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Visão geral e configuração de fluxos de trabalho de envio personalizados

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Guia do Adobe Acrobat Sign

Novidades

  1. Notas de pré-lançamento
  2. Notas de versão
  3. Notificações importantes

Introdução

  1. Guia de início rápido para admins
  2. Guia de início rápido para usuários
  3. Para desenvolvedores(as)
  4. Biblioteca de tutoriais em vídeo
  5. Perguntas frequentes

Administrar

  1. Visão geral do Admin Console
  2. Gerenciamento de usuários
    1. Adicionar usuários
      1. Adicionar um usuário
      2. Adicionar usuários em massa
      3. Adicionar usuários do diretório
      4. Adicionar usuários do MS Azure Active Directory
    2. Criar usuários focados em funções
      1. Contas técnicas - Orientadas por API
      2. Contas de serviço - Orientadas manualmente
    3. Verificar usuários com erros de provisionamento
    4. Alterar nome/endereço de email
    5. Editar a associação de grupo de um usuário
    6. Editar a associação de grupo de usuários por meio da interface de grupo
    7. Promover um usuário a uma função de admin
    8. Tipos de identidade de usuário e logon único
    9. Alternar identidade de usuário
    10. Autenticar usuários com o MS Azure
    11. Autenticar usuários com a federação do Google
    12. Perfis de produto
    13. Experiência de logon 
  3. Configurações de conta/grupo
    1. Visão geral das configurações
    2. Configurações globais
      1. Nível de conta e ID
      2. Nova experiência para destinatários
      3. Fluxos de trabalho de autoassinatura
      4. Envio em massa
      5. Formulários web
      6. Fluxos de trabalho de envio personalizados
      7. Fluxos de trabalho do Power Automate
      8. Documentos da biblioteca
      9. Coletar dados de formulário com contratos
      10. Visibilidade de documento limitada
      11. Anexar uma cópia em PDF do contrato assinado 
      12. Incluir um link no email
      13. Incluir uma imagem no email
      14. Arquivos anexados a emails receberão o nome
      15. Anexar relatórios de auditoria a documentos
      16. Mesclar vários documentos em um
      17. Baixar documentos individuais
      18. Fazer upload de um documento assinado
      19. Delegação para usuários da minha conta
      20. Permitir que destinatários externos deleguem
      21. Autoridade para assinar
      22. Autoridade para enviar
      23. Autoridade para adicionar selos eletrônicos
      24. Definir um fuso horário padrão
      25. Definir um formato de data padrão
      26. Usuários em vários grupos (UMG)
        1. Atualizar para usar o UMG
      27. Permissões de admin de grupo
      28. Substituir destinatário
      29. Relatório de auditoria
        1. Visão geral
        2. Permitir acesso não autenticado na página de verificação de transação
        3. Incluir lembretes
        4. Incluir eventos de exibição
        5. Incluir contagem de páginas e anexos do contrato
      30. Rodapé da transação
      31. Mensagens e orientações nos produtos
      32. PDFs acessíveis
      33. Nova experiência de criação
      34. Cliente do setor de saúde
    3. Configuração da conta
      1. Adicionar logotipo
      2. Personalizar nome do host e URL da empresa    
      3. Adicionar nome da empresa
      4. Redirecionamento de URL pós-conclusão de contrato
    4. Preferências de assinatura
      1. Assinaturas bem formatadas
      2. Permitir que destinatários assinem por
      3. Permitir que signatários alterem seus nomes
      4. Permitir que os destinatários usem a assinatura salva
      5. Divulgação do cliente e Termos de uso personalizados
      6. Navegar pelos destinatários em campos de formulário
      7. Reiniciar fluxo de trabalho do contrato
      8. Recusar-se a assinar
      9. Permitir fluxos de trabalho de carimbo
      10. Exigir que signatários informem o cargo ou empresa
      11. Permitir que os signatários imprimam e insiram uma assinatura manuscrita
      12. Mostrar mensagens ao assinar eletronicamente
      13. Exigir que signatários usem um dispositivo móvel para criar assinaturas
      14. Solicitar endereço IP dos signatários
      15. Excluir o nome da empresa e o cargo dos carimbos de participação
    5. Assinaturas digitais
      1. Visão geral
      2. Baixar e assinar com o Acrobat
      3. Assinar com assinaturas em nuvem
      4. Incluir metadados para provedores de identidade
      5. Provedores de assinatura em nuvem restritos
    6. Selos eletrônicos
    7. Identidade digital
      1. Gateway de identidade digital
      2. Política de verificação de identidade
    8. Configurações de relatório
      1. Nova experiência de relatório
      2. Configurações clássicas de relatório
    9. Configurações de segurança
      1. Configurações de logon único
      2. Configurações de lembrete pessoal
      3. Política de senha de logon
      4. Nível de segurança da senha de logon
      5. Duração da sessão da Web
      6. Tipo de criptografia PDF
      7. API
      8. Acesso às informações de usuários e grupos
      9. Intervalos de IP permitidos
      10. Compartilhamento de conta
      11. Permissões de compartilhamento da conta
      12. Controles de compartilhamento de contrato
      13. Verificação de identidade de signatário
      14. Senha de assinatura do contrato
      15. Nível de segurança da senha do documento
      16. Bloquear signatários por geolocalização
      17. Autenticação por telefone
      18. Autenticação baseada em conhecimento (KBA)
      19. Permitir extração de página
      20. Validade do link do documento
      21. Fazer upload de um certificado de cliente para webhooks e retornos de chamada
      22. Carimbo de data e hora
    10. Configurações de envio
      1. Mostrar a página Enviar após o logon
      2. Solicitar nome do destinatário ao enviar
      3. Bloquear valores de nome para usuários conhecidos
      4. Funções de destinatário permitidas
      5. Permitir testemunhas eletrônicas
      6. Grupos de destinatários
      7. CCs
      8. Acesso ao contrato do destinatário
      9. Campos obrigatórios
      10. Anexar documentos
      11. Compactar campo
      12. Modificar contratos
      13. Nome do contrato
      14. Idiomas
      15. Mensagens privadas
      16. Tipos de assinatura permitidos
      17. Lembretes
      18. Proteção com senha de documentos assinados
      19. Enviar notificação de contrato por meio de
      20. Opções de identificação do signatário
        1. Visão geral
        2. Senha de assinatura
        3. Senha de uso único por email
        4. Autenticação do Acrobat Sign
        5. Autenticação por telefone
        6. Assinatura digital baseada na nuvem
        7. Autenticação baseada em conhecimento
        8. Documento de identidade
        9. Relatórios de identidade do signatário
      21. Proteção de conteúdo
      22. Habilitar transações da Notarize
      23. Expiração do documento
      24. Visualizar, posicionar assinaturas e adicionar campos
      25. Ordem de assinatura
      26. Liquid Mode
      27. Controles de fluxo de trabalho personalizados
      28. Opções de upload para a página de assinatura eletrônica
      29. URL de redirecionamento para confirmação pós-assinatura
    11. Modelos de mensagem
    12. Configurações de Bio-Pharma
      1. Visão geral
      2. Autenticação de identidade aplicada
      3. Motivos para assinar
    13. Integração de fluxo de trabalho
    14. Configurações de autenticação
    15. Integração de pagamento
    16. Mensagens para signatários
    17. Configurações de SAML
      1. Configuração de SAML
      2. Instalar o serviço de federação do Microsoft Active Directory.
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar a federação de identidade da Oracle
    18. Governança de dados
    19. Configurações de carimbo de data e hora
    20. Arquivo externo
    21. Idiomas da conta
    22. Configurações de email
      1. Imagens de cabeçalho e rodapé do email
      2. Permitir rodapés de email de usuário individual
      3. Personalizar o email de solicitação de assinatura
      4. Personalizar os campos Para e CC
      5. Habilitar notificações sem link
      6. Personalizar modelos de email
    23. Migração de echosign.com para adobesign.com
    24. Opções de configuração para destinatários
  4. Orientações com respeito aos requisitos normativos
    1. Acessibilidade
      1. Conformidade de acessibilidade
      2. Criar formulários acessíveis com o Acrobat para desktop
      3. Criar Acroforms acessíveis
    2. HIPAA
    3. GDPR
      1. Visão geral do GDPR
      2. Redigir um usuário
      3. Redigir contratos de um usuário    
    4. 21 CFR parte 11 e EudraLex anexo 11
      1. Pacote de validação do 21 CRF parte 11
      2. Manual EudraLex, anexo 11 e 21 CFR
      3. Análise das responsabilidades compartilhadas
    5. Clientes do setor de saúde
    6. Suporte a IVES
    7. “Armazenamento” de contratos
    8. Considerações para a UE e Reino Unido
      1. Transações transfronteiriças da UE/Reino Unido e eIDAS
      2. Requisitos HMLR para escrituras assinadas eletronicamente
      3. O impacto do Brexit nas leis de assinatura eletrônica do Reino Unido
  5. Baixar contratos em massa
  6. Reivindicar um domínio 
  7. Links para denunciar abuso

Enviar, assinar e gerenciar contratos

  1. Opções do destinatário
    1. Cancelar um lembrete de email
    2. Opções na página de assinatura eletrônica
      1. Visão geral da página de assinatura eletrônica
      2. Abrir para ler o contrato sem campos
      3. Recusar-se a assinar um contrato
      4. Delegar autoridade de assinatura
      5. Reiniciar o contrato
      6. Baixar um PDF do contrato
      7. Exibir o histórico do contrato
      8. Exibir as mensagens do contrato
      9. Converter de uma assinatura eletrônica para uma assinatura manuscrita
      10. Converter de uma assinatura manuscrita para uma assinatura eletrônica 
      11. Navegar pelos campos do formulário
      12. Limpar os dados dos campos de formulário
      13. Ampliação e navegação da página de assinatura eletrônica
      14. Alterar o idioma usado nas ferramentas e informações do contrato
      15. Revisar os Avisos legais
      16. Ajustar as preferências de cookies do Acrobat Sign
  2. Enviar contratos  
    1. Visão geral da página Enviar
    2. Enviar um contrato somente para você
    3. Enviar um contrato para outras pessoas
    4. Assinaturas manuscritas
    5. Ordem de assinatura dos destinatários
    6. Envio em massa
      1. Visão geral do recurso de Envio em massa
      2. Enviar em massa: configurar um modelo principal
      3. Envio em massa: configurar um arquivo CSV
      4. Cancelar uma transação de Envio em massa
      5. Adicionar lembretes de Envio em massa
      6. Relatórios de Envio em massa
  3. Criar campos em documentos
    1. Ambiente de criação no aplicativo
      1. Detecção automática de campo
      2. Arrastar e soltar campos usando o ambiente de criação
      3. Atribuir campos de formulário aos destinatários
      4. Função de preenchimento prévio
      5. Aplicar campos com um modelo de campo reutilizável
      6. Transferir campos para um novo modelo de biblioteca
      7. Ambiente de criação atualizado ao enviar contratos
    2. Criar formulários e tags de texto
    3. Criar formulários usando o Acrobat (Acroforms)
      1. Criação do Acroform
      2. Criar PDFs acessíveis
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comuns
        2. Imagens incorporadas
        3. Imagens do carimbo
      2. Aparência do conteúdo do campo
      3. Validações de campo
      4. Valores de campos ocultos
      5. Definir condições para mostrar e ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Perguntas frequentes sobre criação
  4. Assinar contratos
    1. Assinar contratos enviados a você
    2. Preencher e assinar
    3. Autoassinatura
  5. Gerenciar contratos
    1. Visão geral da página Gerenciar
    2. Delegar contratos
    3. Substituir destinatários
    4. Limitar a visibilidade do documento 
    5. Cancelar um contrato 
    6. Criar novos lembretes
    7. Revisar lembretes
    8. Cancelar um lembrete
    9. Acessar fluxos do Power Automate
    10. Mais ações...
      1. Como a pesquisa funciona
      2. Visualizar um contrato
      3. Criação de um modelo a partir de um contrato
      4. Ocultar ou reexibir contratos
      5. Fazer upload de um contrato assinado
      6. Modificar os arquivos e campos de um contrato enviado
      7. Editar o método de autenticação de um destinatário
      8. Adicionar ou modificar uma data de expiração
      9. Adicionar uma nota ao contrato
      10. Compartilhar um contrato individual
      11. Deixar de compartilhar um contrato
      12. Baixar um contrato individual
      13. Baixar os arquivos individuais de um contrato
      14. Baixar o relatório de auditoria de um contrato
      15. Baixar o conteúdo dos campos de um contrato
  6. Relatório de auditoria
  7. Relatórios e exportações de dados
    1. Visão geral
    2. Conceder aos usuários acesso aos relatórios
    3. Gráficos de relatório
      1. Criar novo relatório
      2. Relatórios de contrato
      3. Relatórios de transação
      4. Relatório de atividades de configuração
      5. Editar um relatório
    4. Exportações de dados 
      1. Criar uma nova exportação de dados
      2. Exportação de dados do Formulário web
      3. Editar uma exportação de dados
      4. Atualizar o conteúdo da exportação de dados
      5. Baixar a exportação de dados
    5. Renomear um relatório ou exportação
    6. Duplicar um relatório ou exportação
    7. Agendar um relatório ou exportação
    8. Excluir um relatório ou exportação
    9. Verificar o uso de transações

Recursos e fluxos de trabalho avançados de contratos

  1. Formulários web 
    1. Criar um formulário web
    2. Editar um formulário web
    3. Desabilitar ou habilitar um formulário web
    4. Ocultar ou reexibir um formulário web
    5. Localizar o URL ou o código de script 
    6. Preencher campos de formulário web com parâmetros de URL
    7. Salvar um formulário web para concluir mais tarde
    8. Redimensionar um formulário web
  2. Modelos reutilizáveis (modelos de biblioteca) 
    1. Formulários do governo dos EUA na biblioteca do Acrobat Sign
    2. Criar um modelo de biblioteca
    3. Alterar o nome de um modelo de biblioteca
    4. Alterar o tipo de um modelo de biblioteca
    5. Alterar o nível de permissão de um modelo de biblioteca
    6. Copiar, editar e salvar um modelo compartilhado
    7. Baixar os dados de campo agregado de um modelo de biblioteca
  3. Transferir a propriedade de formulários web e modelos de biblioteca
  4. Fluxos de trabalho do Power Automate 
    1. Visão geral da integração com o Power Automate e direitos incluídos
    2. Habilitar a integração do Power Automate
    3. Ações no contexto da página Gerenciar
    4. Acompanhamento do uso do Power Automate
    5. Criar um novo fluxo (exemplos)
    6. Acionadores usados para fluxos
    7. Importação de fluxos de fora do Acrobat Sign
    8. Gerenciar fluxos
    9. Editar fluxos
    10. Compartilhar fluxos
    11. Desabilitar ou habilitar fluxos
    12. Excluir fluxos
    13. Modelos úteis
      1. Somente admins
        1. Salvar todos os documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar todos os documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar todos os documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar todos os documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar todos os documentos concluídos no Box
      2. Arquivar o contrato
        1. Salvar seus documentos concluídos no SharePoint
        2. Salvar seus documentos concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar seus documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar seus documentos concluídos no Dropbox
        5. Salvar seus documentos concluídos no Box
      3. Arquivar o contrato de formulário web
        1. Salvar documentos de formulários web concluídos na biblioteca do SharePoint
        2. Salvar documentos de formulários web concluídos no OneDrive for Business
        3. Salvar documentos concluídos no Google Drive
        4. Salvar documentos de formulários web concluídos no Box
      4. Extração de dados do contrato
        1. Extraia dados de campos de formulário do documento assinado e atualize a planilha do Excel
      5. Notificações de contrato
        1. Enviar notificações personalizadas por email com o conteúdo do contrato e o contrato assinado
        2. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign em um canal do Teams
        3. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Slack
        4. Receba notificações do Adobe Acrobat Sign no Webex
      6. Geração de contrato
        1. Gerar documento a partir de um modelo do Word e formulário do Power App, e enviar para assinatura
        2. Gere um contrato a partir de um modelo do Word no OneDrive e obter a assinatura
        3. Gerar contrato para a linha selecionada do Excel e enviar para revisão e assinatura
  5. Fluxos de trabalho de envio personalizados
    1. Visão geral do fluxo de trabalho de envio personalizado
    2. Criar um novo fluxo de trabalho de envio
    3. Editar um fluxo de trabalho de envio
    4. Ativar ou desativar um fluxo de trabalho de envio
    5. Enviar um contrato com um fluxo de trabalho de envio
  6. Compartilhar usuários e contratos
    1. Compartilhar um usuário
    2. Compartilhar contratos

Integrar a outros produtos

  1.  Visão geral das integrações do Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps e Power Automate
    6. Conector do Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Outras integrações
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integrações gerenciadas por parceiro
  6. Como obter uma chave de integração

Acrobat Sign Developer

  1. APIs REST 
    1. Documentação de métodos
    2. Guia do desenvolvedor e SDK
    3. Perguntas frequentes sobre API 
  2. Webhooks 
    1. Visão geral do webhook
    2. Configurar um novo webhook
    3. Exibir ou editar um webhook
    4. Desativar ou reativar um webhook
    5. Excluir um webhook
    6. Certificados SSL bidirecionais
    7. Webhooks na API

Suporte e solução de problemas

  1. Recursos de suporte ao cliente 
  2. Recursos de sucesso do cliente corporativo 

Use o Designer de fluxo de trabalho personalizado para criar páginas personalizadas de Composição que oferecem suporte aos requisitos de conformidade, documentos e políticas.

O Designer de fluxo de trabalho personalizado oferece um ambiente para que usuários criem modelos de fluxo de trabalho que produzam uma página de Composição personalizada quando acionados. Através do processo de design, a página de Composição personalizada é adequada para as necessidades comerciais, simplificando a composição de contratos e processos de assinatura consistentes. Com sua interface intuitiva, você pode definir detalhes de participantes (emails, nomes, funções e roteamentos), incluir documentos específicos, definir campos de formulário pré-preenchidos, gerenciar a distribuição de emails e configurar opções como datas de expiração ou senhas.

Benefícios dos modelos de fluxo de trabalho

Os modelos de fluxo de trabalho aumentam a consistência, reduzem os erros e facilitam a criação de contratos fornecendo instruções personalizadas e campos predefinidos.

Para contratos que exigem conformidade normativa, os fluxos de trabalho simplificam configurações complexas para assinaturas e notificações. Eles garantem consistência predefinindo elementos controláveis e aplicando medidas de proteção para valores adicionados pelo remetente. Essa abordagem economiza tempo e garante conformidade com os regulamentos aplicáveis.

 Depois de fazer logon, selecione Fluxos de trabalho no menu superior da tela inicial.

Faça logon no Acrobat Sign

Acesso e ações

  • Todos os usuários: criar fluxos de trabalho para uso pessoal. O acesso pode ser atribuído a um grupo ou à toda a organização (quando configurado para isso).
  • Administradores de grupo: podem criar e conceder acesso aos fluxos de trabalho para os grupos que administram.
    • Administradores de grupo podem editar e reconfigurar qualquer fluxo de trabalho compartilhado com um grupo sobre o qual têm autoridade de administração.
  • Administradores de conta: podem criar e conceder acesso a um fluxo de trabalho para qualquer usuário ou grupo na organização. 
    • Administradores de conta podem editar e reconfigurar qualquer fluxo de trabalho compartilhado com um grupo ou com a organização.

Cada contrato gerado a partir de um modelo de fluxo de trabalho é tratado como um contrato distinto, com seu histórico e relatório de auditoria acessíveis na página Gerenciar.
Todas as interações normais com os contratos individuais, como modificar a data de expiração ou criar lembretes, são permitidas.

Relatórios e exportações de dados

Gere relatórios de contrato e exportações de dados aplicando filtros de Fluxo de trabalho para incluir fluxos de trabalho especificados no conjunto de dados do relatório.

Configuração

Disponibilidade:

O designer de fluxos de trabalho de envio personalizado está disponível somente para a licença do Acrobat Sign Solutions.

Escopo da configuração:

Os controles que afetam fluxos de trabalho de envio personalizados podem ser acessados nos níveis de conta e grupo.

Observação:

A documentação de ajuda pressupõe que as seguintes configurações estejam habilitadas:

  1. Habilitar a nova experiência de fluxos de trabalho de envio personalizado
  2. Habilitar o posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Se essas configurações não estiverem habilitadas na sua organização, entre em contato com o(a) gerente de sucesso para obter assistência na atualização.

Ativar a experiência de fluxo de trabalho mais recente torna os fluxos de trabalho mais parecidos com o da funcionalidade do processo de envio manual.

Recursos adicionados:

  • Layout de página adaptável: aumenta a flexibilidade do layout para melhorar a usabilidade.
  • Assinaturas digitais: permite que um ou mais destinatários usem assinaturas digitais.
  • Verificação de identidade premium: opção de verificação de identidade avançada para destinatários.
  • Grupos de destinatários: opção de configurar grupos de destinatários durante o processo de envio ou fazer uso de grupos de destinatários reutilizáveis.
  • Opções de anexo de documento: opção de anexar vários modelos de documento que o remetente pode selecionar ao enviar o contrato.

Como habilitar:

Acesse Configurações da conta > Configurações de envio > Controles de fluxo de trabalho personalizados e habilite a experiência de fluxo de trabalho mais recente.

Configurar fluxos de trabalho para usar a nova experiência

Autenticação de identidade premium

No designer de fluxo de trabalho, todos os métodos de autenticação habilitados são exibidos no objeto do destinatário.

  • Opções como caixas de seleção: os métodos de autenticação são exibidos como caixas de seleção, permitindo que o designer de fluxo de trabalho especifique quais opções serão disponibilizadas. Somente os métodos habilitados nas configurações do grupo são exibidos.
  • Flexibilidade do remetente: se várias opções de autenticação forem selecionadas no designer, o remetente terá acesso às mesmas opções durante o processo de envio (se o destinatário estiver sinalizado como Editável).

Essa configuração garante flexibilidade e permite controlar os métodos de autenticação do destinatário.

Guia “Destinatário” com as propriedades do signatário expostas e as opções de autenticação realçadas

Grupos de destinatários

No designer de fluxo de trabalho, os objetos de destinatário podem ser atribuídos como grupos de destinatários, fornecendo flexibilidade para fluxos de trabalho de assinatura.

  • Grupos reutilizáveis ou ad hoc: o remetente pode escolher um grupo de destinatários em seu catálogo de endereços ou criar um grupo ad hoc especificando vários endereços de email.
  • Responsabilidade compartilhada: um grupo de destinatários permite que vários indivíduos atuem em uma única etapa de assinatura.

Exemplo de caso de uso:

Se você precisar que um(a) de três gerentes faça a contra-assinatura de um contrato:

  1. Adicione um grupo de destinatários que contenha os endereços de email dos(as) três gerentes.
  2. Quando estiver na hora de o grupo assinar, os(as) três gerentes receberão uma notificação.
  3. Apenas um gerente precisa concluir a ação de assinatura para continuar.

Os grupos de destinatários simplificam os fluxos de trabalho, garantindo flexibilidade e evitando atrasos desnecessários no processo de assinatura.

Ao usar um grupo de destinatários reutilizáveis em um fluxo de trabalho, certifique-se de criar o grupo primeiro e verifique se ele está acessível dentro do escopo do fluxo de trabalho. Por exemplo, se um fluxo de trabalho estiver disponível para toda a organização, o grupo de destinatários também deverá estar disponível para toda a organização.

Para adicionar um grupo de destinatários reutilizáveis, clique em Adicionar grupo de destinatários para abrir o seletor de grupos.

A compatibilidade do grupo de destinatários depende das permissões do fluxo de trabalho:

  • Um fluxo de trabalho acessível por uma conta inteira só pode usar grupos gerenciados por contas.
  • Os fluxos de trabalho disponíveis para um grupo específico podem usar grupos gerenciados por grupos e gerenciados por contas.
  • Os fluxos de trabalho de um usuário individual podem usar grupos gerenciados por usuários, por grupos e por contas.

Observações adicionais:

  • O nome do grupo reutilizável é usado automaticamente como o nome do grupo ao enviar um contrato com o modelo.
  • Não é possível editar, adicionar ou remover destinatários de um grupo.
  • Também não é possível remover um grupo de destinatários do fluxo de assinatura, mesmo que o destinatário não esteja marcado como obrigatório.
  • Se estiver configurado como um grupo de destinatários, o destinatário não poderá mais ser editado ao enviar contratos com o modelo.
O painel de configuração de destinatário com o botão Adicionar grupo de destinatários realçado. Incluindo a janela do seletor de grupo de destinatários e a página Enviar resultante

Os grupos de destinatários ad hoc são criados diretamente dentro de um fluxo de trabalho personalizado e são específicos desse fluxo de trabalho. Não é possível salvá-los nem reutilizá-los em outros processos.

Para configurar um grupo de destinatários ad hoc:

  1. Insira os endereços de email dos membros do grupo no campo Destinatário, separados por vírgulas.
  2. Marque a caixa Marcar como grupo de destinatários.

Quando o remetente inicia um contrato por meio do fluxo de trabalho, o sistema gera automaticamente um nome para o grupo. Esse nome inclui um prefixo que o identifica como gerado automaticamente, seguido por “Grupo de destinatários X”, onde X é um número sequencial baseado na quantidade total de grupos de destinatários adicionados.

Se o destinatário estiver definido como Editável, o remetente poderá:

  • Editar o nome do grupo.
  • Remover qualquer membro inserido automaticamente.
  • Adicionar novos membros conforme necessário.
O designer de fluxo de trabalho com Marcar como grupo de destinatários selecionado e a página Enviar resultante com membros do grupo de destinatários listados

Design adaptável para criar uma página de Composição personalizada conforme o estilo da página Enviar.

A experiência do usuário na “nova” configuração foi atualizada para um design adaptável moderno semelhante à página Enviar.

As instruções que estavam localizadas à direita da lista de destinatários na experiência herdada foram movidas para a parte superior da página em uma janela flexível.

Contrato configurado de fluxo de trabalho

Atribuição de campo definida por modelo

As atribuições de campo definidas por modelo garantem um vínculo forte entre a lista de destinatários (conforme definida no designer de fluxo de trabalho personalizado) e os campos apropriados em seus formulários.

Exemplo de caso de uso:

  1. Um signatário cliente assina primeiro.
  2. Um co-signatário opcional pode assinar em segundo lugar.
  3. Um(a) representante de vendas, que atua como o segundo ou terceiro destinatário, aplica uma contra-assinatura interna.

Normalmente, dois formulários separados seriam necessários devido à indexação de destinatários:

  • Um para o cenário de signatário único, no qual a contra-assinatura interna é definida como índice do segundo signatário.
  • O outro seria para o cenário de co-signatário, no qual o co-signatário atua como o índice do segundo signatário e a contra-assinatura é atribuída como o índice do terceiro signatário.

Com as regras definidas pelo modelo, é possível criar um mesmo formulário com todos os campos de destinatário em potencial inclusos.

Como isso funciona:

  • O índice do signatário (conforme definido no designer de fluxos de trabalho personalizados) é aplicado rigorosamente.
  • Quando o contrato é enviado, os campos atribuídos a destinatários omitidos (opcionais) são interpretados com base em seus números de índice, mas ignorados durante o ciclo de assinatura.

No exemplo acima:

  • O co-signatário sempre recebe o índice do segundo signatário.
  • Se o co-signatário for omitido, os campos do segundo signatário serão ignorados.
  • O contra-signatário (índice do terceiro signatário) é atribuído exclusivamente aos campos do terceiro signatário e só poderá interagir com esses campos, quer o co-signatário (índice do segundo signatário) esteja presente ou não.

Habilitar o posicionamento de assinatura definido pelo modelo:

  1. Navegue até Configurações de envio > Controles de fluxos de trabalho personalizados > Habilitar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Essa funcionalidade simplifica casos de destinatários complexos, reduzindo a necessidade de utilizar vários formulários e garantindo atribuições de campo precisas.

Configurar fluxos de trabalho para usar posicionamento de assinatura definido pelo modelo

Observação:

Habilitar o recurso de posicionamento de assinatura definido por modelo desabilitará a opção de criar contratos durante o processo de envio.

Mais detalhes sobre a relação entre destinatários e campos

Cada destinatário de um contrato recebe um “numero de índice do signatário”, que determina quais campos podem ser preenchidos ou assinados. Cada campo também possui um índice de correspondência que o vincula a um signatário específico. Por exemplo, o Signatário 1 pode acessar todos os campos rotulados para o Signatário 1.

Esses números de índice são baseados na posição de cada destinatário na página Enviar (o primeiro destinatário é o Índice 1, o segundo é o Índice 2 e assim por diante). Se a opção Destinatários devem assinar em ordem estiver ativada, você poderá ver esses índices com mais facilidade e entender melhor o caso.

Por compreender essa relação, você garante que cada destinatário interaja apenas com os campos aos quais foi atribuído, tornando o processo de assinatura mais fluido e organizado.

Observação:

Qualquer campo sem um índice de signatário está disponível para qualquer destinatário que deseje preenchê-lo (até que esse seja preenchido, quando ele será então bloqueado como os outros campos preenchidos).

Ao criar um fluxo de destinatários no designer de fluxo de trabalho personalizado, os índices de signatários são atribuídos de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Por exemplo, se tanto o Signatário quanto o Co-signatário aparecerem na parte superior:

  • O Signatário, posicionado na extremidade esquerda, se torna o Signatário 1.
  • O Co-signatário, à direita, se torna o Signatário 2.

Os signatários podem assinar em paralelo, mas esses índices garantem que possam interagir apenas com os campos aos quais foram atribuídos (campo Signatário1 para o Signatário e campo Signatário2 para o Co-signatário).

Um exemplo de diagrama de fluxo de assinatura com quatro destinatários.

O(a) “Representante de vendas” assina em terceiro, depois do Signatário e do Co-signatário.

A “Aprovação executiva” é solicitada como a quarta etapa do processo, depois que a contra-assinatura do(a) representante de vendas é concluída.

Observação:

Os rótulos de destinatário (por exemplo, “Signatário”, “Co-signatário”, “Representante de vendas” etc.) não afetam quais campos são atribuídos. Estes são nomes definidos pelo(a) admin para ajudar usuários a entender rapidamente o modelo do fluxo de trabalho.

O fluxo de destinatários do designer acima produzirá uma página de Composição personalizada que contém uma seção de destinatários com a aparência abaixo.

(Na página Composição personalizada, a ordem da pilha é mais visível, embora os números de índice não estejam expostos.)

Exemplo de página de composição personalizada que mostra os destinatários com os números de índice inseridos.

Ao criar um formulário, cada campo é atribuído a um índice de assinatura específico: primeiro, é selecionado um participante e, em seguida, os campos desse participante são inseridos. 

O ambiente de criação com interface de arrastar e soltar exibindo uma lista de destinatários com os seus campos correspondentes codificados por cores

Dica:

Cada participante é codificado por cores para maior clareza, o que ajuda a identificar quais campos pertencem a quem.

Até mesmo para ter a opção de configurar fluxos de trabalho, o recurso precisa estar habilitado.

Navegue até Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados e ative a opção Habilitar designer de fluxo de trabalho para administradores.

Uma vez habilitada, todos os administradores de nível de conta e de grupo terão acesso ao designer de fluxo de trabalho no menu de administrador.

  • Os administradores em nível de grupo podem criar fluxos de trabalho para os grupos sobre os quais têm controle administrativo.
  • Os administradores em nível de conta podem criar um fluxo de trabalho para qualquer grupo, bem como fluxos de trabalho que abrangem toda a organização.

Uma opção está disponível para habilitar a criação de fluxos de trabalho no nível do usuário, concedendo a usuários não administradores a autoridade para criar seus próprios fluxos de trabalho personalizados.

O menu Configurações globais destacando os controles “Habilitar designer de fluxo de trabalho para administradores”.

  • Quando a configuração estiver habilitada, a opção para Fluxos de trabalho personalizados estará disponível após selecionar a guia Fluxos de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção Fluxos de trabalho personalizados não estará disponível.
Habilitar acesso vs. desabilitar

Por padrão, usuários não admins só podem criar fluxos de trabalho para si e não podem compartilhá-los com seu grupo. No entanto, é possível habilitar o compartilhamento de fluxos de trabalho no nível da conta ou do grupo por meio da opção Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados > Permitir o compartilhamento de fluxos de trabalho criados pelo usuário com qualquer um de seus grupos.

O menu Configurações globais destacando os controles “Permitir o compartilhamento de fluxos de trabalho criados pelo usuário”.

  • Quando a configuração estiver habilitada, os usuários verão a caixa suspensa do seletor de grupo como uma opção de quem pode usar o fluxo de trabalho.
  • Quando a configuração estiver desabilitada, a opção suspensa do seletor de grupo não será exposta na interface.
Permitir compartilhamento

As contas que desejam aplicar processos consistentes e minimizar a entrada de usuários podem criar fluxos de trabalho predefinidos para todos os documentos, evitando o envio ad hoc. Se sua conta utiliza o recurso Usuários em vários grupos, é possível definir configurações de fluxo de trabalho no nível do grupo para garantir que as opções de assinatura e notificações corretas sejam aplicadas em todos os casos.

Para limitar os usuários a enviar apenas por meio de fluxos de trabalho aprovados, navegue até Configurações globais > Fluxos de trabalho de envio personalizados > Habilitar o envio de contratos apenas por meio de fluxos de trabalho.

Configurar fluxos de trabalho para serem o único método de envio de contratos

Relatórios de erros sobre problemas comuns nos ambientes herdados

Devido aos recursos de controle e segurança aprimorados da nova interface, alguns elementos de fluxos de trabalho herdados podem causar erros. Para explicar melhor esses problemas, adicionamos novas verificações de erros.

Se a sua conta estiver configurada para usar a experiência de Envio moderna e um fluxo de trabalho problemático for iniciado, o usuário verá um banner vermelho com o erro:

Se a conta ainda estiver configurada para usar a experiência clássica por padrão, o fluxo de trabalho pode continuar a trabalhar com essas regras. 

A experiência moderna exibe os erros conforme são detectados. 

No caso em que mais de um problema for encontrado, todos os erros detectados serão listados.

Para tornar o fluxo de trabalho válido no conjunto de regras da nova interface, um administrador deve editar o fluxo de trabalho e corrigir os problemas detectados:

No conjunto de regras clássico, as sequências de caracteres de email podem ficar deformadas ou serem delimitadas incorretamente (com espaços em vez de vírgulas, por exemplo).

Quando esse erro é gerado, o administrador deve verificar:

  • Se os emails de CC estão delimitados corretamente

  • Qualquer sequência de caracteres de email de destinatário para garantir que tenha a estrutura correta
    • (por exemplo, name@domain.tld)
  •  
    • A experiência moderna aceita vírgulas ou ponto e vírgulas

A experiência moderna requer valores exclusivos para todos os títulos de documentos na página Documentos do Designer do fluxo de trabalho.

Detalhes adicionais referentes a esse erro podem ser encontrados aqui

Ao projetar um fluxo de trabalho, um Administrador tem a possibilidade de anexar um modelo de documento que tem um escopo de acesso limitado.

Quando um usuário que está fora desse escopo tenta carregar o fluxo de trabalho, o documento não pode ser anexado e uma violação de segurança é acionada.

Por exemplo, um Administrador pode criar um novo modelo de documento com propriedades que restringem o acesso somente ao proprietário.  O administrador pode anexar esse documento ao fluxo de trabalho, porque ele é o proprietário. 

Qualquer outro usuário do sistema não é o proprietário, portanto está fora do escopo do documento.

Quando esse erro é acionado, o administrador deve ajustar as propriedades do modelo de documento anexado.

Etapas para revisar e ajustar as propriedades do modelo podem ser encontradas aqui

Conteúdo adicional relevante para fluxos de trabalho de envio personalizados:

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