Demande de signatures en masse

La fonctionnalité Envoyer en masse vous permet de charger un formulaire et de l’utiliser comme modèle pour créer et envoyer de nombreux, voire des centaines d’accords uniques, chacun étant destiné à un signataire externe. Chaque accord est isolé des autres et contient son propre rapport d’audit. Aucun destinataire n’a connaissance des autres destinataires.

L’expéditeur a accès aux accords via l’onglet Accueil ou Documents, ou via le modèle Envoyer en masse, qui contient un rapport sur les accords qui suit le statut global des accords enfants créés à partir du modèle. En outre, l’expéditeur peut exporter les données au niveau du champ de tous les accords terminés au format CSV (valeurs séparées par des virgules) à l’aide de l’action Télécharger les données des champs du formulaire.

Pour accéder à la fonctionnalité Envoyer en masse, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Dans l’application de bureau Acrobat, accédez au Centre d’outils, faites défiler vers le bas jusqu’à la section Signer électroniquement et sélectionnez Envoyer en masse.

Étapes à suivre pour l’envoi en masse

Gestion de vos envois en masse

Les envois en masse peuvent être gérés à partir de l’onglet Documents.

1. Accédez à l’onglet Documents.
2. Sélectionnez Envois en masse dans la liste de vos documents sur le côté gauche de la fenêtre.
3. Cliquez une fois sur l’envoi en masse auquel vous souhaitez accéder pour ouvrir le menu contextuel à droite de la fenêtre. Le menu contextuel sur le côté droit contient cinq sections distinctes :

• Métadonnées (encadré rouge) : en haut du menu se trouvent les métadonnées du modèle d’envoi en masse :
• Image de la première page des envois en masse
• Titre de l’envoi en masse
• Date à laquelle l’envoi en masse a été envoyé aux participants
• Valeur de l’e-mail de l’ID utilisateur qui a créé l’envoi en masse
  
• État actuel de l’envoi en masse global
• Message fourni dans l’e-mail initial
  
• Toutes les parties en copie (répertoriées par valeur d’e-mail)

• Menu d’actions (encadré bleu) : cette section contient toutes les actions que vous pouvez effectuer concernant l’envoi en masse (modèle parent). Cliquez sur le lien Voir plus en bas à droite de la section pour afficher toutes les valeurs :
• Ouvrir l’envoi en masse : ouvrez le document modèle d’envoi en masse pour lecture uniquement. Aucun champ n’est disponible.
• Rappels : ajoutez un rappel pour vous-même ou pour toutes les autres personnes qui doivent encore signer.
• Annuler : annulez l’envoi en masse.
• Télécharger le PDF : téléchargez le PDF complet (vierge).
• Télécharger les données des champs du formulaire : téléchargez un fichier CSV du contenu au niveau du champ pour tous les accords enfants générés à partir de cet envoi en masse parent et terminés.
• Télécharger des fichiers individuels : téléchargez des fichiers PDF individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer le formulaire web.
• Afficher/Masquer l’envoi en masse : affichez ou masquez l’envoi en masse pour ajouter ou supprimer l’envoi en masse de votre page Gérer normale.
• Partager : partagez l’envoi en masse et son statut avec l’e-mail utilisateur que vous fournissez. Les formulaires web partagés peuvent s’afficher sur la page Gérer, mais ne permettent pas de les modifier.
• Une copie PDF du document parent d’envoi en masse (sans champs ajoutés) est envoyée par e-mail au destinataire du partage.
• Afficher le rapport d’activité
• Affichez le statut actuel de tous les accords enfants créés par le modèle parent d’envoi en masse.
• Ajouter des notes : cette action permet à l’utilisateur de prendre des notes personnelles concernant l’envoi en masse.
• Résumé/filtre des accords (encadré vert) : la section Accords affiche jusqu’à cinq valeurs qui reflètent le nombre d’accords enfants dans chaque statut. Si aucun accord enfant n’a un statut précis, le statut n’est pas exposé. Il est donc possible de voir moins de cinq éléments de ligne. Cliquez sur un statut pour afficher une liste de filtres pour ces accords enfants :
• Tous : affichez tous les accords (enfants) générés à partir de l’envoi en masse (modèle parent).
• En cours : indique que l’accord enfant est en attente de signature par le participant.
• Annulé : indique que l’expéditeur a explicitement annulé l’accord enfant ou que le participant a refusé de signer.
  
• Terminé : les accords terminés ont obtenu avec succès toutes les signatures de tous les participants à l’accord.
• En attente de votre intervention : indique que l’accord est en attente d’une contresignature par l’expéditeur.
  
• Activité pour le modèle parent d’envoi en masse (encadré orange) : le lien Activité > situé en bas du panneau contextuel ouvre une liste chronologique des actions d’activation effectuées par rapport au modèle (parent) d’envoi en masse (par exemple, Création, événements Terminés ).