La función Fecha de caducidad de Acrobat Sign permite a los remitentes establecer un límite de tiempo para que los destinatarios completen sus firmas antes de que el acuerdo se cancele automáticamente. Esto permite controlar las fechas límite de firma, especialmente para los acuerdos que afectan al tiempo, como los contratos de temporada o las ofertas especiales. También agiliza la gestión de los acuerdos al eliminar de la lista en curso los acuerdos antiguos o los que probablemente no vayan a completarse, lo que facilita el seguimiento de los acuerdos activos.

Los remitentes pueden establecer fechas de caducidad hasta 180 días desde el momento en que se envía un acuerdo. De forma predeterminada, los acuerdos están programados para caducar a las 23.59 horas, hora local del servidor, pero los remitentes pueden modificar esta configuración. Para optimizar el rendimiento del sistema, los acuerdos siempre caducan durante las horas valle de su grupo de servidores asignado. Si una caducidad se establece durante las horas punta, el sistema añadirá automáticamente 12 horas, lo que garantiza que la caducidad se produzca durante las horas no punta.

Nota:

Si no se establece ninguna fecha de caducidad manualmente, los acuerdos caducarán automáticamente al cabo de 365 días en un estado En curso , lo que garantiza que los acuerdos de larga duración no permanezcan abiertos indefinidamente.
Todos los tiempos de caducidad se basan en el zona horaria del grupo de servidores (consulta las preguntas frecuentes abajo de la página).

Configuración

Disponibilidad:

Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
Acrobat Sign Solutions: compatible; desactivado de forma predeterminada
Acrobat Sign para la administración pública: compatible; desactivado de forma predeterminada

Ámbito de configuración:

Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.

Para acceder a esta función, ve al menú de configuración del administrador en Configuración de envío > caducidad del documento

Controles de Caducidad del documento en el menú Configuración de envío.

La experiencia del remitente para la Caducidad del documento varía en función de si estás configurando una cuenta comercial de Acrobat Sign Solutions o una cuenta de Acrobat Sign para la administración pública.

Selecciona el nivel de servicio que estás utilizando entre las opciones siguientes para revisar las opciones de configuración en sus respectivos entornos:

Cuando está activada la opción Caducidad del documento, también deberás seleccionar la opción Permitir a los remitentes configurar o modificar la configuración de caducidad por documento o Limite el número de días que los firmantes tendrán que firmar los documentos.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción “Activar caducidad de documento” resaltada.

De este modo, el valor Fecha límite de finalización en la Configuración del acuerdo estará disponible.

Si la configuración está desactivada, la opción Fecha límite de finalización estará bloqueada y no se podrá editar.

Sección Configuración del acuerdo de la página Redactar con el campo “Fecha de finalización” bloqueado resaltado.

Cuando esta opción está activada, los remitentes tienen la posibilidad de cambiar la fecha de caducidad a cualquier día dentro de los 180 días siguientes a la creación del acuerdo.

Los nuevos acuerdos establecen automáticamente la fecha de caducidad en 180 días desde el día del envío (a menos que se haya definido un número limitado de días).

El remitente puede elegir una fecha de caducidad diferente dentro de los 180 días.

Cuando esta opción está activada, los acuerdos que están En curso tienen la opción de editar la fecha límite en la página Administrar.

La Fecha de caducidad en los metadatos del acuerdo muestra un icono de lápiz para abrir la interfaz Añadir o Editar para la fecha límite.

Dos ejemplos de la página Administrar, uno que resalta la ubicación del icono Editar y el otro que resalta que no hay ningún icono.

Cuando esta opción está activada, los nuevos acuerdos adoptan automáticamente una fecha límite de finalización medida en el número de días definido por el campo de entrada.

Si la opción para permitir que el remitente establezca o modifique la fecha de caducidad no está activada, el selector de fecha en la parte derecha del campo de fecha de caducidad se bloqueará y solo se aplicará la ventana de caducidad predeterminada.

Sección Configuración del acuerdo de la página Redactar resaltando la fecha límite de finalización con el selector de fecha bloqueado.

Cuando esta opción está activada, la fecha de caducidad del documento no se aplica a los destinatarios internos: usuarios de la misma cuenta de Acrobat Sign que el remitente.

Esto garantiza que los destinatarios externos completen sus acciones dentro de la ventana de caducidad definida, tal y como se indica en los detalles del acuerdo y las notificaciones por correo electrónico. Mientras tanto, los refrendarios internos no están restringidos por la fecha de caducidad, lo que evita situaciones en las que se quedan sin tiempo para completar sus acciones antes de que venza el acuerdo.

Cuando esta opción está activada, inserta la información de la fecha límite en cualquier comunicación por correo electrónico que se envíe al destinatario.

Los ejemplos siguientes muestran la solicitud de firma y un correo electrónico de recordatorio con la información de la fecha límite visible.

Si la opción está desactivada, la información de caducidad no se incluirá en la plantilla de correo electrónico.

Ejemplos de correos electrónicos al destinatario con la información de fecha límite resaltada.

Los nuevos acuerdos muestran la opción Fecha límite de finalización. La experiencia dependerá de si se utiliza la fecha límite predeterminada o si el remitente puede establecerla.

Si la opción Caducidad del documento no está activada, la opción Fecha límite de finalización se omitirá completamente de la página.

Página de redacción clásica con la opción Fecha límite de finalización resaltada

Cuando esta opción está activada, los remitentes tienen la posibilidad de cambiar la fecha de caducidad a cualquier día dentro de los 180 días siguientes a la creación del acuerdo.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción “Permitir al remitente establecer la fecha” resaltada.

Los nuevos acuerdos muestran la opción Fecha límite de finalización sin insertar ningún valor. El remitente puede indicar un número de días antes de que el acuerdo caduque o no se definirá ninguna caducidad.

Página clásica de redacción con la opción Fecha límite de finalización Resaltada

Cuando esta opción está activada, los acuerdos que están En curso tienen la opción de editar la fecha límite en la página Administrar.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción “Permitir la modificación de la fecha” resaltada.

La Fecha de caducidad en los metadatos del acuerdo muestra un icono de lápiz para abrir la interfaz Añadir o Editar para la fecha límite.

Cuando esta opción está activada, los nuevos acuerdos adoptan automáticamente una fecha límite de finalización medida en el número de días definido por el campo de entrada.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción “Limitar número de días” resaltada.

Si la opción para permitir que el remitente establezca o modifique la fecha de caducidad no está activada, la opción Fecha límite de finalización se seleccionará, pero se bloqueará. En este caso, solo se aplica la ventana de caducidad predeterminada.

Página clásica de redacción con la fecha límite de finalización seleccionada con el selector de fecha bloqueado.

Cuando esta opción está activada, la fecha de caducidad del documento no se aplica a los destinatarios internos: usuarios de la misma cuenta de Acrobat Sign que el remitente.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción “Incluir destinatarios internos” resaltada.

Cuando esta opción está activada, inserta la información de la fecha límite en cualquier comunicación por correo electrónico que se envíe al destinatario.

Controles de Caducidad del documento en la página Configuración de envío con la opción "Incluir información en los correos electrónicos" resaltada.

Los ejemplos siguientes muestran la solicitud de firma y un correo electrónico de recordatorio con la información de la fecha límite visible.

Si la opción está desactivada, la información de caducidad no se incluirá en la plantilla de correo electrónico.

Hora de caducidad

La caducidad del documento se produce siempre durante las horas valle, en función del servidor que ha enviado el acuerdo. Las horas valle van de 19 horas de la tarde a 7 horas de la mañana en la zona horaria local del servidor.

De forma predeterminada, para los acuerdos enviados a través del moderno proceso Solicitar firmas se asigna una hora de caducidad de 23:59 horas, aunque los remitentes puedan establecer fechas y horas de caducidad personalizadas. Sin embargo, los acuerdos enviados a través de la API, integraciones o interfaces antiguas no tienen el valor predeterminado de 23:59 horas; en su lugar, adoptan la marca de tiempo del momento en el que se envió inicialmente el acuerdo.

Si un acuerdo vence durante las horas punta, se pone en cola para su vencimiento, pero se retrasará automáticamente 12 horas, lo que garantiza que el evento de caducidad se procese durante las horas valle.

Estado y edición durante la cola de caducidad

Mientras que un acuerdo está en cola para la caducidad, su estado permanece En proceso en la página Administrar y en las respuestas de la API.
Los destinatarios no pueden firmar un acuerdo que esté en cola y recibirán un mensaje de error que indica que el acuerdo no se puede firmar.
Durante el plazo de 12 horas de cola, el remitente puede editar la Fecha de caducidad en la página Administrar para prolongar el plazo y conceder más tiempo a los destinatarios para firmar.

Prácticas recomendadas

Normalmente, se recomienda establecer al menos una fecha de caducidad predeterminada. Esto ayuda a mantener los acuerdos organizados y alineados con las directivas actuales. La caducidad de los acuerdos que no es probable que se completen mejora la eficacia al reducir el bloqueo en el filtro En curso en la página Administrar, lo que facilita el seguimiento y la administración de los acuerdos activos.

Si activas las fechas de caducidad, ten en cuenta lo siguiente:

Activación de Incluir información de caducidad en los emails enviados a los firmantes: informar a los destinatarios de una fecha límite fomenta la finalización puntual y aclara que el acuerdo caducará si no actúan.
Desactivación de Incluir firmantes internos al aplicar plazos de caducidad a un documento: los plazos afectan en general a los destinatarios externos más que a los usuarios internos. Al desactivar esta opción, evitas que los acuerdos caduquen simplemente porque los refrendarios internos no han completado sus acciones a tiempo.
Activa Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento: la autorización de cambios suele depender en general de los requisitos de cumplimiento. Si el proceso no requiere restricciones de tiempo estrictas, activar esta opción proporciona flexibilidad, dando a los remitentes la opción de guardar un acuerdo que está a punto de vencer.

Cosas que debes saber y preguntas frecuentes:

Las horas no punta van de las 19 horas de la tarde hasta las 7 horas de la mañana, en función de la zona horaria más central para el grupo de recursos compartidos desde el que se envió el acuerdo. Las zonas horarias utilizadas para cada grupo de recursos compartidos son las siguientes:

Grupo de recursos compartidos	Zona horaria para las horas punta (de 7 horas de la mañana a 19 horas de la tarde)
Na1, NA2, NA3, NA4	Estados Unidos/Chicago
EU1, EU2	Europa/Berlín
AU1	Australia/Sídney
JP1	Asia/Tokio
IN1	Asia/Kolkata
SG1	Asia/Singapur

Nota:

Algunos grupos de recursos compartidos incluyen varios recursos compartidos que abarcan varias zonas horarias. Todos los recursos compartidos del grupo aplican la misma ventana de caducidad de horas no punta.
Por ejemplo, NA1, NA2, NA3 o NA4 tienen todos las mismas horas no punta en función de la hora central (GMT -6).

El acuerdo caducará de acuerdo con lo programado, normalmente al cabo de unos minutos de la hora de caducidad establecida.

Hace referencia al recurso compartido en el que se envió el acuerdo, en función del entorno del remitente. (Descubre en qué recurso compartido estás >)

El firmante no podrá firmar después de la hora de caducidad, incluso si el acuerdo aún no ha pasado al estado EXPIRED . Verá un mensaje de error:

Si un acuerdo se ha puesto en cola para la caducidad, pero la caducidad aún no se ha procesado, el remitente puede seguir editando la fecha de caducidad. Esto permite que el destinatario asigne más tiempo para firmar el acuerdo antes de que caduque.

Hasta que el sistema procese la caducidad (en un plazo de 12 horas), el acuerdo permanecerá en el estado IN_PROCESS. Pasa a EXPIRED una vez procesado el evento de caducidad.

Sí, puedes editar la hora de caducidad en cualquier momento hasta que se procese la caducidad. No hay restricciones en cuanto a la modificación de la hora de caducidad antes de que el acuerdo pase al estado EXPIRED .

Sí, pero el retraso puede variar unos minutos en función de la carga del sistema.

Al establecer la fecha u hora de caducidad en la página Solicitar firmas, se establece de forma predeterminada en 11:59 P.M., lo que garantiza que la caducidad se produzca durante las horas no punta y que se procese a esa hora o poco después. Puedes ajustarlo en la sección Configuración del acuerdo.

Sección “Configuración del acuerdo” de la página Solicitar firma con la configuración Fecha límite de finalización resaltada.

El acuerdo seguirá apareciendo como En curso hasta que se procese la caducidad, normalmente 12 horas después.

La gobernanza de datos comienza solo después de que el acuerdo pase a un estado de finalización (p. ej., EXPIRED). Una caducidad retrasada también retrasa el inicio del período de retención.

El evento de caducidad se registra una vez procesada la caducidad, que se puede retrasar hasta 12 horas si la hora de caducidad se encuentra dentro de las horas punta.

Esta actualización optimiza el rendimiento del sistema para satisfacer la demanda creciente.

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