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SharePoint Online용 Adobe Sign - 웹 양식 매핑 안내서

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마지막 업데이트 날짜 2024년 3월 1일 | 다음에도 적용됨 Adobe Acrobat Sign

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Zapier용 Acrobat Sign
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경고:

SharePoint Online용 Adobe Acrobat Sign 통합 지원이 2024년 6월에 종료됩니다. 따라서 이 날짜 이후에는 이 통합 서비스를 통해 계약서를 전송할 수 없습니다. Power Automate용 Acrobat Sign과 같은 다른 통합을 사용하여 SharePoint에서 계약을 전송할 수 있습니다.

SharePoint 사이트에서 Acrobat Sign 플러그인을 제거하고 워크플로우를 다른 애플리케이션으로 전환하는 것이 좋습니다.

개요

SharePoint Online용 Adobe Acrobat Sign을 사용하면 SharePoint(온라인) 목록과 웹 양식에 있는 필드 간에 데이터를 매핑할 수 있습니다. 서명된 계약의 웹 양식 필드 데이터를 자동으로 추출하여 SharePoint 목록을 채우도록 할 수 있습니다.

Adobe Acrobat Sign 웹 양식과 SharePoint 목록 간의 필드 매핑은 온라인 설치에서만 사용할 수 있으며 온프레미스 설치에서는 사용할 수 없습니다. 필드 매핑을 구현하려면 SharePoint Online용 Adobe Acrobat Sign 패키지 v2.0 이상을 설치해야 합니다.

사전 요구 사항

웹 양식 필드를 성공적으로 매핑하려면 다음 필수 조건을 확인해야 합니다.

Microsoft SharePoint Online용 Adobe Acrobat Sign 연결이 활성화되어 있는지 확인해야 합니다.
참고: 관리자는 연결이 비활성화되지 않도록 최소 30일마다 한 번씩 SharePoint Online용 Adobe Acrobat Sign 통합 설정 페이지에 액세스해야 합니다.
목록 필드와 논리적으로 연결할 수 있도록 정의된 필드 이름을 갖는 웹 양식이 있어야 합니다. 다음 방법 중 하나를 사용하여 Acrobat Sign에 업로드할 수 있는 양식을 작성할 수 있습니다.
- 자동 필드 감지를 사용하는 Adobe Acrobat Sign의 작성 환경을 사용합니다. 자동으로 배치된 양식 필드는 일반 이름(사용자 정의 필드 1)을 사용하므로, 이 이름을 필드 용도를 나타내는 이름으로 변경해야 합니다.
- Acrobat으로 양식 만들기. Acrobat 양식은 문서의 이어지는 텍스트에서 파생된 필드 이름을 사용하여 필드 배치를 자동으로 감지할 수 있습니다. 이러한 이름은 종종 모호하거나 포괄적이므로 필드 용도에 알맞고 직관적인 값으로 이름을 바꿔야 합니다.
- 문서 생성 시 편집 가능한 텍스트 문서가 생성되는 경우 텍스트 태그를 사용합니다.
[목록] 필드와 Adobe Acrobat Sign 양식 필드를 논리적으로 연결할 수 있도록 정의된 필드 이름을 갖는 웹 양식이 있어야 합니다. 다음 방법을 사용하여 Adobe Acrobat Sign에 업로드할 수 있는 양식을 작성할 수 있습니다.
필드 매핑은 양식의 필드 이름과 SharePoint의 열 이름 간의 논리적인 연결을 활용하므로 양식 필드의 이름은 논리적이고 식별 가능해야 합니다.
양식 필드 매핑은 다음 유형의 SharePoint 열 및 Acrobat 서명 필드를 지원합니다.

SharePoint 열 유형	Adobe Sign 필드 유형
한 줄 텍스트	텍스트
번호	텍스트
여러 줄 텍스트	다중 줄 텍스트
예/아니요(확인란)	확인란

웹 양식 매핑 설정

SharePoint 관리자가 웹 양식에서 데이터를 캡처하여 SharePoint 내에 고객 목록을 채우는 방법을 보여 주는 아래 예제를 따라 해 보십시오.

Adobe Acrobat Sign 웹 양식을 만들거나 사용할 기존 웹 양식을 식별합니다.

웹 양식을 만들고 저장한 후에 URL 또는 포함 코드를 복사하고 웹 사이트, SharePoint 사이트 또는 기타 해당 위치에 양식을 게시하여 응답 수집을 시작합니다. 기존 웹 양식을 사용하는 경우 2단계를 건너뛰십시오.

Adobe Acrobat Sign 웹 UI를 통해 재사용 가능하고 포함 가능한 웹 양식을 작성할 수 있습니다. 웹 양식 만들기를 참조하십시오.
웹 양식을 작성한 후 서명 프로세스를 완료하여 최종 계약이 관리 페이지의 완료 섹션에 표시되도록 합니다.

웹 양식의 필드가 SharePoint에서 액세스할 수 있는 컨텍스트에 있도록 웹 양식에 최소 한 번 서명을 해야 합니다.

성공적으로 서명한 기존 양식을 사용하는 경우 3단계로 넘어갑니다.
새 웹 양식 계약이 완료될 때마다 해당 계약과 관련된 데이터가 포함된 새 라인 항목이 목록에 채워지도록 SharePoint에서 새 목록을 만드십시오.

캡처할 웹 양식의 모든 필드에 대한 열을 포함해야 합니다.
웹 양식 매핑을 만들려면 Adobe Sign > 설정으로 이동한 다음 웹 양식 매핑 탭을 선택합니다.

웹 양식 매핑 탭에서 기존에 작성한 웹 양식 목록을 찾아보고 데이터 매핑에 사용할 웹 양식을 선택할 수 있습니다.
각 웹 양식은 열 머리글을 통해 기본 정보를 제공합니다.
- 웹 양식 - Adobe Sign에서 가져온 웹 양식의 이름입니다.
- 목록 - 웹 양식이 매핑되는 SharePoint 목록의 이름입니다. 비어 있는 경우 관계가 없는 것입니다.
- 매핑된 필드 수 - 매핑된 필드 관계의 수입니다.
  더하기 기호는 매핑된 필드가 없음을 나타냅니다. 더하기 아이콘을 선택하면 매핑 인터페이스를 열 수 있습니다.
  숫자는 매핑된 필드 관계의 수를 나타냅니다. 연필 아이콘을 선택하면 필드 매핑을 편집할 수 있습니다.
- 서명된 웹 양식 Share Point에 복사 - 완성된 웹 양식 계약의 사본을 SharePoint에 저장할지를 결정합니다. 저장하지 않음을 선택하면 사본이 SharePoint에 저장되지 않으며 Adobe Sign의 사본은 남아 있습니다. 저장을 선택하면 서명된 계약의 사본이 SharePoint와 Adobe Sign에 저장됩니다.
참고:

사용자가 웹 양식을 사용할 수 없는 경우(위의 1단계 건너뛴다는 의미) 아직 웹 양식이 없습니다. Adobe Sign 앱으로 이동하여 양식을 생성합니다.라는 링크가 표시됩니다.

이 링크를 클릭하면 웹 양식을 만들 수 있는 Adobe Sign 홈페이지가 열립니다.
매핑된 필드 수 열에서 데이터 맵을 구성할 웹 양식의 더하기 아이콘을 선택합니다.
로드되는 매핑 만들기 페이지에서 다음을 수행합니다.
1. 웹 양식이 이미 선택되었는지 확인합니다.
2. 웹 양식의 필드 콘텐츠를 가져오는 데 사용할 목록을 선택합니다. 그러면 매핑 규칙이 표시됩니다.
3. 새 필드 관계를 표시하려면 규칙 추가를 선택합니다.
4. 웹 양식 필드 열에서 필드 이름을 선택하고 해당하는 SharePoint 열 이름을 선택합니다.
5. 다른 일반 필드 매핑을 추가하려면 규칙 추가를 선택합니다.
6. SharePoint 목록에 전달할 웹 양식 필드를 모두 구성합니다.
웹 양식의 필드가 SharePoint 필드에 매핑되면 선택할 수 없어지므로 동일한 웹 양식 필드를 다른 대상 SharePoint 필드에 매핑할 수 없습니다.
참고:
웹 양식에 수신자가 두 명 이상(예: 한 명 이상의 연대 서명자) 있는 경우 웹 양식 필드에는 해당 필드가 지정된 수신자를 식별하는 인덱스 번호가 포함됩니다.

[1]이 있는 필드는 첫 번째 수신자(최초 서명자)에게 지정됩니다.

[2]가 있는 필드가 두 번째 수신자(첫 번째 연대 서명자)에게 지정됩니다.

[3]이 있는 필드가 세 번째 수신자(두 번째 연대 서명자)에게 지정됩니다.
모든 필드가 매핑되면 저장을 선택합니다.

그러면 웹 양식 매핑 페이지가 열립니다. 구성된 웹 양식은 매핑된 필드 수를 보여줍니다.

기존 매핑을 편집하려면 [매핑된 필드 수] 옆에 있는 연필 아이콘을 선택한 다음 저장 버튼을 전환하여 서명된 웹 양식을 SharePoint에 복사합니다.
웹 양식 매핑이 작동하는지 확인합니다.

서명자가 사용자가 매핑한 웹 양식을 작성하면 SharePoint 목록 정보를 기반으로 양식 데이터가 올바른 정보로 자동으로 채워집니다. 매핑된 각 필드가 올바른 값을 가져오는지 확인할 수 있습니다.
선택 사항으로 웹 양식에 대한 Sign 파일 설정을 선택할 수 있습니다.

웹 양식 계약에는 라우팅할 전용 폴더가 있습니다. 폴더를 지정하지 않으면 SharePoint용 Acrobat Sign에서 자동으로 "서명된 웹 양식" 폴더를 만들고 이 폴더에 웹 양식 계약을 저장합니다. ‘Sign 파일 설정’ 탭에서 웹 양식 계약을 저장할 폴더를 선택하여 계약을 사용자 지정 폴더에 저장하도록 할 수도 있습니다.
선택 사항으로 SharePoint에 저장된 웹 양식 계약을 확인할 수 있습니다.

이제 원하는 지정된 폴더로 이동하여(또는 선택하지 않은 경우 '서명된 웹 양식' 폴더로 이동) 전체 웹 양식 계약을 볼 수 있습니다. 감사 추적을 사용하도록 선택하면 각 계약의 감사 추적 PDF 파일 또한 SharePoint의 동일한 폴더에 복사됩니다.