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SharePoint Online 用 Adobe Sign：Web フォームマッピングガイド

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最終更新日 : 2024年3月1日 | 次にも適用 : Adobe Acrobat Sign

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警告：

SharePoint Online 向け Adobe Acrobat Sign 統合のサポートは、2024 年 6 月までに終了する予定です。そのため、その日以降、この統合を介して契約書を送信することはできません。Power Automate 向け Adobe Sign などのその他の統合を使用して、SharePoint から契約書を引き続き送信することができます。

SharePoint サイトから Acrobat Sign プラグインを削除し、ワークフローを他のアプリケーションに移行することをお勧めします。

概要

SharePoint Online 用 Adobe Acrobat Sign を使用すると、SharePoint（オンライン）リストと web フォームに配置されたフィールド間でデータをマッピングできます。これにより、署名済みの契約書から web フォームのフィールドデータを自動的に抽出して、SharePoint リストに入力することができます。

Adobe Acrobat Sign の web フォームと SharePoint リスト間のフィールドマッピングは、オンラインでのインストールにのみ使用でき、オンプレミスでのインストールには使用できません。フィールドマッピングを実装するには、SharePoint Online 用 Adobe Acrobat Sign パッケージ v2.0 以降をインストールする必要があります。

前提条件

Web フォームフィールドを正常にマッピングするには、次の前提条件を確認する必要があります。

Microsoft SharePoint 用 Adobe Acrobat Sign の接続がアクティブである必要があります。
注意：管理者は、SharePoint Online 用 Adobe Acrobat Sign の接続がディアクティベートされないようにするために、少なくとも 30 日に 1 回は統合設定ページにアクセスする必要があります。
リストフィールドに論理的に関連付けることができる定義済みのフィールド名を使用して、web フォームを作成している必要があります。Acrobat Sign にアップロードできるフォームを作成するには、次のいずれかの方法を使用します。
- フィールド検出が自動化されている Adobe Acrobat Sign のオーサリング環境を使用する。自動的に配置されたフォームフィールドには汎用名（カスタムフィールド 1）が付けられるため、フィールドの使用目的を示すような名前に変更する必要があります。
- Acrobat を使用してフォームを作成する。 Acrobat フォームでは、文書上の処理テキストから派生したフィールド名を使用して、フィールドの配置を自動検出できます。これらの名前は、通常、不明瞭または漠然としているので、フィールドの使用目的に応じた直観的な値に名前に変更する必要があります。
- 文書生成で、編集可能なテキスト文書を生成する場合に、テキストタグを使用する。
リストフィールドと Adobe Acrobat Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義された web フォームをあらかじめ作成しておく必要があります。Adobe Acrobat Sign にアップロードできるフォームを作成するには、次のいずれかの方法を使用します。
フォームフィールドには、論理的で識別可能な名前を指定する必要があります。これは、フィールドマッピングが、フォーム上のフィールド名と SharePoint の列名の論理的な関連付けに依存しているためです。
フォームフィールドマッピングでは、次のタイプの SharePoint 列および Acrobat Sign フィールドをサポートしています。

SharePoint の列のタイプ	Adobe Sign のフィールドのタイプ
1 行テキスト	文字列
数値	文字列
複数行テキスト	複数行テキスト
はい／いいえ（チェックボックス）	チェックボックス

Web フォームマッピングの設定

SharePoint 管理者が web フォームからデータをキャプチャして、SharePoint 内の顧客のリストに入力する方法を示す、次の例の手順に従います。

Adobe Acrobat Sign web フォームを作成するか、または使用する既存の web フォームを識別します。

Web フォームを作成して保存したら、URL または埋め込みコードをコピーして、web サイトや SharePoint サイトなどの適切な場所にフォームを公開し、応答の収集を開始します。既存の web フォームを使用する場合は、手順 2 にスキップします。

Adobe Acrobat Sign web UI を使用すると、再利用可能で埋め込み可能な web フォームを作成できます。詳しくは、Web フォームを作成する方法を参照してください。
Web フォームに入力し、必ず署名プロセスを完了してください。そうすれば、管理ページの「完了」セクションに、最終的な契約書が表示されます。

Web フォームのフィールドが SharePoint がアクセスできるコンテキストになるように、web フォームには少なくとも 1 回以上正常に署名する必要があります。

正常に署名されている既存のフォームを使用する場合は、手順 3 にスキップします。
SharePoint で新しいリストを作成します。これにより、新しいｗeb フォーム契約書が完成するたびに、リストに入力されるその契約書に関連するデータを含んだ新しい行項目が生成されます。

キャプチャする web フォームにあるすべてのフィールドの列を必ず含める必要があります。
Web フォームマッピングを作成するには、Adobe Sign／設定、次に「Web フォームマッピング」タブを選択します。

「Web フォームマッピング」タブで、作成した web フォームのリストを参照し、データマッピングに使用する web フォームを選択できます。
各 web フォームは、次のような列ヘッダーを介して基本的な情報を提供します。
- Web フォーム - Adobe Sign から読み込まれた Web フォームの名前
- リスト - Web フォームのマッピング先である SharePoint リストの名前空白の場合、関係性は存在しません。
- マッピングされたフィールドの数 - マッピングされているフィールド関係性の数。
  プラス記号は、フィールドがマッピングされていないことを示します。マッピングインターフェイスを開くには、プラスアイコンを選択します。
  数字は、マッピングされているフィールド関係性の数を示します。フィールドマッピングを編集するには、鉛筆アイコンを選択します。
- SharePoint に署名済み web フォームをコピー - 完成した web フォーム契約書のコピーを SharePoint に保存するかどうかを決定します。「保存しない」が選択されている場合、SharePoint にコピーは保存されず、Adobe Sign 内のコピーが残ります。「保存」が選択されている場合、署名済み契約書のコピーが SharePoint および Adobe Sign に保存されます。
注意：

ユーザーが使用できる Web フォームがない（つまり、上の手順 1 を省略した）場合、「Web フォームはまだありません。Adobe Sign アプリに移動して、新しいものを作成してください。」というリンクが表示されます。

リンクをクリックすると、Adobe Sign のホームページが開き、そこで Web フォームを作成できます。
「マッピングされたフィールドの数」列で、データマップを設定する web フォームのプラスアイコンを選択します。
読み込まれるマッピングを作成ページで、以下の操作を実行します。
1. Web フォームが既に選択されていることを確認します。
2. 使用するリストを選択して、web フォームのフィールドコンテンツを承認します。マッピングルールが表示されます。
3. 新しいフィールド関係性を表示するには、「ルールを追加」を選択します。
4. 「Web フォームフィールド」列からフィールド名を選択し、対応する SharePoint 列名を選択します。
5. 別のフィールドマッピングを追加するには、「ルールを追加」を選択します。
6. SharePoint リストに配信するすべての web フォームフィールドを設定します。
Web フォーム内のフィールドは、SharePoint フィールドにマッピングされると選択不可になり、同じ web フォームフィールドが別の宛先 SharePoint フィールドにマッピングされることを防止します。
注意：
Web フォームに複数の受信者（例：1 人以上の副署名者）がいる場合、Web フォームフィールドには、フィールドの割り当て先の受信者を識別するインデックス番号が含まれます。

[1] が付いているいずれのフィールドも、最初の受信者（元の署名者）に割り当てられます。

[2] が付いているフィールドは、2 番目の受信者（最初の副署名者）に割り当てられます。

[3] が付いているフィールドは、3 番目の受信者（2 番目の副署名者）に割り当てられます。
すべてのフィールドをマッピングしたら、「保存」を選択します。

Web フォームマッピングページが開きます。設定された web フォームに、マッピングされたフィールドの数が表示されます。

既存のマッピングを編集するには、マッピングされるフィールドの数の横にある鉛筆アイコンを選択し、「保存」ボタンを切り替えて、署名済みの web フォームを SharePoint にコピーします。
Web フォームマッピングが機能しているかどうかを確認します。

マッピングした web フォームに署名者が入力すると、SharePoint のリスト情報に基づいて正しい情報がフォームデータに自動入力されます。次のようにして、マッピングされた各フィールドで正しい値が読み込まれていることを確認できます。
オプションで、web フォームの「Sign ファイル設定」を選択します。

Web フォーム契約書には、ルーティング先の専用のフォルダーがあります。フォルダーを選択しない場合は、SharePoint 用 Acrobat Sign で web フォーム契約書を保存する「署名済み web フォーム」フォルダーが自動的に作成されます。Web フォーム契約書を保存する独自のフォルダーに契約書を保存することも選択できます。これをおこなうには、「Sign ファイル設定」タブでそのフォルダーを選択します。
オプションで、SharePoint に web フォーム契約書が保存されていることを確認します。

次に、選択した指定フォルダー（選択しない場合は「署名済み web フォーム」フォルダー）に移動して、完了した web フォーム契約書を表示できます。監査証跡を有効にすることを選択した場合は、各契約書の監査証跡 PDF ファイルが SharePoint の同じフォルダーにコピーされます。