契約プロセスの自動化

契約プロセスの自動化

ビジネス契約プロセスは、契約書の作成の開始から取引の完了の最後のステップまでの様々な段階がある相互につながったステップの体系です。契約の様々な段階中に発生するタスクは契約管理に不可欠ですが、各タスクを手動で追跡する代わりに、Salesforce 向け Adobe Acrobat Sign でフローを設定することでこれらのタスクを自動化できます。

プロセスは、論理的なフローを中心に構築され、1 つのトリガーイベント、1 つ以上の条件、および 1 つ以上のアクションが含まれています。これらのアクションは、リアルタイムで発生させることもできれば、スケジュールされたイベントとして発生させることもできます。

Salesforce 向け Adobe Acrobat Sign は、次の 2 つのアクションタイプをサポートしています：「レコードを更新」および「Apex アクション」。

次の手順を参照してください。

• アクションタイプとして「レコードを更新」を含んだフローを設定します。
• アクションタイプとして「Apex アクション」を含んだフローを設定します。

「レコードを更新」を含んだフローを設定

Salesforce フローの「レコードを更新」アクションタイプを使用して、アクションを呼び出すための契約書のレコードに、バックグラウンドアクション選択リストフィールドを設定できます。

Adobe Acrobat Sign を使用すると、レコード変更イベントに基づいてトリガーしてから、関連する Adobe Acrobat Sign 契約書のアクションを呼び出すプロセスを作成できます。アクションを実行する必要があるタイミング（つまり、マスターレコードでどのフィールドが更新された後か）と、アクションに対してどの関連する契約書を選択するかを制御できます。

「レコードを更新」アクションタイプは、次のアクションをサポートしています：「送信」、「キャンセル」、「削除」、「通知」、「更新」。

次のように、Adobe Acrobat Sign 契約書の「レコードを更新」アクションフローを作成できます。

「レコードを更新」フローの開始要素は、自動化されたフローが開始をトリガーされるタイミングを定義します。開始を設定ダイアログで、レコードでフローをトリガーする Salesforce オブジェクトを指定し、フローをトリガーするタイミングを設定し、1 つ以上のフィールドのエントリ条件を設定します。

「レコードを更新」バックグラウンドアクションは、条件を満たす選択したレコードを更新するためのバックグラウンドアクションを設定します。 を変更するには レコードの更新 バックグラウンドアクションで、「レコードを更新」アクションを選択し、 エレメントを編集を選択します。

レコードを更新を編集ダイアログで、次の操作を行います。

1. フローでレコードを見つける方法を選択します。例えば、商談レコードに関連するすべてのレコードを更新する場合は、「フローをトリガーした商談レコードに関連するレコードを更新」を選択してから、「関連レコードを選択」で、レコード ID を指定します。
   
   メモ：レコード ID には、「echosign_dev1」という名前空間が含まれている必要があります。echosign_dev1 オブジェクトは、取引先担当者や商談など、一般的な Salesforce オブジェクトに関連付けられています。契約書がカスタムオブジェクトに関連している場合、この名前は組織において一意になります。
2. 必要に応じて、フィルター条件を設定します。
3. 「echosign_dev1_Background_Action_c」フィールドの値を割り当てることで、バックグラウンドアクションを指定します。
4. 「完了」を選択します。

「Apex アクション」を含んだフローを設定

Salesforce フローの Apex アクションタイプを使用して、管理パッケージに含まれている呼び出し可能なメソッドを呼び出して、該当するアクションを実行できます。

レコード変更イベントに基づいてトリガーしてから、関連する Adobe Acrobat Sign 契約書のアクションを呼び出す新しいプロセスを作成できます。

Apex アクションは、次のアクションをサポートしています：「送信」、「キャンセル」、「削除」、「通知」、「更新」、「読み込み」（テンプレート）。

Adobe Acrobat Sign では、Apex アクションフロー用に設定されている次の呼び出し可能なアクションを提供しています。

• 契約書をキャンセル [AgreementCancelInvocableAction]
• 契約書を削除 [AgreementDeleteInvocableAction]
  
• 契約書テンプレートを読み込み [AgreementTemplateLoadInvocableAction]
• 契約書を送信 [AgreementSendInvocableAction]
• 契約書のリマインダーを送信 [AgreementRemindInvocableAction]
• 契約書を更新 [AgreementUpdateInvocableAction]

次のように、Adobe Acrobat Sign 契約書の Apex アクションフローを作成できます。

開始要素は、契約書が作成、更新、または削除されたときにレコードによってフローをトリガーする Salesforce オブジェクト用に設定されます。フロートリガーを設定し、エントリ条件を設定できます。例えば、次の Apex アクションフローは、契約書ステージが交渉／レビューであるという条件でレコードが更新されたときにトリガーするように設定されています。

割り当て要素は、契約書テンプレートのランタイム変数を定義します。フロー中に使用される値を格納する新しい「変数」リソースを作成する必要があります。割り当て要素では、変数を選択し、適切な演算子を使用して値を設定できます。

一つの変数に対して複数の値を設定できます。例えば、「追加」演算子を使用して、受信者 ID と添付ファイル ID の値を選択するように変数を設定します。

myRecipient=joe@example.com,myAttachmentId=0695j000007fcs9AAA

変数で複数の値を受け入れるには、変数リソースの設定で「複数の値を許可（コレクション）」を有効にしていることを確認します。変数設定を確認または変更するには：

1. を選択してツールボックスを開きます。
2. 「コレクション変数」の下から、確認または編集する変数を選択します。
3. 変数を編集ダイアログで、設定を確認します。
4. 変数設定を変更するには、次を選択します。
5. 変数を編集ダイアログで、必要に応じて設定を変更してから、「完了」を選択します。

次に示すように、Apex アクション要素は、契約書フローの入力値を定義します。

• 「契約書テンプレート ID」フィールドに、フローを設定する契約書テンプレートのテンプレート ID を指定する必要があります。 
• 「契約書テンプレートランタイム変数」で、上記の割り当て要素を使用して定義した変数を入力する必要があります。

メモ：「契約書テンプレートランタイム変数」フィールドは、複数の値を受け入れません。複数の値をコンマ区切り形式で入力しようとすると、フローでエラーが発生する場合があります。

• 「非同期処理」フィールドでは、値を true または false として設定できます。
• 「マスタレコード ID」フィールドには、マスターレコード ID を入力する必要があります。

Apex アクションフローは、次のような機能を備えています。

• スケジュール済みアクションをサポートしています。
• 契約書テンプレートの自動送信をサポートしています。つまり、契約書を自動的に生成および送信できます。
• すべてのアクションが、1 回の呼び出しで複数のリクエストを受諾できます。
• 例外はすべて捕捉されて結果レコードに保存され、プロセス実行のブロックを避けるために Apex デバッグログにエラーとして記録されます。
• テンプレート読み込み関数（非同期処理）のパラメーターは、テンプレート処理が同期モードと非同期モードのどちらで行われるかを制御します。呼び出し元が、テンプレート読み込みを同期モードと非同期モードのどちらで実行するかを指定する必要があります。
  • デフォルトプロセスは同期モードで実行されます。大部分のプロセスは同時に実行する必要があります。
  • 自動送信が有効な場合、プロセスは同期モードである必要があります。
  • 主な非同期プロセスとしては、Adobe Acrobat Sign ライブラリ文書の読み込みが考えられます。

Apex アクションフローには、次の制限があります。

• 一つのスレッドで別のスレッドを開始できないという Salesforce の制限のため、自動送信テンプレートと Adobe Acrobat Sign ライブラリ文書の組み合わせはサポートされていません。
  
• 呼び出し可能なアクションに渡されたパラメーターについては、親フィールドのみを参照できます。マスターレコードの下位にある子契約書に対してアクションを実行することはできません。
• 文書情報の取得や署名 URL の取得など、値を返すアクションはサポートされていません。