PDF のインデックスの作成

長い PDF ファイルの検索処理を高速化するために、文書内の単語のインデックスを含めることができます。このインデックスでは、実際の文書を検索するよりも Acrobat を使用したほうが、検索を高速化できます。インデックスは、PDF ファイルのすべてのコピーに含まれています。ユーザーは、インデックスが埋め込まれていない PDF と同様に、インデックスのある PDF を検索できます。

PDF へのインデックスの追加

PDF 内のインデックスの更新または削除

カタログ機能について（Acrobat Pro）

特定の PDF グループをカタログと定義し、文書全体に統一されたインデックスを作成できます。特定情報についてカタログ PDF を検索する場合、インデックスがあれば、検索処理をより高速に実行できます。

そのカタログを CD に配布する場合、PDF にインデックスを含めることができます。

ローマ字、中国語、日本語、韓国語で書かれた文書をカタログにできます。カタログにできる項目には、文書のテキスト、コメント、しおり、フォームフィールド、タグ、オブジェクトと文書のメタデータ、添付ファイル、文書情報、デジタル署名、画像 XIF（拡張画像ファイル形式）メタデータおよび文書のカスタムプロパティがあります。

インデックス作成用 PDF の準備（Acrobat Pro）

PDF にインデックスを作成するには、まずリンク、ブックマーク、検索可能なテキストなどの電子機能を備えた PDF 全体を含むフォルダーを作成します。スキャンした文書については、テキストが検索可能であることを確認してください。検索のパフォーマンスを高めるには、長い文書を小さな章単位のファイルに分割するとよいでしょう。また、文書のプロパティに情報を追加すると、ファイルの検索性能を高めることもできます。

文書のグループに対するインデックスを作成する前に、ディスクドライブまたはネットワークサーバーボリューム上に文書構造を設定し、クロスプラットフォーム形式のファイル名であるかどうかを確認してください。クロスプラットフォームのファイル名は、切り捨てられることがあります。これにより、検索が困難になります。この問題を回避するには、次のガイドラインに従ってください。

• MS-DOS® ファイル命名規則（8 文字以内のファイル名と、その後に 3 文字のファイル拡張子）を使用して、ファイル、フォルダー、インデックスの名前を変更します。特に、ISO 9660 フォーマットの CD-ROM ディスクで文書のグループとインデックスを配布する場合はこれに従うことが重要です。
  
• ファイル名やフォルダー名からアクセント文字や英語以外の文字などの拡張文字を削除します（カタログ機能で使用するフォントは、文字コード ISO 8859 133 ～ 159 をサポートしていません）。
• macOS ユーザーが検索する可能性がある場合、深くネストされたフォルダーや、256 文字を超えるパスを使用しないでください。
• OS/2® LAN サーバーで macOS を使用する場合、IBM® LAN Server Macintosh（LSM）が MS-DOS® ファイル命名規則を必ず使用するように構成するか、File Allocation Table（FAT）ボリュームのみにインデックスを作成するようにします（High Performance File System（HPFS）ボリュームには長くて検索不可能なファイル名が含まれることがあります）。
• 文書構造にインデックスを作成したくないサブフォルダーが含まれている場合は、インデックス作成処理でそれを除外できます。

文書のプロパティへのメタデータの追加（Acrobat Pro）

PDF の検索を簡単にするために、メタデータと呼ばれるファイル情報を文書のプロパティに追加できます（現在開いている PDF のプロパティは、ファイル／プロパティを選択し、「概要」タブをクリックすると表示されます）。

文書のプロパティにデータを追加する場合は、以下の項目を参考に入力することをお勧めします。

• 「タイトル」フィールドには、わかりやすいタイトルを入力します。文書のファイル名は、検索結果ダイアログボックスに表示されます。
• 共通した情報がある複数の文書がある場合は、その情報を常に同じフィールドに入力します。例えば、重要な語句をある文書では「サブタイトル」オプションに追加し、別の文書では「キーワード」オプションに追加したりしないでください。
• 同一情報については、単一の一貫した語句を使用します。例えば、ある文書に「生物学」を使用し、他の文書に「生命科学」を使用したりしないでください。
• 文書を担当するグループを示すには、「作成者」オプションを使用します。例えば、採用の方針が書かれた文書の場合は、作成者に「人事部」と入力します。
• 文書のパート番号を使用する場合は、キーワードとして追加します。例えば、「doc#=m234」という番号を「キーワード」フィールドに追加すると、特定のサブタイトルに関する数百通の一連の文書内で特定の文書を示すことができます。
• 「サブタイトル」および「キーワード」オプションのいずれかまたは両方を使用して、文書を種類別に分類します。例えば、ある文書で「サブタイトル」に「ステータスレポート」と入力し、「キーワード」に「月次」または「週次」と入力します。
• 既に Adobe PDF に慣れている場合は、インデックスの作成時に「データ型」、「数値」、「ID」などのカスタムデータフィールドを定義できます。上記の操作は上級ユーザーに推奨されるもので、Acrobat のヘルプトピックでは扱われていません。

コレクション用のインデックスの作成（Acrobat Pro）

新しいインデックスを作成する場合、Acrobat では .Pdx 拡張子の付いたファイルと、.idx 拡張子のついた 1 つ以上のファイルを含む新しいサポートフォルダーが作成されます。IDX ファイルにはインデックス項目が含まれます。インデックスを検索するユーザーがこれらのすべてのファイルを使用できる必要があります。

インデックスオプションダイアログボックス

• 数値を含めない：文書のテキストに表示されるすべての数値をインデックスから除外するには、このオプションを選択します。数値を除外すると、インデックスのサイズが大幅に小さくなり、検索が高速になります。
• Adobe PDF v1.0 ファイルに ID を追加： Acrobat 2.0 より前に作成された PDF がコレクション内に含まれている場合、自動的に ID 番号が追加されていないので、このオプションを選択してください。ID 番号は、長い macOS ファイル名を MS-DOS® ファイル名に変換するときに名前が短縮される場合に必要です。Acrobat 2.0 以降のバージョンでは、ID が自動的に追加されます。
• 検索時に変更された文書を警告しない：このオプションを選択しない場合、最新のインデックスを作成した後に変更した文書があると、検索時にメッセージが表示されます。
• カスタムプロパティ：インデックスに文書のカスタムプロパティを含める場合に、このオプションを使用します。インデックスを作成する PDF 内に既に存在している文書のカスタムプロパティのみ、インデックスが作成されます。プロパティを入力し、データ型メニューから種類を選択し、「追加」をクリックします。これらのプロパティは、結果のインデックスを検索する際、PDF を検索ウィンドウのその他の条件ポップアップメニューに検索オプションとして表示されます。例えば、「Document Name」というカスタムプロパティを入力し、データ型から「文字列」を選択すると、インデックスを検索するユーザーは、インデックスを選択し、その他の条件を使用メニューから「Document Name」を選択して、カスタムプロパティ内を検索することができます。

• XMP フィールド：XMP フィールドを含める場合に、このオプションを使用します。カスタム XMP フィールドには、インデックスが作成され、選択したインデックスで検索できるように、その他の条件ポップアップメニューにこのフィールドが表示されます。
• 除外する単語：インデックスの検索結果から特定の単語（最大 500 語）を除外する場合に使用します。単語を入力し、「追加」をクリックします。必要に応じてこの手順を繰り返します。単語を除外すると、インデックスが 10～15％ 縮小されます。除外する単語には 128 文字まで含めることができ、大文字と小文字は区別されます。
• 構造タグ：タグ付きの論理構造を持つ文書内での特定のリーフ要素のタグノードを検索可能にするには、このオプションを使用します。

カタログの Readme ファイル（Acrobat Pro）

個別の Readme ファイルを作成し、インデックスと共にフォルダーに配置すると便利なことがあります。この Readme ファイルで、次のようなインデックスについての詳細をユーザーに知らせることができます。

• インデックスを作成した文書の種類。

• サポートされている検索オプション。

• 問い合わせ先の担当者名または質問を受け付ける電話番号。

• インデックスから除外されている数字または単語の一覧。

• LAN ベースのインデックスに含まれる文書があるフォルダーの一覧またはディスクベースのインデックスに含まれる文書の一覧。各フォルダーまたは文書の内容に関する簡単な説明も含めることができます。

• 「文書情報」フィールドに値を割り当てている場合は、各文書の値の一覧。

  カタログに特に多数の文書がある場合は、各文書に割り当てた値を示す表を用意すると便利です。この表は、Readme ファイルに含めたり、個別の文書として作成したりできます。インデックスを作成する際に、この表を使用して一貫性を維持することができます。

インデックスの変更（Acrobat Pro）

既存のインデックスを更新、再構成、またはクリアすることができます。

カタログの環境設定（Acrobat Pro）

作成するすべてのインデックス全体に適用される、インデックス作成用の環境設定をおこなうことができます。インデックスを作成する際に新しいオプションを選択して、一部の環境設定を個々のインデックスに対して無効にすることもできます。

環境設定ダイアログボックスの「分類」から「カタログ」を選択します。多くのオプションは、インデックス作成処理で説明したオプションと同じです。

インデックスの更新のスケジュール（Acrobat Pro）

インデックスの作成、再構成、更新、クリアのプロセスを自動化するために、カタログ機能とともにカタログバッチ PDX ファイル（.bpdx）を使用できます。このファイルには、カタログインデックスファイルのパスとフラグのリストが含まれています。Windows® scheduler のようなスケジューリング用アプリケーションを使用して、これらのタスクを自動的に実行する時期と頻度を設定することができます。これを行うには、BPDX ファイルを Acrobat で表示するだけです。すると、BPDX ファイルに含まれているフラグに従ってインデックスが再作成されます。

BPDX ファイルを使用するには、環境設定／カタログに移動し、「カタログバッチファイル（.bpdx）の再実行を許可」チェックボックスを選択します。

文書のグループとそのインデックスの移動（Acrobat Pro）

インデックス付き文書のグループをローカルのハードディスクで作成およびテストしてから、完成した文書のグループをネットワークサーバーまたはディスクに移動することができます。インデックス定義には、インデックス定義ファイル（PDX）とインデックス付き文書を含むフォルダー間の相対パスが含まれています。これらの相対パスが変更されていない場合は、インデックス付き文書のグループを移動した後にインデックスを再構成する必要はありません。PDX ファイルとインデックス付き文書を含むフォルダーが同じフォルダー内にある場合は、そのフォルダーを移動するだけで相対パスを維持できます。

相対パスが変わる場合は、インデックス付き文書のグループを移動した後に、インデックスを作成する必要があります。ただし、元の PDX ファイルは引き続き使用できます。元の PDX ファイルを使用するには、まずインデックス付き文書を移動します。次に、インデックスを作成するフォルダーに PDX ファイルをコピーし、必要に応じて、含めるまたは除外するディレクトリおよびサブディレクトリの一覧を編集します。

インデックスが、適用されるグループとは別のドライブまたはサーバーボリューム上にある場合は、グループまたはインデックスを移動するとインデックスが壊れます。文書のグループをネットワーク上の別の場所または CD に移動する場合は、グループと同じ場所にインデックスを作成してください。