Grupo de recursos compartidos
Novedades
Introducción
- Guía de inicio rápido para administradores
- Guía de inicio rápido para usuarios
- Para desarrolladores
- Biblioteca de tutoriales de vídeo
- Preguntas frecuentes
Administrar
- Información general sobre Admin Console
- Administración de usuarios
- Agregación de usuarios
- Crear usuarios centrados en funciones
- Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
- Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
- Editar los miembros del grupo de un usuario
- Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
- Promover un usuario a una función de administrador
- Tipos de identidad de usuario y SSO
- Cambiar identidad de usuario
- Autenticar usuarios con MS Azure
- Autenticar usuarios con la federación de Google
- Perfiles de productos
- Experiencia de inicio de sesión
- Configuración de cuenta/grupo
- Descripción general de configuración
- Configuración global
- Nivel de cuenta e ID
- Nueva experiencia de destinatario
- Flujos de trabajo de firma automática
- Enviar en bloque
- Formulario web
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Documentos de la biblioteca
- Recopilar los datos de formularios con acuerdos
- Visibilidad limitada de los documentos
- Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado
- Incluir un vínculo en el correo electrónico
- Incluir una imagen en el correo electrónico
- Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
- Adjuntar informe de auditoría a documentos
- Combinar varios documentos en uno solo
- Descargar documentos individuales
- Carga de un documento firmado
- Delegación para usuarios de mi cuenta
- Permitir delegar a destinatarios externos
- Autoridad para firmar
- Autoridad para enviar
- Potestad para añadir sellos electrónicos
- Establecer la zona horaria predeterminada
- Establecer un formato de fecha predeterminado
- Usuarios en varios grupos (UMG)
- Permisos de administrador de grupos
- Reemplazar destinatario
- Informe de auditoría
- Pie de página de la transacción
- Mensajería en el producto y guías
- PDF accesibles
- Nueva experiencia de creación
- Cliente sanitario
- Configuración de cuenta
- Añadir logotipo
- Personalizar el nombre de host/URL de la empresa
- Agregar el nombre de empresa
- Redirección de URL posterior al acuerdo
- Preferencias de firma
- Firmas con el formato correcto
- Permitir a los destinatarios firmar mediante
- Los firmantes pueden cambiar su nombre
- Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
- Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
- Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
- Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
- Rechazo de la firma
- Permitir flujos de trabajo de Stamps
- Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
- Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
- Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
- Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
- Solicitar la dirección IP de los firmantes
- Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
- Firmas digitales
- Sellos electrónicos
- Identidad digital
- Configuración de informes
- Nueva experiencia de informes
- Configuración de informes clásica
- Configuración de seguridad
- Configuración de inicio de sesión único
- Configuración de recordar usuario
- Política de contraseña para inicio de sesión
- Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
- Duración de la sesión web
- Tipo de encriptación del PDF
- API
- Acceso a la información de usuarios y grupos
- Rangos de IP permitidos
- Uso compartido de cuenta
- Permisos de cuenta compartida
- Controles de uso compartido de acuerdos
- Verificación de la identidad del firmante
- Contraseña de firma de acuerdo
- Seguridad de la contraseña del documento
- Bloqueo de firmantes por geolocalización
- Autenticación telefónica
- Autenticación basada en conocimientos (KBA)
- Permitir la extracción de página
- Expiración del vínculo a documentos
- Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
- Marca de hora
- Configuración del envío
- Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
- Requerir el nombre del destinatario al enviar
- Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
- Funciones de destinatarios permitidos
- Permitir testigos electrónicos
- Grupos de destinatarios
- CCs
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Campos obligatorios
- Adjuntar documentos
- Integración de campos
- Modificar acuerdos
- Nombre del acuerdo
- Idiomas
- Mensajes privados
- Tipos de firma permitidos
- Recordatorios
- Protección con contraseña de documentos firmados
- Enviar notificación de acuerdo a través de
- Opciones de identificación del firmante
- Protección de contenidos
- Habilitar transacciones de Notarize
- Caducidad del documento
- Vista previa, colocar firmas y añadir campos
- Orden de las firmas
- Liquid Mode
- Controles de flujo de trabajo personalizado
- Opciones de carga para la página de firma electrónica
- Redirección de la URL de confirmación tras la firma
- Plantillas de mensajes
- Configuración biofarmacéutica
- Integración del flujo de trabajo
- Configuración de notarización
- Integración de pagos
- Mensajería de los firmantes
- Configuración de SAML
- Configuración de SAML
- Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
- Instalar Okta
- Instalar OneLogin
- Instalar federación de identidades de Oracle
- Configuración de SAML
- Gobernanza de datos
- Configuración de marca de tiempo
- Archivo externo
- Idiomas de la cuenta
- Configuración de correo electrónico
- Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
- Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
- Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
- Personalizar los campos “Para” y “CC”
- Habilitar notificaciones sin enlaces
- Personalice plantillas de correo electrónico
- Migración de echosign.com a adobesign.com
- Configuración de las opciones para los destinatarios
- Orientación para los requisitos reglamentarios
- Accesibilidad
- HIPAA
- RGPD
- Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
- Clientes del sector sanitario
- Compatibilidad con IVES
- Acuerdos de "protección"
- Consideraciones de la UE y el Reino Unido
- Descargar acuerdos en bloque
- Reivindicar un dominio
- Vínculos de notificación de abuso
Enviar, firmar y administrar acuerdos
- Opciones de destinatario
- Cancelar un recordatorio por correo electrónico
- Opciones de la página de firma electrónica
- Información general de la página de firma electrónica
- Abrir para leer el acuerdo sin campos
- Rechazar la firma de un acuerdo
- Delegar autorización de firma
- Reiniciar el acuerdo
- Descargar un PDF del acuerdo
- Ver el historial del acuerdo
- Ver los mensajes del acuerdo
- Conversión de una firma electrónica a una escrita
- Conversión de una firma escrita a una electrónica
- Navegar por los campos de formulario
- Borrar los datos de los campos de formulario
- Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
- Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
- Revisar los avisos legales
- Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
- Enviar acuerdos
- Enviar página (Redactar)
- Información general sobre los puntos de referencia y las funciones
- Selector de grupo
- Añadir archivos y plantillas
- Nombre del acuerdo
- Mensaje global
- Fecha límite de finalización
- Recordatorios
- Proteger el PDF con contraseña
- Tipo de firma
- Configuración regional del destinatario
- Orden/flujo de firmas de los destinatarios
- Roles de destinatario
- Autenticación de los destinatarios
- Mensaje privado para el destinatario
- Acceso del destinatario al acuerdo
- Partes en CC
- Comprobación de identidad
- Envía un acuerdo solo a ti
- Enviar un acuerdo a otros usuarios
- Firmas escritas
- Orden de firma de los destinatarios
- Enviar en bloque
- Enviar página (Redactar)
- Creación de campos en documentos
- Entorno de creación en la aplicación
- Detección automática de campos
- Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
- Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
- La función Rellenar previamente
- Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
- Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
- Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
- Creación de formularios y etiquetas de texto
- Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
- Campos
- Preguntas frecuentes sobre creación
- Entorno de creación en la aplicación
- Firmar acuerdos
- Gestionar acuerdos
- Información general de la página Administrar
- Acuerdos delegados
- Reemplazar destinatarios
- Limitar la visibilidad del documento
- Cancelar un acuerdo
- Crear nuevos recordatorios
- Revisar recordatorios
- Cancelación de un recordatorio
- Acceder a flujos de Power Automate
- Más acciones...
- Cómo funciona la búsqueda
- Ver un acuerdo
- Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
- Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
- Cargar un documento firmado
- Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
- Editar el método de autenticación de un destinatario
- Añadir o modificar una fecha de caducidad
- Añadir una nota al acuerdo
- Uso compartido de un acuerdo individual
- Anular uso compartido de un acuerdo
- Descargar un acuerdo individual
- Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
- Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
- Descargar el contenido del campo de un acuerdo
- Informe de auditoría
- Exportaciones de creación de informes y datos
- Información general
- Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
- Gráficos de informes
- Exportaciones de datos
- Cambio de nombre de un gráfico/exportación
- Duplicar un informe/exportación
- Programar un informe/exportación
- Eliminar un informe/exportación
- Comprobar uso de transacciones
Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados
- Formularios web
- Crear un formulario web
- Editar un formulario web
- Deshabilitación/habilitación de un formulario web
- Ocultación/descubrimiento de un formulario web
- Buscar la dirección URL o el código de script
- Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
- Guardar un formulario web para completarlo más tarde
- Cambiar el tamaño de un formulario web
- Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca)
- Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
- Crear una plantilla de biblioteca
- Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
- Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
- Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
- Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
- Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
- Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
- Flujos de trabajo de Power Automate
- Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
- Habilitar la integración de Power Automate
- Acciones en contexto de la página Administrar
- Seguimiento del uso de Power Automate
- Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
- Desencadenadores utilizados para flujos
- Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
- Administrar flujos
- Editar flujos
- Compartir flujos
- Deshabilitar o habilitar flujos
- Eliminar flujos
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- Solo administrador
- Archivo de acuerdos
- Guarde los documentos completados en SharePoint
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- Guardar los documentos completados en Google Drive
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- Archivo de acuerdos del formulario web
- Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
- Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
- Guardar los documentos completados en Google Drive
- Guardar los documentos de formularios web completados en Box
- Extracción de datos del acuerdo
- Notificaciones del acuerdo
- Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
- Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
- Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
- Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
- Generación de acuerdos
- Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
- Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
- Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
- Flujos de trabajo de envío personalizado
- Compartir usuarios y acuerdos
Integrar con otros productos
- Introducción a las integraciones de Acrobat Sign
- Acrobat Sign para Salesforce
- Acrobat Sign para Microsoft
- Otras integraciones
- Integraciones gestionadas por socios
- Cómo se crea una clave de integración
Acrobat Sign Desarrolladores
- API REST
- Webhooks
- Zona protegida
Soporte y solución de problemas
Permitir que los remitentes establezcan una contraseña para ver un acuerdo.
La función Fecha de caducidad de Acrobat Sign permite a los remitentes establecer un límite de tiempo para que los destinatarios completen sus firmas antes de que el acuerdo se cancele automáticamente. Esto permite controlar las fechas límite de firma, especialmente para los acuerdos que afectan al tiempo, como los contratos de temporada o las ofertas especiales. También agiliza la gestión de los acuerdos al eliminar de la lista en curso los acuerdos antiguos o los que probablemente no vayan a completarse, lo que facilita el seguimiento de los acuerdos activos.
Los remitentes pueden establecer fechas de caducidad hasta 180 días desde el momento en que se envía un acuerdo. De forma predeterminada, los acuerdos están programados para caducar a las 23.59 horas, hora local del servidor, pero los remitentes pueden modificar esta configuración. Para optimizar el rendimiento del sistema, los acuerdos siempre caducan durante las horas valle de su grupo de servidores asignado. Si una caducidad se establece durante las horas punta, el sistema añadirá automáticamente 12 horas, lo que garantiza que la caducidad se produzca durante las horas no punta.
Si no se establece ninguna fecha de caducidad manualmente, los acuerdos caducarán automáticamente al cabo de 365 días en un estado En curso , lo que garantiza que los acuerdos de larga duración no permanezcan abiertos indefinidamente.
Todos los tiempos de caducidad se basan en el zona horaria del grupo de servidores (consulta las preguntas frecuentes abajo de la página).
Configuración
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
- Acrobat Sign Solutions: compatible; desactivado de forma predeterminada
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible; desactivado de forma predeterminada
Ámbito de configuración:
Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.
Para acceder a esta función, ve al menú de configuración del administrador en Configuración de envío > caducidad del documento
La experiencia del remitente para la Caducidad del documento varía en función de si estás configurando una cuenta comercial de Acrobat Sign Solutions o una cuenta de Acrobat Sign para la administración pública.
Selecciona el nivel de servicio que estás utilizando entre las opciones siguientes para revisar las opciones de configuración en sus respectivos entornos:
Cuando está activada la opción Caducidad del documento, también deberás seleccionar la opción Permitir a los remitentes configurar o modificar la configuración de caducidad por documento o Limitar el número de días que los firmantes tendrán que firmar los documentos.
De este modo, el valor Fecha límite de finalización en la Configuración del acuerdo estará disponible.
Si la configuración está desactivada, la opción Fecha límite de finalización estará bloqueada y no se podrá editar.
Cuando esta opción está activada, los remitentes tienen la posibilidad de cambiar la fecha de caducidad a cualquier día dentro de los 180 días siguientes a la creación del acuerdo.
Los nuevos acuerdos establecen automáticamente la fecha de caducidad en 180 días desde el día del envío (a menos que se haya definido un número limitado de días).
El remitente puede elegir una fecha de caducidad diferente dentro de los 180 días.
Cuando esta opción está activada, los acuerdos que están En curso tienen la opción de editar la fecha límite en la página Administrar.
La Fecha de caducidad en los metadatos del acuerdo muestra un icono de lápiz para abrir la interfaz Añadir o Editar para la fecha límite.
Cuando esta opción está activada, los nuevos acuerdos adoptan automáticamente una fecha límite de finalización medida en el número de días definido por el campo de entrada.
Si la opción para permitir que el remitente establezca o modifique la fecha de caducidad no está activada, el selector de fecha en la parte derecha del campo de fecha de caducidad se bloqueará y solo se aplicará la ventana de caducidad predeterminada.
Cuando esta opción está activada, inserta la información de la fecha límite en cualquier comunicación por correo electrónico que se envíe al destinatario.
Los ejemplos siguientes muestran la solicitud de firma y un correo electrónico de recordatorio con la información de la fecha límite visible.
Si la opción está desactivada, la información de caducidad no se incluirá en la plantilla de correo electrónico.
Cuando está activada la opción Caducidad del documento, también deberás seleccionar la opción Permitir a los remitentes configurar o modificar la configuración de caducidad por documento o Limite el número de días que los firmantes tendrán que firmar los documentos.
Los nuevos acuerdos muestran la opción Fecha límite de finalización. La experiencia dependerá de si se utiliza la fecha límite predeterminada o si el remitente puede establecerla.
Si la opción Caducidad del documento no está activada, la opción Fecha límite de finalización se omitirá completamente de la página.
Cuando esta opción está activada, los remitentes tienen la posibilidad de cambiar la fecha de caducidad a cualquier día dentro de los 180 días siguientes a la creación del acuerdo.
Los nuevos acuerdos muestran la opción Fecha límite de finalización sin insertar ningún valor. El remitente puede indicar un número de días antes de que el acuerdo caduque o no se definirá ninguna caducidad.
Cuando esta opción está activada, los acuerdos que están En curso tienen la opción de editar la fecha límite en la página Administrar.
La Fecha de caducidad en los metadatos del acuerdo muestra un icono de lápiz para abrir la interfaz Añadir o Editar para la fecha límite.
Cuando esta opción está activada, los nuevos acuerdos adoptan automáticamente una fecha límite de finalización medida en el número de días definido por el campo de entrada.
Si la opción para permitir que el remitente establezca o modifique la fecha de caducidad no está activada, la opción Fecha límite de finalización se seleccionará, pero se bloqueará. En este caso, solo se aplica la ventana de caducidad predeterminada.
Cuando esta opción está activada, inserta la información de la fecha límite en cualquier comunicación por correo electrónico que se envíe al destinatario.
Los ejemplos siguientes muestran la solicitud de firma y un correo electrónico de recordatorio con la información de la fecha límite visible.
Si la opción está desactivada, la información de caducidad no se incluirá en la plantilla de correo electrónico.
Hora de caducidad
La caducidad del documento se produce siempre durante las horas valle, en función del servidor que ha enviado el acuerdo. Las horas valle van de 19 horas de la tarde a 7 horas de la mañana en la zona horaria local del servidor.
De forma predeterminada, para los acuerdos enviados a través del moderno proceso Solicitar firmas se asigna una hora de caducidad de 23:59 horas, aunque los remitentes puedan establecer fechas y horas de caducidad personalizadas. Sin embargo, los acuerdos enviados a través de la API, integraciones o interfaces antiguas no tienen el valor predeterminado de 23:59 horas; en su lugar, adoptan la marca de tiempo del momento en el que se envió inicialmente el acuerdo.
Si un acuerdo vence durante las horas punta, se pone en cola para su vencimiento, pero se retrasará automáticamente 12 horas, lo que garantiza que el evento de caducidad se procese durante las horas valle.
Estado y edición durante la cola de caducidad
- Mientras que un acuerdo está en cola para la caducidad, su estado permanece En proceso en la página Administrar y en las respuestas de la API.
- Los destinatarios no pueden firmar un acuerdo que esté en cola y recibirán un mensaje de error que indica que el acuerdo no se puede firmar.
- Durante el plazo de 12 horas de cola, el remitente puede editar la Fecha de caducidad en la página Administrar para prolongar el plazo y conceder más tiempo a los destinatarios para firmar.
Prácticas recomendadas
Normalmente, se recomienda establecer al menos una fecha de caducidad predeterminada. Esto ayuda a mantener los acuerdos organizados y alineados con las directivas actuales. La caducidad de los acuerdos que no es probable que se completen mejora la eficacia al reducir el bloqueo en el filtro En curso en la página Administrar, lo que facilita el seguimiento y la administración de los acuerdos activos.
Si activas las fechas de caducidad, ten en cuenta lo siguiente:
- Activación de Incluir información de caducidad en los emails enviados a los firmantes: informar a los destinatarios de una fecha límite fomenta la finalización puntual y aclara que el acuerdo caducará si no actúan.
- Desactivación de Incluir firmantes internos al aplicar plazos de caducidad a un documento: los plazos afectan en general a los destinatarios externos más que a los usuarios internos. Al desactivar esta opción, evitas que los acuerdos caduquen simplemente porque los refrendarios internos no han completado sus acciones a tiempo.
- Activa Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento: la autorización de cambios suele depender en general de los requisitos de cumplimiento. Si el proceso no requiere restricciones de tiempo estrictas, activar esta opción proporciona flexibilidad, dando a los remitentes la opción de guardar un acuerdo que está a punto de vencer.
Las horas no punta van de las 19 horas de la tarde hasta las 7 horas de la mañana, en función de la zona horaria más central para el grupo de recursos compartidos desde el que se envió el acuerdo. Las zonas horarias utilizadas para cada grupo de recursos compartidos son las siguientes:
|
Zona horaria para las horas punta (de 7 horas de la mañana a 19 horas de la tarde) |
---|---|
Na1, NA2, NA3, NA4 |
Estados Unidos/Chicago |
EU1, EU2 |
Europa/Berlín |
AU1 |
Australia/Sídney |
JP1 |
Asia/Tokio |
IN1 |
Asia/Kolkata |
SG1 |
Asia/Singapur |
Algunos grupos de recursos compartidos incluyen varios recursos compartidos que abarcan varias zonas horarias. Todos los recursos compartidos del grupo aplican la misma ventana de caducidad de horas no punta.
Por ejemplo, NA1, NA2, NA3 o NA4 tienen todos las mismas horas no punta en función de la hora central (GMT -6).
El acuerdo caducará de acuerdo con lo programado, normalmente al cabo de unos minutos de la hora de caducidad establecida.
Hace referencia al recurso compartido en el que se envió el acuerdo, en función del entorno del remitente. (Descubre en qué recurso compartido estás >)
El firmante no podrá firmar después de la hora de caducidad, incluso si el acuerdo aún no ha pasado al estado EXPIRED . Verá un mensaje de error:
Si un acuerdo se ha puesto en cola para la caducidad, pero la caducidad aún no se ha procesado, el remitente puede seguir editando la fecha de caducidad. Esto permite que el destinatario asigne más tiempo para firmar el acuerdo antes de que caduque.
Hasta que el sistema procese la caducidad (en un plazo de 12 horas), el acuerdo permanecerá en el estado IN_PROCESS. Pasa a EXPIRED una vez procesado el evento de caducidad.
Sí, puedes editar la hora de caducidad en cualquier momento hasta que se procese la caducidad. No hay restricciones en cuanto a la modificación de la hora de caducidad antes de que el acuerdo pase al estado EXPIRED .
Sí, pero el retraso puede variar unos minutos en función de la carga del sistema.
Al establecer la fecha u hora de caducidad en la página Solicitar firmas, se establece de forma predeterminada en 11:59 P.M., lo que garantiza que la caducidad se produzca durante las horas no punta y que se procese a esa hora o poco después. Puedes ajustarlo en la sección Configuración del acuerdo.
El acuerdo seguirá apareciendo como En curso hasta que se procese la caducidad, normalmente 12 horas después.
La gobernanza de datos comienza solo después de que el acuerdo pase a un estado de finalización (p. ej., EXPIRED). Una caducidad retrasada también retrasa el inicio del período de retención.
El evento de caducidad se registra una vez procesada la caducidad, que se puede retrasar hasta 12 horas si la hora de caducidad se encuentra dentro de las horas punta.
Esta actualización optimiza el rendimiento del sistema para satisfacer la demanda creciente.