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Guía de Adobe Acrobat Sign

Novedades

  1. Notas previas a la versión
  2. Notas de la versión
  3. Notificaciones importantes

Introducción

  1. Guía de inicio rápido para administradores
  2. Guía de inicio rápido para usuarios
  3. Para desarrolladores
  4. Biblioteca de tutoriales de vídeo
  5. Preguntas frecuentes

Administrar

  1. Información general sobre Admin Console
  2. Administración de usuarios
    1. Agregación de usuarios
      1. Agregar un usuario
      2. Añadir usuarios en bloque
      3. Añadir usuarios desde el directorio
      4. Añadir usuarios desde MS Azure Active Directory
    2. Crear usuarios centrados en funciones
      1. Cuentas técnicas - basadas en API
      2. Cuentas de servicio - Manejadas manualmente
    3. Buscar usuarios con errores de aprovisionamiento
    4. Cambiar nombre/dirección de correo electrónico
    5. Editar los miembros del grupo de un usuario
    6. Editar los miembros del grupo de un usuario a través de la interfaz de grupo
    7. Promover un usuario a una función de administrador
    8. Tipos de identidad de usuario y SSO
    9. Cambiar identidad de usuario
    10. Autenticar usuarios con MS Azure
    11. Autenticar usuarios con la federación de Google
    12. Perfiles de productos
    13. Experiencia de inicio de sesión 
  3. Configuración de cuenta/grupo
    1. Descripción general de configuración
    2. Configuración global
      1. Nivel de cuenta e ID
      2. Nueva experiencia de destinatario
      3. Flujos de trabajo de firma automática
      4. Enviar en bloque
      5. Formulario web
      6. Flujos de trabajo de envío personalizado
      7. Flujos de trabajo de Power Automate
      8. Documentos de la biblioteca
      9. Recopilar los datos de formularios con acuerdos
      10. Visibilidad limitada de los documentos
      11. Adjuntar una copia de PDF del acuerdo firmado 
      12. Incluir un vínculo en el correo electrónico
      13. Incluir una imagen en el correo electrónico
      14. Los archivos adjuntos a correos electrónicos recibirán el nombre
      15. Adjuntar informe de auditoría a documentos
      16. Combinar varios documentos en uno solo
      17. Descargar documentos individuales
      18. Carga de un documento firmado
      19. Delegación para usuarios de mi cuenta
      20. Permitir delegar a destinatarios externos
      21. Autoridad para firmar
      22. Autoridad para enviar
      23. Potestad para añadir sellos electrónicos
      24. Establecer la zona horaria predeterminada
      25. Establecer un formato de fecha predeterminado
      26. Usuarios en varios grupos (UMG)
        1. Actualizar para usar UMG
      27. Permisos de administrador de grupos
      28. Reemplazar destinatario
      29. Informe de auditoría
        1. Información general
        2. Permitir acceso no autenticado en la página de verificación de la transacción
        3. Incluir recordatorios
        4. Incluir eventos de vista
        5. Incluir recuento de páginas del acuerdo/archivos adjuntos
      30. Pie de página de la transacción
      31. Mensajería en el producto y guías
      32. PDF accesibles
      33. Nueva experiencia de creación
      34. Cliente sanitario
    3. Configuración de cuenta
      1. Añadir logotipo
      2. Personalizar el nombre de host/URL de la empresa    
      3. Agregar el nombre de empresa
      4. Redirección de URL posterior al acuerdo
    4. Preferencias de firma
      1. Firmas con el formato correcto
      2. Permitir a los destinatarios firmar mediante
      3. Los firmantes pueden cambiar su nombre
      4. Permitir que los destinatarios utilicen su firma guardada
      5. Condiciones de uso personalizadas y divulgación del cliente
      6. Desplazarse por los destinatarios en los campos del formulario
      7. Reiniciar flujo de trabajo del acuerdo
      8. Rechazo de la firma
      9. Permitir flujos de trabajo de Stamps
      10. Solicitar a los firmantes que proporcionen su Título o Empresa
      11. Permitir a los firmantes imprimir y colocar una firma escrita
      12. Mostrar mensajes al firmar electrónicamente
      13. Requerir a los firmantes usar un dispositivo móvil para crear su firma
      14. Solicitar la dirección IP de los firmantes
      15. Excluir el nombre y cargo de la empresa de los sellos de participación
      16. Aplicar escala de dibujo de firma adaptable
    5. Firmas digitales
      1. Información general
      2. Descargar y firmar con Acrobat
      3. Firmar con firmas en la nube
      4. Incluir metadatos para proveedores de identidad
      5. Proveedores de firma en la nube restringidos
    6. Sellos electrónicos
    7. Identidad digital
      1. Puerta de enlace de identidad digital
      2. Política de comprobación de identidad
    8. Configuración de informes
      1. Nueva experiencia de informes
      2. Configuración de informes clásica
    9. Configuración de seguridad
      1. Configuración de inicio de sesión único
      2. Configuración de recordar usuario
      3. Política de contraseña para inicio de sesión
      4. Seguridad de la contraseña del inicio de sesión
      5. Duración de la sesión web
      6. Tipo de encriptación del PDF
      7. API
      8. Acceso a la información de usuarios y grupos
      9. Rangos de IP permitidos
      10. Uso compartido de cuenta
      11. Permisos de cuenta compartida
      12. Controles de uso compartido de acuerdos
      13. Verificación de la identidad del firmante
      14. Contraseña de firma de acuerdo
      15. Seguridad de la contraseña del documento
      16. Bloqueo de firmantes por geolocalización
      17. Autenticación telefónica
      18. Autenticación basada en conocimientos (KBA)
      19. Permitir la extracción de página
      20. Expiración del vínculo a documentos
      21. Cargar un certificado de cliente para webhooks/devoluciones de llamada
      22. Marca de hora
    10. Configuración del envío
      1. Mostrar página Enviar después de iniciar sesión
      2. Requerir el nombre del destinatario al enviar
      3. Bloquear valores de nombre para usuarios conocidos
      4. Funciones de destinatarios permitidos
      5. Permitir testigos electrónicos
      6. Grupos de destinatarios
      7. CCs
      8. Acceso del destinatario al acuerdo
      9. Campos obligatorios
      10. Adjuntar documentos
      11. Integración de campos
      12. Modificar acuerdos
      13. Nombre del acuerdo
      14. Idiomas
      15. Mensajes privados
      16. Tipos de firma permitidos
      17. Recordatorios
      18. Protección con contraseña de documentos firmados
      19. Enviar notificación de acuerdo a través de
      20. Opciones de identificación del firmante
        1. Información general
        2. Contraseña de firma
        3. Autenticación basada en conocimientos
        4. Autenticación telefónica
        5. Autenticación por WhatsApp
        6. Contraseña de un solo uso por correo electrónico
        7. Autenticación de Acrobat Sign
        8. Firma digital basada en la nube
        9. ID gubernamental
        10. Informes de identidad del firmante
      21. Protección de contenidos
      22. Habilitar transacciones de Notarize
      23. Caducidad del documento
      24. Vista previa, colocar firmas y añadir campos
      25. Orden de las firmas
      26. Liquid Mode
      27. Controles de flujo de trabajo personalizado
      28. Opciones de carga para la página de firma electrónica
      29. Redirección de la URL de confirmación tras la firma
    11. Plantillas de mensajes
    12. Configuración biofarmacéutica
      1. Información general
      2. Obligatoriedad de la autenticación de la identidad
      3. Motivos de firma
    13. Integración del flujo de trabajo
    14. Configuración de notarización
    15. Integración de pagos
    16. Mensajería de los firmantes
    17. Configuración de SAML
      1. Configuración de SAML
      2. Instalar el Servicio de federación de Microsoft Active Directory
      3. Instalar Okta
      4. Instalar OneLogin
      5. Instalar federación de identidades de Oracle
    18. Gobernanza de datos
    19. Configuración de marca de tiempo
    20. Archivo externo
    21. Idiomas de la cuenta
    22. Configuración de correo electrónico
      1. Imágenes de encabezado y pie de página del correo electrónico
      2. Permitir pies de página de correo electrónico de usuarios individuales
      3. Personalizar el correo electrónico de Firma solicitada
      4. Personalizar los campos “Para” y “CC”
      5. Habilitar notificaciones sin enlaces
      6. Personalice plantillas de correo electrónico
    23. Migración de echosign.com a adobesign.com
    24. Configuración de las opciones para los destinatarios
  4. Orientación para los requisitos reglamentarios
    1. Accesibilidad
      1. Cumplimiento de accesibilidad
      2. Crear formularios accesibles con Acrobat para escritorio
      3. Crear AcroForms accesibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Información general sobre el RGPD
      2. Redactar a un usuario
      3. Redactar los acuerdos de un usuario    
    4. Título 21 del CFR, Parte 11, y EudraLex, anexo 11
      1. Paquete de validación del Título 21 del CFR, Parte 11
      2. Manual del Título 21 del CFR y EudraLex Anexo 11
      3. Análisis de las responsabilidades compartidas
    5. Clientes del sector sanitario
    6. Compatibilidad con IVES
    7. Acuerdos de "protección"
    8. Consideraciones de la UE y el Reino Unido
      1. Transacciones transfronterizas de la UE y el Reino Unido e IDAS
      2. Requisitos de HMLR para los títulos firmados electrónicamente
      3. El impacto del Brexit en las leyes de firma electrónica en el Reino Unido
  5. Descargar acuerdos en bloque
  6. Reivindicar un dominio 
  7. Vínculos de notificación de abuso
  8. Requisitos y limitaciones del sistema
    1. Requisitos del sistema
    2. Límites de la transacción

Enviar, firmar y administrar acuerdos

  1. Opciones de destinatario
    1. Cancelar un recordatorio por correo electrónico
    2. Opciones de la página de firma electrónica
      1. Información general de la página de firma electrónica
      2. Abrir para leer el acuerdo sin campos
      3. Rechazar la firma de un acuerdo
      4. Delegar autorización de firma
      5. Reiniciar el acuerdo
      6. Descargar un PDF del acuerdo
      7. Ver el historial del acuerdo
      8. Ver los mensajes del acuerdo
      9. Conversión de una firma electrónica a una escrita
      10. Conversión de una firma escrita a una electrónica 
      11. Navegar por los campos de formulario
      12. Borrar los datos de los campos de formulario
      13. Ampliación y navegación por la página de firma electrónica
      14. Cambiar el idioma utilizado en las herramientas y la información del acuerdo
      15. Revisar los avisos legales
      16. Ajuste de las preferencias de cookies de Acrobat Sign
  2. Enviar acuerdos  
    1. Enviar página (Redactar)
      1. Información general sobre los puntos de referencia y las funciones
      2. Selector de grupo
      3. Añadir archivos y plantillas
      4. Nombre del acuerdo
      5. Mensaje global
      6. Fecha límite de finalización
      7. Recordatorios
      8. Proteger el PDF con contraseña
      9. Tipo de firma
      10. Configuración regional del destinatario
      11. Orden/flujo de firmas de los destinatarios
      12. Roles de destinatario
      13. Autenticación de los destinatarios
      14. Mensaje privado para el destinatario
      15. Acceso del destinatario al acuerdo
      16. Partes en CC
      17. Comprobación de identidad
    2. Envía un acuerdo solo a ti
    3. Enviar un acuerdo a otros usuarios
    4. Firmas escritas
    5. Orden de firma de los destinatarios
    6. Enviar en bloque
      1. Descripción general de la función Enviar en bloque
      2. Enviar en lote: configurar una plantilla principal
      3. Enviar en lote: configurar con el archivo CSV
      4. Cancelación de una transacción Enviar en lote
      5. Añadir recordatorios a Enviar en lote
      6. Creación de informes para Enviar en lote
  3. Creación de campos en documentos
    1. Entorno de creación en la aplicación
      1. Detección automática de campos
      2. Arrastra y suelta campos con el entorno de creación
      3. Asignación de los campos de formulario a los destinatarios
      4. La función Rellenar previamente
      5. Aplicar campos con una plantilla de campos reutilizable
      6. Transferir campos a una nueva plantilla de biblioteca
      7. Entorno de creación actualizada al enviar acuerdos
    2. Creación de formularios y etiquetas de texto
    3. Creación de formularios con Acrobat (AcroForms)
      1. Creación de AcroForm
      2. Crear documentos PDF accesibles
    4. Campos
      1. Tipos de campo
        1. Tipos de campo comunes
        2. Campos de firma electrónica
        3. Campo de iniciales
        4. Campo de nombre de destinatario
        5. Campo del correo electrónico del destinatario
        6. Fecha del campo de firma
        7. Campo de texto
        8. Campo de fecha
        9. Campo de número
        10. Casilla de verificación
        11. Botón de selección
        12. Menú desplegable
        13. Superposición de vínculos
        14. Campo de pago
        15. Archivos adjuntos
        16. Sello de participación
        17. Número de transacción
        18. Imagen
        19. Compañía
        20. Título
        21. Sello
      2. Aspecto del contenido del campo
      3. Validaciones de campo
      4. Valores de campos enmascarados
      5. Configuración de condiciones de mostrar/ocultar
      6. Campos calculados 
    5. Preguntas frecuentes sobre creación
  4. Firmar acuerdos
    1. Firmar los acuerdos que te envíen
    2. Rellenar y firmar
    3. Firma automática
  5. Gestionar acuerdos
    1. Información general de la página Administrar
    2. Acuerdos delegados
    3. Reemplazar destinatarios
    4. Limitar la visibilidad del documento 
    5. Cancelar un acuerdo 
    6. Crear nuevos recordatorios
    7. Revisar recordatorios
    8. Cancelación de un recordatorio
    9. Acceder a flujos de Power Automate
    10. Más acciones...
      1. Cómo funciona la búsqueda
      2. Ver un acuerdo
      3. Creación de una plantilla a partir de un acuerdo
      4. Ocultar/Mostrar acuerdos de la vista
      5. Cargar un documento firmado
      6. Modificar los archivos y campos de un acuerdo enviado
      7. Editar el método de autenticación de un destinatario
      8. Añadir o modificar una fecha de caducidad
      9. Añadir una nota al acuerdo
      10. Uso compartido de un acuerdo individual
      11. Anular uso compartido de un acuerdo
      12. Descargar un acuerdo individual
      13. Descarga de los archivos individuales de un acuerdo
      14. Descargar el informe de auditoría de un acuerdo
      15. Descargar el contenido del campo de un acuerdo
  6. Informe de auditoría
  7. Exportaciones de creación de informes y datos
    1. Información general
    2. Conceder a los usuarios acceso a la creación de informes
    3. Gráficos de informes
      1. Crear un informe nuevo
      2. Informes del acuerdo
      3. Informes de transacciones
      4. Informe de actividad de la configuración
      5. Editar un informe
    4. Exportaciones de datos 
      1. Para crear una nueva exportación de datos
      2. Exportación de datos de formularios web
      3. Edición de una exportación de datos
      4. Actualizar el contenido de exportación de datos
      5. Descargar la exportación de datos
    5. Cambio de nombre de un gráfico/exportación
    6. Duplicar un informe/exportación
    7. Programar un informe/exportación
    8. Eliminar un informe/exportación
    9. Comprobar uso de transacciones

Capacidades y flujos de trabajo de acuerdos avanzados

  1. Formularios web 
    1. Crear un formulario web
    2. Editar un formulario web
    3. Deshabilitación/habilitación de un formulario web
    4. Ocultación/descubrimiento de un formulario web
    5. Buscar la dirección URL o el código de script 
    6. Rellenar previamente los campos del formulario web con parámetros de URL
    7. Guardar un formulario web para completarlo más tarde
    8. Cambiar el tamaño de un formulario web
  2. Plantillas reutilizables (plantillas de la biblioteca) 
    1. Formularios del Gobierno de los EE. UU. en la biblioteca de Acrobat Sign
    2. Crear una plantilla de biblioteca
    3. Cambiar el nombre de una plantilla de biblioteca
    4. Cambiar el tipo de una plantilla de biblioteca
    5. Cambio del nivel de permisos de una plantilla de biblioteca
    6. Copiar, editar y guardar una plantilla compartida
    7. Descargar los datos de campos agregados para una plantilla de biblioteca
  3. Transferencia de la propiedad de formularios web y plantillas de biblioteca
  4. Flujos de trabajo de Power Automate 
    1. Información general sobre la integración de Power Automate y los derechos incluidos
    2. Habilitar la integración de Power Automate
    3. Acciones en contexto de la página Administrar
    4. Seguimiento del uso de Power Automate
    5. Crear un nuevo flujo (Ejemplos)
    6. Desencadenadores utilizados para flujos
    7. Importación de flujos desde fuera de Acrobat Sign
    8. Administrar flujos
    9. Editar flujos
    10. Compartir flujos
    11. Deshabilitar o habilitar flujos
    12. Eliminar flujos
    13. Plantillas útiles
      1. Solo administrador
        1. Guardar todos los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar todos los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar todos los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar todos los documentos completados en Box
      2. Archivo de acuerdos
        1. Guarde los documentos completados en SharePoint
        2. Guardar los documentos completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar todos los documentos completados en Dropbox
        5. Guardar los documentos completados en Box
      3. Archivo de acuerdos del formulario web
        1. Guardar documentos de formulario web completados en la biblioteca de SharePoint
        2. Guardar documentos de formularios web completados en OneDrive para empresas
        3. Guardar los documentos completados en Google Drive
        4. Guardar los documentos de formularios web completados en Box
      4. Extracción de datos del acuerdo
        1. Extraer datos de campos de formulario del documento firmado y actualizar la hoja de Excel
      5. Notificaciones del acuerdo
        1. Enviar notificaciones por correo electrónico personalizadas con el contenido del acuerdo y el acuerdo firmado
        2. Obtener notificaciones de Adobe Acrobat Sign en un canal de Teams
        3. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Slack
        4. Obtener las notificaciones de Adobe Acrobat Sign en Webex
      6. Generación de acuerdos
        1. Generar el documento a partir del formulario de Power App y la plantilla de Word; enviar para firmar
        2. Generar un acuerdo a partir de una plantilla de Word en OneDrive y obtener la firma
        3. Generar un acuerdo para la fila de Excel seleccionada, enviar para revisión y firmar
  5. Flujos de trabajo de envío personalizado
    1. Información general del flujo de trabajo de envío personalizado
    2. Creación de un nuevo flujo de trabajo de envío
    3. Edición de un flujo de trabajo de envío
    4. Activar o desactivar un flujo de trabajo de envío
    5. Enviar un acuerdo con un flujo de trabajo de envío
  6. Compartir usuarios y acuerdos
    1. Compartir un usuario
    2. Compartir acuerdos

Integrar con otros productos

  1.  Introducción a las integraciones de Acrobat Sign 
  2. Acrobat Sign para Salesforce
  3. Acrobat Sign para Microsoft
    1. Acrobat Sign para Microsoft 365
    2. Acrobat Sign para Outlook
    3. Acrobat Sign para Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign para Teams
    5. Acrobat Sign para Microsoft PowerApps y Power Automate
    6. Conector de Acrobat Sign para Microsoft Search
    7. Acrobat Sign para Microsoft Dynamics 
    8. Acrobat Sign para Microsoft SharePoint 
  4. Otras integraciones
    1. Acrobat Sign para ServiceNow
    2. Acrobat Sign para HR ServiceNow
    3. Acrobat Sign para SAP SuccessFactors
    4. Acrobat Sign para Workday
    5. Acrobat Sign para NetSuite
    6. Acrobat Sign para VeevaVault
    7. Acrobat Sign para Coupa BSM Suite
  5. Integraciones gestionadas por socios
  6. Cómo se crea una clave de integración

Acrobat Sign Desarrolladores

  1. API REST 
    1. Documentación de métodos
    2. Guía de desarrollo/SDK
    3. Preguntas frecuentes sobre API    
  2. Webhooks 
    1. Introducción a Webhook
    2. Configurar un webhook nuevo
    3. Ver o editar un webhook
    4. Desactivar o reactivar un webhook
    5. Eliminar un webhook
    6. Certificados SSL bidireccionales
    7. Webhooks en la API
  3. Zona protegida
    1. Información general sobre la zona protegida
    2. Vincular la producción y la zona protegida
    3. Tipos de recursos de la zona protegida

Soporte y solución de problemas

  1. Recursos de asistencia al cliente 
  2. Recursos de éxito de los clientes de empresa 

Filtra las páginas de un acuerdo que cada destinatario puede ver al firmar.

Con la configuración de Visibilidad limitada de documentos (LDV), puedes incluir varios archivos en un acuerdo mientras controlas qué destinatarios pueden ver cada archivo. La configuración seleccionada y la configuración del acuerdo determinan la visibilidad del documento. 

Utiliza LDV para restringir el acceso a documentos en función de las funciones del destinatario. Los escenarios comunes incluyen lo siguiente:

  • Acuerdos de ventas: los equipos internos revisan o aprueban los acuerdos antes de enviarlos a los clientes.
  • Documentación para nuevas contrataciones: se envían documentos adicionales después de que un candidato acepte una oferta.
  • Documentos de RR. HH.: se requiere un procesamiento interno para algunos documentos antes de que se compartan con el firmante.

Este es un vídeo rápido que recoge el uso a alto nivel:

Disponibilidad:

  • Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
  • Acrobat Sign Solutions: compatible; desactivado de forma predeterminada
  • Acrobat Sign para la administración pública: compatible; deshabilitado de forma predeterminada

Ámbito de configuración:

La LDV se puede habilitar en el nivel de cuenta y de grupo.

Comprender los siguientes términos ayuda a aclarar cómo funciona la visibilidad limitada de documentos:

Usuarios e ID de usuario

  • Usuario: hace referencia a una persona que accede a Adobe Acrobat Sign mediante un inicio de sesión directo, una autenticación federada o una integración. Un usuario puede autenticarse con varias direcciones de correo electrónico, lo que significa que puede tener varios ID de usuario.
  • ID de usuario: un identificador asignado por el sistema que identifica de forma única un perfil de usuario en Acrobat Sign. Aunque una dirección de correo electrónico es exclusiva, los usuarios pueden cambiar su dirección de correo electrónico, pero no pueden cambiar su ID de usuario. Acrobat Sign asocia lógicamente todos los recursos al ID de usuario que los creó.

Partes internas y partes externas

  • Partidas internas: ID de usuario que pertenecen a la misma cuenta de Acrobat Sign que el ID de usuario del remitente.
    • Los usuarios pueden pertenecer a cuentas de Acrobat Sign diferentes, incluso si trabajan en la misma compañía. Acrobat Sign no hace ninguna asociación basada en dominios de correo electrónico o nombres de compañías. El sistema solo considera a los usuarios internos si comparten el mismo ID de cuenta.
  • Partes externas: ID de usuario que no pertenecen a la cuenta de Acrobat Sign del remitente.
    • Si una dirección de correo electrónico no aparece en la lista de usuarios de la cuenta, el sistema clasifica ese participante como externo.

Cómo funciona la visibilidad del documento

Las reglas de Visibilidad limitada de documentos (LDV) controlan la posibilidad de los destinatarios de ver archivos específicos en un acuerdo.

  • La LDV se puede habilitar a nivel de cuenta y de grupo.
  • El sistema solo muestra el contenido del archivo asignado explícitamente a un destinatario.
  • Para asignar un archivo a un destinatario, añada al menos un campo para ese destinatario en cualquier parte del archivo.

Consideraciones importantes

  • La LDV se aplica a archivos enteros, no a páginas individuales. Si un archivo tiene 40 páginas y el destinatario tiene un campo asignado, el destinatario podrá ver todo el archivo.
  • Si un archivo no contiene ningún campo asignado para un destinatario, el sistema excluirá todo el archivo de su visualización.
  • Si un acuerdo contiene varios archivos y un destinatario necesita acceder a todos ellos, en cada archivo deberá asignarse al menos un campo.
  • Para aplicar el control a nivel de página, divide el documento en archivos independientes, cada uno de los cuales solo contiene las páginas relevantes.
Ejemplo de LDV

En el ejemplo de la derecha, hay dos firmantes y dos documentos en un acuerdo.

El firmante 1 ve ambos documentos, ya que hay un campo asignado en ambos documentos (campo 1 y campo 2)

El firmante 2 solo ve el documento 2 porque no tiene un campo asignado en el documento 1. 

  • Puede ver el documento 2 porque el Campo 3 está asignado al firmante 2.
Nota:

Las reglas LDV requieren las dos condiciones siguientes:

  • Varios destinatarios: el acuerdo debe incluir más de un destinatario.
    • Los destinatarios incluyen a cualquier persona implicada en el proceso de firma o aprobación.
    • Las partes en CC no se contabilizan como destinatarios.
  • Varios archivos: el acuerdo debe contener más de un archivo.
    • Los archivos son los archivos adjuntos utilizados para crear el acuerdo como .doc, .xls, .pdf o .png.

Las reglas de LDV no se aplican al acuerdo si no se cumple ninguna condición.

Configuración

Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Visibilidad limitada del documento

Pestaña Configuración global que resalta los controles de la LDV.

Los firmantes solo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado es la configuración raíz que habilita la experiencia y el conjunto de controles subordinados de la LDV. Si este control está deshabilitado, la LDV en su conjunto se deshabilitará en la experiencia del destinatario.

Todos los destinatarios y usuarios en CC verán todos los archivos en todo momento.

La LDV está deshabilitada

Participante

Durante el proceso de firma

Una vez concluido el acuerdo

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario externo

Todos los documentos

Todos los documentos

CC interno

Todos los documentos

Todos los documentos

CC externo

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Después de habilitar el control de la LDV raíz, hay tres configuraciones adicionales para controlar la visibilidad en función de su experiencia preferida:

Cuando la opción Los firmantes sólo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado está habilitada:

  • El remitente puede ver el contenido del archivo todo el tiempo
  • Los destinatarios pueden ver solo los archivos que están incluidos de forma explícita durante la firma y después de que el acuerdo se haya completado
  • Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo.
La LDV está habilitada

Participante

Durante la firma

Acuerdo completado

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Documentos asignados

Documentos asignados

Destinatario externo

Documentos asignados

Documentos asignados

CC interno

Ninguno

Ninguno

CC externo

Ninguno

Ninguno

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Cuando la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:

  • Todos los ID de usuario internos (asociados al usuario remitente) pueden ver el contenido del archivo.
  • Los destinatarios externos solo pueden ver el contenido de los archivos asignado a ellos, durante la firma y una vez que se haya completado el acuerdo.
  • Los usuarios en CC externos no ven el contenido de los archivos.
La LDV permite a los agentes internos ver todos los archivos

Participante

Durante la firma

Acuerdo completado

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario externo

Documentos asignados

Documentos asignados

CC interno

Todos los documentos

Todos los documentos

CC externo

Ninguno

Ninguno

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Cuando la opción Los firmantes y CC verán todos los archivos cuando reciban el acuerdo firmado está habilitada:

  • Los destinatarios ven solo el contenido del archivo asignado durante el proceso de firma
  • Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo durante el proceso de firma

Una vez completado el acuerdo, todos los destinatarios y usuarios en CC pueden ver el contenido del archivo.

La LDV expone todos los archivos cuando se completan

Participante

Durante la firma

Acuerdo completado

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Documentos asignados

Todos los documentos

Destinatario externo

Documentos asignados

Todos los documentos

CC interno

Ninguno

Todos los documentos

CC externo

Ninguno

Todos los documentos

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Esta configuración habilita las reglas de la LDV y permite que todos los ID de usuario internos (asignado al remitente) vean todo el contenido del archivo durante el ciclo de firma.

Cuando el acuerdo se ha completado, todos los usuarios pueden ver todo el contenido del archivo

La LDV permite a los agentes internos ver todos los archivos

Participante

Durante la firma

Acuerdo completado

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario externo

Documentos asignados

Todos los documentos

CC interno

Todos los documentos

Todos los documentos

CC externo

Ninguno

Todos los documentos

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Si aceptará firmas físicas, debe activar esta opción, pero tenga en cuenta que las reglas de la LDV no se aplican se usa una firma física.

En todos los casos, cuando se usa una firma física, las reglas de la LDV se suspenden para el acuerdo.

LDV para firmas físicas

Participante

Durante la firma

Acuerdo completado

Remitente

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario interno

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario externo

Todos los documentos

Todos los documentos

CC interno

Todos los documentos

Todos los documentos

CC externo

Todos los documentos

Todos los documentos

Destinatario de archivo externo

N/A

Todos los documentos

Uso de la LDV con la API de REST versión 6

El remitente puede utilizar la API REST v6 para otorgar visibilidad de forma explícita a los documentos.

Las llamadas a la API REST versión 6 ignoran toda la configuración de visibilidad del documento de la IU, ya que la llamada de la API sobrescribe la configuración de nivel de cuenta y grupo.

El único comportamiento obligatorio es que el remitente debe especificar una etiqueta del documento si indica un campo de formulario para un destinatario en particular. 

La API de REST v6 POST /agreements tiene 3 parámetros que se pueden usar para controlar los comportamientos de visibilidad del documento.

AgreementInfo

Nombre del parámetro

Tipo

Obligatoria

Descripción

documentVisibilityEnabled

Booleano

No

Parámetro opcional de la visibilidad del documento del acuerdo. Este parámetro se debe especificar y establecer como True para habilitar la visibilidad del documento.


ParticipantSetInfo

Nombre del parámetro

Tipo

Obligatoria

Descripción

visiblePages

Cadena[]

No

Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes.


CcInfo

Nombre del parámetro

Tipo

Obligatoria

Descripción

visiblePages

Cadena[]

No

Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC.


Código de estado HTTP

Código de estado HTTP

Motivo

Descripción

400

INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o más etiquetas de página visibles en un conjunto de participantes no son válidas.

400

INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL

Una o varias etiquetas de página visibles en CC no son válidas.

403

DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED

La visibilidad del documento habilitado se establece como False y el índice de la información de archivo no se puede especificar si no se configuró ningún participante o CC.

La API de REST v6 GET /agreements/{agreementId} se puede usar para recuperar la relación entre participantes y documentos

AgreementInfo

Nombre del parámetro

Tipo

Descripción

documentVisibilityEnabled

Booleano

Si el valor es True, la visibilidad del documento ha sido activada para este acuerdo.


ParticipantSetInfo

Nombre del parámetro

Objeto de REST

Descripción

visiblePages

Cadena[]

Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes.


CcInfo

Nombre del parámetro

Objeto de REST

Descripción

visiblePages

Cadena[]

Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC.

Si GET /agreements/{agreementId} tiene el estado CANCELLED, es posible que uno o más valores de parámetro de visibilidad de documentos no sean válidos.

Use GET /agreements/{agreementId}/events para obtener los motivos del error.

Mensaje de error

Condición

fileInfoIndex <FileInfo index> no se encuentra en uno de los participantSets que contienen <participant email>

<label> se debe especificar como visiblePages para el participante <participant email>

El error anterior se registra con el valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM y Event.comment.

Cosas que debes saber

La visibilidad limitada de documentos y los certificados de firma digital no son compatibles.

Cuando se habilita la LDV, el objeto de firma digital se elimina de la aplicación del entorno de creación.

Si un acuerdo con un campo de firma digital se envía con las reglas de LDV activadas, se desencadena un error:

El campo de firma digital <field name> no es compatible con la visibilidad del documento limitada.

Si el ID de usuario puede ver el archivo que contiene el campo adjunto, también podrán ver el contenido del archivo adjunto.

La sustitución de un destinatario funciona de la manera habitual, con una excepción:

  • El Remitente del acuerdo no puede sustituirse a sí mismo cuando esté incluido como destinatario con una función sin firma y la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está deshabilitada.

Si la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:

  • Los destinatarios internos pueden delegar solo en otro usuario interno
  • Los destinatarios externos no pueden delegar en un usuario interno
    • Si se intenta, aparecerá el siguiente error: “El administrador de la cuenta no permite delegar en esta persona”.

Los archivos y los campos se pueden editar (usando la función Modificar acuerdo) siempre que ningún participante haya visto el acuerdo.

La LDV no diferencia entre funciones. 

Si tiene un destinatario que no sea de firma, el destinatario debe tener al menos un campo en cada archivo al que desee que tengan acceso.

Si un destinatario no tiene archivos visibles (porque no se ha configurado ningún campo), aparecerá el siguiente error: 

El correo electrónico del participante <email> (<participant role>) no tiene ningún documento visible

Enviar en masa funciona igual que otros acuerdos. 

Cuando se envía un acuerdo, debe haber al menos un campo obligatorio (ni opcional ni condicional) en el campo de firma para cada destinatario con la función de firma.

Si uno o más firmantes no tienen un campo obligatorio de firma, se creará una página adicional al final del acuerdo y un cuadro de firma para cada firmante (de esta forma, todos los firmantes pueden ver esa última página).

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