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Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten

  1. Acrobat-Benutzerhandbuch
  2. Einführung in Acrobat
    1. Zugriff auf Acrobat von Desktop, Mobilgeräten und online
    2. Übersicht über die neue Acrobat-Version
    3. Neue Funktionen in Acrobat 
    4. Tastaturbefehle
    5. Systemanforderungen
    6. Herunterladen von Adobe Acrobat
    7. Acrobat herunterladen | Enterprise Term- oder VIP-Lizenz
    8. Lade Acrobat 64-Bit für Windows herunter
    9. Installieren von Adobe Acrobat Reader | Windows
    10. Installieren von Adobe Acrobat Reader | Mac OS
    11. Installieren von Updates für Acrobat und Reader
    12. Acrobat auf die neueste Version aktualisieren
    13. Herunterladen von Acrobat 2020
    14. Versionshinweise | Acrobat, Reader
  3. Arbeitsbereich
    1. Grundlagen des Arbeitsbereichs
    2. Öffnen und Anzeigen von PDF-Dateien
      1. PDF-Dokumente öffnen
      2. Durch PDF-Seiten blättern
      3. Anzeigen von PDF-Voreinstellungen
      4. PDF-Ansichten anpassen
      5. Miniaturansichtsvorschau von PDF-Dateien aktivieren
      6. Anzeigen von PDFs im Browser
    3. Arbeiten mit Online-Speicherkonten
      1. Zugriff auf Box-Dateien
      2. Zugriff auf Dropbox-Dateien
      3. Zugriff auf OneDrive-Dateien
      4. Zugriff auf SharePoint-Dateien
      5. Zugriff auf Google Drive-Dateien
    4. Acrobat unter macOS
    5. Acrobat-Benachrichtigungen
    6. Raster, Hilfslinien und Abmessungen in PDF-Dateien
    7. PDF-Dateien in asiatischen Sprachen, Kyrillisch und Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links
    8. Adobe Acrobat für Outlook
    9. Acrobat als Standard-PDF-Viewer festlegen
    10. Acrobat-Werkzeuge kennenlernen
  4. Erstellen von PDF-Dateien
    1. Überblick über die PDF-Erstellung
    2. Erstelle PDF-Dateien mit Acrobat
    3. PDF-Dateien mit PDFMaker erstellen
    4. Den Adobe PDF-Drucker verwenden
    5. Webseiten in PDF konvertieren
    6. PDF-Dateien erstellen mit Acrobat Distiller
    7. Adobe PDF-Konvertierungseinstellungen
    8. PDF-Schriftarten
  5. Bearbeiten von PDF-Dateien
    1. Text in PDF-Dateien bearbeiten
    2. Bilder oder Objekte in einer PDF-Datei bearbeiten
    3. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    4. Gescannte PDF-Dokumente bearbeiten
    5. Fotos von Dokumenten optimieren, die mit einer mobilen Kamera aufgenommen wurden
    6. PDF-Dateien optimieren
    7. PDF-Eigenschaften und Metadaten
    8. Verknüpfungen und Anlagen in PDF-Dateien
    9. PDF-Ebenen
    10. Miniaturseiten und Lesezeichen in PDF-Dateien
    11. In Webseiten konvertierte PDF-Dateien
    12. Einrichten von PDF-Dateien für eine Präsentation
    13. PDF-Artikel
    14. PDF-Dateien mit Geodaten
    15. Anwenden von Aktionen und Skripts auf PDF-Dateien
    16. Ändern der Standardschriftart für das Hinzufügen von Text
    17. Seiten aus PDF-Dateien löschen
    18. Bearbeiten einer signierten PDF | Häufig gestellte Fragen
  6. Scannen und OCR
    1. Dokumente in PDF-Dateien scannen
    2. Dokumentfotos verbessern
    3. Fehlerbehebung bei Scannerproblemen beim Scannen mit Acrobat
  7. Formulare
    1. PDF-Formulare – Grundlagen
    2. Formulare in Acrobat neu erstellen
    3. Erstellen und Verteilen von PDF-Formularen
    4. PDF-Formulare ausfüllen
    5. Eigenschaften von PDF-Formularfeldern
    6. Ausfüllen und Signieren von PDF-Formularen
    7. Einstellen von Aktionsschaltflächen in PDF-Formularen
    8. Veröffentlichen von interaktiven Webformularen im PDF-Format
    9. PDF-Formularfelder – Grundlagen
    10. PDF-Barcodeformularfelder
    11. Daten in PDF-Formularen erfassen und verwalten
    12. PDF-Formulare verfolgen
    13. Hilfe zu PDF-Formularen
    14. PDF-Formulare per E-Mail oder über einen internen Server teilen
  8. Dateien zusammenführen
    1. Kombinieren oder Zusammenfügen von Dateien zu einem einzigen PDF-Dokument
    2. PDF-Seiten drehen, verschieben, löschen und neu nummerieren
    3. Kopfzeilen, Fußzeilen und Bates-Nummerierung zu PDF-Dateien hinzufügen
    4. PDF-Seiten zuschneiden
    5. Wasserzeichen zu PDF-Dateien hinzufügen
    6. Hintergründe zu PDF-Dateien hinzufügen
    7. Komponentendateien in einem PDF-Portfolio
    8. PDF-Portfolios veröffentlichen und freigeben
    9. Überblick über PDF-Portfolios
    10. PDF-Portfolios erstellen und anpassen
  9. Freigabe, Überprüfungen und Kommentare
    1. PDF-Dateien online freigeben und verfolgen
    2. Textänderungen markieren
    3. Vorbereitungen für eine PDF-Überprüfung
    4. Starten einer PDF-Überprüfung
    5. Hosten von gemeinsamen Überprüfungen auf SharePoint- und/Office 365-Sites
    6. An der Überprüfung einer PDF teilnehmen
    7. Hinzufügen von Kommentaren zu PDF-Dateien
    8. Stempel zu einem PDF-Dokument hinzufügen
    9. Genehmigungsvorgänge
    10. Verwalten von Kommentaren | Anzeigen, Beantworten, Drucken
    11. Importieren und Exportieren von Kommentaren
    12. PDF-Überprüfungen protokollieren und verwalten
  10. Speichern und Exportieren von PDFs
    1. Speichern von PDF-Dokumenten
    2. PDF-Dateien nach Word konvertieren
    3. Konvertieren von PDF-Dateien in PPTX
    4. Konvertieren von PDF-Dateien in XLSX- oder XML-Format
    5. Konvertieren von PDF-Dateien in JPEG
    6. Konvertieren von PDF-Dateien in TIFF
    7. Konvertieren von PDF-Dateien in PNG
    8. PDF-Dateien in andere Dateiformate konvertieren oder exportieren
    9. Dateiformatoptionen für PDF-Export
    10. PDF-Inhalte wiederverwenden
  11. Sicherheit
    1. Erweiterte Sicherheitseinstellung für PDF-Dateien
    2. PDF-Dokumente durch Kennwörter schützen
    3. Verwalten digitaler IDs
    4. Schützen von PDF-Dateien mit Zertifikaten
    5. Öffnen gesicherter PDF-Dateien
    6. Vertrauliche Inhalte aus PDF-Dateien entfernen
    7. Einrichten von Sicherheitsrichtlinien für PDF-Dateien
    8. Sicherheitsmethode für PDF-Dateien auswählen
    9. Sicherheitswarnungen beim Öffnen eines PDF-Dokuments
    10. Schützen von PDF-Dateien mit dem Adobe Experience Manager
    11. Geschützte Ansicht für PDF-Dateien
    12. Überblick über die Sicherheit in Acrobat und in PDF-Dateien
    13. JavaScript als Sicherheitsrisiko in PDF-Dateien
    14. Anlagen als Sicherheitsrisiken
    15. Links in PDF-Dateien zulassen oder blockieren
    16. Gesicherte PDF-Dateien bearbeiten
  12. Elektronische Signaturen
    1. PDF-Dokumente signieren
    2. Signatur auf mobilen Endgeräten aufzeichnen und überall verwenden
    3. Dokumente zum e-Signieren senden
    4. Erstellen eines Webformulars
    5. Mehrere E-Signaturen gleichzeitig anfordern
    6. Online-Zahlungen einziehen
    7. Branding für dein Konto
    8. Informationen zu zertifikatbasierten Signaturen
    9. Zertifikatbasierte Signaturen
    10. Validieren digitaler Signaturen
    11. Adobe Approved Trust List
    12. Vertrauenswürdige Identitäten verwalten
  13. Gedruckt wird
    1. Grundlegende Druckaufgaben bei PDF-Dateien
    2. Drucken von Broschüren und PDF-Portfolios
    3. Erweiterte Einstellungen zum Drucken von PDF-Dateien
    4. In PDF drucken
    5. Drucken von Farben in PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    6. Drucken von PDF-Dateien in Sondergrößen
    7. Skalieren oder Ändern der Größe von PDF-Seiten
  14. Barrierefreiheit, Tags und Umfließen
    1. PDF erstellen und Barrierefreiheit prüfen
    2. Ein-/Ausgabehilfe-Funktionen in PDF-Dateien
    3. Werkzeug „Leserichtung“ für PDF-Dateien
    4. PDF-Dokumente mit den Funktionen „Ein-/Ausgabehilfe“ und „Umfließen“ lesen
    5. Dokumentstruktur mit den Bedienfeldern „Inhalt“ und „Tags“ bearbeiten
    6. Barrierefreie PDF-Dateien erstellen
    7. Cloudbasiertes automatisches Tagging
  15. Suchen und indizieren
    1. PDF-Indexe erstellen
    2. PDF-Dokumente durchsuchen
  16. Multimedia und 3D-Modelle
    1. Audio, Video und interaktive Objekte zu PDFs hinzufügen
    2. Hinzufügen von 3D-Modellen zu PDF-Dateien (Acrobat Pro)
    3. Anzeigen von 3D-Modellen in PDF-Dateien
    4. Interaktives Arbeiten mit 3D-Modellen
    5. Messen von 3D-Objekten in PDF-Dateien
    6. Einrichten von 3D-Ansichten in PDF-Dateien
    7. Aktivieren von 3D-Inhalten in PDF-Dateien
    8. Hinzufügen von Multimedia zu PDF-Dateien
    9. Kommentieren von 3D-Designs in PDF-Dateien
    10. Wiedergabe von Video-, Audio- und Multimediaformaten in PDF
    11. Hinzufügen von Kommentaren zu Videos
  17. Druckproduktionswerkzeuge (Acrobat Pro)
    1. Übersicht über Werkzeuge für die Druckproduktion
    2. Druckermarken und Haarlinien
    3. Vorschauausgabe
    4. Transparenz-Reduzierung
    5. Farbkonvertierung und Druckfarbenmanagement
    6. Überfüllungsfarbe
  18. Preflight (Acrobat Pro)
    1. PDF/X-, PDF/A- und PDF/E-kompatible Dateien
    2. Preflight-Profile
    3. Erweiterte Preflight-Überprüfungen
    4. Preflight-Berichte
    5. Anzeigen von Preflight-Ergebnissen, -Objekten und -Ressourcen
    6. Ausgabe-Intentionen in PDF-Dateien
    7. Korrektur von Problembereichen mit dem Preflight-Werkzeug
    8. Automatisierung der Dokumentanalyse mit Droplets oder Preflight-Aktionen
    9. Dokumenten mit dem Preflight-Werkzeug analysieren
    10. Zusätzliche Prüfungen im Preflight-Werkzeug
    11. Preflight-Bibliotheken
    12. Preflight-Variablen
  19. Farbmanagement
    1. Gewährleisten konsistenter Farben
    2. Farbeinstellungen
    3. Farbmanagement für Dokumente
    4. Arbeiten mit Farbprofilen
    5. Informationen zum Farbmanagement
  20. Fehlerbehebung
    1. Fehlerbehebung bei PDF-Druckproblemen in Acrobat und Acrobat Reader
    2. Die Adobe Acrobat-Lizenz ist entweder abgelaufen oder nicht aktiviert
    3. Bearbeite in LiveCycle Designer erstellte PDF-Formulare
    4. Fehler: Nicht genügend Daten für ein Bild in Adobe Acrobat
    5. Beheben von Fehlern im Zusammenhang mit den AcroCEF/RdrCEF-Prozessen von Acrobat oder Acrobat Reader

Vorbereitung

Wir entwickeln ein neues, intuitiveres Produkterlebnis. Wenn der hier abgebildete Bildschirm nicht mit deiner Produktoberfläche übereinstimmt, wähle Hilfe für deine aktuelle Oberfläche.

In der neuen Oberfläche erscheinen die Werkzeuge auf der linken Seite des Bildschirms.

Wenn du ein Formular freigibst, generiert Acrobat automatisch ein PDF-Portfolio, um von Benutzern gesendete Daten zu erfassen. Standardmäßig wird diese Datei im selben Ordner wie das ursprüngliche Formular mit dem Namen „filename_responses“ gespeichert. In den folgenden Themen wird erläutert, wie du:

Benutzerdaten sammeln

  1. Öffne das vom Benutzer zurückgesendete Formular.
  2. Wähle im Dialogfeld Ausgefülltes Formular zu Antwortdatei hinzufügen eine der folgenden Optionen:

    • Zu einer vorhandenen Antwortdatei hinzufügen: Mit dieser Option werden Daten in der Antwortdatei kompiliert, die ursprünglich erstellt wurde, als du das Formular mithilfe des Assistenten zum Verteilen von Formularen verteilt hast. Klicke bei Bedarf auf „Durchsuchen“, um die Antwortdatei zu suchen.

    • Neue Antwortdatei erstellen: Mit dieser Option wird eine neue Antwortdatei generiert, die den von dir angegebenen Namen und Speicherort verwendet.

  3. Klicke auf OK.

    Die Antwortdatei wird geöffnet. Jedes zurückgesendete Formular, das du der Antwortdatei hinzufügst, wird als Komponentendatei eines PDF-Portfolios angezeigt.

Benutzerdaten zu einer vorhandenen Antwortdatei hinzufügst

  1. Öffne die Antwortdatei in Acrobat.

  2. Wähle im linken Bereich die Option Hinzufügen .

  3. Klicke im Dialogfeld Zurückgesendete Formulare hinzufügen auf Datei hinzufügen.

  4. Suche die zurückgegebenen Formulare, wähle sie aus und wähle dann Öffnen.

  5. Wiederhole den vorherigen Schritt, um weitere zurückgesendete Formulare aus anderen Ordnern hinzuzufügen. Wenn du fertig bist, wähle OK.

Wenn du fertig bist, wird jedes hinzugefügte PDF-Formular als eine Komponentendatei des PDF-Portfolios angezeigt.

Benutzerdaten aus einer Antwortdatei exportieren

Führe folgende Schritte durch, um alle Einträge aus einem Antwortdatei-PDF-Portfolio in einer Tabellenkalkulationsdatei oder XML-Datei zu speichern.

  1. Öffne die Antwortdatei in Acrobat und wähle die Daten aus, die du exportieren möchtest.

  2. Wähle im Menü Alle Tools Exportieren einer PDF, wähle ein Format aus und wähle dann Konvertieren in (ausgewähltes Format).

  3. Gib im Dialogfeld Ordner zum Speichern der Datei auswählen einen Namen, den Speicherort und das Dateiformat (CSV oder XML) für die Formulardaten an und klicke auf Speichern.

Formulardatendateien verwalten

Du kannst die in ein PDF-Formular eingetragenen Antworten in und aus anderen Dateiformaten übertragen, die alle Daten mit geringerem Speicherplatzbedarf als bei einer vollständigen PDF-Datei speichern.

Formulardaten importieren

Manchmal werden die ausgefüllten Formulare anstatt vollständiger PDF-Dateien als Datendateien übermittelt. Diese Dateien liegen nicht als PDF vor, sondern in einem anderen Dateiformat wie FDF oder XML. Du kannst die von einem einzelnen Formularempfänger übermittelten Daten im Kontext des PDF-Dokuments anzeigen, indem du die Ausgangsdatei öffnest und alle Angaben in die Datendatei importierst.

  1. Öffne in Acrobat das PDF-Formular, in das du Daten importieren möchtest.

  2. Wähle in der globalen Leiste oben links Alle Werkzeuge und dann Formular vorbereiten aus. 

  3. Wähle im Bedienfeld Formular vorbereiten „Optionen“  > Daten importieren aus. 

    Hinweis:

    Beim Importieren von Daten aus einer anderen Datei in ein PDF-Formular werden alle bereits vorhandenen Informationen in den einzelnen Formularfeldern ersetzt. Wenn die importierte Datendatei jedoch ein oder mehrere leere Formularfelder enthält, werden die ursprünglichen Daten beim Import nicht gelöscht.

  4. Wähle im Dialogfeld Datei mit Formulardaten auswählen ein Format aus, das dem der zu importierenden Datendatei entspricht. Navigiere zur gewünschten Datei, wähle sie aus und klicke auf Öffnen.

    Hinweis:

    Einige Formate stehen (je nach der zur Formularerstellung verwendeten Anwendung wie Acrobat oder Designer ES2) nur bei bestimmten Arten von PDF-Formularen zur Verfügung. Daten, die aus einer Textdatei (.txt) importiert werden, müssen als Spalten aus tabulatorgetrennten Zeilen formatiert sein.

Dateidaten exportieren

Du kannst die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular als Datendatei mit anderem Dateiformat speichern. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. Öffne die Datei des ausgefüllten Formulars in Acrobat.

  2. Wähle im Menü „Alle Werkzeuge“ die Option Formular vorbereiten aus und wähle dann im linken, sich öffnenden Bereich OptionenDaten exportieren aus.

  3. Wähle im Dialogfeld Speichern als den Typ aus, in dem du die Formulardaten speichern möchtest. Folgende Optionen sind verfügbar: FDF, XFDF, XML oder TXT. Wähle einen Speicherort aus, gib einen Dateinamen ein und klicke auf Speichern.

    Hinweis:

    Einige Dateiformate stehen – abhängig von der Art der Formularerstellung – nur bei bestimmten Typen von PDF-Formularen zur Verfügung.

Exportierte Datendateien in eine Tabellenkalkulation exportieren

Führe die folgenden Schritte aus, um Daten aus Formularen zu kompilieren, die sich noch nicht in einem Datensatz befinden:

  1. Wähle in der globalen Leiste oben links Alle Werkzeuge und dann Formular vorbereiten aus. 

  2. Wähle im Bedienfeld Formular vorbereiten die Option Optionen  > Datendateien in Tabellenkalkulation zusammenfügen aus.

  3. Wähle im Dialogfeld Daten aus mehreren Formularen exportierenDateien hinzufügen.

    Exportierte Datendateien in eine Tabellenkalkulation exportieren

  4. Wähle im Dialogfeld Datei mit Formulardaten auswählen bei Dateityp eine Option für das Dateiformat aus („Acrobat-Formulardatendateien“ oder „Alle Dateien“). Suche dann nach den Formulardateien, die in der Tabellenkalkulation zusammengefügt werden sollen, wähle sie aus und wähle Öffnen aus.

  5. Wiederhole den vorherigen Schritt, um bei Bedarf Formulardatendateien aus anderen Speicherorten hinzuzufügen.

  6. Wähle Exportieren aus, wähle dann einen Ordner und gib einen Dateinamen für die Tabelle ein und wähle Speichern aus.

Wähle im Dialogfeld Export – Status Datei jetzt anzeigen, um die Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen, oder wähle Dialogfeld schließen , um zu Acrobat zurückzukehren.

Hinweis:

Wenn sich die zurückgegebenen Formulare in einer Antwortdatei befinden, verwende die Schaltfläche „Daten exportieren“ im linken Navigationsbereich der PDF Portfolio-Antwortdatei, um die Informationen effizienter in eine Tabelle zu exportieren.

Formular-Tracker verwenden

Verwende Tracker, um deine verteilten oder empfangenen Formulare zu verwalten. Du kannst den Status verfolgen, den Speicherort der Antwortdatei bearbeiten, weitere Empfänger hinzufügen, allen Empfänger eine E-Mail senden und Formularantworten anzeigen.

  1. Wähle auf der Acrobat-Startseite die Option Alle Werkzeuge anzeigen aus. Wähle im Abschnitt Bearbeiten die Option Ein PDF bearbeiten aus.

  2. (Windows) Wähle oben links das Hamburger-Menü   aus. Wähle dann Formularoptionen > Protokollieren aus.

    (macOS) Wähle oben links Ansicht > Tracker aus.

  3. Erweitere im Dialogfeld Tracker im linken Navigationsfensterdie Option Formulare

  4. Wähle ein Formular aus und führe eine der folgenden Aktionen durch:

    • Um alle Antworten anzuzeigen, wähle Antworten anzeigen.

    • Um den Speicherort der Antwortdatei zu ändern, klicke unter Speicherort der Antwortdatei auf die Option Dateispeicherort bearbeiten.

    • Um auf das Originalformular zuzugreifen, wähle Originalformular öffnen.

    • Zum Senden des Formulars an weitere Empfänger wähle Empfänger hinzufügen.

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