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Cuando cargues un nuevo formulario en el entorno de creación de formularios (Creación), Acrobat Sign digitaliza automáticamente el documento para buscar pistas visuales que sugieran dónde pueden ser necesarios los campos de formulario.
Los campos situados junto a un campo de firma se analizan más a fondo. Si el tipo de campo se puede predecirse razonablemente, como, por ejemplo, Nombre completo, Fecha, Título o Compañía, Acrobat Sign intenta colocar automáticamente el tipo de campo adecuado.
Como autor del formulario, puedes revisar estos campos candidatos y decidir si los aceptas, los mueves o los conviertes en otro tipo de campo según creas conveniente.
La detección de campos se ejecuta automáticamente cada vez que un documento entra en el entorno de creación, tanto si estás creando una plantilla como si estás creando un formulario web o enviando un acuerdo.
Acrobat Sign coloca los campos candidatos en el documento en azul claro si se identifican campos probables. Solo son sugerencias y no se convertirán en campos activos a menos que se asignen a un destinatario (o a Cualquier persona).
Cualquier campo no detectado automáticamente debe añadirse manualmente. Selecciona el tipo de campo deseado en el panel izquierdo y arrástralo hasta el punto adecuado del documento.
Los campos adicionales se pueden eliminar haciendo clic en el campo y seleccionando Eliminar campo.
Puedes quitar todos los campos colocados haciendo clic con el botón derecho en cualquier campo, seleccionando Restablecer campos y devolviendo el formulario al diseño de campo candidato original.
La detección automática de campos no se ejecutará en los casos siguientes:
Los creadores de formularios deben revisar cada campo detectado para confirmar su ubicación adecuada y configurar las propiedades clave, especialmente el nombre, la asignación y el tipo del campo. La asignación de campos es crítica cuando el acuerdo incluye a varios destinatarios.
Acrobat Sign no asigna automáticamente nombres de campo significativos. Hasta el cambio de nombre, cada campo recibe una etiqueta genérica, como Campo personalizado 1.
Del mismo modo, Acrobat Sign no puede determinar a qué destinatario pertenece un campo. Cuando se selecciona un campo candidato, se asigna al destinatario activo en la lista de destinatarios. Asegúrese de que cada campo esté asignado al destinatario correcto antes de enviarlo.
Los campos colocados automáticamente admiten todas las opciones de campo estándar, incluidas las reglas de validación, la lógica condicional y la configuración de apariencia de fuente. Puede personalizar estos campos como los que se colocan manualmente.
Elimina los campos innecesarios
Si se asignó accidentalmente un campo, puede quitarlo mediante uno de los siguientes métodos:
Mantén pulsada la tecla Mayús para seleccionar varios campos y arrastra el puntero para dibujar un cuadro alrededor del área. Se seleccionarán todos los campos que se intersecten con el cuadro.
Una vez seleccionado, puede hacer lo siguiente:
Cambia el tamaño y mueve los campos individuales que estén mal colocados. Para cambiar el tamaño de un campo:
Para mover un campo, pasa el puntero sobre el campo hasta que veas la flecha de cuatro puntas. A continuación, arrastre el campo hasta la ubicación deseada.
Para una ubicación más precisa, intente los siguientes pasos:
Establezca el tipo de campo correcto.
La mayoría de los campos seleccionados se añaden como campos de Texto de forma predeterminada, pero se pueden convertir fácilmente en otros tipos de campo de una sola línea.
Revisa cada campo en función del tipo de información que esperas que capture. Si el campo no está pensado para texto sin formato, considera la posibilidad de pasar a un tipo de campo más adecuado.
Para revisar o cambiar un tipo de campo:
Coloca manualmente los campos que faltan.
Si se ha omitido algún campo durante la detección automática, puedes añadirlo manualmente seleccionando un campo en el panel izquierdo y arrastrándolo al documento.
Al arrastrar el campo, el cursor lo ancla en su esquina superior izquierda, lo que te ayuda a alinearlo con precisión con la ubicación prevista.
Una vez colocado, puede cambiar el tamaño y la posición del campo según sea necesario.
Los campos colocados automáticamente intentan coincidir con el tamaño y la forma de la línea o el cuadro dentro del que aparecen.
Los campos colocados manualmente utilizan un tamaño predeterminado, por lo que es probable que necesites redimensionarlos para ajustarlos al diseño de tu formulario.
Asignar campos al destinatario adecuado
Si solo el primer destinatario tiene que rellenar el formulario, el valor predeterminado Asignado a es lo único que necesitas.
Sin embargo, si el remitente tiene que rellenar previamente los campos, o si hay varios destinatarios, asegúrate de que cada campo se asigna a la persona correcta.
Para actualizar la asignación de campos, haga lo siguiente:
Haz doble clic en el campo para abrir el panel Propiedades del campo situado a la izquierda.
O haz doble clic y selecciona Personalizar campo en el menú contextual.
Abra el menú desplegable Destinatarios y elija el destinatario correcto.
El campo se actualiza inmediatamente y su color cambia para coincidir con el destinatario.
Asignar nombres significativos a los campos
Los nombres de los campos claros e intuitivos facilitan la lectura de los informes y simplifican la asignación de datos. Al tomar un momento para asignar un nombre a cada campo, se ahorrará tiempo y se reducirá la confusión más adelante al revisar los datos del formulario o generar informes.
Para cambiar el nombre de un campo:
Complete y guarde la configuración del campo
Desplácese por el documento, revisando y actualizando cada campo según sea necesario.
Cuando todos los campos estén colocados, selecciona Guardar o Enviar para completar el proceso de creación.
Si está creando una plantilla, puede seguir editando los campos más adelante desde la página Administrar.
Si sales del entorno de creación antes de guardar o enviar, el documento aparecerá en la sección Borradores de la página Administrar, pero se perderá cualquier inserción de campo.
Los administradores pueden habilitar o deshabilitar la funcionalidad Detección automática de campos configurando los controles Previsualizar, colocar firmas o añadir campos de formulario en el menú Configuración de envío.
Los ajustes a nivel de grupo están permitidos y anularán los valores a nivel de cuenta.
Los acuerdos con un número total de páginas superior a 25 no activarán la detección automática de campos.
La detección automática de campos se procesa en uno de los tres clústeres de servidores, que pueden variar del lugar donde se procesan los demás datos de Acrobat Sign. El entorno del servidor que se utiliza para alojar la creación del documento determina qué clúster de servidores se utiliza para la detección automática de campos (consulta a continuación). Consulta con tu asesor jurídico para determinar si la detección automática de campos es adecuada para tu caso de uso.
| Entorno de creación | Clúster del servidores de Detección automática de campos |
|---|---|
| NA1, NA2, NA3, NA4 | Clúster VA6 en Virginia, EE. UU. |
| EU1, EU2 | Clúster IRL1 en Dublín, Irlanda |
| AU1, IN1, JP1, SG1 | Clúster JPN3 en Tokio, Japón |
