En los flujos de trabajo de firma electrónica, la forma en que se aplica una firma suele ser menos crítica que la intención del firmante de dar su consentimiento. El registro de auditoría captura y admite esa intención y proporciona la base legal para la aplicación.

Por ejemplo, los destinatarios pueden escribir su nombre o incluso introducir un símbolo o una marca, como “X”, para indicar el acuerdo. Esta práctica se ha aceptado desde hace tiempo en formatos físicos y digitales. Lo que importa es que el firmante decida de forma deliberada aplicar una firma y que la acción se registre de una manera auditable y rastreable.

Por este motivo, las firmas que se aplican mediante nombres escritos, cargas de imágenes, sellos de firma o imágenes copiadas pueden seguir siendo válidas legalmente, aunque no se parezcan a las firmas manuscritas tradicionales.

Nota: Es posible que algunos reglamentos de cumplimiento requieran un tipo específico de firma, como una firma digital. Estos requisitos están fuera del ámbito de este grupo de configuración.

Opciones de entrada de firma

Acrobat Sign admite tres formas para que los destinatarios firmen o coloquen sus iniciales, tal y como se define en la configuración Permitir que los destinatarios firmen y coloquen sus iniciales:

Escrita: el destinatario introduce su nombre y se utiliza una de las cuatro fuentes disponibles para mostrar la firma.
Dibujada: el destinatario dibuja su firma con el ratón, el teclado o la pantalla táctil.
Imagen: el destinatario carga una imagen de su firma manuscrita.

Nota:

Existe una cuarta opción de firma si la cuenta habilita los flujos de trabajo de Stamps. Un sello se puede utilizar como firma si está habilitado explícitamente.

Utilización

Al redactar un acuerdo, los remitentes pueden elegir qué tipos de firma se permiten para cada destinatario. Todos los tipos de firma habilitados están disponibles de forma predeterminada. Para limitar las opciones, el remitente puede anular la selección de los tipos de firma que no desea que utilice el destinatario.

Prácticas recomendadas

Para reducir la fricción al aplicar firmas, mantenga habilitados todos los tipos de firma electrónica, a menos que un requisito de cumplimiento limite su uso.

Configuración

Disponibilidad:

Acrobat Standard y Acrobat Pro: compatibles
Acrobat Sign Solutions: compatible
Acrobat Sign para la administración pública: compatible

Ámbito de configuración:

Los administradores pueden habilitar esta función en los niveles de cuenta y grupo.

Para acceder a esta función, ve al menú de configuración del administrador a Preferencias de firma > Permitir que los destinatarios firmen y coloquen sus iniciales

El menú Preferencias de firma con los controles de tipos de firma permitidos resaltados.

Cuando esta opción está activada, el panel de firma proporciona la opción Tipo para que el destinatario aplique su firma.

La opción de firma escrita permite que el destinatario escriba simplemente su nombre y la aplicación aplica esa cadena de nombre utilizando una de las cuatro fuentes de firma.

El estilo de fuente siempre comienza con la primera fuente y aplica las firmas de los destinatarios posteriores en el mismo orden (si la opción Elegir dinámicamente la fuente de firma no está activada).

Ejemplo de panel de firma con el nombre introducido escrito y la firma resultante aplicada al PDF del acuerdo.

Elige dinámicamente la fuente de firma.

Acrobat Sign aplica fuentes de firma en una secuencia fija, similar a una lista ordenada, desde Font1 hasta Font4. El orden es siempre el mismo: Font2 sigue a Font1, Font3 sigue a Font2, y así sucesivamente.

Cuando la opción Elegir dinámicamente la fuente de firma está activada, no selecciona aleatoriamente la fuente para cada destinatario. En su lugar, seleccionará al azar el punto de inicio en la secuencia de fuentes. Tras elegir la fuente inicial, el sistema recorre las fuentes en orden.

Por ejemplo, si la configuración dinámica comienza con Font3, la firma siguiente utilizará Font4 y, a continuación, Font1, etc.

La ilustración siguiente muestra un ejemplo no dinámico con ocho firmas. La secuencia sigue dos ciclos completos en el conjunto de fuentes.

Lista de fuentes de firma que identifican las cuatro fuentes disponibles (en modo estático).

En el ejemplo siguiente se muestra cómo se aplican las fuentes cuando la opción Elegir de forma dinámica fuente de firma está habilitada. En este caso, el punto de inicio aleatorio es Font4, pero podría haber comenzado con cualquiera de las fuentes disponibles, incluido Font1. Una vez elegida la fuente inicial, las firmas restantes seguirán la secuencia estándar. En este caso, Font4 es la fuente inicial y Font1 es el segundo destinatario.

Lista de fuentes de firma que identifican las cuatro fuentes disponibles (en modo dinámico).

Al activar la opción para Dibujar una firma manuscrita e iniciales en la pantalla se añade el icono Dibujar al panel de firma.

Esto permite que los destinatarios utilicen un ratón, un lápiz táctil o un dedo para dibujar su firma, lo que proporciona una de las representaciones que más se aproximan a su propia firma, especialmente en dispositivos táctiles.

Dado que el dibujo con el ratón o el trackpad puede ser complicado, es una buena idea habilitar un tipo de firma adicional para garantizar que todos los destinatarios puedan completar el proceso de firma sin problemas.

Ejemplo de panel de firma con el nombre introducido dibujado y la firma resultante aplicada al PDF del acuerdo.

Nota:

Dado que una firma dibujada se trata como una imagen, no se captura automáticamente ningún texto de nombre. El destinatario debe introducir manualmente su nombre en el campo situado en la parte inferior izquierda del panel de firma. Este nombre se utiliza en el informe de auditoría para representar al firmante.

Si el nombre del destinatario se incluye durante el proceso de composición, ese nombre aparecerá como predeterminado en el campo de nombre dentro del panel de firma.

Cuando la opción Cargar una imagen de su firma y sus iniciales está habilitada, el icono Imagen aparece en el panel de firma.

Esta opción es ideal para los destinatarios que firman documentos con frecuencia y que desean reutilizar una versión digitalizada de su firma guardada como formato de imagen estándar, como JPG o PNG.

Al igual que las firmas dibujadas, las cargas de imágenes proporcionan una representación de alta calidad de la firma del destinatario. Al firmar, los destinatarios pueden seleccionar el icono Imagen y cargar el archivo directamente desde su dispositivo.

Ejemplo de panel de firma con la imagen de firma cargada y la firma resultante aplicada al PDF del acuerdo.

Nota:

Las firmas de imagen no incluyen el cromo de la línea de firma que normalmente incluiría una “firma con un formato correcto”.
Dado que una imagen de una firma no contiene texto de nombre que se captura automáticamente, el destinatario debe introducir manualmente su nombre en el campo situado en la parte inferior izquierda del panel de firma. Este nombre se utiliza en el informe de auditoría para representar al firmante.
- Si el nombre del destinatario se incluye durante el proceso de composición, ese nombre aparecerá como predeterminado en el campo de nombre dentro del panel de firma.

Cuando esta opción está activada y al enviar un nuevo acuerdo, aparece una opción en la Configuración del destinatario para cada destinatario que permite que el remitente elija qué tipos de firma están permitidos o no permitidos.

Página Redactar con la configuración del destinatario visible y los tipos de firma permitidos resaltados.

Sugerencia:

Al activar los tipos de firma Imagen y Dibujada, se añade al panel de firma la opción para utilizar un dispositivo Móvil para capturar la firma. Estas opciones permiten que un destinatario envíe un vínculo al panel de firma de su dispositivo de pantalla táctil o lápiz táctil, donde se captura la firma y se devuelve al acuerdo.
(Esta opción no está disponible en Acrobat Sign para cuentas gubernamentales)

Configuración relacionada

Hay varias configuraciones relacionadas o paralelas con los tipos de firma permitidos:

Cuando el flujo de trabajo de sellos y la opción para Usar un sello como firma están habilitados, puede insertar un campo de sello en lugar de un campo de firma.

Esta opción es útil para los clientes que firman documentos con Hanko o otros métodos de sello tradicionales.

Menú de administración Preferencias de firma con los controles del flujo de trabajo de sello resaltados.

Nota:

El uso de sellos como opción de firma se admite actualmente solo en el flujo de trabajo clásico Solicitar firma.

Ajusta automáticamente la línea y la imagen capturada de una firma dibujada para asegurarte de que sea suficientemente grande para leerla sin sobrecargar la anchura de la página.

Menú de administración Preferencias de firma con los controles del flujo de trabajo de firmas móviles obligatorias resaltados.

Si para tu proceso es importante capturar fielmente la caligrafía real de una firma del destinatario, puedes exigir que el paso de firma se complete en el dispositivo móvil del destinatario. Esto garantiza que pueda proporcionar una firma dibujada o basada en imágenes mediante una pantalla táctil.

Si su organización necesita cumplir los requisitos de cumplimiento para el marcaje de tiempo, pero no requiere certificados de firma digital, activar el marcaje de tiempo independiente puede ser la solución adecuada.

Esta opción te permite asociar una marca de tiempo criptográfica al sello de certificación aplicado en todos los acuerdos de Acrobat Sign. Respalda el cumplimiento de determinadas normas reglamentarias y del sector, como la ley de mantenimiento de libros electrónicos de Japón.

Menú de administración Configuración de seguridad con los controles de marca de tiempo resaltados.

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Ámbito de configuración:

Elige dinámicamente la fuente de firma.

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