Adobe Acrobat Sign for Microsoft Dynamics 365 On-Premises: Asennusopas

Hallinnoijan työkalut

Hallinnoijien usein käyttämiä työkaluja, joiden avulla voidaan lisätä Adobe Acrobat Sign -palvelun arvoa:

• Luo uusi tietojen vastaavuusmääritys – Avaa Uusi tietojen vastaavuusmääritys -käyttöliittymän.
• Luo uusi sopimusmalli – Avaa Uusi sopimusmalli -käyttöliittymän.
• Käyttäjien käyttöoikeuksien muuttaminen – Pikalinkki määritysoppaaseen Käyttäjien hallinta -osio

Valinnaiset määritykset

• Ota käyttöön käyttäjien automaattinen valmistelu – Jos tämä on käytössä, uusi käyttäjä valmistellaan Adobe Acrobat Sign -järjestelmässä automaattisesti, kun hänelle annetaan käyttöoikeudet Adobe Acrobat Sign -entiteettiin.  Valmistelu perustuu käyttäjän ensisijaiseen sähköpostiosoitteeseen, ei käyttäjätunnukseen, ja se suoritetaan taustalla ilman muita käyttäjän tai tilin hallinnoijan toimia.  

• Liitä allekirjoitetut asiakirjat sopimuksen entiteettiin – Tämä asetus siirtää valmiin asiakirjan PDF-muodossa takaisin Dynamicsiin sopimustietueeseen liitettynä (Huomautukset-kohdassa).  Liite on kopio virallisesta asiakirjasta, jota säilytetään Adobe Acrobat Signin palvelimilla.
• Liitä yhdistetty seurantaketju allekirjoitettuun sopimukseen – Tämä asetus liittää Adobe Acrobat Signin seurantaketjun PDF-tiedostona sopimustietueeseen (Huomautukset-kohtaan), kun sopimus on allekirjoitettu/valmis. Seurantaketju erittelee kaikki sopimuksen tapahtumat (katselut, allekirjoitukset, delegoinnit jne.), näiden tapahtumien aikajanan sekä tapahtumien suorittajien IP-osoitteet.
• Liitä seurantaketju – Kun toiminto on käytössä, valvontaraportti liitetään PDF-tiedostona sopimustietueeseen (Huomautukset-kohtaan) erillisenä tiedostona.
  
• Näytä asiakirjojen esikatselukuvat – Tämä asetus liittää tietueeseen kuvan allekirjoitetusta/valmiista asiakirjasta. Kuvien avulla asiakirjaa voi tarkastella helposti tarvitsematta ladata ja avata PDF-tiedostoa.  Tämä kuva näkyy sopimustietueessa alimmaisena.
• Ota toimintasyötteet käyttöön Adobe-sopimuskokonaisuudessa – Kun tämä on valittuna, toimintasyötteet otetaan käyttöön sopimuskokonaisuudessa.
  

Resurssit

Yleisimpien resurssien luettelo:

• Määritysopas – Tämä dokumentti
• Käyttöopas– Opas, jonka avulla käyttäjät voivat perehtyä sopimusten lähettämiseen ja hallintaan käytettävään perustyönkulkuun.
• Adobe Acrobat Sign Dynamics-työnkulut – Adobe Acrobat Signin työnkulkuresurssien opas
• Nykyiset julkaisutiedot – Adobe Acrobat Sign for MS Dynamicsin uusimman version julkaisutiedot

Tietojen vastaavuuden määrittäminen voi merkittävästi tehostaa organisaatiosi sopimuksien luontiprosessia ja varmistaa asiakirjojen kenttien oikean sisällön noutamalla kenttien arvot suoraan Dynamics CRM:stä.

Vastaavuuden määritys voi lisäksi siirtää valmiit sopimukset takaisin Dynamicsiin, jolloin saat arvokkaat tiedot CRM:ään ilman manuaalista käsittelyä.  

Huomautus lomakkeista/tekstitunnisteista

Onnistunut tietojen vastaavuusmääritys edellyttää, että lomakkeisiin on määritelty valmiiksi kenttien nimet, jotta voit loogisesti yhdistää CRM-kentän Adobe Acrobat Sign -lomakkeen kenttään. 

Alla on esimerkki yksinkertaisesta lomakkeesta.  Molemmilla puolilla olevat aaltosulkuparit (jotka määrittävät kentän leveyden) ja kentän nimi (merkkijono aaltosulkujen sisällä) määrittävät lomakkeen kentät. 

Tekstitunnisteet voivat sisältää nimen lisäksi muitakin argumentteja, esimerkiksi tarkistuksia, laskuja ja säännöllisiä lausekkeita. Tarkemmat ohjeet lomakkeiden suunnittelusta löydät täältä. Tämän ominaisuuden avulla voit merkittävästi parantaa allekirjoitusprosessin aikana kerättyjen tietojen laatua.

Myös lomakkeiden luominen PDF-muodossa on mahdollista.

Tietojen vastaavuusmallin määrittäminen

Tietojen vastaavuusmääritys voidaan suorittaa kahdella tavalla.

Ensimmäinen vaihtoehto on siirtyä kohtaan: Adobe Acrobat Sign > Tietojen vastaavuusmääritys

Tietojen vastaavuusmääritykset -sivu latautuu. Se sisältää kaikki tarkistettavissa, muokattavissa tai poistettavissa olevat tietojen vastaavuusmääritykset.

• Valitse vasemmasta yläkulmasta +Uusi, niin Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivu avautuu näyttöön.

Toinen menetelmä on napsauttaa Järjestelmänvalvojan asetukset -sivulla olevaa Luo uusi tietojen vastaavuusmääritys -linkkiä.

Tämä linkki ohittaa kaikkien tietojen vastaavuusmääritysten luettelon ja avaa suoraan Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivun.

Uusi tietojen vastaavuusmääritys -sivun latautuminen voi kestää hetken. Sivun latautuminen on päättynyt, kun Entiteetti-kenttä laajenee.

1. Anna tietojen vastaavuusmääritykselle helposti ymmärrettävä nimi.

2. Määritä tämä tietojen vastaavuus tälle entiteetille käytettäväksi oletusvastaavuudeksi.

3. Valitse CRM:n Entiteetti avattavasta valikosta.

• Tämä rajoittaa valitulle entiteetille saatavilla olevia kenttiä.
• Yhtä entiteettiä kohden voi olla useita tietojen vastaavuusmäärityksiä.
• Kun entiteetin arvo on määritetty, sitä ei voi muuttaa.

Kun Entiteetti-arvo on määritetty, Tietojen yhdistämismääritykset -välilehti tulee näkyviin. Voit käyttää kenttien määritystyökaluja napsauttamalla tätä välilehteä:

Dynamicsin CRM-kenttien yhdistäminen Adobe Acrobat Sign -kenttien nimiin

Voit nyt luoda Dynamicsin CRM-kenttien ja määrittelemiesi Adobe Acrobat Sign -lomakkeiden kenttien nimien välisiä yhteyksiä. Tietojen vastaavuudet määritetään tietovirran perusteella:

• CRM-TIETOJEN YHDISTÄMINEN ADOBE ACROBAT SIGN -SOPIMUKSEEN – Lomakkeen kentät esitäytetään määriteltyyn Dynamics-entiteettiin liittyvien kenttäarvojen avulla.
  • On mahdollista luoda vaihtoehtoisten CRM-kenttien arvojen ”etsintäryhmä”, josta Adobe Acrobat Sign -lomakkeen kenttä pyritään täyttämään. Kukin ryhmän jäsen yritetään järjestyksessä siirtää lomakkeelle, kunnes löytyy lisätty arvo, joka ei ole null. (Katso tiedot alla)
• ADOBE ACROBAT SIGN -SOPIMUKSEN TIETOJEN YHDISTÄMINEN CRM-TIETOIHIN – Dynamics-entiteetin tyhjät kentät täytetään allekirjoitusprosessista saatavilla lomakkeen kenttien arvoilla (kun sopimus on valmis).
  • Oletusarvoisesti Adobe Acrobat Sign ei siirrä CRM-kenttään uutta arvoa, jos kenttä on jo täytetty.
  • On mahdollista määrittää tietojen vastaavuus ohittamaan sisällön suojaus ja korvaamaan olemassa olevat kenttien arvot uudella sisällöllä allekirjoitetusta lomakkeesta.

Tietotyypeistä

Adobe Acrobat Signin tietojen vastaavuusmääritys tukee seuraavia tietotyyppejä:

• Teksti – Tekstilomakkeen kenttiä tuetaan yhtenä tekstirivinä CRM:ssä.
• Looginen (kaksi vaihtoehtoa) – Valintaruutuja tuetaan loogisissa CRM-kentissä. 

○ Jos pudotusvalikon tai valintapainikkeen lomakekenttiä käytetään loogisissa CRM-kentissä, vastaavuusmääritys CRM:stä Adobe Acrobat Signiin saattaa epäonnistua.  Vastaavuusmääritys Adobe Acrobat Signista CRM:ään toimii edelleen

• Vaihtoehtojoukko – Pudotusvalikkoluetteloita ja valintapainikkeen lomakkeiden kenttiä tuetaan CRM:n vaihtoehtojoukon kentissä.

Liittyvät kentät (CRM:n tiedot Adobe Acrobat Sign -sopimukseen):

• Valitse CRM-kenttä avattavasta Määrite-valikosta
• Kirjoita Adobe Acrobat Sign -lomakkeen kentän nimi Sopimuksen kenttä -ruutuun
• (Valinnainen) Valitse Lisää käänteinen vastaavuusmääritys -valintaruutu, jos haluat liittää myös näiden kenttien vastaavuusmäärityksen Adobe Acrobat Signista CRM:ään
• (Valinnainen) Valitse Ohita-valintaruutu, jos haluat tämän mallin ohittavan CRM-kentän olemassa olevan sisällön ja pakottavan täyttämään kentän Adobe Acrobat Sign -kentän uudella sisällöllä.
• Valitse Lisää.

Uuden kenttien vastaavuuden määrittäminen kestää joitakin sekunteja, jonka jälkeen näet vastaavuuden täyttävän alla olevat määritysasetukset. 

Jos lisäsit käänteisen suunnan, näet uuden vastaavuuden täyttävän myös Adobe Acrobat Signista CRM:ään -määrityskentät. 

Jos valitsit sisällön suojauksen ohittamisen, näet tämänkin päivittyvän vastaavuustietueeseen.

Liittyvät kentät (Adobe Acrobat Sign -sopimuksesta CRM-tietoihin):

Tietojen vastaavuussuhteen luominen Adobesta CRM:ään on sama kuin yllä paitsi että siinä ei ole mahdollista lisätä käänteistä vastaavuusmääritystä.

Vastaavuussuhteiden poistaminen

Voit poistaa yhden tai useamman vastaavuussuhteen

• valitsemalla poistettavat tietueet merkitsemällä ne tietueen vasemmalla puolella
• napsauttamalla luettelon oikeassa yläkulmassa olevaa Lisää komentoja -kuvaketta ja valitsemalla Poista.

Vaihtoehtoinen kentän vastaavuussuhde (etsintäryhmä)

Jos määrität Adobe Acrobat Sign -lomakkeeseen kentän, joka voidaan täyttää useista eri CRM-kentistä, voit luoda CRM-määritteiden järjestetyn luettelon (etsintäryhmän), joka etsii sisältöä Adobe Acrobat Signin kenttään.

Voit esimerkiksi yhdistää CRM-kentän Etunimi lomakkeen kenttään ENimi ja tämän jälkeen yhdistää CRM-kentän Yomi-etunimi-samaan lomakekentän nimeen.  Sovellus yrittää ensin täyttää lomakekentän Etunimi-kentän sisällöllä, ja jos sisältöä ei löydy, Adobe Acrobat Sign yrittää käyttää Yomi-etunimi -kentän sisältöä.  Jos mistään etsintäryhmän elementistä ei löydy sisältöä, lomakkeen kenttä jätetään tyhjäksi.

Voit määrittää etsintäryhmän seuraavasti:

• Luo CRM:stä Adobe Acrobat Signiin -vastaavuus ensisijaisen CRM-määreen ja Adobe Acrobat Sign -lomakekentän nimen välille.
• Kun ensimmäinen tietue on luotu, siirry toissijaiseen CRM-määritteeseen ja lisää vastaavuussuhde samaan lomakkeen kenttään. 

• Valitse pyydettäessä OK, jos haluat luoda vaihtoehtoisen vastaavuuden.

Kun tietue on päivitetty järjestelmään, näet, että tietueisiin on ilmaantunut etuliite entiteetin määritteen eteen:

• Ensisijaisen / oletusmääritteen nimen edessä on merkki #.   Tästä kentästä yritetään hakea sisältöä aina ensimmäisenä.
• Seuraavat suhteet on merkitty numeroilla 1–N. Ensimmäisen vaihtoehtoisen kentän etuliite on 1, ja se on aina ensimmäinen vaihtoehtoinen kenttä, jonka sisältöä yritetään käyttää.  Numerolla 2 merkitään toista vaihtoehtoista kenttää ja niin edelleen. 

Liitteiden lisääminen liittyviin entiteetteihin

Kun sopimus on kokonaan allekirjoitettu ja suoritettu, Adobe Acrobat Sign luo asiakirjan PDF-kopion ja allekirjoitusprosessin seurantaketjun.  Nämä asiakirjat on mahdollista liittää PDF-tiedostoina mihin tahansa muuhun CRM-entiteettiin, joka liittyy mallin ylätason entiteettiin.

Mallisivun MAP SIGNED AGREEMENT AND AUDIT TRAIL TO CRM ENTITY -osan avattavassa valikossa on kolme dokumenttityyppiä:

• Allekirjoitettu PDF – Allekirjoitetun asiakirjan koko teksti. Tämä on kopio virallisesta asiakirjasta, jota säilytetään Adobe Acrobat Signin palvelimilla.
• Seurantaketju – Täydellinen luettelo asiakirjan oleellisista tapahtumista (allekirjoitus, delegointi jne.) sekä liittyvät metatiedot (kellonaika/pvm, IP-osoite jne.).
• Yhdistetty PDF - Molemmat dokumentit on yhdistetty yhdeksi PDF-tiedostoksi ja liitetty.

Voit liittää yhden tai useamman tiedoston mihin tahansa liittyvään entiteettiin, mutta ne pitää määrittää erikseen.

Määritä liite seuraavasti:

• Valitse haluamasi Asiakirjatyyppi avattavasta valikosta.
• Valitse entiteetti, johon haluat siirtää asiakirjan käyttämällä avattavaa Liitä CRM-tietueeseen -luetteloa.
  • Luettelossa ovat vain entiteetit, joilla on määritetty suhde ylätason entiteettiin.
• Valitse Lisää.

Liitteen suhteet luetellaan määritysasetuksissa.

Liitteen poistaminen

Voit poistaa liitetietueen

• valitsemalla poistettavat tietueet merkitsemällä ne tietueen vasemmalla puolella
• napsauttamalla Lisää komentoja -kuvaketta ja valitsemalla Poista-toiminnon

Dynamics-ympäristön Adobe Acrobat Sign -hallinnoijana voit luoda sopimusmalleja, joilla voidaan esimäärittää suurin osa sopimuskentistä, liittää tiedostoja ja sitoa sopimus asianomaiseen tietojen vastaavuusmääritykseen.

Mallit sidotaan Dynamics-entiteettiin. Niitä voi käyttää sopimuksiin, jotka on lähetetty kyseisestä entiteetistä, kun niiden tilaksi määritetään Aktiivinen.

Tietojen vastaavuusmäärityksen tapaan uusi sopimusmalli voidaan määrittää kahdella tavalla:

Ensimmäinen vaihtoehto on siirtyä  kohteeseen Adobe Acrobat Sign > Sopimusmallit

Sopimusmallit-sivu latautuu. Tällä sivulla on lueteltu kaikki tarkistettavissa, muokattavissa tai poistettavissa olevat nykyiset mallit.

• Voit aloittaa uuden mallin luonnin napsauttamalla näytön vasemmassa yläkulmassa +Uusi.

Toinen menetelmä on napsauttaa Järjestelmänvalvojan asetukset -sivulla olevaa Luo uusi sopimusmalli -linkkiä.

Tämä linkki ohittaa kaikkien sopimusmallien luettelon ja avaa suoraan Uusi sopimusmalli -sivun.

Kun Uusi sopimusmalli -sivu avautuu:

• Anna mallille intuitiivinen nimi, jotta käyttäjät tietävät, milloin sitä voi käyttää
• Tunnista entiteetti, johon malli on liitettävä.
  • Entiteettiä ei voi muuttaa myöhemmin
  • Kun entiteetti on valittu, malli tallennetaan, ja koko sopimusmalli latautuu

Sopimusmalli-osiossa on neljä välilehteä, joista kukin sisältää määritettävissä olevat muokattavat arvot:

• Mallin tiedot – Määrittää tärkeimpien objektien välisen suhteen ja sen, onko malli käytössä.
• Vastaanottajat – Mahdollistaa mallissa esimääritetyn allekirjoituspolun käytön.
• Sopimuksen tiedot – Sisältää yksittäisen sopimuksen elementit.
  
• Liittyvät – Luettelo liittyvistä objekteista.

Mallin tiedot

Mallin tiedoista käy ilmi mallin, entiteetin ja tietojen vastaavuusmäärityksen välinen suhde tämän mallin osalta.

Mallin nimi on kirjoitettu suurilla kirjaimilla ylimmäksi.

• Mallin nimi – Mallin nimi. Nimi vastaa sivun yläosassa olevaa nimeä.
• Ensisijainen entiteetti – Mallipohjat sidotaan yhteen entiteettiin Dynamicsissa. Ilmoitettu entiteetti on ainut entiteetti, jossa tämä malli näkyy.
  • Arvo lukitaan, kun sopimus luodaan.
• Tietomääritys – Kenttä osoittaa tietomäärityksen nimen, joka on sidottu malliin.

• Aktiivinen – Tällä valintaruudulla määritetään, onko malli käyttäjien käytettävissä, kun lähetetään ensisijaisesta entiteetistä.
• Lähetys yhdellä napsautuksella – Jos tämä valitaan, malli lähettää sopimuksen automaattisesti, kun malli valitaan. 
  • Esimerkki:  Jos  NDA-malli on määritetty yhteystietojen ensisijaiseksi entiteetiksi ja vastaanottajan osio on määritetty tuomaan yhteystietoihin merkitty sähköpostiliikenne.
    • Lähettäjän tarvitsee vain valita NDA-malli yhteystiedoista, joihin mukaan se aiotaan lähettää. Määritysvaihe ohitetaan ja sopimus lähetetään ilman muuta vuorovaikutusta.
    • Jos vastaanottajaa ei määritetä, yksi napsautus ohitetaan ja sopimus avautuu manuaalista määritystä varten

Vastaanottajat

Vastaanottajat-osio sisältää mallia varten esimääritettävien vastaanottajien luettelon ja allekirjoitusjärjestyksen.

Vastaanottajat – Voit kovakoodata vastaanottajaluettelon malliin napsauttamalla Uusi vastaanottaja -kuvaketta ikkunan oikeassa yläkulmassa.  Määritysvaihtoehdot avautuvat ponnahdusvalikkoon.

• Vastaanottajaluettelo on oletusarvoisesti tyhjä, jolloin lähettäjä voi täyttää sen manuaalisesti sopimusta määritettäessä
• Oletusvastaanottaja on lisättävä napsauttamalla Uusi vastaanottaja -kuvaketta ja tallentamalla sen jälkeen kohdassa Luo ensisijaisesta entiteetistä esitetyt oletusarvot käyttöönotettuina.

• Ohita oletustodennus -vaihtoehdon avulla voit poistua oletustodennustavasta (määritetty Suojaus-osiossa) ja käyttää eri todennustapaa vain tälle vastaanottajalle.

• Lisättäessä vastaanottajien määrää (esim. sisäinen varmennusprosessi) tai vastaanottajia, jotka eivät ole osallisia allekirjoitusprosessissa, edellytetään ainoastaan, että poistat valinnan Luo ensisijaisesta entiteetistä -ruudusta ja määrität vastaanottajan sen jälkeen. Erinomainen vaihtoehto CCing-tiimeille, joiden tarvitsee vain hallita lopullisia asiakirjoja.

Sopimuksen tiedot

Sopimuksen tiedot -osio sisältää neljä osiota:

• Viestin tiedot – Sopimuksen nimi ja yleinen viesti, jonka jokainen vastaanottaja näkee Allekirjoita-sähköpostiviestissä
• Liitetyt tiedostot – Allekirjoitettaviksi lähetetyt tiedostot
  
• Sopimusasetukset – Vaihtoehdot sopimuksen määrittämistä varten
  
• Suojausasetukset – Mahdollisuus suojata PDF-tiedosto salasanalla

Viestin tiedot

• Sopimuksen nimi – Sopimuksen nimi on ilmoitusprosessissa erittäin tärkeä. Se näkyy sähköpostien Aihe-kentässä, lihavoidulla fontilla sähköpostin tekstissä ja pienemmällä fontilla kuvauksen pohjatekstissä (korostettu alla keltaisella).
• Viesti – Viesti-kenttä on avoin tekstikenttä, johon voit lisätä minkä tahansa viestin tai ohjeen allekirjoittajalle (korostettu alla vihreällä).

Liitä tiedostot

Tässä osiossa sopimukseen voidaan esiliittää tiedosto.  Jos esimerkiksi luot NDA-mallin, voit liittää yrityksen NDA-tiedoston suoraan malliin, jolloin lähettäjän ei tarvitse.

Sopimusasetukset:

• Esikatsele asiakirjat aina ennen lähettämistä – Jos tämä valitaan, sopimus avaa automaattisesti sisällönluontiympäristön, jolloin lähettäjä voi sijoittaa lomakekenttiä.
• Sopimus vanhenee – Jos tämä valitaan, sopimukseen määritetään sopimuksen vanhentumispäivämäärä.
  • Päiviä vanhenemiseen – Tämä määrittää niiden päivien määrän, jolloin sopimus on allekirjoitettavissa, kun Sopimus vanhenee -asetus on käytössä.
• Lisää allekirj. jälk. määrityssivu – Jos tämä valitaan, voidaan määrittää, mihin URL-osoitteeseen vastaanottaja reititetään, kun vuorovaikutus sopimuksen kanssa on valmis.
  • Allekirj. jälk. määrityssivu – Tässä kentässä on URL-osoite sivulle, jolle haluat ohjata vastaanottajat, kun Lisää allekirj. jälk. määrityssivu on käytössä.
  • Uudelleenohjauksen viive sekunteina – Määritä, kuinka monta sekuntia uudelleenohjauksella odotetaan, ennen kuin vastaanottaja reititetään saapumissivullesi.
    
• Vaadi henkilökohtaista allekirjoitusta – Jos haluat allekirjoittajan allekirjoittavan lähettäjän paikallisessa järjestelmässä tai tabletilla ilman sähköpostiliikennettä, lähettäjät voivat isännöidä allekirjoituksen tämän asetuksen avulla.
• Vaadi omaa allekirjoitusta – Käytetään, kun lähettäjä osallistuu allekirjoitusprosessiin.
  • Lähettäjän on allekirjoitettava ensimmäisenä tai viimeisenä tai hänen on oltava ainoa allekirjoittaja.
  • Allekirjoitusjärjestyksenä on Syötetty järjestys.

• Allekirjoitusjärjestys – Valitse toinen kahdesta mahdollisesta allekirjoituksen työnkulusta:
  • Mikä järjestys tahansa ilmoittaa kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa ja sallii heidän allekirjoittaa odottamatta muiden allekirjoitusta.
  • Syötetty järjestys pakottaa tiukan peräkkäisen allekirjoitusprosessin, joka perustuu sopimukseen määrittämääsi allekirjoittajien järjestykseen.
• Allekirjoituksen tyyppi – Valitse asiakirjan allekirjoitustapa.
  • ESIGN reitittää sopimukset sähköisesti allekirjoitettaviksi sähköpostin välityksellä ja odottaa vastaanottajan allekirjoittavan sähköisesti.
  • KIRJOITETTU toimittaa asiakirjat sähköpostilla ja kehottaa allekirjoittajaa tulostamaan asiakirjan ja allekirjoittamaan sen perinteisellä tavalla käsin. Tässä tapauksessa asiakirja on ladattava takaisin Adobe Acrobat Sign -järjestelmään samasta sähköpostilinkistä
• Vastaanottajien muistutusten ajoitus – Määritetään tapahtuman muistutusjaksot. Muistutukset voidaan lähettää nykyiselle vastaanottajalle päivä- tai viikkojaksoissa.
• Allekirjoituskieli – Tämä asetus määrittää kielen, jota käytetään lähetettäessä sopimusta allekirjoittajalle. Kaikki sähköpostit ja allekirjoittajan näytöllä näkyvät kehotteet ja ohjeet näytetään valitulla kielellä.

Suojausasetukset

Osiossa määritetään vastaanottajien oletustodennustapa ja lopullisen PDF-asiakirjan valinnainen salasana.

• Aseta allekirjoitetun PDF-tiedoston avaava salasana – Ota tämä käyttöön, jos haluat määrittää lopulliseen asiakirjaan salasanan estääksesi valtuuttamattoman käytön.
• Henkilöllisyyden vahvistaminen – Määritetään toisen vaiheen todennus vastaanottajan varmentamiseksi.
  • Sähköposti – Toisen vaiheen todennusta ei käytetä.
  • Salasana – Vakiomuotoinen aakkosnumeerinen salasanakenttä. Kun tätä käytetään, lähettäjän pitää toimittaa salasana allekirjoittajalle manuaalisesti.
  • Tietopohjainen todennus  – Tietopohjainen todennus käyttää julkisia tietokantoja kysyäkseen allekirjoittajalta useita kysymyksiä hänen historiastaan henkilöllisyyden varmistamiseksi.
  • Verkostoidentiteetti – Toisen vaiheen todennuksessa käytetään yhteisöpalveluita.

Hubin koontinäytössä näet graafisen raportin käyttäjääsi liitetyistä sopimuksista.

Raportit sallivat jokaisen elementin syvällisen tarkastelun sekä tietojen alaryhmiin kohdistuvien uusien kaavioiden luonnin.

Sivu on jaettu kolmeen oletusosioon:

• Sopimukset tilan mukaan
• Sopimuksen tila kuukauden mukaan
• Tällä viikolla lähetetyt Sopimukset 

Sopimukset-osiossa näet kaikki sopimuksesi täydellisenä luettelona sekä voi lajitella Sopimuksia metatietojen perusteella (tila, luontipäivämäärä, allekirjoituspäivämäärä, jne.).

Voit myös luoda uuden Sopimuksen tarvittaessa.

Ne käyttäjät, joilla on tietojen yhdistämismäärityksien käyttöoikeudet, voivat lajitella, esikatsella ja muokata olemassa olevia tietojen yhdistämismäärityksiä.

He voivat myös luoda uusia tietojen yhdistämismäärityksiä.

Ne käyttäjät, joilla on valtuudet mallien käyttöön, voivat esikatsella, lajitella ja muokata olemassa olevia malleja.

He voivat myös luoda uusia Sopimusmalleja.

Dynamicsin järjestelmänvalvojat voivat käyttää ja muokata Adobe Acrobat Sign -integraation järjestelmänvalvojatason asetuksia.

Adobe Acrobat Sign -paketissa on useita valmiita CRM-entiteettejä, joihin voit luoda vastaavuuden sopimuksista:

• yhteyshenkilöt
• tilit
• liidit
• mahdollisuudet
• tarjoukset
• laskut
• tilaukset
• sopimukset.

Voit lisätä oman mukautetun CRM-entiteetin (tai minkä tahansa valmiin CRM-entiteetin) vastaavuuden määritykseen seuraavasti.

Oletetaan esimerkissä, että CRM:ssä on mukautettu entiteetti, jonka nimi on Asiakas.

• Valitse Asetukset > Mukauttaminen.

Mukauttaminen-sivu latautuu.

• Napsauta Mukauta järjestelmää -vaihtoehtoa.

Oletusratkaisu-sivu avautuu erillisessä ikkunassa.

Siirry vasemmassa reunassa kohdan Osat alle.

• Laajenna Entiteetit-luettelo.
• Etsi mukautettu entiteetti (tässä tapauksessa Asiakas) ja laajenna se.
• Napsauta entiteetin nimeä nähdäksesi sen kentät ja ohjausobjektit.

• Kopioi Nimi-kentän arvo (tässä esimerkissä arvo on new_customer). 
  • Tämä on mukautetun entiteetin sisäinen järjestelmänimi.
• Siirry 1:N-suhteet -kohtaan mukautetun entiteetin alapuolella.
  • Napsauta Uusi yksi-moneen-suhde -painiketta.

Uusi Suhde-ikkuna avautuu.

Luo uusi suhde seuraavasti:

1. Valitse Sopimus Liittyvä entiteetti -kentästä.
   • Nimi-kentässä näkyy nyt {entityName}_adobe_agreement. 

     2. Liitä mukautetun entiteetin nimi (esimerkissä new_customer) Näyttönimi-kenttään.

• Nimi-kentän arvoksi tulee ”new_” + {entityName} + ”Id”. (new_new_customerID).

    3. Valitse Tallenna ja sulje.

• Suhde-ikkuna sulkeutuu.
• Valitse Julkaise kaikki mukautukset 1:N-suhteet -sivun yläreunassa.