El uso de un servicio de notarización en Acrobat Sign añade una capa de confianza en la verificación de identidad y garantía legal para los acuerdos que requieren firmas notariales.Muchos sectores, como el inmobiliario, el financiero y los servicios jurídicos, dependen de la notarización para validar transacciones, confirmar la identidad del firmante y evitar el fraude.Al integrar la notarización directamente en Acrobat Sign, los usuarios pueden cumplir estos requisitos sin salir de la plataforma.

Con las funciones de notarización en línea remota (RON), Acrobat Sign permite a los firmantes completar acuerdos notariales de forma segura y cómoda desde cualquier lugar.Esto reduce el tiempo de respuesta, favorece el cumplimiento de las normativas estatales y sectoriales, y aumenta la confianza en los documentos firmados digitalmente.

Para las organizaciones, la notarización en Acrobat Sign agiliza los flujos de trabajo complejos al combinar la firma, la verificación de identidad y la notarización en un único proceso auditable.

Adobe Acrobat Sign se ha asociado con Proof (anteriormente Notarize) para proporcionar servicios de notarización en línea.

Configuración

Disponibilidad:

Acrobat Standard y Acrobat Pro: no configurables
Acrobat Sign Solutions: compatible
Acrobat Sign para la administración pública: no compatible

Ámbito de configuración:

Los administradores pueden habilitar esta función a nivel de cuenta.Una vez habilitada, es posible configurar servicios individuales a nivel de cuenta y grupo.

Habilite los servicios de notaría navegando por el menú de configuración del administrador hasta Configuración de la cuenta > Configuración de notarización

La página de habilitación de Notarize con la clave de API y el botón de habilitación resaltados

Una vez habilitada la integración, se ponen a disposición controles adicionales, que se pueden definir a nivel de cuenta o grupo.

Estos controles rigen los servicios disponibles para la cuenta de Acrobat Sign a través del servicio de notaría Proof .

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Habilitar las siguientes transacciones de Notarize

Las opciones de control son las siguientes:

Servicio de notaría bajo demanda de Notarize - Permite que los agentes del servicio Proof procesen las solicitudes de notarización.
Notario interno con autenticación multifactor del firmante - Permite que un notario interno procese las solicitudes de notarización.Este método requiere que el firmante pase la autenticación multifactorial (pasos 6 a 9 de la experiencia del destinatario).

Nota:

Si no ves las transacciones de Notarize en la página Configuración de envío, comprueba que la configuración a nivel de cuenta esté activada.

Especificación de los requisitos de certificación notarial para un participante al redactar un nuevo acuerdo

Cuando el servicio de notarización está habilitado para la cuenta de Acrobat Sign, el remitente puede seleccionar Requiere notarización haciendo clic en los puntos suspensivos a la derecha del registro del destinatario.

Nota:

La opción de notarización solo está disponible:

Al utilizar el entorno de composición clásico.
Para destinatarios con un rol de Firmante .

La página de Envío con la configuración del firmante de Notarize resaltada — La opción de incluir otros métodos de autenticación sigue estando disponible para verificar el acceso del usuario al acuerdo antes de la sesión de notarización en línea.

Una vez que el remitente selecciona Siguiente, se solicita información adicional en la página Detalles de notarización :

Especificación del servicio notarial

Las opciones de servicio de notaría disponibles para los remitentes se basan en las opciones habilitadas en la página Configuración de envío.Si la opción no está habilitada, no aparecerá cuando el remitente esté redactando el acuerdo.Las opciones del servicio de notaría están determinadas por los derechos adquiridos obtenidos directamente de Proof.

Utilice el servicio Notary bajo demanda de Notarize, Inc. - Disponible para remitentes con acceso al servicio Notary bajo demanda.
Al utilizar el servicio Notario a petición, el remitente cuenta con una opción para especificar que el firmante debe realizar el pago de la transacción. Cuando se selecciona esta opción, Notarize solicitará al firmante que realice el pago antes de que el documento completado esté disponible.La cuota de transacciones para Notary bajo demanda asociada a la cuenta del remitente no se deduce cuando el firmante paga Proof por la transacción.

Utilice el notario proporcionado por mi organización - Disponible para remitentes con acceso al servicio de notario interno de Proof .
Si lo desea, puede incluir la dirección de correo electrónico del notario propio al iniciar solicitudes de notarización.

Confirmar los archivos que deben certificarse

Permite a los remitentes seleccionar todos o un subconjunto de documentos que se marcarán como que requieren notarización.

Opciones notariales adicionales

Permite a los remitentes especificar una programación de reuniones y añadir instrucciones adicionales para el notario como opción.

El estado de los acuerdos se puede seguir a través de la página Administrar de Acrobat Sign. Una vez que los firmantes que requieren la notarización hayan completado el paso de revisión previa y el acuerdo esté listo, el estado del acuerdo cambia a “Enviado para notarización”.

Experiencia del destinatario

Los destinatarios del firmante notarial recibirán un correo electrónico en el que se les pedirá que revisen el contenido del acuerdo y rellenen los campos que se hayan marcado.Si se configura un método de autenticación, el destinatario debe cumplir con ese requisito de autenticación antes de ver el documento.

Nota:

Los campos de firma se suprimen en esta primera revisión del documento.

Todos los demás tipos de campos están disponibles para que el destinatario proporcione contenido.

Una vez completados todos los campos obligatorios, se solicita al destinatario que Continúe con el inicio del proceso de notarización en línea remota con Proof.

Nota:

Los pasos 2-12 se llevan a cabo en la plataforma de Proof .Los detalles a continuación son proporcionados por Proof.
Se envía inmediatamente un segundo correo electrónico al destinatario desde Proof, indicando que debe iniciar una sesión con el notario.

Nota:

Las transacciones notarizadas que tienen varios destinatarios recibirán el correo electrónico de Proof después de que todos los destinatarios hayan completado su revisión del acuerdo.

Este enlace abre una sesión con el sistema de Proof .
Se abre una ventana con la página de inicio de Proof .

El destinatario selecciona el botón Obtener notarización y se le dirige a una pantalla de entrada donde se le solicita que ingrese su información de nombre tal como aparece en su identificación:
Se muestra una imagen del acuerdo para que el destinatario la revise.

Seleccione Revisión completada para avanzar a la siguiente etapa:
A continuación, se verifica la conectividad de audio y vídeo, y se pide al destinatario que permita el acceso cuando se le solicite:
Una vez confirmada la conexión, se solicita al destinatario que haga lo siguiente:
- Compruebe su nombre completo
- Indique su fecha de nacimiento
- Proporcione su número de la Seguridad Social de EE. UU. (al menos los últimos cuatro dígitos)
- Proporcionar la dirección del domicilio
Se pide al destinatario que valide su identidad respondiendo a cinco preguntas en dos minutos o menos.
- Si el destinatario responde incorrectamente o tarda más de dos minutos, el proceso de validación falla.
- El destinatario tiene una oportunidad más para responder a otras cinco preguntas. Si se produce un error en el segundo intento, la sesión dará error y el destinario no podrá volver a intentarlo durante 24 horas.
Después de pasar el proceso de verificación de cinco preguntas, se pide al destinatario que proporcione un documento identificativo con fotografía válido y emitido por las autoridades gubernamentales.

El destinatario tiene la opción de tomar imágenes con un dispositivo móvil o utilizar el explorador web y su cámara web:

Después de seleccionar un método, se pide al destinatario que declare qué tipo de identificación está utilizando.

A continuación, se pide al destinatario que tome imágenes de su documento:
Cuando se recopilan las imágenes, se pide al destinatario que introduzca el número de documento junto con su otra información personal.
El destinatario se conecta a un Notario público en vivo. Esto puede tardar uno o dos minutos mientras se contacta con el notario y este acepta la sesión.

Cuando el notario acepta la sesión, se muestra el documento del acuerdo, con los campos de firma visibles. Este documento permanece bloqueado hasta que el notario esté listo para presenciar la firma.

Tanto el notario como el destinatario pueden ver el documento y verse el uno al otro, y se permite la comunicación verbal durante la sesión.

El notario valida los documentos y libera el documento para que lo firme el destinatario.
El destinatario selecciona un estilo de firma y lo aplica al documento.
Una vez atestiguada la firma, el notario aplica el sello notarial y la sesión de firma se completa correctamente.
Recibirá una notificación de acrobat sign una vez que se complete la transacción.

Para los usuarios con una cuenta de acrobat sign, los documentos completados y el registro de auditoría se pueden descargar desde la página Administrar de acrobat sign

Nota:

Los documentos certificados individuales se pueden recuperar de la sección de archivos adjuntos del archivo PDF combinado.

Consumo de transacciones de notario

Nota:

Esta sección solo es aplicable a los clientes que compraron cuota de transacciones de Proof.

Seguimiento del volumen disponible:

Para supervisar el volumen de transacciones de notario disponibles para la cuenta:

Vaya a Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Habilitar las siguientes transacciones de Notarize
Seleccione el enlace Seguimiento de uso:

La página Configuración de envío con la información de seguimiento del uso resaltada

Una "Transacción notarial" se produce cada vez que se utiliza el ervicio de notarización para iniciar una reunión con un notario en la que el notario puede completar una notarización para al menos un firmante.

Las transacciones que involucran a un notario pueden tener entre uno y ocho signatarios.

Informe de auditoría

Un evento de notarización exitoso se registra en el informe de auditoría de acrobat sign con una sección separada que incluye eventos durante la notarización según lo informado por el servicio de notario.

El informe adjunto solo incluye a las partes involucradas (identificadas por nombre y dirección de correo electrónico) junto con el estado de "aprobado/fallido" del evento según lo informado por el servicio de notario. Este anexo es parte del informe de auditoría y se elimina del sistema con cualquier otra acción que elimine el informe de auditoría (RGPD, Retención).

El registro de auditoría de Proof también se puede encontrar adjunto a los documentos notarizados individuales.

Integraciones de acrobat sign que admiten transacciones notariales

Integración con Microsoft
- Word
- PowerPoint
- Teams
- SharePoint
Acrobat Desktop

Limitaciones/funciones incompatibles

Localización: solo inglés de EE. UU.
La integración solo está disponible a través del entorno de composición clásico.
La integración de Proof no está disponible para flujos de trabajo personalizados, firma personal y formularios web.
Las firmas digitales no se admiten en transacciones que incluyen notarización.
La visibilidad limitada de los documentos no es compatible con la notarización y se ignora si está habilitada.
La opción de mantener los documentos separados no está disponible para los acuerdos notariales.
Los campos de pago no se pueden usar para los participantes que requieran notarización.
No se puede usar el mismo correo electrónico para dos firmantes (en el caso de cónyuges) en acuerdos que incluyan notarización.
Se pueden iniciar varias firmas que requieran notarización desde una sola transacción de acrobat sign, pero todos los firmantes deben unirse a una sesión notarial simultánea en la plataforma Proof .

Preguntas frecuentes:

La opción Mantener documentos por separado no se admite actualmente con acuerdos que implican la certificación notarial. Sin embargo, los documentos notariales individuales se pueden recuperar de la sección de archivos adjuntos del archivo PDF combinado.

Las transacciones en la página Configuración de envío se muestran según los tipos de derechos de la organización.

Póngase en contacto con el servicio de asistencia de Proof.

Nota:

Si hay actualizaciones en las suscripciones gestionadas por Proof (como la adición de nuevos tipos de transacciones), es posible que deba reactivar la integración a través de la configuración a nivel de cuenta para que los nuevos tipos de transacciones aparezcan en la página Configuración de envío.Para reactivar la integración, desactive la integración y, a continuación, vuelva a activarla introduciendo la clave API.

No, no se pueden especificar testigos.

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