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Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

  1. Notes de version préliminaire
  2. Notes de mise à jour
  3. Notifications importantes

Commencer

  1. Guide de démarrage rapide à l’attention des administrateurs
  2. Guide de démarrage rapide à l’attention des utilisateurs
  3. Pour les développeurs
  4. Bibliothèque de tutoriels vidéo
  5. Foire aux questions

Administration

  1. Présentation d’Admin Console
  2. Gestion des utilisateurs
    1. Ajout d’utilisateurs
      1. Ajout d’un utilisateur
      2. Ajout d’utilisateurs en masse
      3. Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
      4. Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
    2. Création d’utilisateurs axés sur les fonctions
      1. Comptes techniques - Pilotés par API
      2. Comptes de service - Pilotés manuellement
    3. Recherche d’utilisateurs présentant des erreurs d’approvisionnement
    4. Modification du nom/de l’adresse e-mail
    5. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe
    6. Modification de l’appartenance d’un utilisateur à un groupe via l’interface de groupe
    7. Promotion d’un utilisateur à un rôle d’administrateur
    8. Types d’identités des utilisateurs et SSO
    9. Changement d’identité d’utilisateur
    10. Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
    11. Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
    12. Profils de produit
    13. Expérience de connexion
  3. Paramètres de compte/groupe
    1. Présentation des paramètres
    2. Paramètres généraux
      1. ID et niveau de compte
      2. Nouvelle expérience pour les destinataires
      3. Workflows de signature automatique
      4. Envoi en masse
      5. Formulaires web
      6. Workflows d’envoi personnalisés
      7. Workflows Power Automate
      8. Documents de bibliothèque
      9. Collecte des données de formulaire avec les accords
      10. Visibilité limitée de documents
      11. Ajout d’une copie PDF de l’accord signé en pièce jointe
      12. Insertion d’un lien dans l’e-mail
      13. Insertion d’une image dans l’e-mail
      14. Fichiers joints à un e-mail nommés
      15. Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
      16. Fusion de plusieurs documents en un seul
      17. Téléchargement de documents individuels
      18. Chargement d’un document signé
      19. Délégation pour les utilisateurs de mon compte
      20. Autorisation de la délégation des destinataires externes
      21. Autorisation de signature
      22. Autorisation d’envoi
      23. Pouvoir d’ajouter des cachets électroniques
      24. Définition d’un fuseau horaire par défaut
      25. Définition d’un format de date par défaut
      26. Utilisateurs dans plusieurs groupes (UMG)
        1. Mise à niveau pour utiliser la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes
      27. Autorisations d’administrateur de groupe
      28. Remplacement du destinataire
      29. Rapport d’audit
        1. Présentation
        2. Autorisation des accès non authentifiés sur la page de vérification des transactions
        3. Inclusion des rappels
        4. Insertion des événements de consultation
        5. Inclusion du nombre de pages/pièces jointes de l’accord
      30. Pied de page de la transaction
      31. Dans les messages et les conseils sur les produits
      32. PDF accessibles
      33. Nouvelle expérience de création
      34. Client du secteur de la santé
    3. Configuration du compte
      1. Ajout d’un logo
      2. Personnalisation du nom d’hôte/de l’URL de la société
      3. Ajout du nom de l’entreprise
      4. Redirection d’URL une fois l’accord complété
    4. Préférences de signature
      1. Signatures correctement formatées
      2. Autorisation des destinataires à signer par
      3. Possibilité pour les signataires de modifier leur nom
      4. Autorisation des destinataires à utiliser leur signature enregistrée
      5. Personnalisation des conditions d’utilisation et de la règle concernant la divulgation des informations de l’utilisateur
      6. Navigation des destinataires dans les champs de formulaire
      7. Redémarrage du workflow de l’accord
      8. Refus de signer
      9. Autorisation des processus avec tampons
      10. Ajout de la fonction ou la société obligatoire pour les destinataires
      11. Autorisation des signataires à imprimer et à apposer une signature manuscrite
      12. Affichage des messages lors de la signature électronique
      13. Obligation pour les signataires d’utiliser un appareil mobile pour créer leur signature
      14. Adresse IP des signataires requise
      15. Exclusion du nom de la société et de la fonction des tampons de participation
    5. Signatures numériques
      1. Présentation
      2. Téléchargement et signature d’un document avec Acrobat
      3. Signatures en mode cloud
      4. Inclure les métadonnées pour les fournisseurs d’identité
      5. Fournisseurs de signature en mode cloud restreints
    6. Cachets électroniques
    7. Identité numérique
      1. Passerelle d’identités numériques
      2. Politique de vérification d’identité
    8. Paramètres de rapport
      1. Nouvelle expérience de rapport
      2. Paramètres de rapport classiques
    9. Paramètres de sécurité
      1. Paramètres d’authentification unique
      2. Paramètres de mémorisation
      3. Politique de mot de passe de connexion
      4. Sécurité du mot de passe de connexion
      5. Durée de la session web
      6. Type de chiffrement PDF
      7. API
      8. Accès aux informations sur les utilisateurs et les groupes
      9. Plages d’adresses IP autorisées
      10. Partage de compte
      11. Autorisations de partage de compte
      12. Commandes de partage d’accords
      13. Vérification de l’identité des signataires
      14. Mot de passe de signature des accords
      15. Sécurité du mot de passe du document
      16. Blocage des signataires par géolocalisation
      17. Authentification téléphonique
      18. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
      19. Autorisation de l’extraction de pages
      20. Expiration du lien de document
      21. Chargement d’un certificat client pour les webhooks/rappels
      22. Horodatage
    10. Paramètres d’envoi
      1. Affichage de la page Envoyer après la connexion
      2. Nom du destinataire requis lors de l’envoi
      3. Verrouillage des valeurs de nom pour les utilisateurs connus
      4. Rôles autorisés du destinataire
      5. Autorisation des témoins électroniques
      6. Groupes de destinataires
      7. En copie
      8. Accès du destinataire à l’accord
      9. Champs requis
      10. Ajout de documents en pièces jointes
      11. Aplatissement du champ
      12. Modification des accords
      13. Nom de l’accord
      14. Langues
      15. Messages privés
      16. Types de signature autorisés
      17. Rappels
      18. Protection par mot de passe des documents signés
      19. Envoi d’une notification d’accord par
      20. Options d’identification du signataire
        1. Présentation
        2. Mot de passe de signature
        3. Mot de passe à usage unique par e-mail
        4. Authentification Acrobat Sign
        5. Authentification téléphonique
        6. Signature numérique dans le cloud
        7. Authentification fondée sur les connaissances
        8. Pièce d’identité officielle
        9. Rapports d’identité des signataires
      21. Protection du contenu
      22. Activation des transactions Notarize
      23. Expiration du document
      24. Aperçu, positionnement des signatures et ajout de champs
      25. Ordre de signature
      26. Liquid Mode
      27. Commandes de workflow personnalisé
      28. Options de chargement pour la page de signature électronique
      29. Redirection de l’URL de confirmation post-signature
    11. Modèles de message
    12. Paramètres bio-pharma
      1. Présentation
      2. Fonction Appliquer l’authentification de l’identité
      3. Motifs de la signature
    13. Intégration des workflows
    14. Paramètres d’authentification notariale
    15. Intégration des paiements
    16. Messages pour les signataires
    17. Paramètres SAML
      1. Configuration SAML
      2. Installation des services Microsoft Active Directory Federation Services
      3. Installation d’Okta
      4. Installation de OneLogin
      5. Installation d’Oracle Identity Federation
    18. Gouvernance des données
    19. Paramètres d’horodatage
    20. Archive externe
    21. Langues du compte
    22. Paramètres de messagerie
      1. Images d’en-tête et de pied de page d’e-mail
      2. Autorisation de pieds de page dans l’e-mail d’un utilisateur individuel
      3. Personnalisation de l’e-mail « Signature requise »
      4. Personnalisation des champs « À » et « Cc »
      5. Activation des notifications sans lien
      6. Personnalisation des modèles de courrier électronique
    23. Migration d’echosign.com vers adobesign.com
    24. Configuration des options pour les destinataires
  4. Conseils relatifs aux exigences réglementaires
    1. Accessibilité
      1. Conformité de l’accessibilité
      2. Création de formulaires accessibles avec Acrobat pour poste de travail
      3. Création de formulaires AcroForms accessibles
    2. HIPAA
    3. RGPD
      1. Présentation du RGPD
      2. Biffure d’un utilisateur
      3. Biffure des accords d’un utilisateur
    4. 21 CFR Part 11 et EudraLex Annexe 11
      1. Pack de validation 21 CRF Part 11
      2. Manuel 21 CFR et EudraLex Annexe 11
      3. Analyse des responsabilités partagées
    5. Clients du secteur de la santé
    6. Prise en charge du service fiscal Income Verification Express Service (IVES)
    7. Accords « placés dans le coffre »
    8. Considérations relatives à l’Union européenne et au Royaume-Uni
      1. eIDAS et transactions transfrontalières dans l’Union européenne et au Royaume-Uni
      2. Exigences HMLR pour les actes signés électroniquement
      3. Impact du Brexit sur les lois sur les signatures électroniques au Royaume-Uni
  5. Téléchargement d’accords en masse
  6. Dépôt de votre domaine
  7. Liens Signaler un abus

Envoi, signature et gestion des accords

  1. Options du destinataire
    1. Annulation d’un rappel par e-mail
    2. Options de la page de signature électronique
      1. Vue d’ensemble de la page de signature électronique
      2. Ouverture d’un accord pour le lire sans champs
      3. Refus de signer un accord
      4. Délégation de l’autorité de signature
      5. Redémarrage de l’accord
      6. Téléchargement d’un PDF de l’accord
      7. Affichage de l’historique de l’accord
      8. Affichage des messages de l’accord
      9. Conversion d’une signature électronique en signature manuscrite
      10. Conversion d’une signature manuscrite en signature électronique 
      11. Navigation dans les champs de formulaire
      12. Effacement des données des champs de formulaire
      13. Agrandissement de la page de signature électronique et navigation dans la page
      14. Modification de la langue utilisée dans les outils et informations de l’accord
      15. Consultation des informations juridiques
      16. Réglage des préférences d’Acrobat Sign en matière de cookies
  2. Envoi les accords
    1. Présentation de la page Envoyer
    2. Envoi d’un accord uniquement à vous-même
    3. Envoi d’un accord à d’autres utilisateurs
    4. Signatures manuscrites
    5. Ordre de signature des destinataires
    6. Envoi en masse
      1. Vue d’ensemble de la fonction Envoi en masse
      2. Envoi en masse : configuration d’un modèle parent
      3. Envoi en masse : configuration du fichier CSV
      4. Annulation d’une transaction Envoyer en masse
      5. Ajout de rappels à l’Envoi en masse
      6. Rapports pour l’Envoi en masse
  3. Création de champs dans des documents
    1. Environnement de création intégré à l’application
      1. Détection automatique des champs
      2. Glisser-déposer des champs à l’aide de l’environnement de création
      3. Affectation des champs de formulaire aux destinataires
      4. Rôle de préremplissage
      5. Application de champs à l’aide d’un modèle de champ réutilisable
      6. Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque
      7. Mise à jour de l’environnement de création lors de l’envoi d’accords
    2. Création de formulaires avec des balises de texte
    3. Création de formulaires avec Acrobat (AcroForms)
      1. Création d’un formulaire AcroForm
      2. Création de fichiers PDF accessibles
    4. Champs
      1. Types de champ
        1. Types de champs communs
        2. Images intégrées
        3. Tampons
      2. Apparence du contenu d’un champ
      3. Validations des champs
      4. Valeurs des champs masqués
      5. Définition des conditions d’affichage/de masquage
      6. Champs calculés
    5. FAQ sur la création
  4. Signature d’accords
    1. Signature des accords qui vous ont été envoyés
    2. Outil Remplir et signer
    3. Signature automatique
  5. Gérer les accords
    1. Présentation de la page Gérer
    2. Accords de délégation
    3. Remplacement des destinataires
    4. Limitation de la visibilité des documents
    5. Annulation d’un accord
    6. Création de nouveaux rappels
    7. Vérification des rappels
    8. Annulation d’un rappel
    9. Accès aux flux Power Automate
    10. Autres actions
      1. Fonctionnement de la recherche
      2. Affichage d’un accord
      3. Création d’un modèle à partir d’un accord
      4. Masquage/Affichage des accords dans la vue
      5. Chargement d’un accord signé
      6. Modification des fichiers et des champs d’un accord envoyé
      7. Modification de la méthode d’authentification d’un destinataire
      8. Ajout ou modification d’une date d’expiration
      9. Ajout d’une note à l’accord
      10. Partage d’un accord individuel
      11. Annulation du partage d’un accord
      12. Téléchargement d’un accord individuel
      13. Téléchargement des fichiers individuels d’un accord
      14. Téléchargement du rapport d’audit d’un accord
      15. Téléchargement du contenu des fichiers d’un accord
  6. Rapport d’audit
  7. Rapports et exportations de données
    1. Présentation
    2. Octroi aux utilisateurs d’un accès aux rapports
    3. Graphiques de rapports
      1. Création d’un rapport
      2. Rapports sur les accords
      3. Rapports de transactions
      4. Rapport sur l’activité des paramètres
      5. Modification d’un rapport
    4. Exportations de données
      1. Création d’une exportation de données
      2. Export des données de formulaires web
      3. Modification d’une exportation de données
      4. Actualisation du contenu d’une exportation de données
      5. Téléchargement de l’exportation de données
    5. Attribution d’un nouveau nom à un graphique/une exportation
    6. Duplication d’un rapport/d’une exportation
    7. Planification d’un rapport/d’une exportation
    8. Suppression d’un rapport/d’une exportation
    9. Vérification de l’utilisation des transactions

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

  1. Formulaires web
    1. Création d’un formulaire web
    2. Modification d’un formulaire web
    3. Désactivation/Activation d’un formulaire web
    4. Masquage/Affichage d’un formulaire web
    5. Recherche de l’URL ou du code de script
    6. Préremplissage des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
    7. Enregistrement d’un formulaire web à remplir ultérieurement
    8. Redimensionnement d’un formulaire web
  2. Modèles réutilisables (modèles de bibliothèque)
    1. Formulaires de l’administration américaine dans la bibliothèque Acrobat Sign
    2. Création d’un modèle de bibliothèque
    3. Modification du nom d’un modèle de bibliothèque
    4. Modification du type d’un modèle de bibliothèque
    5. Modification du niveau d’autorisation d’un modèle de bibliothèque
    6. Copie, modification et enregistrement d’un modèle partagé
    7. Téléchargement des données de champ agrégées d’un modèle de bibliothèque
  3. Transfert de la propriété des formulaires web et des modèles de bibliothèque
  4. Workflows Power Automate
    1. Présentation de l’intégration Power Automate et des droits inclus
    2. Activation de l’intégration Power Automate
    3. Actions contextuelles sur la page Gérer
    4. Suivi de l’utilisation de Power Automate
    5. Création d’un flux (exemples)
    6. Déclencheurs utilisés pour les flux
    7. Importation de flux depuis l’extérieur d’Acrobat Sign
    8. Gestion des flux
    9. Modification des flux
    10. Partage des flux
    11. Désactivation ou activation des flux
    12. Suppression des flux
    13. Modèles utiles
      1. Administrateur uniquement
        1. Enregistrement de tous les documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement de tous les documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de tous les documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de tous les documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement de tous les documents terminés dans Box
      2. Archivage des accords
        1. Enregistrement des documents terminés dans SharePoint
        2. Enregistrement des documents terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement de vos documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement de vos documents terminés dans Dropbox
        5. Enregistrement des documents terminés dans Box
      3. Archivage des accords de formulaire web
        1. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans une bibliothèque SharePoint
        2. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans OneDrive Entreprise
        3. Enregistrement des documents terminés dans Google Drive
        4. Enregistrement des documents de formulaire web terminés dans Box
      4. Extraction des données d’accord
        1. Extraction des données des champs de formulaire de votre document signé et mise à jour de la feuille Excel
      5. Notifications d’accord
        1. Envoi de notifications personnalisées par e-mail avec le contenu de votre accord et l’accord signé
        2. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans un canal Teams
        3. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Slack
        4. Obtention des notifications Adobe Acrobat Sign dans Webex
      6. Génération d’un accord
        1. Génération d’un document à partir d’un formulaire Power Apps et d’un modèle Word et envoi pour signature
        2. Génération d’un accord à partir d’un modèle Word dans OneDrive et obtention d’une signature
        3. Génération d’un accord pour la ligne Excel sélectionnée, envoi pour révision et signature
  5. Workflows d’envoi personnalisés
    1. Présentation des workflows d’envoi personnalisés
    2. Création d’un nouveau workflow d’envoi
    3. Modification d’un workflow d’envoi
    4. Activation ou désactivation d’un workflow d’envoi
    5. Envoi d’un accord avec un workflow d’envoi
  6. Partage d’utilisateurs et d’accords
    1. Partage d’un utilisateur
    2. Partage d’accords

Intégration à d’autres produits

  1.  Présentation des intégrations Acrobat Sign
  2.  Acrobat Sign pour Saleforce
  3. Acrobat Sign pour Microsoft
    1. Acrobat Sign pour Microsoft 365
    2. Acrobat Sign pour Outlook
    3. Acrobat Sign pour Word/PowerPoint
    4. Acrobat Sign pour Teams
    5. Acrobat Sign pour Microsoft PowerApps et Power Automate
    6. Connecteur Acrobat Sign pour Microsoft Search
    7. Acrobat Sign pour Microsoft Dynamics
    8. Acrobat Sign pour Microsoft SharePoint
  4. Autres intégrations
    1.  Acrobat Sign pour ServiceNow
    2. Acrobat Sign pour les RH ServiceNow
    3. Acrobat Sign pour SAP SuccessFactors
    4.  Acrobat Sign pour Workday
    5. Acrobat Sign pour NetSuite
    6. Acrobat Sign pour VeevaVault
    7. Acrobat Sign pour Coupa BSM Suite
  5. Intégrations gérées par des partenaires
  6. Obtention d’une clé d’intégration

Développeur Acrobat Sign

  1. API REST
    1. Documentation sur les méthodes
    2. Guide du développeur/SDK
    3. FAQ sur les API
  2. Webhooks
    1. Présentation des webhooks
    2. Configuration d’un nouveau webhook
    3. Affichage ou modification d’un webhook
    4. Désactivation ou réactivation d’un webhook
    5. Suppression d’un webhook
    6. Certificats SSL bidirectionnels
    7. Webhooks dans l’API

Assistance et dépannage

  1. Ressources pour le Service clientèle 
  2. Ressources pour le succès client de grands comptes

Utilisez la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés pour créer des pages Personnaliser la composition conçues pour prendre en charge vos documents, politiques et exigences de conformité.

Lorsqu’elle est activée, la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés fournit un environnement permettant aux utilisateurs de créer des modèles de workflow pour produire une page Personnaliser la composition. Tout au long du processus de conception, la page Personnaliser la composition est adaptée aux besoins de l’entreprise pour simplifier la composition des accords et la cohérence des processus de signature. Grâce à l’interface intuitive de cette fonctionnalité, vous pouvez renseigner les informations relatives aux participants (adresses e-mail, noms, rôles et routages), ajouter des documents spécifiques, définir des champs de formulaire préremplis, gérer la diffusion par e-mail et configurer des options telles que les dates d’expiration ou les mots de passe.

Avantages des modèles de workflow

Les modèles de workflow favorisent la cohérence, permettent de réduire les erreurs et facilitent la création d’accords en fournissant des instructions personnalisées et des champs prédéfinis.

Pour les accords soumis à des exigences de conformité réglementaire, les workflows simplifient les configurations complexes pour les signatures et les notifications. Ils garantissent la cohérence en prédéfinissant des éléments contrôlables et en imposant des mécanismes de sécurisation pour les valeurs ajoutées par l’expéditeur. Cette approche permet de gagner du temps et garantit le respect des réglementations applicables.

 Une fois la connexion établie, sélectionnez Workflows dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.

Se connecter à Acrobat Sign

Accès et actions

  • Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs peuvent créer des workflows pour une utilisation personnelle. L’accès peut être affecté à un groupe ou à l’ensemble de l’organisation (lorsque cette option est configurée ainsi).
  • Administrateurs de groupe : les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows et y accorder l’accès pour les groupes qu’ils gèrent.
    • Les administrateurs de groupe peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe sur lequel ils disposent de l’autorité d’administration.
  • Administrateurs de compte : les administrateurs de compte peuvent créer un workflow et y accorder l’accès pour tout utilisateur ou groupe de l’organisation. 
    • Les administrateurs de compte peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe ou l’organisation.

Chaque accord généré à partir d’un modèle de workflow est traité comme un accord distinct, dont l’historique et le rapport d’audit sont accessibles à partir de la page Gérer.
Toutes les interactions normales avec les différents accords, telles que la modification de la date d’expiration ou la création de rappels, sont autorisées.

Rapports et exportations de données

Générez des rapports sur les accords et des exportations de données en appliquant des filtres de Workflow pour inclure des workflows spécifiques dans votre ensemble de données de rapport.

Configuration

Disponibilité :

La fonctionnalité Concepteur de workflow d’envoi personnalisé est disponible uniquement pour la licence Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

Les commandes qui ont un impact sur les Workflows d’envoi personnalisés sont accessibles au niveau du compte et du groupe.

Remarque :

la documentation d’aide présume que les paramètres suivants sont activés :

  1. Activer le nouvel environnement d’envoi du workflow personnalisé
  2. Activer le placement de signature en fonction du modèle

Si ces paramètres ne sont pas activés pour votre organisation, contactez votre gestionnaire du succès client pour obtenir de l’aide concernant la mise à jour.

L’activation de la dernière expérience de workflow rapproche les workflows des fonctionnalités du processus d’envoi manuel.

Fonctionnalités ajoutées :

  • Mise en page redistribuable : améliore la flexibilité de la mise en page pour une plus grande facilité d’utilisation.
  • Signatures numériques : permet à un ou plusieurs destinataires d’utiliser des signatures numériques.
  • Vérification d’identité Premium : permet de configurer la vérification d’identité avancée pour les destinataires.
  • Groupes de destinataires : permet de définir des groupes de destinataires pendant le processus d’envoi ou en utilisant des groupes de destinataires réutilisables.
  • Options d’ajout de document : permet de joindre plusieurs modèles de document que l’expéditeur peut sélectionner lors de l’envoi de l’accord.

Activation de ces fonctionnalités :

Accédez à Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Commandes de workflow personnalisé > Commandes de workflow personnalisé et activez la dernière expérience de workflow.

Configuration des workflows pour utiliser la nouvelle expérience

Authentification d’identité Premium

Dans le Concepteur de workflows, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet destinataire.

  • Options de case à cocher : les méthodes d’authentification sont affichées sous forme de cases à cocher, ce qui permet au concepteur de workflows de spécifier les options disponibles. Seules les méthodes activées dans les paramètres de groupe sont affichées.
  • Flexibilité pour l’expéditeur : si plusieurs options d’authentification sont sélectionnées dans le concepteur, l’expéditeur a accès aux mêmes options pendant le processus d’envoi (si le destinataire est marqué comme Modifiable).

Cette configuration garantit la flexibilité tout en préservant le contrôle sur les méthodes d’authentification des destinataires.

Onglet Destinataire avec les propriétés du signataire exposées et les options d’authentification mises en évidence

Groupes de destinataires

Dans le Concepteur de workflows, les objets destinataires peuvent être affectés en tant que Groupes de destinataires, ce qui offre de la flexibilité pour les workflows de signature.

  • Groupes réutilisables ou ad hoc : l’expéditeur peut choisir un groupe de destinataires dans son carnet d’adresses ou créer un groupe ad hoc en indiquant plusieurs adresses e-mail.
  • Responsabilité partagée : un groupe de destinataires permet à plusieurs personnes d’agir pour une seule étape de signature.

Exemple de cas d’utilisation :

Un responsable parmi un groupe de trois doit contre-signer un accord :

  1. Ajoutez un groupe de destinataires contenant les adresses e-mail des trois responsables.
  2. Lorsque le groupe doit signer, les trois responsables en sont informés.
  3. Seul un responsable doit terminer l’action de signature pour passer à l’étape suivante.

Les groupes de destinataires permettent de simplifier les workflows en offrant une certaine flexibilité et en évitant tout retard dans le processus de signature.

Lors de l’utilisation d’un groupe de destinataires réutilisable dans un workflow, assurez-vous que le groupe est créé en premier et qu’il est accessible dans le périmètre du workflow. Par exemple, si un workflow est disponible pour l’ensemble de l’organisation, le groupe de destinataires doit également être disponible à l’échelle de l’organisation.

Pour ajouter un groupe de destinataires réutilisable, cliquez sur Ajouter un groupe de destinataires pour ouvrir le sélecteur de groupe.

La compatibilité du groupe de destinataires dépend des autorisations relatives aux workflows :

  • Les workflows accessibles au compte entier ne peuvent utiliser que des groupes gérés par le compte.
  • Les workflows disponibles pour un groupe spécifique peuvent utiliser à la fois des groupes gérés par le groupe et des groupes gérés par le compte.
  • Les workflows pour un utilisateur individuel peuvent utiliser des groupes gérés par l’utilisateur, des groupes gérés par le groupe et des groupes gérés par le compte.

Remarques supplémentaires :

  • Le nom du groupe réutilisable est automatiquement utilisé comme nom de groupe lors de l’envoi d’un accord avec le modèle.
  • Les destinataires d’un groupe ne peuvent pas être modifiés, ajoutés ou supprimés.
  • Un groupe de destinataires ne peut pas être supprimé du flux de signature, même si le destinataire n’est pas marqué comme obligatoire.
  • Si le destinataire est configuré en tant que groupe de destinataires, il ne peut plus être modifié lors de l’envoi d’accords avec le modèle.
Panneau de configuration des destinataires avec le bouton Ajouter un groupe de destinataires mis en surbrillance. Inclusion de la fenêtre du sélecteur de groupe de destinataires et de la page Envoyer résultante

Les groupes de destinataires ad hoc sont créés directement dans un workflow personnalisé et sont propres à ce workflow. Ils ne peuvent pas être enregistrés ni réutilisés dans d’autres processus.

Pour configurer un groupe de destinataires ad hoc :

  1. Saisissez les adresses e-mail des membres du groupe dans le champ Destinataire, séparées par des virgules.
  2. Cochez la case Marquer comme groupe de destinataires.

Lorsque l’expéditeur lance un processus d’accord en utilisant le workflow, le système génère automatiquement un nom de groupe. Ce nom inclut un préfixe qui l’identifie comme étant généré automatiquement, suivi de « Groupe de destinataires X », où X est un nombre séquentiel basé sur le nombre total de groupes de destinataires ajoutés.

Si le destinataire est défini sur Modifiable, l’expéditeur peut :

  • modifier le nom du groupe ;
  • supprimer des membres préremplis ;
  • ajouter de nouveaux membres si nécessaire.
Concepteur de workflows avec l’option Marquer comme groupe de destinataires sélectionnée et page Envoyer résultante avec les membres du groupe de destinataires répertoriés

Conception redistribuable qui crée une page Personnaliser la composition dans le style de la page Envoyer

L’expérience utilisateur associée au paramètre « Nouveau » a été mise à jour pour adopter un design moderne et redistribuable, similaire à celui de la page Envoyer.

Les instructions qui se trouvent à droite de la liste des destinataires dans l’expérience héritée ont été déplacées en haut de la page dans une fenêtre réductible.

Accord configuré de workflow

Affectation de champs en fonction du modèle

L’affectation de champs en fonction du modèle garantit un lien fort entre la liste des destinataires, telle que définie dans le Concepteur de workflows personnalisés, et les champs appropriés de vos formulaires.

Exemple de cas d’utilisation :

  1. Un signataire client signe en premier.
  2. Un co-signataire facultatif peut signer après lui.
  3. Un représentant commercial, agissant en tant que deuxième ou troisième destinataire, applique une contre-signature interne.

Auparavant, deux formulaires distincts étaient requis en raison de l’indexation des destinataires :

  • un formulaire pour le scénario impliquant un signataire unique, où la contre-signature interne est le deuxième index de signataire ;
  • un autre formulaire pour le scénario impliquant un co-signataire, où le co-signataire est le deuxième index de signataire, et le contre-signataire le troisième.

Avec les règles en fonction du modèle, vous pouvez concevoir un formulaire unique avec tous les champs de destinataire potentiels.

Fonctionnement :

  • L’index de signataire (tel que défini dans le Concepteur de workflows personnalisés) est strictement appliqué.
  • Lorsque l’accord est envoyé, les champs affectés aux destinataires omis (facultatifs) sont inclus avec leurs numéros d’index, mais ignorés pendant le cycle de signature.

Dans l’exemple ci-dessus :

  • Le co-signataire se voit toujours affecter le deuxième index de signataire.
  • Si le co-signataire est omis, les champs du signataire 2 sont ignorés.
  • Le contre-signataire (numéro 3 dans l’index de signataire) se voit uniquement affecter aux champs du signataire 3 et n’interagit qu’avec ces champs, avec ou sans co-signataire (numéro 2 dans l’index de signataire).

Activation du placement de signature en fonction du modèle :

  1. Accédez à Paramètres d’envoi > Commandes de workflow personnalisé > Activer le placement de signature en fonction du modèle.

Cette fonctionnalité simplifie les scénarios complexes impliquant plusieurs destinataires, réduisant ainsi le besoin de recourir à plusieurs formulaires et garantissant l’exactitude des affectations de champs.

Configuration des workflows pour utiliser le placement de signature en fonction du modèle

Remarque :

l’activation de la fonctionnalité de placement de signature en fonction du modèle désactive l’option de création de l’accord pendant le processus d’envoi.

Compréhension des relations entre les destinataires et les champs

Chaque destinataire d’un accord reçoit un « numéro d’index de signataire » qui détermine les champs qu’il peut remplir ou signer. Chaque champ possède un index correspondant qui le lie à un signataire spécifique. Par exemple, le Signataire 1 peut accéder à tous les champs libellés pour le Signataire 1. 

Ces numéros d’index sont basés sur la position de chaque destinataire sur la page Envoyer (le premier destinataire correspond à Index 1, le deuxième à Index 2, etc.). Si l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre est activée, vous pouvez facilement vous référer à ces index pour plus de clarté.

En comprenant cette relation, vous pouvez vous assurer que chaque destinataire interagit uniquement avec les champs qui lui sont destinés, ce qui rend le processus de signature plus fluide et plus organisé.

Remarque :

tout champ sans index de signataire est disponible pour tout destinataire qui souhaite le remplir (jusqu’à ce qu’il soit rempli, auquel cas il est verrouillé comme les autres champs remplis).

Lorsque vous créez un flux de destinataires dans le Concepteur de workflows personnalisés, les index de signataire sont affectés du haut vers le bas et de gauche à droite.

Par exemple, si le signataire et le co-signataire apparaissent en haut :

  • Le signataire, placé tout à gauche, devient le Signataire 1.
  • Le co-signataire, à droite, devient le Signataire 2.

Ils peuvent signer en parallèle, mais ces index permettent de s’assurer que chaque destinataire interagit uniquement avec les champs qui lui sont affectés (champs Signataire1 pour le signataire, champs Signataire2 pour le co-signataire).

Exemple d’un schéma de flux de signature avec quatre destinataires.

Le « représentant commercial » signe en troisième, après le signataire et le co-signataire.

« Approbation de la direction » correspond au quatrième signataire, une fois la contre-signature du représentant commercial effectuée.

Remarque :

les libellés des destinataires (par exemple « Signataire », « Co-signataire », « Représentant commercial », etc.) n’ont pas d’impact sur l’affectation des champs. Il s’agit de noms définis par l’administrateur pour aider les utilisateurs à comprendre rapidement le modèle de workflow.

Le flux de destinataires du concepteur ci-dessus produira une page Personnaliser la composition contenant une section relative aux destinataires semblable à ce qui suit.

(Sur la page Personnaliser la composition, l’ordre d’empilement est plus évident, bien que les numéros d’index ne soient pas visibles.)

Exemple de page Personnaliser la composition affichant les destinataires avec leurs numéros d’index insérés.

Lors de la création d’un formulaire, chaque champ est affecté à un index de signature spécifique en sélectionnant d’abord un participant, puis en plaçant les champs pour ce participant. 

L’environnement de création par glisser-déposer affiche une liste de destinataires avec leurs champs correspondants codés par couleur.

Conseil :

chaque participant est codé par couleur pour plus de clarté, ce qui permet de voir facilement quels champs appartiennent à qui.

Pour avoir la possibilité de configurer des workflows, cette fonctionnalité doit être activée.

Accédez à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer le concepteur de workflow pour les administrateurs.

Une fois cette option activée, tous les administrateurs de compte et de groupe ont accès au concepteur de workflow dans leur menu d’administration.

  • Les administrateurs au niveau du groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
  • Les administrateurs au niveau du compte peuvent créer un workflow pour n’importe quel groupe, ainsi que des workflows à l’échelle de l’organisation.

Une option permet d’activer la création de workflows au niveau de l’utilisateur, ce qui permet aux utilisateurs non administrateurs de créer leurs propres workflows personnalisés.

Menu Paramètres généraux mettant en évidence les contrôles de l’option « Activer le concepteur de workflow pour les administrateurs ».

  • Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows.
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.
Activation/désactivation de l’accès

Par défaut, les utilisateurs non administrateurs peuvent uniquement créer des workflows pour eux-mêmes et ne peuvent pas les partager avec leur groupe. Cependant, vous pouvez activer le partage de workflow au niveau du compte ou du groupe en accédant à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés > Autoriser le partage des workflows créés par l’utilisateur avec l’un de ses groupes.

Menu Paramètres généraux mettant en évidence les contrôles de l’option « Autoriser le partage des workflows créés par l’utilisateur avec l’un de ses groupes ».

  • Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs voient la liste déroulante du sélecteur de groupe comme une option permettant de déterminer qui peut utiliser le workflow.
  • Lorsque le paramètre est désactivé, l’option de liste déroulante du sélecteur de groupe n’est pas visible dans l’interface.
Autoriser le partage

Les comptes qui cherchent à imposer des processus cohérents et à limiter les entrées utilisateur peuvent créer des workflows prédéfinis pour tous les documents, empêchant ainsi l’envoi ad hoc. Si votre compte utilise l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes, vous pouvez configurer les paramètres de workflow au niveau du groupe pour vous assurer que les bonnes options de signature et notifications sont toujours appliquées.

Pour contraindre les utilisateurs à envoyer uniquement des accords avec des workflows approuvés, accédez à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés > Activer l’envoi d’accords à l’aide des workflows uniquement.

Configuration des workflows comme seule méthode d’envoi d’accords

Erreur lors de la création de rapports pour les problèmes courants dans les environnements hérités

En raison des commandes et de la sécurité améliorées de la nouvelle interface, certains éléments de workflow hérités peuvent entraîner des erreurs. Pour mieux expliquer ces problèmes, des vérifications d’erreur supplémentaires ont été ajoutées.

Si votre compte est configuré pour l’expérience d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour les utilisateurs :

Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le workflow peut continuer à fonctionner selon ces règles. 

L’environnement moderne affiche les erreurs détectées. 

Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.

Pour que le workflow soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :

Dans le cadre des règles classiques, les chaînes d’adresses e-mail pouvaient être mal formées ou incorrectement délimitées (avec des espaces au lieu de virgules, par exemple).

Quand cette erreur se produit, l’administrateur doit vérifier :

  • Si les adresses e-mail en CC sont correctement délimitées

  • Toute chaîne d’adresses e-mail de destinataires pour s’assurer qu’elle est correctement construite
    • (Exemple : nom@domaine.tld)
  •  
    • L’environnement moderne accepte les virgules ou les points-virgules

L’environnement moderne exige des valeurs uniques pour tous les titres de documents sur la page Documents du Concepteur de workflow.

Vous trouverez ici des informations supplémentaires relatives à cette erreur.

Lors de la conception d’un workflow, l’administrateur peut joindre un modèle de document dont la portée d’accès est limitée.

Si un utilisateur hors de ce périmètre tente de charger le workflow, le document ne peut pas être joint, et une violation de sécurité est déclenchée.

Par exemple, un administrateur peut créer un nouveau modèle de document avec des propriétés qui limitent l’accès au seul propriétaire.  L’administrateur peut joindre ce document au workflow, car il en est le propriétaire. 

Les autres utilisateurs du système n’étant pas propriétaires, ils se trouvent en dehors de la portée du document.

Quand cette erreur s’affiche, l’administrateur devra ajuster les propriétés du modèle de document joint.

Vous trouverez ici le processus de révision et de réglage des propriétés du modèle.

Contenu supplémentaire pertinent pour les workflows d’envoi personnalisés :

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