付けられ、その末尾にトランザクション番号が付加されます。
- zip ファイル内の各完了した契約書には、そのトランザクション ID に基づいて名前が付けられます。
- 監査レポートは、「管理」ページからトリガーされたダウンロードに含まれませんが、API を使用してダウンロードされた場合は含めることができます。
完了後のアクティビティを自動化してユーザーの手作業を減らし、データガバナンスルールから契約書が外される場合がある問題を防止するために、Power Automate 統合を調査することをお勧めします。
知っておくべきこと
- 新しい「一括送信」インターフェイスはまだ開発中で、今後のリリースではさらに多くのオプション（追加の認証方法、契約書で定義する CC 関係者、契約書で定義するリマインダーなど）が予定されています。
- 「一括送信」の従来のバージョンにある「送信者が最初に署名」オプションは、現在新しいバージョンにはありませんが、今後のリリースで手動プロセスとして追加される予定です。 CSV アップロード方式を使用しているお客様は、送信者が署名する必要がある各レコードの受信者として、送信者を CSV に追加する必要があります。
- グループセレクターを変更しても、送信者のページ上のロゴは変更されません。 後続の電子メールと署名エクスペリエンスでは、契約書の送信元となるグループに正しいロゴが使用されます。
- （親）テンプレートレベルでの「一括送信」トランザクションのすべての子契約書のキャンセル操作は、子契約書が署名されていない場合にのみ可能です。 いずれかの子契約書が署名されている場合は、「キャンセル」アクティビティがテンプレートのインターフェイスから削除されます。既存の契約書は契約書レベルでキャンセルする必要があります。
- CSV ファイルオプションには多くのオプションフィールドがありますが、必須なのは電子メールのみです。 CSV プロセスに慣れると、フィールドの結合などの高度なフィールドオプションを容易に使用できるようになり、CSV が提供するより価値の高い可能性が広がります。
