Ett grundläggande hanterat arbetsflöde

För detaljerad information och instruktioner klickar du på länkarna nedan.

Dela innehåll

Insticksprogrammen för Adobe InCopy LiveEdit Workflow låter skribenter och redaktörer utveckla text i InCopy samtidigt som designers förbereder layouter i Adobe InDesign. Arbetsflödet innefattar behållarfiler, uppdrag, för gruppering av relaterade innehållsdelar. Dessutom finns det fillåsnings- och aviseringsverktyg för delning och uppdatering av filer i InCopy och InDesign via ett lokalt nätverk eller i komprimerade paket som kan distribueras via e-post.

I det delade nätverksarbetsflödet exporterar InDesign-användare text och grafik till en delad plats i ett filsystem, där filerna blir tillgängliga för InCopy-användare som ska skriva och redigera innehållet. Valda textramar och grafikramar exporteras antingen till uppdraget eller exporteras som separata InCopy-filer, där de blir en del av den hanterade processen och länkas till InDesign-dokumentet. Dessa delade filer kallas hanterade filer. När användare arbetar i uppdragsfilen eller i InDesign-filen på en lokal server kommuniceras ändringar av den tillhörande layouten eller innehållet till alla användare som är involverade i arbetsflödet för det dokumentet.

Flera InCopy- eller InDesign-användare kan öppna samma innehållsfil samtidigt, och flera InCopy-användare kan öppna samma uppdragsfil samtidigt. Men bara en användare i taget kan checka ut InCopy-filen för redigering. Andra kan visa filen som skrivskyddad. Användaren som checkar ut en hanterad InCopy-fil kan dela sitt arbete med andra användare genom att spara filen till den delade servern eller genom att returnera filen till InDesign-användaren; dock kan andra användare inte göra ändringar i filen förrän den är incheckad igen. Detta system tillåter flera användare att komma åt samma fil men förhindrar användare från att skriva över varandras arbete.

Mer information finns i handboken InCopy LiveEdit Workflow (PDF-fil) på www.adobe.com/go/learn_liveedit_se.

Olika sätt att arbeta med innehåll i InCopy

Innehåll är antingen en brödtext som flyter genom en eller flera ramar, eller en importerad grafik. Det finns fem grundläggande sätt att arbeta med innehåll i InCopy: öppna en uppdragsfil, öppna ett uppdragspaket, öppna en länkad InCopy-fil, öppna en InDesign-fil som har länkade InCopy-filer, eller komponera innehåll helt i InCopy.

Öppna uppdragsfiler skapade i InDesign

InDesign-användare kan skapa en uppdragsfil och ange innehåll för delning. Denna metod låter InDesign-användaren associera relaterade komponenter (rubrik, brödtext, grafik, bildtexter och så vidare), och sedan tilldela dem till olika InCopy-användare för skrivning och redigering. InCopy-användare öppnar uppdragsfilen och arbetar bara med de komponenter som tilldelats dem. Den direkta layoutvyn visar hur deras redigerade text relaterar till InDesign-layouten, utan att öppna hela InDesign-dokumentet. Om layouten ändras måste dock InDesign-användaren uppdatera uppdrag för att meddela InCopy-användare om ändringarna. Du kan dela uppdragsfiler på en server eller genom uppdragspaket.

Öppna uppdragspaket

Arbetsflödet med uppdragspaket är särskilt praktiskt för utformare och skribenter som arbetar med samma projekt men som inte har åtkomst till en lokal server. I sådana fall kan InDesign-användaren skapa ett eller fler paket och skicka de komprimerade filerna till InCopy-användarna via e-post. InCopy-användarna kan öppna uppdragspaketen, redigera innehållet och skicka tillbaka paketen till InDesign-användaren som sedan uppdaterar dokumentet.

Öppna länkade InCopy-filer som exporterats från InDesign

I vissa arbetsflöden kan InDesign-användare exportera text och grafik som separata filer istället för att slå in dem i en uppdragsfil. Att exportera separata filer är användbart om du arbetar med orelaterad grafik eller brödtext. InCopy-användare kan dock inte se hur innehållet passar in i InDesign-layouten.

Öppna InDesign-dokument som har länkade InCopy-filer

För att se alla sidobjekt i sammanhanget för en hel layout kan InCopy-användare öppna och redigera ett InDesign-dokument i InCopy. Den här metoden kan vara användbar för redigering och anpassning om det är viktigt att se den övergripande layouten, eller för att redigera de flesta artiklarna i ett dokument istället för bara några få. Efter att InCopy-användaren redigerat artiklarna kan InDesign-användaren sedan uppdatera länkarna till de ändrade filerna. Om InDesign-användaren ändrar layouten får InCopy-användaren ett meddelande när InDesign-dokumentet sparas.

Skapa innehåll helt och hållet i InCopy

Du kan skapa innehåll i InCopy som inte är associerat med en InDesign-fil. I dessa fristående dokument kan du skriva text, tilldela teckensnitt och formatmallar samt importera grafik från andra program (såsom Adobe Illustrator och Adobe Photoshop) för att förbättra texten. Du kan också tilldela taggar för framtida XML-användning. Den här metoden är ett bra alternativ i ett redaktionellt arbetsflöde där innehållet kommer före designen. Du kan också konfigurera och ändra textområdet, sidstorleken och orienteringen för fristående InCopy-dokument. Men om artikeln senare länkas till ett InDesign-dokument åsidosätter InDesign-inställningarna de inställningar som används i InCopy.

Hanterade filer

För att en fil ska kunna hanteras måste den läggas till i en uppdragsfil, exporteras från InDesign som InCopy-innehåll eller placeras som InCopy-innehåll i InDesign. Hanterade filer kommunicerar både innehållsstatus och ägarskap. Med hanterade filer kan du:

• Låsa och låsa upp händelser för att hjälpa till att bevara filens integritet.

• Meddela InCopy-användare när den associerade InDesign-layouten är föråldrad.

• Identifiera vilken användare som arbetar med en fil.

• Meddela användare när en InCopy-innehållsfil är föråldrad, används av någon annan eller är tillgänglig för redigering. Meddelandemetoder inkluderar varningsmeddelanden, ramikoner, status-ikoner i panelen Länkar och status-ikoner i panelen Uppdrag.

Skrivskyddade filer

När en innehållsfil börjar hanteras är den skrivskyddad för alla användare i arbetsflödet hela tiden, förutom för den person som har checkat ut den. Programvaran skapar en låsfil (*.idlk) när en användare checkar ut en innehållsfil, vilket ger den användaren exklusiv redigeringskontroll. Skrivskyddade filer har följande egenskaper:

• En InCopy-användare kan inte formatera texten manuellt i den. Men om text har tilldelats tecken- eller styckeformat kan en InDesign-användare ändra definitionen av dessa format och därmed ändra formateringen av texten även när filen är utcheckad till någon annan. Dessa formatdefinitionsändringar återspeglas i texten när InDesign-användaren uppdaterar filen.

• Generellt kan varken en InCopy- eller InDesign-användare ändra objekt, såsom text och tillämpade format, i låst InCopy-innehåll. Vissa objekt, såsom tecken- och styckeformat, används endast av innehållet. Till exempel kan du inte ändra hur ett Teckenformat tillämpas på objekt i låst Innehåll, men du kan ändra Teckenformatet i sig och därmed ändra textens utseende.

• En InDesign-användare kan ändra marginalerna och kolumnerna för textinnehållet samt formen, platsen och antalet textramar som texten upptar.

• En InDesign-användare kan ändra geometrin och formateringen för en grafikram utan att checka ut grafiken. En InCopy-användare kan inte ändra en grafikram eller någon formatering på ramen. Både InDesign- och InCopy-användare måste dock checka ut grafikramen för att ändra själva grafiken (till exempel för att rotera eller skala den).

Bästa praxis för att arbeta med hanterade filer

Använd följande arbetssätt för att säkerställa att du arbetar med det mest uppdaterade innehållet och inte skriver över någon annans arbete:

• Lagra uppdragsfiler på en server där alla teammedlemmar har åtkomst. Om teammedlemmar inte har åtkomst till en server kan du skapa och distribuera uppdragspaket.

• När du skapar ett uppdrag skapas en särskild mapp för att hålla uppdragsfilen och innehållet. Använd dessa uppdragsmappar för att underhålla uppdrag och innehållsfiler. De förenklar hanteringen av de delade filerna i en arbetsgrupp och hjälper till att säkerställa att användare öppnar rätt filer.

• I InCopy öppnar du tilldelningsfilen i stället för en enskild InCopy-story. På så sätt kan du se copyfit- och layoutinformation i Galley- och layoutvyer. Om du exporterar innehåll utan att använda tilldelningsfiler kan du se copyfit- och layoutinformation endast genom att öppna InDesign-filen.

• Så snart du öppnar en tilldelningsfil, öppnar ett InDesign-dokument eller checkar ut innehåll i antingen InDesign eller InCopy; se till att ramkanter visas (Visa > Extra > Visa ramkanter) så att du kan se ramikoner när de visas.

• I InDesign, om du måste ta bort filer från arbetsflödet (på grund av en produktionsdeadline, till exempel), kan du avlänka dem eller avbryta ett tilldelningspaket.

Exempel på arbetsflöden med hanterade filer

När du etablerar arbetsflödeshantering mellan InCopy och InDesign kan skribenter och redigerare komponera, omskriva, expandera och redigera dokument samtidigt som designers förbereder layouten. Vanliga arbetsflöden innefattar hantering av filer på en lokal server, fildelning via e-postpaket eller en kombination av båda.

Dessa arbetsflöden förutsätter att du har en grundläggande InDesign-mall med layoutgeometrier, stilar och platshållartext. Layoutgeometrier inkluderar siddimensioner samt text- och grafikramar. InCopy använder dessa objekt för att visa korrekt copyfit-information.

Lokalt serverarbetsflöde

1. I InDesign, skapa tilldelningar och lägg till innehåll till dem.

Detta steg inkorporerar exporterade text- och grafikramar i den hanterade processen, där de blir tillgängliga för InCopy-användare för att skriva och redigera.

2.Gör tilldelningsfilerna tillgängliga för InCopy-användare.

Spara filerna till en server som alla arbetsflödesanvändare har åtkomst till.

3. I InCopy, öppna tilldelningsfilen och checka ut och redigera en artikel eller grafik.

I InCopy visas filerna som innehåller innehåll tilldelat till dig i panelen Tilldelningar. När du sparar filen på en lokal server sparas ändringarna på filsystemet och alla som arbetar med det dokumentet (InDesign-layouten eller en annan hanterad innehållsfil i dokumentet) får notifiering om ändringarna. Dessa användare kan uppdatera innehållet för att se de senaste ändringarna. Innehållet förblir utcheckat till dig tills du checkar in det.

4. I InDesign, arbeta med layouten.

Oavsett om innehållsresurserna redigeras i InCopy kan InDesign-användare arbeta med dokumentlayouten; de behöver inte checka ut dokumentet. När InCopy-användaren sparar det utcheckade innehållet kan InDesign-användaren uppdatera det innehållet i layouten för att se de senaste revisionerna.

5. I InCopy, fortsätt arbeta.

När du är klar med dina redigeringar, checka in innehållet. Andra användare kan då checka ut innehållet och arbeta med det. Om en användare ändrar layouten i InDesign samtidigt kan du uppdatera och visa layoutgeometrin medan du arbetar.

6.Se till att allt innehåll är incheckat i InDesign.

Det hanterade arbetsflödet gör det möjligt att veta vem som har checkat ut filer. Efter att innehållsfiler är incheckade kan InDesign-användare checka ut filerna för att slutföra layouten vid behov.

Arbetsflöde med e-postpaket

1. Skapa och skicka tilldelningspaket i InDesign.

Skapa tilldelningspaket och tilldela innehåll till lämpliga InCopy-användare och skicka sedan paketen till InCopy-användarna. De paketerade resurserna checkas automatiskt ut för att undvika redigeringskonflikter.

2.Öppna tilldelningspaketet i InCopy och checka ut och redigera en story eller grafik.

Om du får ett uppdragspaket via e-post, dubbelklickar du på paketet för att öppna det i InCopy. Ändringar du gör i filen sparas endast lokalt. Andra användare meddelas inte när du gör ändringar.

3.Arbeta med layouten i InDesign.

Oavsett om innehållsfilerna är paketerade kan InDesign-användare arbeta med dokumentlayouten; de behöver inte checka ut dokumentet. Om du behöver uppdatera layouten eller tilldelningarna kan du skicka ett uppdaterat paket till InCopy-användarna.

4.Returnera det redigerade paketet i InCopy.

När du är klar med dina redigeringar checkar du in innehållet och returnerar det ändrade paketet. Andra användare kan då checka ut innehållet, visa de senaste revisionerna och arbeta med filen.

5. Se till att allt innehåll är incheckat i InDesign.

Det hanterade arbetsflödet gör det möjligt att veta vem som har checkat ut resurser. Efter att tilldelnings- paket har returnerats checkas stories i tilldelningspaket in. InDesign-användare kan checka ut resurserna för att slutföra layouten vid behov.

Ange användaridentifiering

Alla användare i arbetsflödet måste ha ett användarnamn. Denna identifiering avslöjar vem som har checkat ut en viss fil och gör denna information tillgänglig för andra användare. Det krävs också för att checka ut en fil för redigering.

Om du redan har angett ett användarnamn och vill ändra det måste du checka in allt innehåll som du har checkat ut. Annars skulle en ändring av användaridentifiering under en redigeringssession innebära att du förlorar möjligheten att redigera innehåll som du har checkat ut—det skulle vara utcheckat till dig under ett annat namn.

Användaridentifiering är applikationsspecifik; ingen enskild användare kan ha flera användaridentifieringar per applikation.

Om du glömmer att ange ett användarnamn med den här metoden uppmanas du att ange ett när du försöker utföra din första arbetsflödesåtgärd.

Arbetsflödesikoner

Ikoner kan visas på text- och grafikramar, panelen Tilldelningar och i story-stapeln (endast InCopy). Redigeringsstatusikoner visas bredvid den hanterade filen i Länkar-panelen och Tilldelningar-panelen och kommunicerar innehållsstatus. Ikoner visas på ramar som innehåller en länkad InCopy-artikel (i layoutvyn i både InDesign och InCopy). Dessa ikoner kommunicerar också innehållsstatus och kan användas för att skilja mellan hanterat och ohanterat innehåll. Det associerade verktygstipset visar redigeringsstatus och ägarskap. För att visa ramikoner, se till att ramgränser visas i InDesign och InCopy (Visa > Extra > Visa ramgränser).

Liknande innehåll

• Exportera innehåll som separata InCopy-filer (InDesign)
• Arbeta med fristående dokument
• Bryta länkar till innehållsfiler (InDesign)
• Spåra och granska ändringar
• Använda redaktionella anteckningar